عضویت در کانال مدیریت فرایند
بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟
بهترین نرم افزار BPMS

بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟

احتمالاً میدانید که نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست ولی اگر بخواهیم در یک جمله BPMS را تعریف کنیم این عبارت بهترین عبارت است: نرم افزار BPMS، یک زیرساخت نرم افزاری است که از طریق آن میتوان فرایندها را با کمترین کدنویسی مکانیزه کرد. چیزی شبیه یک معجزه

 

ماموریت BPMS (سیستم مدیریت فرایند) حمل داده در یک مسیر مشخص است و این یعنی اتوماسیون فرایندهای سازمانی.

اگر به بازار مراجعه کنید مشاهده خواهید کرد که برخی شرکت ها محصول BPMS را ابزاری جهت تولید برنامه (APPLICATION) های فانتزی مانند سامانه تیکتینگ، سامانه پیشنهادات و انتقادات، سامانه نظرسنجی و سامانه ارتباط با مشتریان معرفی می­کنند.

واقعیت این است که این شرکت ها کارائی این سیستم را درک نکرده اند یا درک کرده اند اما به دلایلی علاقه­ ای به افشای آن ندارند. اما مطمئن باشید ماموریت BPMS تولید برنامه و سامانه و سیستم های فانتزی نیست. بلکه سیستم BPMS (سیستم مدیریت فرایند) در خدمت فرایندهای سازمانی است.

 

همانطورکه می دانید، در BPM معمولاً ۶ مرحله اصلی وجود دارد:

  • شناسایی فرایندها
  • کشف فرایندها و مدلسازی وضعیت موجود
  • تحلیل
  • بازطراحی
  • پیاده­ سازی فرایندها
  • کنترل و پایش

جایگاه نرم افزار BPMS

 

در بسیاری سازمان­های کشور ما، مراحل اول یعنی مدل­سازی و کشف فرایندها انجام شده یا می­شود. خروجی این مرحله مستنداتی است که بعضاً سازمان­ها در فرمت­ها و مجلدهای شکیل آنها را جمع­ بندی و در قالب کتابچه­­ های فرایندی و زونکن­ها در قفسه مدیران سازمان قرار می­دهند ولی برای اینکه به اهداف اصلی استقرار BPM نائل آییم، لازم است تا هر ۶ مرحله بطور کامل صورت پذیرد و فرایندها در سازمان اجرا شوند. البته به این معنی نیست که فرایندها در سازمان­ها جاری نیستند زیرا سازمان در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین فرایندها و گردش کارهاست لیکن سازمان­ها از این منظر در سطوح مختلفی از بلوغ قرار دارند.

 

علی­رغم اینکه فرایندها هم اکنون در سازمان­ها در حال اجرا هستند ولی کند بوده و با لختی زیادی مواجه­اند، بطوری­که آنچه معمولاً مانع تحقق چرخه BPM در سازمان­ها شده است فاز پیاده ­سازی یا اجرای فرایندها است. ابزاری که اجرای فرایندها را تا حد بسیار زیادی تسهیل نموده و از کندی آن­ها می­کاهد، نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است. نرم ­افزار BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان بدون کدنویسی و یا با کدنویسی حداقلی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود. پس می­توان دریافت که حلقه مفقوده بسیاری از پروژه­های BPM در سطح کشور، استقرار یک نرم­افزار BPMS مناسب و پیاده­ سازی فرایندها در این ابزار است.

 

حالا با توجه به تکرار این پرسش که بهترین نرم افزار BPMS کدام است، در چند مطالب و مطلب بعدی میخواهیم به این پرسش پاسخ دهیم.

 

در نظر داریم به این موضوع بپردازیم که بالاخره بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟ ما به بسیاری از سازمان ها در انتخاب نرم افزار BPMS مشاوره ارائه کرده ایم. در طی این مشاوره ها بارها انواع و اقسام نرم افزارهای BPMS ایرانی و خارجی را مورد بررسی قرار داده ایم.

