در این مطلب در نظر داریم دو مقوله مدیریت فرایند و سیستم سازی را مورد بررسی قرار داده و میزان همپوشانی ها، شباهت ها و تفاوت های این دو را تحلیل کنیم.
برای اینکه بتوانیم مقایسه بهتری در خصوص این دو مقوله داشته باشیم، باید در ابتدا گام‌های مربوط به هر یک را بطور جداگانه تشریح کنیم.
در گام نخست الگوریتم سیستم سازی را تشریح خواهیم کرد. در شکل پایین می توانید الگوریتم سیستم سازی را مشاهده نمایید.
در ادامه مطلب هر یک از مراحل را بصورت مختصر تشریح خواهیم کرد.
- تعریف ارزش‌های کسب و کار
تعریف ارزش‌های کسب و کار یکی از اولین و مهمترین گام‌های سیستم‌سازی کسب و کار است. منظور از ارزش‌های کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستون‌های اصلی هویتش است. فرآیند تعریف این ارزش‌ها میتواند به‌صورت زیر باشد:
- یک ایده را بیرون بکشید و آن را به بحث بگذارید.
- اگر پتانسیل آن وجود دارد ایده را بنویسید و همچنان در مورد آن بحث کنید.
- گام‌های قبلی را تکرار کنید.
- نتایج به دست آمده را با صدای بلند بخوانید.
- برای اصلاح و بررسی اصطکاک‌ها و تناقضات، ارزش‌ها را دوباره به بحث بگذارید.
- برای یک هفته به لیست ارزش‌ها پایبند باشید و سپس دوباره آن را اصلاح کنید.
- تعیین اهداف کسب و کار
اهداف کسب و کار، اهداف استراتژیکی هستند که مدیریت شرکت برای مشخص کردن پیامدهای مورد انتظار و هدایت کارکنان تنظیم میکند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت میکنند، فعالیت‌ها و وجود کسب و کار را توجیه میکنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیت‌هایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم مینمایند.
نحوه تدوین چشمانداز، ماموریت و اهداف استراتژیک
در ابتدا نیاز است ماموریت و چشمانداز کسب و کار را تعیین کنیم. برای این منظور ۴ مطالعه انجام میدهیم:
- مطالعه اسناد بالادستی (قوانین، مصوبه‌ها، ابلاغیه‌ها و الزاماتی که بر ما اثرگذار است)
- مطالعه میدانی (مصاحبه با مدیران ارشد و موسس وبنایندگذار کسب و کار)
- مطالعه تطبیقی (پنج کسب و کار داخلی و دو کسب و کار خارجی مشابه)
- مطالعه کانونی
- کشف سیستم‌های وضع موجود
لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستم‌ها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستم‌ها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
یک نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنید این است که سیستم‌ها در انواع کسب و کارها با ابعاد مختلف وجود دارند. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستم‌هایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است.
- مدلسازی سیستم‌های وضع موجود
در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستم‌های موجود بهتر است آنها را مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستم‌ها با یکدیگر (ورودی و خروجی‌های هر سیستم) و با موجودیت‌های خارجی نمایش داده شود.
منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستم‌های ما با آنها ارتباط دارند. برای مدلسازی ارتباط سیستم‌ها با یکدیگر و با موجودیت‌های خارجی می‌توانید از نموداری تحت عنوان DFD یا نمودار جریان داده استفاده کنید.
- استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستم‌ها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبع‌یابی و ارزیابی تامین‌کنندگان است.
- مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله بر اساس لیست فرایندهای استخراج شده در مرحله قبل باید فرایندهای کسب و کار خود را مدل کنید. یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی فرایندها کافی است.
- تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار میدهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
- استخراج فرایندهای مطلوب
در این بخش مشخص میشود کدامیک از سیستم‌ها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده در خصوص مدلسازی فرایندها نسبت به طراحی آنها اقدام کنید.
