۵ نکته کلیدی در بهبود کسب و کار با رویکرد فرایندمحور
۵ نکته کلیدی در بهبود کسب و کار با رویکرد فرایندمحور
کسب و کارها در دهه‌های مختلف با چالش‌های بسیاری مواجه می‌شوند در این بین کسب و کارهایی که به درستی این چالش‌ها را شناسایی کرده و تغییرات مناسب را در خودشان اعمال می‌کنند می‌توانند با موفقیت به بقا، رشد و سودآوری خود ادامه دهند. بهترین رویکرد برای استفاده از فرصت‌های بوجود آمده در اثر تغییرات چشمگیر در قوانین کسب و کار، “بهبود کسب و کار” است. بهبود است که نتیجه دلخواه صاحبان کسب و کار را در راستای ایجاد ارزش و دستیابی به نتایج کسب و کار ایجاد خواهد کرد. در دنیای امروز که شاهد رقابت در صنایع مختلف هستیم، بهبود نقش بزرگی در تولید محصولات و خدمات مبتکرانه دارد، در بهبود کسب و کار باید به دنبال انجام کارها، بهتر از قبل بود و از این طریق نوآوری را در کسب و کارتان به خدمت بگیرید. بنابراین در دنیای پرچالش و پر تحول امروزی کسب و کارها به منظور بقا و پیشرفت ناگزیرند بهبودهایی را در وضعیت داخلی و وضع موجود کسب و کار خود اعمال کنند به دنبال ایجاد فرایندهای مناسب، بستر کسب سودآوری بیشتر را فراهم نمایند. با در نظر گرفتن اینکه بهبود امری ضروری و اجتناب ناپذیری است به ۵ نکته اساسی برای اجرای طرح‌های بهبود در ادامه توجه نمایید:
-
انتخاب کنید میخواهید بهبود کسب و کارتان، بهبود یکباره است یا مستمر؟
بهبود فرایندهای کسب و کار به معنی بهبود تمامی اقدامات در سطوح مختلف کاری است که در آن با بررسی نیازهای مشتریان و کارکنان شناسایی مشکلات راهکارهایی در راستای افزایش رضایتمندی و کاهش خطا ارائه می شود. توجه شود این امر با بازمهندسی فرایندها تفاوت دارد زیرا بازمهندسی فرایندها روشی جامع و کل نگر است که به جای تشخیص و پیاده سازی جزئیات استفاده می‌شود در حالیکه در بهبود فرایندهای کسب و کار به دنبال بهتر کردن روش انجام کار هستیم. اگر سازمان با یک چالش موقت و گذرا مواجه شده، بهتر است از بهبود یکباره یعنی بهبود فرایندهای کسب و کار استفاده کند اما با توجه به تحولات و تغییرات بسیار زیاد و مستمر در محیط کسب و کارهای امروزی و وجود چالش‌های دائمی توصیه می‌شود از تکینک مدیریت فرایندهای کسب و کار به عنوان بهبود مستمر استفاده می‌کند. مدیریت فرایندهای کسب و کار یک روش سازمان یافته و نظام‌مند است که به منظور شناسایی، ایجاد و طراحی، مستندسازی، پایش و اندازه‌گیری، کنترل و بهبود مستمر در کسب کارها استفاده می‌شود، در این حالت نقظه پایانی وجود ندارید و همواره در حال بهتر شدن خواهید بود.
چانگ در این زمینه می‌گوید: “فرایندهای کسب و کار باید به صورت مستمر بهبود پیدا کنند.”
-
بهبود از رهبران سازمان باید آغاز شود.
یکی از کلیدی‌ترین گام‌ها در آغاز بهبود این است که مدیران ارشد و رهبران سازمان، بهبود را در اولویت‌های کاری خود قرار دهند. اهمیت بهبود باید از بالا به پایین سازمان منتقل شود. از طریق این رویکرد بالا به پایین است که می‌توان فرهنگ سازمانی را در راستای اجرای طرح بهبود تغییر داد و ذهنیت بهبود را در تمامی سطوح سازمان و بین همه کارکنان تشکیل داد و فعالیتهای آنان را همراستا با اجرای طرح بهبود تغییر داد. تنها با پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان است که می‌توان بر مقاومت سایر مدیران و کارکنان در راستای استقرار رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار غلبه کرد. (چانگ)
-
برای بهبود به سه شاخص اصلی باید توجه کرد.
در همه پروژه‌ها و فعالیتهایی اندازه‌گیری کارایی و یا اثربخشی از طریق سه شاخص کلیدی زیر صورت می‌گیرد، بین این سه شاخص باید موازنه‌ای برقرار شود:
کیفیت: تمرکز بر ارزش کسب شده مبتنی بر خواسته مشتری و همچنین افرایش قابلیت اعتماد محصول و یا خدمتی که ارائه میدهیم از مصادیق بازر کیفیت است که باید مورد پایش قرار گیرد.
زمان: معمولا زمان کوتاه‌تر، مطلوب‌تر است. به عنوان مثال مدت زمان انجام کار، دوره زمانی انجام کار یا مدت زمان اتخاذ یک تصمیم خاص
هزینه: با شناسایی فعالیتهای اضافی که دارای ارزش افزوده نیست، می‌توان هزینه تولید محصول و یا خدمت قابل ارائه سازمانمان را کاهش دهیم.
-
بهبود با روش‌های مختلفی انجام می‌شود اما باید به چهار گام کلیدی آن، توجه ویژه داشت.
دکتر دمینگ چهار گام کلیدی و بسیار کاربردی زیر را مطرح کرده است:
برنامه: ضمن شناخت وضع موجود حوزه‌های بهبود و اهداف بهبود مشخص می شود.
کنترل: اندازه‌گیری و پایش با توجه به اهداف و برنامه بهبود انجام و اقدامات اصلاحی جهت دستیابی به اهداف مشخص می‌شود.
طراحی و اجرا: با انجام آنالیز شکاف، طراحی وضع مطلوب با در نظر گرفتن نوع و سطح بهبود انجام شده و بهبود اجرا می‌شود.
اقدام: با توجه به نتایج حاصله استانداردسازی بهبود انجام یا پروژه جدید بهبود تعریف می‌شود.
-
بعد از اجرای طرح بهبود نباید از آن غافل شد!
طرح بهبود همراه باید مورد پایش قرار گیرد تا در صورت نیاز مورد بازنگری قرار گرفته و تغییرات مورد نیاز در آن اعمال شود. بهبود یک چرخه پایش دارد که از سه مرحله زیر تشکیل شده است:
-طرحی‌ریزی شامل تعریف شاخص و هدف گذاری
-آماده سازی پایش شامل اندازه‌گیری و ثبت آن
-تحلیل و گزارش شامل ارزیابی و تهیه گزارش دوره‌ای
شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :
