این مطلب برگرفته از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) جزء بهترین رفرنس های حوزه BPM (مدیریت فرایند) است.
کار داونپورت و شرت و همچنین دیگران، موجب ظهور و پذیرش وسیع یک مفهوم مدیریتی با عنوان طراحی مجدد فرایند کسبوکار [۱] یا مهندسی مجدد فرایند کسب وکار [۲] گردید که به اختصار BPR خوانده میشود. مقالات و کتاب‌های متعددی پیرامون این موضوع در طول دهه ۹۰ پدیدار شد و شرکتها در سراسر جهان، تیمهای BPR را به منظور بازبینی و طراحی مجدد فرآیندها جمع آوری کردند. با این حال، اشتیاق به BPR در اواخر دهه ۱۹۹۰ کاهش پیدا کرد. بسیاری از شرکتها پروژه های BPR خود را خاتمه داده و حمایت طرح‌های BPR را متوقف کردند. چه اتفاقی افتاد؟ در یک تحلیل گذشته‌نگر، تعدادی از عوامل مشخص شده است:
- استفاده غلط از مفهوم: در برخی از سازمانها، هر برنامه تغییر یا پروژه بهبود BPR نامیده میشد حتی زمانی که فرآیندهای کسب وکار، هسته این پروژه ها نبودند. در دهه ۹۰ بسیاری از شرکتها کاهش قابل توجهی را در نیروی کارشان آغاز کردند که این قسمتی از پروژه‌های مجدد طراحی فرایند بود و باعث خشم شدید کارمندان عملیاتی و مدیران میانی در برابر BPR شد و با وجود همه اینها، کاملاً مشخص نبود که آیا واقعا بهبودی در عملیات حاصل شده یا خیر.
- افراطی گری زیاد: برخی از طرفداران اولیه BPR، از جمله مایکل هامر [۳]، از همان ابتدا تأکید کردند که طراحی مجدد باید به گونه‌ای تندرو باشد، به این معنی که طرح جدید برای فرآیند کسبوکار باید روشی که فرایند از ابتدا سازماندهی شده را به طور اساسی اورهال [۴] نماید. یک سخن مشهور از مایکل هامر در یکی از مقالات اولیه درباره این موضوع که به عنوان تیتر فرعی بهکار رفته است: “اتوماسیون کارساز نیست، معدوم نمایید” . در حالی که یک رویکرد تندرو ممکن است در بعضی شرایط توجیه شود، اما واضح است که بسیاری از شرایط نیاز به یک رویکرد بسیار تدریجی (افزایشی) دارند.
- نابالغ بودن در پشتیبانی: حتی در پروژه هایی که در ابتدا فرایند‌محور بودند و رویکرد تدریجی را برای بهبود اتخاذ کرده بودند، افراد در مواردی آنرا اجرا کردند که ابزارهای لازم و فنی، برای پیادهسازی بهبود از جمله طراحی جدید را در دسترس نداشتند یا به اندازه کافی قدرتمند نبودند. مسئله خاصی که در این زمینه آشکار شد کدنویسی سخت در زمان پشتیبانی اپلیکیشنهای IT بود. به وضوح دیده میشد که مردم زمانیکه متوجه شدند تلاشهایشان در طراحی مجدد فرایند توسط یک زیرساخت سخت خنثی شده است، ناامید شدند.
متعاقباً، دو رویداد کلیدی، برخی از ایده‌هایBPR را رونق دادند و ظهور BPM را پایه‌گذاری کردند. اول اینکه، مطالعات تجربی نشان دادند که سازمان‌هایی که فرایند‌گرا هستند – یعنی سازمان‌هایی که به دنبال بهبود فرآیندها به عنوان پایه‌ای برای به دست آوردن بهره‌وری و رضایت مشتریان هستند – در عمل بهتر از سازمانهای غیر فرایند‌گرا بودند. درحالیکه معلمین اولیه BPR مطالعات موردی متقاعدکنندهای مانند فورد-مزدا را ارائه کردند، برای بسیاری از افراد ناواضح بود که آیا این مثالها استثناء هستند. در یکی از اولین مطالعات تجربی در این خصوص، کوین مک کورمک[۵] [۴۹] یک نمونه از ۱۰۰ سازمان تولیدی در ایالات متحده را مورد بررسی قرار داد و به این نتیجه رسید که سازمانهای فرایند‌محور عملکرد کلی بهتری دارند و روحیه صمیمیت و تعاون بیشتر و درگیری بین وظیفه‌ای کمتری در محل کار وجود دارد. مطالعات بعدی این تصویر را تأیید کرد و مجدداً به تفکر فرایندی اعتبار بخشید.
دومین پیشرفت مهم، فناوری بود. انواع مختلف سیستم IT بوجود آمد، مهمتر از آن سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)[6] و سیستم‌های مدیریت گردش‌کار[۷] (WfMSs) یا همان BPMS ها بود. سیستم‌های ERP اساساً سیستم‌هایی هستند که تمام اطلاعات مربوط به عملیات کسبوکار یک شرکت را به شکلی سازگار ذخیره میکنند به طوریکه تمام ذینفعانی که نیاز به دسترسی به این دادهها دارند، میتوانند چنین دسترسی داشته باشند.
ادامه دارد …
[۱] Business Process Redesign
[۲] Business Process Re-engineering
[۳] Michael Hammer
[۴] . تعمیر اساسی، پیاده و سوار کردن
[۵] Kevin McCormack
[۶] .Enterprise Resource Planning
[۷] .Workflow Management Systems