 

نرم افزارهایی که در سلسله مطالب مورد بررسی قرار خواهیم داد عبارتند از:

  • نرم افزارهای BPMS ایرانی
  • نرم افزارهای BPMS تجاری موجود در لیست های معتبر از جمله گاتنر
  • نرم افزارهای BPMS متن باز از جمله (Camunda، Bonita، Activiti و ProcessMaker)

 

ارائه پاسخ به این سئوال به این ترتیب است که:

 

  • ابتدا چندین شاخص مهم و کلیدی که از طریق آنها می توان نرم افزارهای BPMS را ارزیابی کرد ارائه خواهیم نمود.
  • سپس دسته بندی و معرفی از نرم افزارهای BPMS قابل استفاده در ایران بیان میشود.
  • سپس با استفاده از شاخص های مورد اشاره، نرم افزارهای BPMS را بررسی خواهیم نمود.

 

در ادامه مطلب در مورد انواع نرم افزارهای BPMS خارجی بحث خواهیم کرد و خواهیم گفت که چطور و چگونه میتوان از این نرم افزارهای BPMS استفاده کرد.

 


برخی از مهم ترین شاخص هایی که از طریق آنها میتوان اقدام به ارزیابی نرم افزارهای BPMS یا سیستم مدیریت فرایند نمود عبارتند از:

 

پشتیبانی از زبان مدلسازی BPMN: البته وقتی این شاخص را مطرح میکنیم تقریباً همه شرکت های تولید کننده BPMS ادعا میکنند که از زبان مدلسازی BPMN پشتیبانی میکنند منتها باید بدانید که استاندارد BPMN2 یک طیف است که از مجموعه ای از پترن ها و الگوها تشکیل شده است. حتی اگر هر یک از ما به این زبان مسلط نباشیم و با زبان های ابتدایی مثل فلوچارت نمودارهای فرایندی خود را ترسیم میکنیم، میتوان گفت به ۲۰-۳۰ درصد استاندارد BPMN مسلط هستیم زیرا پترن ها و الگوهای اولیه استاندارد BPMN تا حدود زیادی شبیه فلوچارت یا نمودار فعالیت موجود در UML است. پس BPMS های ایرانی از بخشی از استاندارد BPMN پشتیبانی میکنند ولی از پترن های نسبتاً پیچیده موجود در آن خیر.

 

به عبارت دیگر بر روی کاغذ BPMS های بی کیفیت نیز از زبان BPMN برای مدلسازی فرایند استفاده میکنند ولی در عمل اینطور نیست. برای یک نرم افزار BPMS پشتیبانی از پترن ها و الگوهای استاندارد BPMN2 حائز اهمیت است زیرا فرایندهای یک سازمان یا شرکت آنقدر خطی و ساده نیستند که بتوان آنها را با فلوچارت مدل کرد. در نتیجه وقتی نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایند از نمادها و پترن های BPMN2 پشتیبانی نکند، هر جا در مدل های فرایندی از این نمادها استفاده شود، مجبور به برنامه نویسی و کد نویسی در پشت نرم افزار BPMS هستیم که این موضوع با ذات و منطق نرم افزارهای BPMS یا سیستم مدیریت فرایند که حداقل کدنویسی است در تضاد است.

 

در ادامه ۱۵ نماد از استاندارد BPMN2 قید شده است که خوب است در ارزیابی نرم افزارهای BPMS مورد بررسی قرار گیرد:

  1. دروازه موازی (Parallel gateway)
  2. دروازه جامع یا مشمول (Inclusive gateway)
  3. دروازه مبتنی بر رویداد (Event based gateway)
  4. زیر فرآیند (Sub-process)
  5. رخداد میانی مرزی متوقف کننده (interrupt boundary intermediate event)
  6. رخداد میانی مرزی غیر متوقف کننده (interrupt boundary intermediate event Non)
  7. رویداد زمان سنج (Timer event)
  8. رویداد سیگنال (Signal event)
  9. رویداد اسکالیشن (Escalation event) یا تشدید
  10. رویداد لغو (Cancel event)
  11. رویداد خطا (Error event)
  12. رویداد تمام کننده (Terminate event)
  13. رویداد قاعده یا مشروط (Rule event)
  14. رویداد جبران (Compensate event)
  15. رویداد پیام (Message event)

 

منطق نرم افزارهای مدیریت فرایند (نرم افزارهای BPMS) بر کاهش کدنویسی است و وقتی مدام مجبور به کدنویسی شویم، عملاً منطق اصلی نرم افزارهای BPMS زیر سئوال رفته است.


