نحوه شناسایی و اولویت بندی فرایندهای کلیدی

موضوع اولویت بندی فرایندها معمولاً به پس از فاز دوم یعنی مدلسازی فرایندها باز می گردد. یکی از پیشران های اولویت بندی فرایندها بالا بودن تعداد فرایندهای سازمان و محدود بودن منابع تیم مدیریت فرایند است که امکان بهبود یا پیاده سازی همه فرایندها یا تعداد زیادی از آنها بطور همزمان را سلب نموده است.

در این مصاحبه بین Mathias Kirchmer، یکی از بنیان‌گذاران BPM-D و Peter Schooff سردبیر وب‌سایت BPM.com در ارتباط با چگونگی شناسایی و بهینه‌سازی فرایندهای با اهمیت بالا بحث می‌شود.

PETER: چگونه می‌توان فرایندهای مهم و با تاثیر بالا را در یک سازمان شناسایی کرد؟

MATTHIAS: فرایندهای با تاثیر بالا آن فرایندهایی هستند که برای اجرای استراتژی‌های سازمان حیاتی هستند. برای شناسایی این فرایندها لازم است که شما شناخت خوبی از استراتژی‌ها داشته و بتوانید به نحوی آنها را ساختاردهی و اجرایی کنید که با فرایندها ارتباط پیدا کنند.

روش کار به این صورت است که استراتژی‌ها به یک درخت ارزش محور تبدیل شوند درختی که نشان‌دهنده ارزش‌های کلیدی (key value drivers) استراتژی‌های کسب و کار شما باشد. عموما این موارد بین ۶ تا ۱۰ مورد هستند. سپس شما بایستی تمام فرایندهای کلیدی سازمانتان را که تقریبا بین ۱۵۰ الی ۲۰۰ مورد است، شناسایی کنید. این فرایندها یا به کمک شناخت شما از سازمان یا با استفاده از مدل‌های مرجع قابل استخراج هستند.

وقتی که شما ارزش‌ها (value drivers) و فرایندها را در دست دارید می‌توانید تاثیر هر فرایند بر روی هر ارزش (که می‌توانید بدون تاثیر، تاثیر کم، معمولی و تاثیر بالا باشد) را تعریف کنید. حال می‌توانید تاثیر کلی هر فرایند کسب و کار را محاسبه نمایید.

مطالعات نشان می‌دهد که سازمان‌ها تنها با ۱۵ تا ۲۰ درصد فرایندهایشان در بازار کنونی به رقابت می‌پردازند. بنابراین شما با محاسبه تاثیر کلی فرایندهایتان بر روی استراتژی‌ها، قادر خوهید شد این ۱۵ تا ۲۰ درصد از فرایندهایتان که نیاز به تمرکز جدی داشته و برای اجرای استراتژی‌های کسب و کارتان واقعا مهم هستند، شناسایی کنید.

PETER: حال که ما فرایندهای با تاثیر بالا را شناسایی کرده‌ایم چگونه می‌توانیم اینها را بهبود دهیم؟

MATTHIAS: این فرایندها برای موفقیت سازمان حیاتی هستند پس ارزشمند است که تحلیل‌های دقیق‌تر و با جزئیات بیشتری برای تعیین اینکه کدام قسمت از فرایندها برای مشتری با اهمیت بوده و واقعا حاضر است برای بهبود کیفیت زیرفرایندها هزینه نماید، انجام شود. شما همچنین بخش هایی از زیرفرایندها که از جنس مدیریتی هستند و اهمیتی برای مشتری ندارد شناسایی می‌کنید. اجزای فرایندها بر اساس کارایی نظیر زمان و هزینه بهینه‌سازی می‌شوند. در نهایت شما فرایندی خلق می‌کنید که دارای بالاترین کیفیت در جایی است که کیفیت اهمیت دارد و دارای بالاترین کارایی در جایی است که کارایی مهم است.

