گزارشات در Bizagi و ارتباط با سیستم BI
BI یا هوش تجاری چیست؟
آیا تاکنون از خود پرسیده اید که هدف نهایی از خرید نرم افزار BPMS چیست؟
آیا هدف فقط مکانیزاسیون فرایندهای سازمانی است یا اهداف دیگری نیز وجود دارد؟
در بسیاری از سازمان های مفهوم BI وجود دارد اما قابل لمس نیست. خیلی از مدیران می خواهند بدانند در سازمانشان چی می گذرد. اما نمی دانند با چه ابزاری می توانند به این موضوع دست یابند.
ابزاری که برای رصد وضعیت سازمانی طراحی و ارائه شده است BI یا BUSINESS INTELLIGENCE یا سامانه هوش تجاری نام دارد.
سامانه هوش تجاری یک نرم افزار است که بر پایه داده های موجود در پایگاه های داده گزارشات در سطوح مختلف ارائه می نماید.
اما در مبحث هوش تجاری باید به دو مفهوم دیگر نیز اشاره کرد:
- آنالیز کسب و کار
- تحلیل حساسیت
برای اینکه بتوان گزارشات خوبی داشت باید کسب و کار توسط یک فرد خبره تحلیل شود و KPI های مرتبط به کسب و کار که در تصمیم گیری تاثیر گذار هستند مشخص شوند.
در بحث تحلیل حساسیت نیز می توان با ابزارهای BI میزان تاثیر انجام کار فوق را بر وضعیت سازمان سنجید.
دلایل استفاده از BI
در بسیاری از سازمان ها ارکان بهره وری به صورت واضح تعریف نشده است ولی کاهش زمان، هزینه، نیروی انسانی، افزایش درآمد و … را شاخص های سنجش بهره وری می دانند.
در حالت کلی برای بحث فرایندهای سازمانی ۳ شاخص ذیل می تواند ارکان بهره وری به حساب آید.
- زمان انجام فرایند
- هزینه انجام فرایند
- کیفیت انجام فرایند
یعنی اگر فرایندی با کمترین هزینه، زمان و بهترین کیفیت انجام شد می توان سازمان را در پروژه ارتقا بهره وری موفق دانست.
نرم افزارهای BPMS زمان را به خوبی اندازه گیری می کنند اما شاید در اندازه گیری هزینه و کیفیت ناتوان باشند که باید از طریق نرم افزارهای جانبی یا روش های غیر سیستمی اقدام به اندازه گیری هزینه و کیفیت نمود.
ورودی های سیستم BI
برای اینکه بتوانیم از سامانه هوش تجاری یا BI استفاده کنیم باید داده های شفاف و قابل اتکا داشته باشیم. یعنی باید فرایندهای ما داده های مورد نیاز برای محاسبه KPI ها را تامین کنند.
خروجی های سیستم BI
خروجی سیستم BI اصولاً گزارش است که یا به صورت نموداری یا به صورت جدولی ارائه می گردد. در طراحی گزارشات اصولاً سطوح سازمانی یا LEVEL ها مورد بحث قرار می گیرند. به صورت معمول گزارشات در سه سطح کاربری، مدیران میانی و مدیران عالی تهیه می شوند.
البته در حوزه BI گزارشات کاربری جایگاه چندانی ندارد و تاکید بر گزارشات مدیران میانی و مدیران عالی سازمان است.
مانیتورینگ فعالیت ها یا BAM
در زمان کار با نرم افزار BPMS یکی از فعالیت هایی که ضروری به نظر می رسد کنترل انجام کار یا همان فعالیت هاست. یعنی علاوه بر اینکه سیستم زمان انجام کار را ثبت می نماید نیاز است تا بر اساس گزارشات زنده و روزانه نحو انجام کار در ایستگاه های مختلف را مانیتور کرد و در صورت لزوم فعالیت متوقف شده یا انباشته شده در گلوگاه ها را شناسایی کرده و به نوعی در یک مسیر مطلوب هدایت کرد.
در نرم افزار BIZAGI بخش گزارشات BAM فعال است که به صورت خودکار اقدام به ثبت رویدادها و ارائه گزارشات در خصوص ایستگاه های کاری می نماید.
تحلیل حساسیت
تحلیل حساسیت به معنی بررسی نتایج تغییرات یکی از عوامل است. به عنوان مثال برای سنجش میزان تاثیر افزایش حقوق بر بهره وری سازمان باید از تحلیل حساسیت استفاده کرد. در برخی از موارد شاید هم در بسیاری از موارد نیاز است تا تحلیل حساسیت چند وجهی انجام شود. در تصویر ذیل نمونه ای از تعریف DIMENSION ها یا ابعاد مختلف برای تحلیل حساسیت یک فرایند را می بینید.
این مطلب جالب را از دست ندهید: مقایسه نرم افزار Bizagi با Processmaker
معرفی برخی ابزارهای BI قابل یکپارچه سازی با Bizagi
امروزه محصولات متفاوتی در حوزه هوش تجاری در بازار موجود هستند. یکی از ابزارهایی که در ایران فراگیر شده است و اکثر شرکت های ایرانی از آن استفاده می کنند QLIKVIEW است. این بسته امکان بسیار خوبی در اختیار کاربر قرار می دهند و امکان اتصال به پایگاه های داده های مختلف را فراهم ساخته است.
نرم افزار QLIKVIEW در سازمان های مختلفی بصورت موفق به نرم افزار Bizagi متصل شده است و به راحتی میتوان از خروجی های Bizagi در نرم افزار QLIKVIEW استفاده کرد.
این بسته یا سامانه هوش تجاری بسیاری از فرایندهای فنی سامانه های هوش تجاری خصوصاً ایجاد انبار داده را به صورت خودکار انجام می دهد و برای کار کردن با این نرم افزار نیاز دانش فنی بالایی نیست و با مقداری آموزش می توان از آن استفاده کرد.
کاربردی که سامانه هوش تجاری برای سازمان ها دارد به صورت مختصر در تصاویر ذیل قابل مشاهده است.
در واقع سامانه هوش تجاری برای هر بخش یا سگمنت از کسب و کار یک داشبورد ارائه می کند که می توان با کلیک کردن بر روی هر جزء به گزارشات تفصیلی رسید.