این مطلب را که با قلم ساده نوشته ایم بسیار کاربردی است. این یک اقدام بسیار مهم و حیاتی در زمینه مدیریت فرایند است و اگر در آن موفق شویم، میتوانیم مدیران و بدنه سازمان را در زمینه استقرار مدیریت فرایند مجاب کنیم زیرا آنها به چند دلیل در بدو امر مخالف شما هستند.
یکی از مهم ترین دلایل مخالفت مدیران این است که فکر میکنند در این شرایط اقتصادی نباید بر روی چنین موضوعاتی که ثانویه تلقی میشوند، هزینه کنند. دلیل مخالفت بدنه سازمان نیز با شما تمایل به حفظ وضع موجود و ارائه نکردن اطلاعات واحد خود به عنوان مزیت رقابتی به سایر واحدها است.
خوب چه باید کرد؟
میخواهیم چند روش که کاملاً برگرفته از تجربیات ما در انجام پروژه های مدیریت فرایند در سازمان ها و شرکت های چند ده نفره تا چند هزار نفره است را برایتان بازگو کنیم. خیلی امیدواریم که شما نیز تجربیات مفید خود (پیروزی یا حتی شکست) در این زمینه را برای ما ارسال کنید تا با نام خودتان در اختیار سایر متخصصان قرار دهیم.
اولین گام برای متقاعد سازی مدیران سازمان در زمینه مدیریت فرایند این است که خود شما نسبت به مزایا و کارکردهای مدیریت فرایند کاملاً متقاعد شده باشید و هیچ گونه تردید و ابهامی نداشته باشید. حتی یک درصد. بسیار مهم است که شما به عنوان متخصصین و متولیان مدیریت فرایند با گوشت و خون مزیت های مدیریت فرایند را حس کرده باشید. بسیار مهم است. البته دانستن یک سری کلمات و جملات کلیشه ای گره گشا نخواهد بود بلکه باید استدلال و تحلیل داشته باشید.
برای اینکار مهم ترین توصیه این است: مطالعه بسیار کرده و تفکر نمایید. مطالعه داستان موفقیت های منتشر شده در حوزه مدیریت فرایند تا حدودی میتواند در این زمینه به شما کمک کند. همچنین اگر امکان مشاهده از نزدیک سازمان ها و بنگاه هایی که مدیریت فرایند را به خوبی مستقر کرده و از منافع آن منتفع شده اند برای شما وجود دارد حتماً از این فرصت استفاده کنید. بدانید که تعداد سازمان ها و شرکت هایی که در کشور ما مدیریت فرایند را بصورت موفق مستقر کرده اند، کم نبوده و این آمار بصورت قابل توجهی در حال افزایش است.
اگر امکان اینگونه بازدیدها برای شما مقدور نیست، پس از مطالعه داستان های موفقیت شرکت های موفق داخلی و خارجی با مکث و حوصله، تفکر کنید.
در ادامه برای خود یک لیست از مزایای مدیریت فرایند تهیه کنید. صرفاً نوشتن یک سری جمله کلیشه ای در این لیست مفید نخواهد بود بلکه باید بتوانید هر یک از مواردی را که در لیست قرار داده اید را با استدلال و بیان دلایل روشن ثابت کنید.
برای تهیه این لیست میتوانید به تفکیک هر یک از فازهای مدیریت فرایند منافع را دسته بندی کنید. مثلاً بگویید مدلسازی فرایندها چه منافع و مزایایی دارد. پیاده سازی آنها چطور و همینطور سایر فازهای مدیریت فرایند ویا اینکه کلاً BPM چه مزایایی دارد.
برای ادامه کار یک فهرست از انواع مشکلاتی که سازمان یا شرکت شما با آنها دست به گریبان است تهیه کنید. لیست مشکلات هر چقدر جزئی تر و مصداقی تر باشد بهتر است. در این زمینه عجله نکنید و مشکلاتی را که سازمان با آن دست به گریبان است لیست کنید. نه بزرگ نمایی کنید و نه چیزی را از قلم بندازید. شاید برای تهیه این لیست بهتر باشد با مدیران واحدها و کارشناسان خبره جلساتی را برگزار کنید. حتی میتوانید علاوه بر مشکلات بر روی فرصت ها نیز تمرکز کنید.
سپس یک ماتریس تهیه کنید.
در این ماتریس مشکلات مربوط به سازمان را در ستون های آن و مزایای مدیریت فرایند در سطرهای آن قرار دارد. در ادامه مشخص کنید که کدام مزیت BPM راه حل کدام یک از مشکلات سازمان تان است. یعنی در خانه ای که محل تلاقی مشکل با مزیت است تیک بزنید.
البته بدیهی است زدن یک تیک ساده کسی را متقاعد نخواهد کرد بلکه باید بتوانید مدیران را بصورت مستدل و مستندتر توجیه کنید. بار دیگر تاکید میکنیم برای اینکار کاملاً لازم است که خود با تمام وجود مزیت مربوطه را درک کرده و در ذهن تان تحلیل دقیق و صحیحی از آن داشته باشید. میتوان در مورد هر سلول این ماتریس که محل تلاقی مشکل با مزیت است، توضیحاتی ارائه کرد و بر این اساس یک گزارش تحلیلی تهیه و ارائه کرد.
در مطلب بعدی یک روش دیگر متقاعد سازی موثر و کاربردی را ارائه شده است.
پادکست این نوشته را همین جا بشنوید: