bpm چیست؟ مدیریت فرایند چیست؟ مدیریت فرایند کسب و کار و سوالاتی از این دست در این مطلب پوشش داده خواهند شد.
مطالبی که در مورد مدیریت فرایند در این نوشته مطالعه میکنید، برخی از مهم ترین آنها را در انتهای صفحه در قالب پادکست نیز میتوانید بشنوید. همچنین چند فیلم مهم در این صفحه قرار گرفته است که مشاده آنها را بسیار توصیه می کنیم.
امروزه دغدغه‌های اصلی سازمانها، دستیابی به راه‌ها و روش‌هایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسب و کار است. تعداد قابل ملاحظه‌ای که روند رشد فزاینده‌ای نیز دارند، از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای بهبود مؤثر استفاده میکنند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management = BPM)، شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار میرود.
مدیریت فرآیند کسب و کار با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمانها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها را ارایه میکند و با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مدیریت امور را سهل و کارآمد میکند. بر این اساس میتوان گفت مدیریت فرایند کسب و کار مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستند سازی، مدلسازی، تحلیل و بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد BPM مزایای ذیل را بدنبال دارد:
- توسعه و تعالی سازمانی
- ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
- جلب رضایت مشتریان
- چابکی سازمان و فرایندهای سازمانی
- یکپارچه سازی سازمان و فرایندهای سازمانی
رضایت خریداران از محتوای این فیلم، بسیار بالا است.
در واقع BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار، ادغامی از دانش و تحقیق در هم‌گرایی و اتصال بین مدیریت و فناوری اطلاعات است که شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است برای طراحی، فعال شدن، کنترل و آنالیز فرآیندهای کسب و کار که خود مستلزم نیروی انسانی، سازمانها، برنامه‌های نرم‌افزاری کاربردی، اسناد و دیگر منابع اطلاعاتی است.
فعالیت‌های اجرا شده توسط سازمان برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار را پوشش می‌دهد. سیستمهای BPM ابزار نرم‌افزاری برای مانیتور اجرای فرآیندهای کسب و کار هستند که این امکان را برای مدیران فراهم میکنند تا فرآیندها را آنالیز کنند و تغییرات لازم را نسبت به وضعیت اولیه ایجاد نمایند. در واقع BPM یک “مدل مدیریت” است که برای سازمانها این امکان را فراهم می‌آورد تا فرآیندهای کسب و کار را مانند دیگر اقلام سرمایه‌ای سازمان مدیریت کنند و بهبود دهند.
در یک سازمان با اندازه متوسط تا بزرگ، یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خوب، به محیط کسب و کار این امکان را می‌دهد تا براساس محیط رقابتی، تغییرات در فرآیندهای کسب و کار را روز به روز اعمال نماید.
BPM با مهندسی دوباره فرآیندهای کسب وکار متفاوت است. وجه تفاوت این دو در آنست که BPM قصد ایجاد تغییرات یکباره و انقلابی در فرآیندهای کسب وکار را نداشته بلکه تکامل مستمر آنها را مد نظر دارد. به علاوه BPM معمولا روش‌های مدیریت را با فناوری اطلاعات ترکیب میکند.
مراحل مدیریت فرایندهای کسب و کار
در ادامه به توصیف مراحل عمومی مدیریت فرایندهای کسب و کار خواهیم پرداخت.
مجموعه فعالیت‌های BPM به چهار دسته زیر تقسیم میشود:
طراحی فرایند(Process Design)
اجرای فرایند(Process Execution)
پایش فرایند (Process Monitoring)
بهبود فرایند (Process Improvement)
فیلم پایین را ببینید تا ظرف ۹۰ دقیقه با مراحل و گام های استقرار مدیریت فرایند آشنا شوید.
مراحل عمومی مدیریت فرآیندهای کسب و کار مجموعه فعالیت‌های BPM است که به چهار دسته زیر تقسیم میشود:
طراحی فرایند (Process Design):
این فاز شامل درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید می‌باشد. مدلسازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک میکند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند. نرم‌افزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء می‌باشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انباره‌هایی برای ذخیره مدل‌های فرآیند و ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.
همه متخصصین مستحضر هستند که به منظور انجام طراحی باید از ابزاهای تحلیل و طراحی مدیریت فرایند یا به اصطلاح CaseTools استفاده کرد و یکی از بهترین و مهم ترین ابزارهای موجود در دنیا نرم افزار ویزوال پارادایم است.
اجرای فرایند (Process Execution):
فرایند های مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند. وجود مدل‌های سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب میشود تا میزان یکنواختی اجرای فرایندهای کاری به تدریج افزایش یابد. سیستمهای مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله به جای مدل‌های فرآیندی مبتنی بر متن بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز نموده‌اند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل می‌باشد. برنامه‌نویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی بازدهی را در تعدادی از بخش‌ها افزایش داده و بوسیله کاربران بخوبی پذیرفته شده است. در این مرحله از قوانین کسب و کار که برای کنترل رفتار سیستم‌ها به کار می‌روند و یک موتور قوانین کسب و کار برای تصمیم‌گیری و اجرای فرآیندها استفاده میشود.
همچنین بر همه متخصصین خبره در سطح بین الملل روشن است که پیاده سازی و اجرای فرایندها در بهترین حالت ممکن از طریق BPMS امکانپذیر است.
مشاهده فیلم زیر بصورت جدی توصیه میگردد:
پایش فرایند (Process Monitoring):
همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایندهای کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.
بدیهی است پس از اینکه اجرای فرایندها را به نرم افزار BPMS واگذارید کردیم یعنی در زمان کوتاهی موفق به مکانیزه نمودن فرایندها با نرم افزار BPMS شدیم، نسبت به حالت های کاغذی و دستی امکان پایش و نظارت فوق العاده بالاتری خواهیم داشت. خصوصاً از طریق زیر ساخت BAM در سیستم های BPMS
بهبود فرایند (Process Improvement):
تحلیل ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می‌سازد. نتایج ناشی از پایش فرایندها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایندها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایندهای کسب و کار اصلاح گردد.
به منظور تایید مجدداً تاکید میشود که پس از اجرای فرایندها در حالتی طبیعی و در زمان مناسب و انجام پایش میتوان بهبودهای واقعی بر روی فرایندها اعمال نمود بطوریکه همه شنیده ایم املاء نانوشته را نمیتوان غلط گیری کرد.
دستاوردهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM چیست؟
در ادامه در نظر داریم به تشریح این موضوع پردازیم که مدیریت فرآیندهای کسب و کار موفق، بر مبنای اهداف کسب و کار، فرآیندهای کسب و کار را مانیتور و مدیریت می‌نماید و نتایج زیر حاصل اجرای آن است:
بهینه سازی و حذف فعالیت‌های غیر ضروری
بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سطح سازمانی و بین دپارتمان‌های سازمان، از اثرات مثبت اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان است. با حصول کارآیی بیشتر در اجرای یک فرآیند، عملاً کاهش هزینه حاصل خواهد شد و میتوان ارتباط مستقیمی بین مؤلفه کارآیی و کاهش هزینه برقرار نمود.
بهینه‌سازی یک فرآیند میتواند با افزایش کارآیی، کاهش هزینه و افزایش بازدهی در فرایند همراه باشد.
برای انجام بهینه‌سازی میتوان از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده نمود تا به کمک آن، فرآیندهای سازمانی، مانیتور، کنترل، آنالیز و مدیریت شود تا تصمیمات لازم برای بهینه‌سازی آنها انجام پذیرد. در نتیجه مدلسازی فرآیند، سازمان میتواند فرصت‌هایی برای حذف کارهای غیرضروری بدست آورد.
به علاوه سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار داده‌های مفیدی در زمینه هزینه‌های فرآیند، طول دوره اجرا، بارکاری، بازبینی و بهینه سازی براساس نتایج واقعی فراهم میکند.
چابکی کسب و کار
از دیگر مزایای اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار افزایش و بهبود مؤلفه چابکی کسب و کار است.
پارامترهای کسب و کار و شرایط بازار، به سرعت تغییر میکنند و مدیران کسب و کار نیاز به توانمندی دارند تا به این تغییرات به سرعت و به طور مؤثری پاسخ دهند.
با استفاده از BPM سازمانها قادر خواهند بود که محیط‌های کسب و کاری متناسب با نیاز مشتریان ایجاد کنند، تا بتوانند در سطح کسب و کار با ایجاد یک سبد رقابتی خود را سریعاً و به سادگی تطبیق دهند.
تطبیق
سازمان‌هایی که از BPM استفاده میکنند و فرآیندهای خود را اتوماسیون و بهینه‌سازی نموده‌اند، نتایج قابل ملاحظه‌ای در پاسخگویی و بهره‌وری مشاهده میکنند.
بهبود تصمیم گیری
با تجمیع همه اطلاعات مرتبط با یک فرآیند و ارائه اطلاعات به شرکای فرآیند، دقت و سرعت تصمیم‌گیری افزایش می‌یابد.
به دلیل اینکه اغلب فرآیندهای کلیدی، نیازمند اطلاعات از سیستمهای دیگر هستند، با استفاده از واسط‌های اطلاعات، از سیستمهای دیگر مانند ERP جمع‌آوری و در قالب اطلاعات فرآیند به شرکا ارائه میشود. به عبارت دیگر با ارائه اطلاعات به مدیران بر مبنای آنکه آنها دقیقاً چه می‌خواهند (بدون ارائه اطلاعات افزون)، فرآیندتصمیمسازی و تصمیم‌گیری بسیار راحت‌تر و سریع‌تر انجام میشود.
افزایش سرعت کسب و کار و رضایت مشتریان
مدیریت فرآیندهای کسب و کار میتواند با حذف تأخیرها، خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیند، موازی سازی فرآیندها و ایجاد محدودیت‌های زمانی برای هر قدم زمان سیکل را تا ۹۰% کاهش دهد. با کاهش زمان سیکل و حصول اطمینان از اینکه هیچ فعالیتی از قلم نمی‌افتد، مشتریان داخلی و خارجی سازمان سریع‌تر و راحت‌تر به اطلاعات و پاسخ های مورد نیازشان دست می‌یابند.
موارد بالا جز مزایای مستقیم مدیریت فرایند (BPM) به شمار میرود. استقرار مدیریت فرایند مزایای غیر مستقیم زیاد دیگری را نیز به همراه دارد که در ادامه در این خصوص توضیحاتی ارائه خواهیم کرد.
در یک جمله اگر بخواهیم بزرگترین مزیت غیر مستقیم مدیریت فرایند را بگوییم بهترین جمله عبارت است از: فرایند، DNA تمام سیستمهای مدیریتی است.
این جمله به این معنی است که چنانچه بخواهیم انواع پروژههای توسعهای را در سازمان انجام دهیم، مدیریت فرایند به عنوان یکی از گامهای اصلی، اولیه و پیش نیاز آن پروژه توسعهای به شمار میرود. به عبارت دیگر برای انجام بسیاری از پروژههای توسعه و بهبود، مدیریت فرایند لازم و پیش نیاز به شمار میرود. در ادامه برخی از اینگونه اقدامات توسعهای را برشمرده و به جایگاه مدیریت فرایند در آن اشاره خواهیم کرد:
- استراتژی
- معماری سازمانی و طرح جامع فناوری اطلاعات
- استقرار سیستم ERP
- انواع استانداردها از جمله ایزو
- تحلیل و طراحی سیستمهای اطلاعاتی
- محاسبه قیمت تمام شده
- بهره وری و عارضه یابی
- مدیریت کیفیت
- و…
در کتاب مدیریت فرایند برای مدیران، در مورد هر یک از موارد اشاره شده در بالا توضیحات جالبی ارائه شده است.
در ادامه می توانید چرخه مدیریت فرایند برگرفته از کتاب فوق العاده Fundamentals of Business Process Management را مشاهده نمایید.
این چرخه یکی از بهترین چرخه های مدیریت فرایند موجود در دنیا است و در عین سادگی بسیار کامل است.
در ادامه توضیحات مختصری در خصوص هر یک از مراحل اشاره شده در این کتاب عالی را تشریح خواهیم کرد.
شناسایی فرایندها: چند رویکرد به منظور طراحی و توسعه معماری فرایند ارائه شده است. استخراج معماری فرایندها یکی از گام های اولیه و اصلی استقرار مدیریت فرایند بوده و معمولاً پاشنه آشیل بسیاری از پروژه ها در این حوزه به شمار می رود. در فصل دوم کتاب به ارائه توضیحات بسیار مفید و کاربردی در زمینه استخراج معماری فرایندها اشاره شده است و یک روش فوق العاده برای این موضوع تشریح گردیده است.
این مطلب را هم بخوانید: عمارت وینچستر- یک داستان واقعی از نبود معماری
کشف فرایندها: وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای مرتبط مستند میشود و معمولاً به شکل یک یا چند مدل فرایندی as-is در می‌آید. این مرحله طراحی فرایند نیز نامیده میشود. با این حال کشف فرایند اصطلاح مناسبتری است زیرا فرایند موجود به طور ضمنی در راس مجریانی است که آنرا اجرا میکنند. هدف این مرحله، عموماً کشف فرآیند است و نه طراحی آن.
چند نکته بسیار مهم در مرحله کشف فرایندها:
نکته اول: مدلسازی فرایند فقط ترسیم نمودار BPMN2 نیست.
باید بدانید که مدلسازی فرایند صرفاً ترسیم نمودارهای فرایندی مثل BPMN2 نیست بلکه بجز نمودار فرایندی باید اطلاعات دیگری نیز در مورد فرایند مستند کنید. این اطلاعات در قالب شناسنامه فرایندی گنجانده خواهد شد. در این شناسنامه کلیه اطلاعاتی که در طول چرخه مدیریت فرایند اعم از تحلیل، پیاده سازی، پایش و کنترل به آن نیاز است، باید گنجانده شود.
نکته دوم: مدلسازی با رویکرد پیاده سازی
یکی از مهم ترین ریسک های پروژه های مدیریت فرایند و سایر پروژه های مشابه مدلسازی فرایندها به گونه های که است که در هنگام پیاده سازی نیاز به بازنگری، اصلاح و تکمیل آنها وجود دارد و این موضوع باعث ایجاد یک دوباره کاری اساسی در مدلسازی فرایندها خواهد شد. پس برای اجتناب از این دوباره کاری باید فرایندها را با رویکرد پیاده سازی مدل کنید.
مطلب مهم: چگونه فرایندها را مدلسازی کنیم که الزامات پیاده سازی را برآورده سازد؟
نکته سوم: مدلسازی همه فرایندها لازم نیست.
مدلسازی همه فرایندها لازم نیست. مدلسازی فرایندها کاری بسیار سخت و زمان بر است و بنا به گفته بسیاری از بزرگان این حوزه، سخت ترین گام در مدیریت فرایند، مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود است. قضیه جایی پیچیده تر می شود که می فهمیم فرایندها موجودات زنده ای هستند که دائم در حال تغییر هستند. حالا اگر بیاییم زمان زیادی را برای مدلسازی صرف کنیم، تا بخواهیم وارد مرحله پیاده سازی شویم یا فرایندها تغییر کرده است یا با مقاومت شدید سازمانی مواجه می شویم. زیرا مزایای مدیریت فرایند صرفاً با مدلسازی فرایندها نمایان نخواهد شد و باید چرخه مدیریت فرایند را کامل طی نمود.
نکته چهارم: استفاده از زبان مدلسازی BPMN2 بجای سایر زبان ها مثل فلوچارت
استانداردهای مختلفی برای مدلسازی فرایند وجود دارد منتها از بین تمام موارد اشاره شده، استاندارد BPMN2 از بقیه کاملتر و جذاب تر است. BPMN مخفف کلمه Business Process Modeling Notification است و بهترین زبان برای مدل سازی فرآیند های کسب و کار به شمار میرود.
نکته پنجم: استفاده از نرم افزارهای CaseTools بجای نرم افزارهایی مثل VISO
ابزارهای تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار، به معماران کسب و کار و مدلسازان و تحلیلگران فرایند کمک خواهد کرد که بتوانند از طریق آن عملیات مستندسازی، تجزیه و تحلیل فرایندها و ساده سازی فرایندهای پیچیده را به نحوه مطلوب انجام دهند. از بین انواع نرم افزارها بر اساس تحقیقات و تجربه فراوان، بکارگیری نرم افزار ویژوال پارادایم توصیه می گردد.