پشتیبانی از استاندارد DMN در مدلسازی تصمیمات: DMN یکی از سه استاندارد اصلی مدلسازی فرایند است که توسط OMG ارائه گردیده است. مدلسازی تصمیمات با BPMN بدون بکارگیری DMN با پیچیدگی ­هایی همراه است. این مدل یک روش استاندارد برای توصیف و مدلسازی تصمیم گیری های قابل تکرار در سازمان است تا اطمینان حاصل شود که مدل های تصمیم گیری در نقاط مختلف سازمان ها قابل استفاده هستند.

بسیاری از نرم­ افزارهای BPMS خوب در دنیا علاوه بر پشتیبانی از BPMN از استاندارد DMN نیز پشتیبانی می­کنند. جالب است تاکنون در چند جلسه ای که به شرکت های به اصطلاح تولید کننده BPMS ایرانی مراجعه کرده ایم، نفرات فنی این شرکت ها حتی نمیدانستند DMN چیست!

 


قابلیت ورژنینگ و مدیریت نسخ فرایندها: یکی از بزرگترین ویژگی های نرم افزارهای BPMS واقعی، ورژنینگ یا Management Version است. به این­صورت که به مرور زمان مدیران، فرآیندهای سازمان را بهبود خواهند بخشید و نیاز است تا فرآیندهای جاری بهبود و تغییر یابند. یا به دلایل مختلفی، فرایندها دستخوش تغییرات خواهند شد. سوالی که مطرح می‌شود این است که:

 

  • فرآیند‌های در حال اجرا به چه وضعیتی دچار خواهند شد؟
  • آیا پس از تغییر فرآیند، اطلاعات نسخۀ قدیمی فرآیند در گزارشات آورده خواهد شد؟
  • و …

 

نرم افزارهای BPMS برای حل مشکلاتی از این دست قابلیت قدرتمندی را ارائه می­نماید که Management Version نام دارد. این ویژگی باعث می­شود پس از اعمال تغییری در فرآیند، نسخه جدیدی از آن در اختیار کاربران قرار گیرد و فرآیندهای قبلی که قبل از این نگارش ایجاد شده بودند، کما فی السابق به گردش خود طبق فرآیند قبلی ادامه دهند تا خاتمه یابند در حالیکه در نرم افزارهای BPMS داخلی قابلیت ورژنینگ ضعیف و ناقص است.


کاربرپسندی در ساخت فرایندها:هر گاه خواستید کاربرپسند بودن یک نرم افزار BPMS را چک کنید، از فروشنده بخواهید یک فرایند نسبتاً ساده را در همان جلسه دمو برای شما بسازد. در نرم افزارهای BPMS واقعی و کاربرپسند میتوان یک فرایند را در کمتر از ۳۰ دقیقه ساخته و اجرا کرد درحالیکه در نرم افزارهای سطح پایین تر این اتفاق به سادگی نخواهد افتاد و شرکت فروشنده نیازمند انجام برخی کدنویسی ها برای توسعه فرایند است. اتفاقی که می افتد این است که شرکت فروشنده نرم افزار BPMS ضعیف در جلسه قادر به اینکار نخواهد بود و یا به سادگی نخواهد نتوانست از پس از موضوع بر آید.

 

در مطلب بعدی دو شاخص دیگر برای ارزیابی نرم افزارهای BPMS معرفی خواهد شد ولی یک نکته مهم دیگر را در هنگام خرید سیستم BPMS مدنظر داشته باشید.


در ادامه یک نمونه دیگر از مشکلات استفاده از نرم افزارهای BPMS ایرانی را ارائه خواهیم کرد.

