ترسیم نمودار فرآیند یک تصویر واقعی از حالت کنونی یک فرآیند است بنابراین شما می توانید آن را به صورت کامل درک کنید و از این ادراک برای در نظر گرفتن راه های بهبود بخشیدن به آن استفاده کنید. در این مقاله قصد داریم تا گام های ترسیم نمودار فرآیند را که شما برای ایجاد یک ترسیم نمودار فرآیند خوب باید دنبال کنید، پوشش دهیم.
در این زمینه، می توانیم ۱۱ گام برای ترسیم نمودار فرآیند تعیین کنیم که به صورت دنباله ای گام به گام است بنابراین این فعالیت با دقت و به درستی اجرا می شود تا بهترین نتایج به دست آید. هیچ نمودار فرآیندی گام به گام و بدون دنبال کردن چینش منطقی ای از گام ها به انجام نمی رسد.
گام های ترسیم نمودار فرآیند
گام اول: اهداف خود را معلوم کنید
در زنجیره ی ارزش کامل یک سازمان، هر فرآیند هدف معینی دارد که باید در همه ی فعالیت های آن سازمان در نظر گرفته شود و کمک کند تا اهداف نهایی آن ها محقق شوند. در این نقطه ما نیاز داریم که نقش این فرآیند را با درنظر گرفتن محدودیت های آنها درک کنیم: چه دلیلی برای وجود این فرآیند داریم؟
این مرحله، یکی از مهم ترین گام های ترسیم نمودار فرآیند است!
گام دوم: تعیین خروجی های فرآیند
خروجی ها محصول هایی هستند که در انتهای هر فرآیند به دست می آیند. آن ها به سراسر زنجیره ی تولیدی ارزش می دهند تا محصول یا خدمات نهایی شرکت در پایان به دست آید. بسیاری از افراد چون فکر می کنند که خروجی ها حتما باید چیز فیزیکی و ملموسی، مثلا بخشی از محصول نهایی باشند، گیج می شوند. در حقیقت، خروجی ها می توانند انواع گوناگونی داشته باشند مثلا گرافیک، داده، تصمیم گیری، تاییدیه ها و بسیاری موارد دیگر. همان طور که خواهیم دید، دقیقا وقتی که فرآیندها خروجی خود را تحویل می دهند، همچنین ورودی های خود را می گیرند.
گام سوم: مشتری فرایند را تعیین کنید
تعریف تجاری مشتری یعنی کسی که خدمات یا محصولی می خرد را فراموش کنید. در مورد فرآیندها، مشتری ها در واقع افراد یا تیم هایی هستند که خروجی های فرآیند را دریافت می کنند. در این زمینه، به یک تفکیک دقت نمایید:
* مشتری های خارجی: مواردی که بخشی از شرکت نیستند.
* مراجعین داخلی: مواردی که درون سازمان جای دارند.
با اینکه تعریف “مراجعین داخلی” مورد توافق عمومی در جامعه ی BPM نیست، (و بر طبق CBOK تنها “مشتریان خارجی” وجود دارد)، این اصطلاح برای درک روابط میان نواحی عملیاتی در خلال اجرای یک فرآیند، مفید است.
گام چهارم: تعیین ورودی های فرآیند
ورودی ها همه ی عناصری هستند که در خلال فرآیند تغییر داده می شوند تا به زنجیره ی تولیدی ارزش بدهند. آنها می توانند فیزیکی و یا به اشکال دیگر باشند مانند اطلاعات یا داده.
گام پنجم: تعیین اجزای فرآیند
همه ی منابعی که در خلال فرآیند استفاده می شوند و نیز در تبدیل ورودی ها به خروجی ها کمک می کنند، اجزای فرآیند نامیده می شوند و می توانند از نوع مواد، انرژی، ماشین آلات، منابع انسانی، روش شناسی ها، فناوری ها و بسیاری موارد دیگر باشند.
گام ششم: تعیین تامین کنندگان فرآیند
اگر ورودی هایی وجود دارند، فرد مسئولی وجود دارد که آن ها را به ابتدای فرآیند برساند. بنابراین فرآیندها می توانند شروع به تبدیل این ورودی ها به خروجی ها نمایند. در مورد مشتری ها، دو نوع تامین کننده داریم:
*تامین کنندگان درونی: مردم یا گروه هایی که درون شرکت بوده و ورودی ها یا اجزای یک فرآیند را تحویل می دهند.
*تامین کنندگان خارجی: شرکت ها یا افرادی که ورودی ها، خدمات و مواد خام را به سازمان می رسانند.
گام هفتم: درک محدودیت های فرآیند
محدودیت ها نقاط انتهایی بازه ی فرآیندها هستند، وقتی که شما آن را شروع کرده و نیز به پایان می رسانید. رسیدن ورودی ها نشان دهنده ی شروع فرآیند بوده و اتمام آن وقتی است که خروجی ها تحویل داده می شوند.
دقت کنید افرادی که در این فرآیند درگیر هستند، تنها وقتی که بخواهند ورودی ها را دریافت کنند، کنترلی بر آن خواهند داشت و بنابراین وقتی که خروجی ها آماده شده اند، دیگر کنترلی بر آن نخواهند داشت.
گام هشتم: مسند سازی فرآیند جاری
یکی از راه هایی که متداولا برای سندسازی فرآیند استفاده می شود، استفاده از فلوچارت است که ایراً استانداردهای کاملتری ایجاد و منتشر شده است از جمله BPMN2. ضروری است که همه ی اطلاعاتی که تا به امروز جمع آوری شده است، ثبت شده و توسط همه ی افراد درگیر که از طرف گروه کاری تعیین می شود، تحلیل گردد.
گام نهم: تعیین بهبودهایی که فرآیند نیاز دارد
حالا زمان آن فرارسیده است که ببینیم چه بخشی از فرآیند کار می کند و کدام بخش عملکرد مناسبی ندارد، ناهنجاری ها، تاخیرها و موانع همگی باید مشخص شوند. دقیقا مانند فعالیت های اساسی و آنهایی که ارزش بیش تری به ارمغان می آورند، باید معین شوند.
در نهایت، شخص باید توجه زیادی به فعالیت هایی داشته باشد که در تماس مستقیم با مشتری نهایی قرار خواهند گرفت و اطمینان حاصل کنند که آن ها بهترین تجربه ی ممکن را به دست آورده اند.
سپس شما نیاز دارید که به دنبال راه حل برای مشکلات بگردید.
گام ده: بهبودهایی را که می خواهید برای فرآیند اعمال شود، انتخاب کنید
ابزارهای بهبود فرآیند مانند PDCA، ۵W2H ، نمودار ایشیکاوا و ماتریس جی یو تی باید اعمال شوند تا راه حلی برای مشکلات پیدا کنند و نیز ریشه های اصلی مشکلات را پیدا کنند.
بعد از توافق روی بهبودهایی که می خواهیم روی فرآیند اعمال کنیم، می بایست آنها را مرور کنیم. بعدا وقتی بهبودهای فرایندی را اعمال نمودیم، باید بر اجرای آنها نظارت داشته باشیم تا از موفقیت شان اطمینان حاصل کنیم.
گام یازدهم: مسندسازی برای فرآیند بهبودیافته
دوباره، سندسازی برای هر گونه بهبودی ضروری است تا در آینده استانداردسازی شده و افزایش یابد. شما می توانید از فلوچارت و سایر ابزارهای مفیدتر برای این سندسازی فرآیند استفاده کنید تا اینکه بهترین نتیجه ی ممکن را به دست آورید.
همان طور که ممکن است توجه کرده باشید، ابزارهای مناسب همچنین می توانند به گام های ترسیم نقشه ی فرآیند هم کمک کنند. مثلا نرم افزار ترسیم نقشه فرآیند کسب و کار. برخی از آنها ویژگی هایی دارند که اطلاعات و پویایی، شفافیت، شاخص های نظارت بی درنگ و گزارش های مدیریتی را برای نمایش و تفسیر آسان فراهم می آورند.
منبع: https://www.heflo.com
شاید خواندن این موارد نیز مورد علاقه شما باشد:
شیوه های پنج چرایی: ترسیم نقشه برای فعالیت ها و ساده سازی فرآیندها