مقدمه ای بر مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار (Agile BPM)

همیشه در تحلیل کسب و کار می گوییم که وقتی شما در سازمان های ایرانی یا اصولاً در هر سازمانی در اقصی نقاط جهان کار می کنید، ابتدا باید تشخیص دهید که نوع متدولوژی انجام پروژه چیست؟ در واقع می خواهیم بدانیم که پروژه ها به صورت چابک اجرا می شوند یا به صورت سنتی، غیر چابک و آبشاری

اما این خود پایان ماجرا نیست، این روزها سازمان ها به خوبی دریافته اند که می توان با ترکیب متدلوژی های چابک و غیر چابک بهتر به نتایج مطلوب خویش دست یافت. در واقع صرفاً چابک بودن و یا صرفاً غیرچابک بودن نمی تواند گره گشای مشکلات سازمان ها باشد، سازمان ها می توانند با رویکردهای تلفیقی از پس مشکلات خویش برآیند.

اگرچه می دانیم که گریزی از چابک نیست و سازمان ها باید در بخش هایی از کسب و کار خویش به سمت چابک حرکت نمایند. در حوزۀ مدیریت فرآیند نیز که استخوان بندی یک کسب و کار را تشکیل می دهد و از منظر تحلیل کسب و کار یک چشم انداز پویا، حساس و تأثیرگذار است، می توان با تلفیقی از رویکردها و به خصوص ذهنیت چابک، بهتر بتوان در جهت مدیریت فرآیندهای سازمان گام برداشت.

تقریباً در هر صنعت، تیم‌های پروژه روش‌شناسی توسعه چابک و مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) را در ترکیبی – Agile BPM – ادغام می‌کنند که مزایای هر دو تکنیک را به آنها می‌دهد. یعنی شما به راحتی می توانید ذهنیت چابک را با فرآیندهای کسب و کار ممزوج نمایید و در جهت تقویت مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان تان گام بردارید. در واقع BPM چابک یک ذهنیت جذاب، نوپا و سرحال است که به آسانی می تواند کار شما را در شناسایی فرآیندها، مدیریت، بهبود و پایش و اثربخشی آنها تسهیل نماید.

از یکسو ذهنیت چابک (Agile Mindset) به دلیل ایجاد یک رویکرد برنامه‌ریزی شده و ایجاد انعطاف‌پذیری و تاب آوری که تیم‌های متقابل عملکردی را برای برقراری راهکار‌ها در تکرارها و افزایش‌های چابک به هم متصل می‌کند، شناخته شده است. از سوی دیگر نیز مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با کارآمدتر و مؤثرتر کردن گردش کار فرآیند، نسبت به قبل انعطاف‌پذیرتر و پاسخگوتر در برابر خواسته‌های بازار و نیازمندهای مشتریان و ذینفعان خویش باشند.

چه چیزی BPM چابک را متمایز می کند؟

چیزی بیش از تمرکز بر انعطاف‌پذیری وجود دارد که BPM چابک را از سایر روش‌ها و ترکیب‌های بهبود فرایندی جدا می‌کند. هنگامی که در یک سازمان قرار است BPM چابک مستقر شود، ذینفعان کلیدی سازمان از حوزه ها و دپارتمان های مختلف قرار است تحت تأثیر قرار بگیرند و بر دامنۀ مشارکت شان در توسعۀ فرآیندهای سازمان افزوده شود. می توان دفتری شبیه به دفتر مدیریت پروژه (PMO) تأسیس کرد. دفتری که در لحظۀ اول به ذهن خطور می کند Agile BPM Office است که از چندین جنبه منحصر به فرد است و شامل موارد زیر است:

• کارگاه‌های اکتشاف – این رویدادها نگرانی‌های کسب وکار و فناوری را در سازمان گرد هم می‌آورند و بر تعهد متقابل به سمت اهداف مشترک بنا می‌شوند. شرکت کنندگان برای شناسایی مشکلات و یافتن راه حل با یکدیگر همکاری می کنند. نتایج کارگاه های کشف شامل عناصر حیاتی پروژه مانند: نقشۀ راه، جدول زمانی، راه حل های مستند و فهرستی از مراحل بعدی است.

• تکرارهای چندگانه – کارشناسان و متخصصان حوزه مدیریت فرایند انتظار دارند که نسخه‌های اولیه یک فرآیند بهبودیافته خشن و خام باشند، اما آنها همچنین می‌دانند که تکرارهای اولیه نقص‌هایی را در فرآیند آشکار می‌کنند که در غیر این صورت دیده نمی‌شوند. BPM چابک به گونه ای طراحی شده است که قبل از عبور از خط پایان، با تولید نسخه های متعددی از یک فرآیند، هر تعداد دور پیست را که لازم است طی کند.