 

پشتیبانی محدود: وقتی از یک نرم افزار مدیریت فرایند ایرانی استفاده میشود، به دلایل مختلف از جمله بسته بودن کد نرم افزار، دریافت پشتیبانی تنها از طریق همان شرکت مقدور خواهد بود و ارتقاء و بروزرسانی نرم افزار نیز باید توسط همان شرکت انجام شود و این ریسک پروژه شما را تا حدود زیادی افزایش میدهد. شرکت های زیادی با ما تماس داشتند که از فلان نرم افزار BPMS داخلی استفاده میکنند ولی آن شرکت دیگر قادر به ارائه خدمات و پشتیبانی مناسب به آنها نیست لطفاً به ما کمک کنید. متاسفانه هیچ کمکی از دست ما و هیچ شخص دیگری بر نمیاد ولی برعکس این قضیه را در نظر بگیرید. مثلاً شما از نرم افزار پروسس میکر یا هر نرم افزار BPMS متن باز دیگری در پیاده سازی فرایندهای خود استفاده میکنید.

 

البته که نرم افزار پروسس میکر تقریباً رایگان است و نیازی به پرداخت هزینه زیادی بابت تهیه آن وجود ندارد لیکن تعداد قابل توجهی از شرکت های نرم افزاری داخلی از این عدم آگاهی استفاده کرده و اقدام به فروش نرم افزار Processmaker میکنند. حال با شرکت فروشنده نرم افزار Processmaker به مشکل میخورید یا شرکت تعطیل میشود یا نفرات کلیدی شرکت از آن مجموعه خارج میشوند. تکلیف شما چیست؟ تکلیف شما این است که یک شخص یا شرکت دیگر را پیدا کنید که بر روی همان نرم افزار خدمات ارائه میکند و پیدا کردن چنین شخص یا شرکتی اصلاً کار سختی نخواهد بود.

 

حتی در سال های قبل ما با یکی از نرم افزارهای متن باز BPMS کمتر شناخته شده در یکی از پروژه ها استفاده میکردیم. بنا به دلایلی با تیم فعلی قادر به ادامه همکاری نبودیم. از طرفی به دلیل خاص بودن آن نرم افزار BPMS نفرات قابل توجهی نیز در کشور نیز روی آن کار نکرده بودند. یا یک تحقیق ساده یک نفر را از یکی از کشورهای همسایه پیدا کردیم. وی یک هفته با ایران سفر کرد و به ازای دریافت مبلغ نه چندان زیادی مشکلات ما را برطرف کرد. استفاده از سیستم های متن باز مثل پروسس میکر، کاموندا، اکتیویتی، بونیتا و… و غیر متن باز کلاس جهانی مثل بیزاجی و اوراکل این حسن را دارند که میتوان از نفرات، شرکت ها و تیم های مختلف داخلی و حتی خارجی خدمات دریافت کرد.

 

 

نرم افزار BPMS

 

چه کسانی از مشاوره انتخاب نرم افزار BPMS ما استفاده کرده اند؟ 

  • وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات
  • پژوهشگاه صنعت نفت
  • بانک رفاه کارگران
  • تراکتورسازی تبریز
  • پتروشیمی مهر
  • پژوهشگاه فضایی ایران
  • شرکت ارتباطات زیرساخت
  • بانک تجارت
  • تامین اجتماعی نیروهای مسلح
  • توزیع برق اصفهان
  • توزیع برق مشهد
  • و بیش از ۱۰۰ شرکت خصوصی و دولتی با ابعاد بزرگ، متوسط و کوچک

مطلب بعدی: بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟ بخش دوم


تبلیغات در سایت مدرسه مدیریت فرایند

سایت مدرسه مدیریت فرایند در بسیاری از کلمات کلیدی مرتبط جزء چند سایت اول گوگل است.

 

برخی از کلمات کلیدی که سایت مدرسه در بین آنها جزء چند سایت اول گوگل است برخی از آنها عبارتند از: مدیریت فرایند، نرم افزار BPMS، سیستم مدیریت فرایند، بهترین نرم افزار BPMS، محصول BPMS، مقایسه نرم افزارهای BPMS، آموزش BPMS، آموزش مدیریت فرایند، نرم افزارBPMS  چیست و….

 

جهت کسب اطلاعات بیشتر به این صفحه مراجعه نمایید.

 

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .