این مطلب ساده را تا انتها بخوانید. ۵ دقیقه از شما زمان خواهد گرفت.
در این مطلب میخواهیم هزینه هایی که یک شرکت فرضی ۳۰۰ نفره بابت خرید کاغذ و پرینت در سال صرف میکند را بصورت سر انگشتی محاسبه نماییم.
برای اینکه بتوانیم این نرخ را محاسبه کنیم ابتدا باید بدانیم کاغذ در سازمان صرف چه مواردی میشود. کاربردهای کاغذ در سازمانها مشتمل بر موارد زیر است:
- فرم ها
- گزارشات
- نامه ها
- سایر موارد
از بین موارد فوق فرم ها معمولاً بیشترین کاربرد را دارند. البته سایر فرمت های اطلاعاتی از جمله نامه، گزارش چک لیست و غیره نیز کاربردهای زیادی دارند ولی این فرض را در نظر بگیریم که ۵۰ درصد گردش اطلاعات یک سازمان نسبتاً استاندارد از طریق فرم است.
در ادامه وضعیت بکارگیری و میزان استفاده از فرم را در یک شرکت ۳۰۰ نفره برآورد خواهیم کرد. یک شرکت با ۳۰۰ نفر پرسنل حداقل در حدود ۱۵۰-۲۰۰ فرم در گردش دارد. این عدد از کجا به دست آمده است؟
بر اساس استانداردها و مدل های مرجعی مثل APQC و سایر موارد، یک بنگاه اقتصادی صرف نظر از نوع فعالیت چیزی در حدود ۱۲۰-۱۵۰ فرایند دارد. اگر برای هر فرایند تنها یک فرم درنظر بگیریم که کم در نظر گرفته ایم، تعداد فرم های یک شرکت اگر بین ۱۵۰ تا ۲۰۰ تا باشد، به هیچ وجه عدد غیر منطقی نیست.
نکته مهم: البته شاید بگویید قطعاً ما این تعداد فرم در سازمان خود نداریم. میدانید علت این موضوع چیست؟ شما بجای استفاده از فرم که دارای چارچوب و فرمت استاندارد است، از فرمت های غیر استاندارد مثل نامه استفاده میکنید. در این خصوص که جای آن در این مطلب نیست حتماً تفکر کنید.
پس در واقع سازمان شما یا از ۱۵۰-۲۰۰ عدد فرم استفاده میکند یا متناظر آن از جمله نامه.
حال نکته مهم بعدی تواتر استفاده از این فرم ها است. یعنی هر فرم چند بار در روز، یا هفته، یا ماه استفاده میشود. برای روشن تر شدن این موضوع میتوان تواتر اجرای فرایندها را ملاک عمل قرار داد.
بعضی از فرایندها روزانه چندین بار انجام میشوند. مثل فرایندهای درخواست مرخصی، ماموریت، اضافه کار، درخواست تنخواه و.. و بعضی دیگر شاید هفته ای یکبار یا ماهی یکبار
تجربیات و مشاهدات ما در پروژه ها نشان میدهد فرایندها در سازمان ها از نظر تواتر به سه دسته کلی تقسیم میشوند:
- پر تواتر: این فرایندها روزانه چندین بار و معمولاً به تعداد ۱۰ درصد نفرات سازمان انجام میشوند. حدود ۱۰ فرایند پرتواتر در سازمان ها وجود دارد. یعنی در یک سازمان ۳۰۰ نفره، هر فرایند پر تواتر روزانه ۳۰ بار انجام میشود. و اگر حدود ۱۰ فرایند پرتواتر داشته باشیم ، ۳۰۰ بار فرایندهای پرتواتر در روز تکرار میشوند. اگر روزهای کاری را ۲۸۰ روز در نظر بگیریم، فرایندهای پرتواتر سالانه ۳۰۰*۲۸۰ بار یعنی ۸۴٫۰۰۰ بار انجام میشوند.
