BPM چیست؟ از کتاب The SAP BPM Road map

BPM (مدیریت فرایند) به دلایل زیادی مفهم چالش برانگیزیست: BPM برای افراد مختلف معانی مختلفی دارد، تعریفی جهانی برایش وجود ندارد، درک ما از آن همچنان رو به تکامل است. این ذات گسترده BPM همچنین یک نقطه قوت است، ‌چراکه به همه ارکان کسب و کار مرتبط می‌شود.

به عقیده گارتنر: ” BPM  (مدیریت فرایند) به مجموعه ای از اصول مدیریت اشاره دارد که با ترکیب روشهای فزاینده و متغیر به فرآیندهای موثر در بهبود کسب و کار شتاب میدهد. روش‌های مدیریت BPM برای فرآیندهای کسب و کار محیطی بهبود و عملکرد اجرایی را سبب می‌شود. BPM یک رهیافت زیرساختی است که روش‌ها، سیاست ها، شاخص‌ها، شیوه‌های مدیریت و ابزارهای نرم‌افزاری را به کار می‌گیرید تا فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان را مدیریت کند و به طور مداوم بهینه کند  ” (گارتنر: کانتارا و هیل، ۲۰۰۸) ابزارها و تکنولوژی نقش متمایزی در درک و فهم BPM بازی می‌کنند و اصول آن پیامدهایی بر چهار بخش از کسب و کار دارد: استراتژی، اداره، سازمان و فرهنگ.

هاوارد اسمیت و پتر فینگر مفهوم BPM را به عنوان یک مفهوم نسل سومی مدیریت فرآیند می‌بینند. اولین موج توسط جنبش اولیه مدیریت علمی بر‌انگیخته شد. موج دو نیز با تفکر مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار. موج سوم یا همان BPM کمپانی‌ها و کارکنان را قادر می‌سازد فرآیندهای جدید کسب و کار را خلق و بهینه کنند. تغییر اولین هدف طراحی شده است. بوسیله فرآیند کسب و کار چابک زنجیره ارزش می تواند مانیتور شود و به طور مداوم بهبود یابد. (اسمیت و فینگر، ۲۰۰۳) در بررسی آن‌ها سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار(BPMS) ابزارهایی برای BPM هستند.

به عقیده ما افراد زیادی BPM را به خوبی از BPMS نمی‌توانند تمیز دهند به این علت که علاقه به BPM از صنایع نرم‌افزاری ناشی شده که کاملا طبیعی است چراکه بیشتر فرآیندهای کسب و کار جهانی ضرورتاً شامل IT و سیستم‌های تشکیلاتی می‌شوند. بنابراین فشار برای مبدل ساختن مفهوم BPM به یک مفهوم عام مدیریتی از یک مجموعه با زمینه IT ناشی شده است.

از یک دیدگاه آکادمیک مفهوم BPM یا مدیریت فرایند مبهم است و کمتر به عنوان یک مفهوم شناخته می‌شود. شواهد از مقالات علمی اخیر نشان می‌دهد که مفهوم BPM دوگانه است از این منظر که خوشه های مطالعاتی دو گروه مجزا را تشکیل می‌دهند: اصول BPM و تکنولوژی BPM (مولر و همکاران ۲۰۰۷)

از دیدگاهی عملی، BPM می تواند به عنوان بهبود مستمر عملیات‌ها در داخل یک سازمان و همچنین تعاملات سازمان با دیگر سازمان‌ها و مشتریان، تعریف شود، از قبیل:

• توانایی اعمال انعطاف‌پذیر و کارای سفارشات، که به معنای تخصیص منابعی از قبیل مواد مورد نیاز، تولید محصولات و تحویل خدمات در اقصی نقاط دنیاست.
• توانایی پیش‌بینی صحیح تقاضای مشتری و پیوند زدن آن با منابع و ظرفیت‌های سازمان به منظور واکنش و تعدیل سریع نسبت به تغییرات محیطی و نوسانات تامین و تقاضا.
• توانایی زایش و گرفتن ایده‌ها و به تبع آن اجرای راه‌حل‌های سودمند جدید در جهت سود بردن از بازار امروز و آینده.

واقعیت برای بسیاری از سازمان‌ها به این گونه است که تغییر بسیار سخت است و تغییرات عمده تقریباً غیرقابل انجام هستند. از اینرو اهمیت بسیاری دارد که سازمان با چالش‌های اصلی این حوزه از قیبل ایجاد سطح درستی از تعهد مدیریت ارشد، چگونگی دخیل کردن کارمندان در تغییرات و چگونگی سازماندهی و تغییر دادن فرهنگ سازمانی از رویکردی وظیفه‌ای به رویکردی فرآیندی، درست عمل کند.

اگر بخواهیم بحث را خلاصه کنیم، مرکز و هسته BPM، افراد، تکنولوژی و کسب و کار هستند (جزئیات این موارد را در فصل های بعدی کتاب تشریح خواهیم کرد.). بعد بعدی، چرخه عمر مدیریت فرآیند است. برای ساختن یک ساختار قوی، افراد، تکنولوژی و کسب و کار باید مرتباً هم‌سو شوند و چرخه عمر مدیریت فرآیند باید مدام، تقویت شده و ارتقا یابد. همه‌ی اینها در کنار بعد رهبری فرآیند که خود با حاکمیت و مالکیت فرآیند سر و کار دارد، کامل می‌شود. این سه بعد، در چارچوب مفهومی BPM در شکل زیر نشان داده شده است. این عناصر برای ایجاد BPM حیاتی هستند.

ما این مدل را در بخش دوم کتاب (Roadmap to BPM -The SAP Road map)، تشریح خواهیم کرد و مدیریت فرآیند را در فصل بعدی بررسی خواهیم کرد. ابتدا، نگاهی به چالش‌های پیرامون کسب و کار، تکنولوژی و افراد سازمان و چگونگی تاثیرگذاری این موارد بر BPM خواهیم داشت.