نکته هفتم: دانستن تکنیکهای مصاحبه در مدلسازی به اندازه دانستن اطلاعات در مورد BPMN2 اهمیت دارد.
این مطلب راهم بخوانید: صفر تا صد مدلسازی فرایندها با استاندارد BPMN
تحلیل فرایندها: این فاز به مثابه یک فیلتر عمل میکند. یعنی در این فاز مشخص میکنیم که کدام یک از فرایندها دارای مشکلات اساسی هستند و باید ابتدا نسبت به رفع این مشکلات اقدام نمود. در واقع فرایندهایی که دارای مشکلات اساسی هستند وارد مرحله بعد یعنی طراحی مجدد فرایندها خواهند شد.
بطور کلی میتوان در یک دسته بندی کلان روش های تجزیه و تحلیل فرایندها را به گروه تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها و تجزیه و تحلیل کمی فرایندها تقسیم نمود.
این مطلب را هم بخوانید: تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟
طراحی مجدد فرایندها: هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است و به سازمان کمک میکند که به اهداف عملکردی خود برسد. برای این منظور، گزینه‌های تغییر چندگانه با استفاده از شاخص‌های عملکردیِ انتخاب شده مورد تحلیل و مقایسه قرار می‌گیرند.
پیاده سازی فرایندها: در این مرحله، تغییرات مورد نیاز برای حرکت از فرآیند as-is به سمت فرایند to- be باید تهیه و اجرا شود. پیاده‌سازی فرآیند دو جنبه را مد نظر قرار می‌دهد: مدیریت تغییر سازمان و مکانیزه شدن فرآیند.
علیرغم اینکه فرایندها هم اکنون در سازمانها در حال اجرا هستند ولی کند بوده و با لختی زیادی مواجه اند، بطوریکه آنچه معمولاً مانع تحقق چرخه BPM در سازمانها شده است فاز پیاده سازی یا اجرای فرایندها است. ابزاری که اجرای فرایندها را تا حد بسیار زیادی تسهیل نموده و از کندی آنها می کاهد، نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است. نرم افزار BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان بدون کدنویسی و یا با کدنویسی حداقلی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود. پس میتوان دریافت که حلقه مفقوده بسیاری از پروژه های BPM در سطح کشور، استقرار یک نرم افزار BPMS مناسب و پیاده سازی فرایندها در این ابزار است.
نظارت و کنترل فرایند: هنگامی که فرایندی که طراحی مجدد شده است در حال اجراست، برای تعیین کارایی عملکرد، داده‌های مرتبط با توجه به شاخص‌های عملکردی و اهداف عملکردی آن جمع آوری و تجزیه و تحلیل میشوند . گلوگاه‌ها، خطاهای مکرر یا انحراف نسبت به رفتار مورد نظر، شناسایی شده و اقدامات اصلاحی انجام می شود. مسائل جدیدی ممکن است در همان فرایند یا در فرآیندهای دیگر بوجود آیند که نیاز به تکرار چرخه دارند.
پادکست های مدیریت فرایند
چرخه عمر مدیریت فرایند (فازهای BPM)
مهم ترین فاز مدیریت فرایند
به منظور آشنایی و تسلط روی مباحث مدیریت فرایندها (BPM) میتوانید در دوره های آموزشی مدیریت فرایندهای کسب و کار که توسط اساتید با تجربه برگزاری بیش از ۴۰۰ دوره آموزشی و سمینار ارائه میگردد شرکت نمایید. اطلاعات بیشتر در مورد سرفصل های دوره آموزش مدیریت فرایندها و دانلود پوستر دوره را از این قسمت میتوانید کسب نمایید.
خرده شکلات در مدیریت فرایند
آیا واقعا به نرم افزار BPMS نیاز داریم؟
وجه تمایز نرم افزارهای BPMS واقعی با اسباب بازی ها
گزینه های روی میز در مورد نرم افزارهای BPMS در کشور ما
در انتها ذکر این نکته ضروری است که به منظور اجرا و تحقق مناسب مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPM در سازمان ها بکارگیری متدولوژی مناسب از مهم‌ترین عوامل موثر در موفقیت یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) محسوب میشود.
بر همین اساس متدولوژی‌های بسیاری برای برآوردن نیازهای عمومی پروژه های BPM خلق شده‌اند که مدعی کارایی در تمامی پروژههای مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند. در ادامه مطالب سایت به معرفی تفصیلی تعدادی از متدولوژی‌ها یا چارچوبهای مطرح در زمینه BPM خواهیم پرداخت. برای اشنایی با هر یک از موارد نام شده روی عنوان ان کلیک و صفحه مربوط به آن را مطالعه نمایید.
عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرایند
در تصویر پایین 6 دسته از عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرایند را مشاهده می نمایید.
در ادامه به اختصار هر یک از عوامل را معرفی خواهیم کرد. عوامل کلیدی موفقیت فرایند همانطور که از نام آن پیدا است، عواملی است که در نظر نگرفتن آنها باعث شکست پروژه مدیریت فرایند خواهد شد.
برای استقرار موفقیت آمیز مدیریت فرایند صرف انجام مراحل آن کافی نیست و باید به عوامل ویژه ای توجه شود. نادیده گرفتن هر یک از این عوامل می تواند منجر به عدم موفقیت پروژه شود. استقرار مدیریت فرایند در عین سادگی از نکات و ظرافت های بسیار ویژه ای برخوردار است. در این بخش در خصوص برخی از مهم ترین عوامل کلیدی استقرار مدیریت فرایند صحبت کنیم.
- ستون اول: همسویی استراتژیک
- ستون دوم: حاکمیت مدیریت فرایند
- ستون سوم: متدولوژی مدیریت فرایند
- ستون چهارم: فناوری اطلاعات در مدیریت فرایند
- ستون پنجم: افراد در مدیریت فرایند
- ستون ششم: فرهنگ مدیریت فرایند
ستون اول: همسویی استراتژیک
فعالیت های مدیریت فرآیند و فعالیت های استراتژیک باید یکپارچه شده و یک رابطه همزیستی را تشکیل دهند. به عبارت ساده کلیه اقدامات در مدیریت فرایند باید با نگاه به استراتژی ها باشد.
ستون دوم: حاکمیت مدیریت فرایند
اجزاء حاکمیت فرایند
تصمیمات مدیریت فرایند
برای رسیدگی به شرایط مورد انتظار و غیرمنتظره و تصمیمات BPM ، چه زمانی و چه اقدااتی را می توان اتخاذ کرد؟ در واقع در این بند باید مشخص کنیم که فرایند مدیریت تغییرات در مدیریت فرایند به چه صورت است.
نقش ها و مسئولیت های مدیریت فرایند
در خصوص این بند دو نکته مهم وجود دارد.
- نکته اول: در هر مرحله از استقرار مدیریت فرایند چه کسانی چه مسولیت ها و نقش هایی دارند؟
- نکته دوم: متولی استقرار مدیریت فرایند در سازمان چه واحد یا افرادی هستند؟
ستون سوم: متدولوژی مدیریت فرایند
برای استقرار مدیریت فرایند متدولوژی ها و چارچوب های مختلفی وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:
- متدولوژی اشاره شده در کتاب Fundamentals of Business Process Management
- متدولوژی چانگ
- متدولوژی وسک
- متدولوژی AVE
- متدولوژی جستون
- و…
تیم ما در استقرار مدیریت فرایند از متدولوژی بومی سازی شده برگرفته از متدولوژی اشاره شده در کتاب Fundamentals of Business Process Management استفاده می نماید.
ستون چهارم: فناوری اطلاعات در مدیریت فرایند
سه نوع نرم افزار باید در پروژه های مدیریت فرایند استفاده شوند
- ابزارهای مدلسازی و تجزیه و تحلیل فرایند برای 4 مرحله اول استقرار مدیریت فرایند
- ابزارهای BPMS برای مکانیزاسیون فرایندها
- ابزارهای فرایندکاوی
ستون پنجم: افراد در مدیریت فرایند
ستون ششم: فرهنگ مدیریت فرایند
شرکت در دوره های آموزشی زیر میتواند شما را به یک متخصص مدیریت فرایند تبدیل نماید:
دوره آموزشی مدیریت فرایند (BPM)
دوره آموزشی مدلسازی فرایند با محوریت استاندارد BPMN
با بهترین رفرنس مدیریت فرایند در دنیا آشنا شوید- بر روی تصویر کلیک کنید