- تواتر متوسط: حدود ۶۰-۸۰ فرایند با تواتر متوسط در سازمان ها داریم. هر یک از فرایندهای با تواتر متوسط روزانه ۵ بار انجام میشوند. پس اگر ۸۰ فرایند با تواتر متوسط داشته باشیم، روزانه ۸۰*۵ بار انجام خواهند شد که در سال برابر است با ۲۸۰*۴۰۰ = ۱۱۲٫۰۰۰ بار
- تواتر پایین: حدود ۳۰-۵۰ فرایند با تواتر کم در سازمان داریم. هر یک فرایندهای با تواتر بطور متوسط روزانه ۱ بار انجام میشوند. پس اگر ۵۰ فرایند با تواتر پایین داشته باشیم، روزانه ۱*۵۰ بار انجام خواهند شد که در سال برابر است با ۲۸۰*۵۰ = ۱۴٫۰۰۰ بار
پیش تر گفتیم اگر خوشبینانه برای هر فرایند یک فرم در نظر بگیریم و باز هم خوشبینانه همه فرم ها را تک برگی لحاظ کنیم و باز هم خوشبینانه اجرای هر فرایند فقط و فقط یک فرم نیاز داشته باشد، به تعداد تکرارهایی که در مورد تواتر فرایندها در بالا محاسبه کردیم، برگه فرم نیاز خواهیم داشت. یعنی مجموعاً ۲۱۰٫۰۰۰ فرم.
در بالا اشاره شد که در یک سازمان نسبتاً استاندارد ۵۰ درصد گردش اطلاعات در قالب فرم است و ۵۰ درصد دیگر در قالب های دیگر. یعنی به همان اندازه که فرم احتایج داریم با انواع سایر قالب های دیگر نیز احتیاج داریم. یعنی ۲۱۰ هزار برگه بابت فرم ها و ۲۱۰ هزار برگه دیگر به ازای سایر فرمت ها که در مجموع برابر است با ۴۲۰٫۰۰۰ برگه در سال
هر بسته کاغذ A4 شامل ۵۰۰ برگه است. یعنی یک شرکت ۳۰۰ نفره بطور میانگین در سال به ۸۴۰ بسته کاغذ A4 نیاز دارد. قیمت هر بسته کاغذ ۵۰۰ تایی در این تاریخ یعنی اواخر اردیبهشت ماه سال ۹۸ در حدود ۶۰٫۰۰۰ تومان است. در نتیجه متوسط هزینه کرد یک شرکت ۳۰۰ نفره برای خرید کاغذ در یک سال در حدود ۵۰ میلیون تومان خواهد بود.
اگر هزینه پرینت هر برگه را ۵۰ تومان در نظر بگیریم، در سال حدود ۲۱ میلیون تومان (۲۱٫۰۰۰٫۰۰۰ *۵۰) هم از این جهت هزینه خواهیم داشت.
پس در نتیجه در یک سال یک شرکت ۳۰۰ نفره در حدود ۷۰ میلیون تومان بابت خرید کاغذ، پرینتر و کاتریج هزینه خواهد کرد.
البته اعتقاد ما این نیست که میتوان این هزینه را به صفر رساند چون کاغذ و پرینت و برگه جزء لاینفک برخی امور هستند ولی اعتقاد داریم میتوان تا ۸۰ درصد آنرا کاهش داد.
با هزینه چند ماه از موارد ذکر شده میتوانید پروسس میکر یا حتی بیز ای جی را در شرکت یا سازمان خود راه اندازی کنید و بعد از چند ماه هزینه های فوق را تا ۸۰ درصد کاهش دهید.
این تحلیلی که اشاره شد تنها یک قلم از بهبودهایی است که یک سیستم BPMS میتواند برای شما ایجاد کند. بهبودی که شاید تاکنون حتی به آن فکر نکرده ایم و جزء بهبودهای دسته چندم استفاده از نرم افزارهای BPMS است.