این فرایندهای با اهمیت بالا هدف بسیار عالی برای نوآوری در فرایند هستند. شما می‌توانید با کاربرد تکنیک‌هایی نظیر تفکر طراحی به بهترین نوآوری در فرایندها برسید. این بدین معنی است که شما از منظر مشتری و از بیرون از فرایند، به فرایند نگاه می‌کنید.

همچنین شما سایر فرایندها، حتی فرایندهایی از صنایع دیگر که مشخصات مشابهی با فرایند شما دارند را بررسی می‌کنید تا از آنها یاد گرفته و نمونه‌های موفق را به فرایند خود منتقل کنید. می‌توانید نوآوری‌های خود را در مقیاس کوچکتر به اجرا در آورید تا هر چه سریع‌تر نتایج آن را مشاهده کرده و با اشتراک دانش بدست آمده با سایر افراد، آنها را نیز وارد موضوع نوآوری خود نمایید.

PETER: برخی از اشتباهات کلیدی که شرکت‌ها در شناسایی فرایندهای هدفشان مرتکب می‌شوند چیست؟

MATTHIAS: بسیاری از شرکت‌ها پروژه‌های بهبود خود را بر اساس اتفاقات شناسایی می‌کنند. مثلا مدیر منابع انسانی پیامی برای بهبود فرایندها ارسال می‌کند و سپس با فراهم کردن بودجه‌ای اندک، سعی می‌کند فرایند پرداخت را بهبود داده یا بخش پشتیبانی مقداری پول باقی‌مانده دارند و می‌خواهند با آن فرایند خرید و تهیه وسایل اداری را بهبود دهند.

درست است که ممکن است با بهبود این فرایندها نتایج مثبتی هم حاصل شود ولی از آنجا که فرایندها تاثیر آنچنانی بر استراتژی‌ها و موقعیت رقابتی سازمان ندارند، نمی‌توانند کسی را در سازمان هیجان‌زده کنند. پس یکی از اشتباهات پیروی کورکورانه از اتفاقات و افراد مختلف سازمان است.

اشتباه بزرگ دیگر این است که آنها فرایندهای زیادی شناسایی می‌کنند که واقعا پایین‌تر از متوسط آن صنعت در حال اجرا هستند و بنابراین ابتدا تصمیم می‌گیرند که آنها را بهبود دهند. اقدام به بهبود این فرایندها تا رساندن به بالاتر از حد متوسط صنعت، حرکت خوبی در سازمان است ولی لازم است این کار بصورت کاملا کارا انجام شود.

شما بایستی سعی کنید که آنچه دیگران انجام داده‌اند را تکرار کنید و بخش بزرگ‌تر بودجه خود را برای فرایندهای با تاثیر بالا اختصاص دهید. اما معمولا سازمان‌ها از اصلاح این فرایندها هیجان زده شده و زمان و بودجه کافی برای فرایندهای با اهمیت بالا اختصاص نمی‌دهند.

PETER: چگونه می‌توان از وقوع چنین اشتباهاتی در شناسایی فرایندها جلوگیری کرد؟

MATTHIAS: بنظر من بایستی یک لیست قابل اجرا برای مدیریت فرایندها موجود باشد. در این لیست تمام فرایندهای با تاثیر بالا بایستی آورده شده و مشخص شود که کدام فرایند نسبت به رقبا تکامل کمتری دارد.

فرایندهای با تاثیر بالا و تکامل کم بهترین هدف هستند و با تمرکز روی آنها می‌توان بیشترین ارزش را کسب نمود. سپس می‌توانید قابلیت‌های لازم برای بهبود فرایندها را به لیست BPM خود اضافه کنید. برای این کار می‌توانید در سازمان خود آنالیز قابلیت (capability assessment) انجام داده و با ایجاد توانایی مدیریت فرایند و شناسایی جاهایی که از بهترین عملکردها فاصله دارد، برای بهبود عملکرد آنها برنامه‌ریزی کنید.

 منبع: http://bpm.com

از اینجا میتوانید اقدام به تهیه چک لیست اولویت بندی سریع فرایندها+راهنما نمایید.