- اجرا کردن سیستم‌ها و فرایندها
چند روش برای اجرای فرایندها و سیستم‌ها وجود دارد:
- روش اول تدوین روش اجرایی و دستورالعمل (راهنما) برای هر فرایند است. البته اجرای فرایندها در حالت‌های غیرمکانیزه (تدوین روش اجرایی و دستورالعمل) مشکلاتی را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت.
- اجرای فرایندها بر بستر مکانیزه و فناوری اطلاعات، به آنها ضمانت اجرایی میدهد. یعنی امکان دارد برای فرایندهایمان راهنما نوشته باشیم و از پرسنل خود بخواهیم بر اساس آن راهنما عمل کنند ولی چه تضمینی میتوانیم بدهیم که واقعاً چنین اتفاقی میافتد؟
- پایش و کنترل سیستم‌ها و فرایندها
با طراحی شاخص و تعیین دوره‌های پایش، باید به اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی فرایندها و سیستم‌ها در دوره‌های زمانی تعیین‌شده پرداخت. با اندازه‌گیری کارایی، ورودی و مسیر اجرای فرایندها را پایش می‌کنیم و با اندازه‌گیری اثربخشی خروجی، و تأثیرات بلندمدت فرایند را ارزیابی می‌کنیم.
حال در ادامه مراحل مربوط به مدیریت فرایند را مرور خواهیم کرد. مراحل اشاره شده در پایین برگرفته از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند است که در حال حاضر بهترین رفرنس در حوزه مدیریت فرایند در دنیا به شمار می رود.
- شناسایی فرایند
در این مرحله، فرایندهای مربوط به کسب و کار شناسایی و مرزهای فرایند و ارتباطشان با همدیگر مشخص میشود. خروجی مرحله شناسایی فرایند، معماری فرایند جدید یا به روزرسانی شده است که نمایی کلی از فرایندها در کسب و کار و روابطشان با یکدیگر را مشخص میکند. در معماری فرایندها طی یک ساختار سلسله مراتبی اقدام به شناسایی لیست فرایندها از بالا به پایین خواهم کرد.
- کشف فرایند
در کشف فرایند که مدلسازی فرایند as-is نامیده میشود، وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای مرتبط مستند میشود و معمولاً به شکل یک یا چند مدل فرایندی as-is در می‌آید. این مرحله طراحی فرایند نیز نامیده میشود. با این حال کشف فرایند اصطلاح مناسب‌تری است زیرا فرایند موجود به طور ضمنی در راس مجریانی است که آنرا اجرا میکنند. هدف این مرحله، عموماً کشف فرآیند است و نه طراحی آن.
- تحلیل فرایند
در این مرحله، موضوعات مربوط به فرآیند as-is شناسایی و مستندسازی میشود و درهر زمان که ممکن است با استفاده از شاخص عملکردی سنجیده میشود. خروجی این مرحله مجموعه‌ای ساختاریافته از مسائل است. این مسائل به طور معمول از نظر تأثیر آنها و گاهی اوقات نیز از نظر تلاش مورد نیاز برای حل آنها اولویت‌بندی میشوند.
- بهبود فرایند
هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است و به سازمان کمک میکند که به اهداف عملکردی خود برسد. برای این منظور، گزینه‌های تغییر چندگانه با استفاده از شاخص‌های عملکردیِ انتخاب شده مورد تحلیل و مقایسه قرار می‌گیرند.
- پیاده‌سازی فرایند
در این مرحله، تغییرات مورد نیاز برای حرکت از فرآیند as-is به سمت فرایند to- be باید تهیه و اجرا شود. پیاده‌سازی فرآیند دو جنبه را مد نظر قرار میدهد: مدیریت تغییر سازمان و مکانیزه شدن فرآیند. مدیریت تغییر سازمان به مجموعه‌ای از فعالیت‌های مورد‌نیاز برای تغییر شیوه‌ی کار مجریان فرایند اشاره دارد. از سوی دیگر، مکانیزاسیون فرایند به توسعه و استقرار سیستم‌های فناوری اطلاعات اشاره دارد.
