شرکتی با بررسی یکی از فرایندهای خود به این نتیجه رسید که برای خرید یک عدد باطری ۳ دلاری، ۱۰۰ دلار هزینه شده است. همچنین دریافت که ۳۵ درصد از درخواست های خرید مبلغ شان کمتر از ۵۰۰ دلار است!
بنابراین شرکت، واحدهای خود را در خریدهای کوچک آزاد گذاشت. به عبارت دیگر، اکنون حسابداران، خود اقلام و تجهیزات مورد نیازشان را می خرند. آنها می‌دانند از کجا باید خرید کنند و چقدر بپردازند. زیرا واحد تدارکات، لیست فروشندگان تایید شده و قیمت های مورد توافق را در اختیار واحدهای مختلف گذاشته است هر یک از واحدهای در این شرکت اکنون کارت اعتباری تا سقف اعبار ۵۰۰ دلار به نسبت تعداد مشخصی از کارکنان در اختیار دارند که نیازهای اداری و خریدهای جزئی خود را برای مدتی معین از محل آن خریداری می کنند.
در پایان هر ماه، بانک صادر کننده کارت، فایل گزارش همه کارتها را برای شرکت می فرستند. واحد حسابداری نیز هزینه ها را جداگانه در دفاتر حسابداری خود ثبت کرده و در حساب بودجه ادارات مختلف منظور می نماید.
در نتیجه درخواست کننده، کالای مورد نیاز خود را سریعتر و بدون بگو مگو و اتلاف زمان و اصطلاک فراوان، بدست آورده و شرکت نیز در فرآیند خرید، هزینه ای بسیار کمتر از ۱۰۰ دلار متحمل شده است.
شرح حکایت
از ویژگی های مهم مدیریت فرآیندها و فرایندگرایی عبور کار از مرزهای سازمانی است. در سازمان های سنتی، حسابداران فقط به حساب و کتاب می کنند و کارمندان واحد تدارکات هستند که روش خرید و سفارش را می دانند. بنابراین هنگامی که اداره حسابداری به چند مداد که ارزش پولی چندانی نیز ندارد نیازمند است، باید درخواست خود را به واحد تدارکات بدهد. این اداره است که وظیفه پیدا کردن فروشنده را برعهده دارد پس از استعلام و تعیین قیمت، سفارش می دهد، کالا را به هنگام ورود بازرسی و کنترل می کند و صورتحساب را می پردازد.
چنین فعالیت هایی در سازمان بسیار گران تمام می شوند، زیرا علاوه بر درگیر نمودن چندین اداره، هزینه بالاسری چشمگیری نیز برای پیگیری ها و هماهنگ کردن تکه های فرآیند، به بار می آورند.
در واقع با اینکه تقسیم کار، امری اجتناب ناپذیر است ولی تقسیم کار به اجزا بسیار کوچک باعث می شود کار برای کارکنان بی معنا و غیرجذاب شود. به علاوه امکان بروز اشتباه در دست به دست شدن کار افزایش می یابد و زمان و هزینه های بالاسری زیاد می شود.