• مدیریت فرهنگ – BPMچابک، عملیات کسب وکار و بخش فناوری اطلاعات را با هم جمع می کند. این دو سازمان فرهنگ های بسیار متفاوتی دارند. کارشناسان فرایند باهوش می دانند که چگونه از BPM چابک استفاده کنند تا حداکثر سود را برای شرکت به دست آورند بدون اینکه افرادی را که در این فرآیند شرکت می کنند بیگانه کنند.

روندهای ذاتی که به ارتقای BPM چابک کمک می کند

دو چیز قابل توجه به  BPMچابک اجازه می دهد تا حیات خود را به دست آورد و جایگاه خود را در آینده تضمین کند.

• کارگران آگاه – ارزش کارمندان با دانسته هایشان سنجیده می شود. این دارایی های دانش سیال و انعطاف پذیر هستند و نیازمند فرآیندهای کسب وکار هستند که بتوانند با پیشرفت های سریع دانش سازگار شوند.

• همکاری – مدیران آموخته اند که کارکنانی که ایده های خود را به اشتراک می گذارند، آشکارا ارتباط برقرار می کنند و با هم کار می کنند خلاق تر و سازنده تر هستند. این تاکید بر همکاری به طور ایده آل برای BPM چابک مناسب است.

تاثیر BPM چابک بر کسب و کار

BPM چابک همچنان به تغییر چشم انداز کسب و کار به چندین روش مهم ادامه می دهد زیرا سازمان های بیشتری از آن استقبال می کنند.

• کنارگذاشتن سیلو ها در سازمان – سیلو (Silo) یک مفهومی است که در ذهنیت چابک به کار می رود. وقتی گوییم قرار است در یک سازمان سیلو نباشد یا سیلوها کمتر شوند، یعنی در واقع داریم بر حجم ارتباطی و تعامل بین اجزای مختلف سازمان می افزاییم. ما می خواهیم از جزیره ای بودن بین واحدها پرهیز نماییم. ارتباط بدون درز و شفاف بین تمام بخش ها اولین نیاز برای BPM چابک است. هنگامی که این الگوی ارتباط باز برقرار و حفظ شد، به این بخش ها کمک می کند تا به همکاری در انواع مختلف پروژه ها ادامه دهند.

• زمان توسعۀ کوتاهتر – شرکت هایی که در استفاده از BPM چابک، ماهر هستند، به سرعت به یک بازار در حال تغییر پاسخ می دهند. آنها می توانند با پیشرفت های بیشتری مقابله کنند و آنها را سریعتر اجرا کنند. در واقع شما می توانید با پیاده سازی چابک، از تغییرات استقبال نمایید و بدون تشریفات سخت و جانکاه تفکر سنتی، تغییرات مطلوب و دلپذیر را در فرآیندهای سازمانی خویش، پیاده نمایید.

• مزیت رقابتی بزرگتر – BPM چابک سازمان هایی را که از آن استفاده می کنند به عملکرد مطلوب تبدیل می کند زیرا می توانند مشکلات را خلاقانه حل کنند و به سرعت با بازارهای جدید سازگار شوند. این انعطاف به آنها کمک می کند تا از رقبا جلوتر بمانند.

شرکت‌هایی که به فرآیندهای کارآمد و مؤثری وابسته هستند که می‌توانند به سرعت با بازارهای در حال تغییر سازگار شوند، باید به طور جدی آموزش و صدور گواهینامه برای BPM چابک را در نظر بگیرند. برای شرکت ها و سازمان های ایرانی نیز، به نظر می رسد که با توجه به افزایش شهرت حوزه های چابک در قلمرو کسب و کار، می بایست هرچه سریع تر به سمت مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار خیز بردارند.

در مدرسۀ مدیریت فرآیند قرار است در یادداشت هایی متنوع به اهمیت BPM چابک برای مخاطبان و سازمان های ایرانی صحبت کنیم و ذهنیت چابک را برای استقرار مدیریت فرآیندهای کسب و کار به آنها آموزش دهیم. علاقه مندان به حوزه های چابک که در چشم انداز BPM فعالیت می کنند، می توانند این یادداشت ها را پیگیری نمایند و بر سطح دانش و آگاهی خویش بیفزایند.