- نظارت و کنترل فرایند
هنگامی که فرایندی که بهبود یافته در حال اجراست، برای تعیین کارایی عملکرد، داده‌های مرتبط با توجه به شاخص‌های عملکردی و اهداف عملکردی آن جمع آوری و تجزیه و تحلیل میشوند. گلوگاه‌ها، خطاهای مکرر یا انحراف نسبت به رفتار مورد نظر، شناسایی شده و اقدامات اصلاحی انجام می شود. مسائل جدیدی ممکن است در همان فرایند یا در فرآیندهای دیگر بوجود آیند که نیاز به تکرار چرخه دارند.
در ادامه در نظر داریم بررسی کنیم که سیستم سازی و مدیریت فرایند در چه مراحلی مشترک و در چه گام هایی متفاوت هستند.
برای نمایش بهتر این همپوشانی و تفاوت از ماتریس استفاده خواهیم کرد. به این ترتیب که در سطرهای ماتریس گام های مربوط به الگوریتم سیستم سازی و در ستون ها مراحل مربوط به استقرار مدیریت فرایند را قرار داده ایم.Z
| / | معماری | کشف | تحلیل | بهبود | پیاده سازی | نظارت و کنترل |
|---|---|---|---|---|---|---|
| تعریف ارزش ها | - | - | - | - | - | - |
| تعیین اهداف | - | - | - | - | - | - |
| کشف سیستم‌های موجود | - | - | - | - | - | - |
| مدلسازی سیستم های وضع موجود | - | - | - | - | - | - |
| استخراج فرایندهای موجود هر سیستم | - | - | - | - | - | - |
| مدلسازی فرایندهای موجود هر سیستم | - | - | - | - | - | - |
| تحلیل و بهبود فرایندهای موجود | - | - | - | - | - | - |
| استخراج فرایندهای مطلوب | - | - | - | - | - | - |
| اجرا کردن سیستم ها و فرایندها | - | - | - | - | - | - |
| پایش و کنترل سیستم ها و فرایندها | - | - | - | - | - | - |
در ادامه همپوشانی هر یک از گام های سیستم سازی با هر یک از گام های مدیریت فرایند با زدن ستاره (*) در ماتریس مشخص شده است.
| / | معماری | کشف | تحلیل | بهبود | پیاده سازی | نظارت و کنترل |
|---|---|---|---|---|---|---|
| تعریف ارزش ها | - | - | - | - | - | - |
| تعیین اهداف | - | - | - | - | - | - |
| کشف سیستم‌های موجود | - | - | - | - | - | - |
| مدلسازی سیستم های وضع موجود | - | - | - | - | - | - |
| استخراج فرایندهای موجود هر سیستم | * | - | - | - | - | - |
| مدلسازی فرایندهای موجود هر سیستم | - | * | - | - | - | - |
| تحلیل و بهبود فرایندهای موجود | - | - | * | - | - | - |
| استخراج فرایندهای مطلوب | - | - | - | * | - | - |
| اجرا کردن سیستم ها و فرایندها | - | - | - | - | * | - |
| پایش و کنترل سیستم ها و فرایندها | - | - | - | - | - | * |
بار دیگر تاکید میشود در ۶ مرحله ای که بین دو مقوله همپوشانی وجود دارد نیز تفاوت هایی می توان متصور شد که یکی از آنها سطح و تکنیک های مورد استفاده در مدلسازی است. در مدیریت فرایند مدلسازی با جزئیات بیشتر و تکنیک های دقیق‌تری انجام خواهد شد. در واقع در مدیریت فرایند از استاندارد BPMN2 با انواع پترن ها و نمادهای موجود در این استاندارد استفاده خواهد شد در حالیکه در سیستم سازی این سطح از تخصص و جزئیات مهم نیست.بر اساس خانه های مشخص شده در ماتریس بالا، ۶ مرحله اشاره شده در مدیریت فرایند با ۶ گام از الگوریتم سیستم سازی همپوشانی و مشابهت دارد. البته این ۶ مرحله در مدیریت فرایند و سیستم سازی با یکدیگر تفاوت هایی نیز دارند لیکن تفاوت اصلی سیستم سازی و مدیریت فرایند در ۴ گام ابتدایی سیستم سازی است که در مطالب بعدی در مورد آنها مطالبی را خواهیم نوشت. یکی از دلایلی که تاکید می کنیم متخصصین مدیریت فرایند به سادگی می توانند به مشاورین سیستم سازی تبدیل شوند همین امر است.
این سطح از تفاوت تقریباً در همه ۶ مرحله مشترک مدیریت فرایند و سیستم سازی وجود دارد.
از سوی دیگر در سیستم سازی باید تا حدود زیادی در مورد چند سیستم اطلاعات با جزئیات بیشتری داشته باشیم. یعنی بر خلاف مدیریت فرایند که متخصصین این حوزه، خیلی در عمق و محتوای مربوط به فرایندها و حوزه های کاری ورود نخواهند کرد، متخصصین سیستم سازی، باید در مورد برخی از سیستم ها و فرایندهای مربوط به این سیستم ها اطلاعات خوبی داشته باشند.
در نظر داشته باشید که برخی از سیستم های پر کاربرد در کسب و کارها عبارتند از:
- سیستم فروش
- سیستم بازاریابی
- سیستم توسعه و مدیریت محصولات یا خدمات
- سیستم زنجیره تامین
- سیستم تولید و انبار
- سیستم ارائه خدمت
- سیستم مدیریت منابع انسانی
- سیستم منابع مالی
- سیستم مدیریت دارائی ها
البته بجز موارد اشاره شده در بالا، سیستم های دیگری نیز در کسب و کارها وجود دارد لیکن توصیه ما به شما عمیق شدن و ورود به جزئیات در مورد ۴ سیستم زیر است:
- سیستم فروش
- سیستم بازاریابی
- سیستم ارائه خدمت
- سیستم مدیریت منابع انسانی
پس به عنوان جمع بندی باید گفت یکی از تفاوت های مهم سیستم سازی و مدیریت فرایند، ورود به عمق بیشتر در مورد برخی سیستم ها در سیستم سازی است.
از تفاوت های اصلی دیگر بین این دو موضوع می توان به ۴ گام اول موجود در الگوریتم سیستم سازی اشاره کرد. این ۴ مرحله عبارتند از:
- تعریف ارزش ها
- تعیین اهداف
- کشف سیستم‌های موجود
- مدلسازی سیستم های وضع موجود
این ۴ گام، از مراحل مهم و کلیدی سیستم سازی هستند که در مدیریت فرایند به آنها پرداخته نمی‌شود.
لطفا توجه نمایید: سیستم سازی دارای ابعاد دیگری بجز سیستم سازی کسب و کار است که از جمله آنها می توان به سیستم سازی فردی اشاره کرد که در این خصوص در مدیریت فرایند هیچ بحثی به میان نخواهد آمد. مواردی که در بالا مورد اشاره قرار گرفته اند، تنها مربوط به یکی از ابعاد سیستم سازی یعنی سیستم سازی کسب و کار است.
پس سیستم سازی فردی و اطلاعات بیشتر در حوزه تکنولوژی های سیستم سازی از دیگر تفاوت های سیستم سازی و مدیریت فرایند است.
افرادی که مدیریت فرایند را به خوبی فرابگیرند، به راحتی می توانند به متخصص سیستم سازی نیز تبدیل شوند.
در مطالب بعدی در مورد شباهت ها و تفاوت های سیستم سازی و مدیریت فرایند بیشتر خواهیم گفت.