در این پادکست با موضوع “آیا واقعا به BPMS نیاز داریم؟” در خدمتتان هستیم. وقتی به خیلی از سازمانها مراجعه می کنیم و با مدیران صحبت می کنیم حرفی که از سیستمهای اطلاعاتی و نرم افزارهایی که وجود دارد گفته می شود این است که ما هزینه زیادی برای خرید نرم افزارهای مختلف و پشتیبانی آن انجام داده ایم و الان از نظر مکانیزاسیون و ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان در وضعیت خوبی هستیم.
ضریب نفوذ مکانیزراسیون چیست؟ این ضریب این طور محاسبه می شود که فعالیتهای سازمان که به صورت مکانیزه انجام می شود را می شماریم و در صورت کسر می آوریم و کل فعالیتهای سازمان را در مخرج کسر می آوریم . عددی استخراج می شود تحت عنوان ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان که شاخص مهمی است که میزان الکترونیکی شدن و میزان حرکت سازمان به سمت الکترونیزه شدن را نشان می دهد.
حالا می خواهیم بررسی کنیم باتوجه به اینکه چندین سیستم مختلف تهیه کردیم آیا می توانیم بگوییم ضریب نفوذ مکانیزاسیون بالایی داریم یا اصولا می توانیم بگوییم به چیزی مثل BPM نیاز نداریم.
صحبتم را با یک مثال شروع می کنم معمولا سازمانها سیستمی دارند به اسم سیستم مالی که یکی از ماژولهای آن ماژول خزانه داری است که کار دریافت و پرداخت را در سازمان انجام می دهد. پس باتوجه به اینکه ما یک سیستم خزانه داری در سازمانمان مستقر کردیم آیا می توانیم بگوییم فرایندها یا فعالیت های دریافت و پرداخت به صورت مکانیزه انجام می شود یا خیر؟
فرض کنیم می خواهیم در سازمان به پیمانکار پولی پرداخت کنیم نحوه کار به این صورت است که درخواست توسط واحد متولی براساس صورت وضعیت دریافتی ایجاد می شود این درخواست در واحدهای بعدی گردش پیدا می کند مثل واحد حقوقی، واحد برنامه ریزی، واحد کنترل پروژه ، مدیریت مالی، قائم مقام سازمان و نفرات مختلف این درخواست را بررسی و تایید می کنند. ممکن است در هرکردام از این مراحل برگشت به عقب داشته باشیم.
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.