فرآیند کسب و کار مجموعه ای از اقدامات قابل تکرار است که توسط یک تیم یا یک شرکت برای دستیابی به نوعی هدف کسب و کار برداشته میشود: مدیریت تحویل کالا، مونتاژ محصولات، استخدام کارمندان جدید و غیره.
جنبه اصلی فرآیندهای کسب و کار، تکرارپذیر بودن آنها است؛ فرآیند یک چیز یکبار مصرف نیست. بگذارید به مثال فرآیند معارفه کارکنان جدید را مرور کنیم. برای اینکه یک کارمند جدید وارد جریان کار شود، سازمان شما باید:
- فرم ها و مدارک اداری درست را تهیه و پخش نماید.
- مسئولیتی را در شرکت به آنها اختصاص دهد.
- تمام فن آوری های مورد نیاز آنها را آماده کند – دسترسی به ارتباطات، ابزارهای مدیریت پروژه و غیره.
- ایستگاه کاری را آماده نماید.
- فرد جدید را به تیم و همکاران معرفی کند.
- و غیره.
هر مرحله در اینجا ساختار یافته و قابل تکرار است. مهم نیست که چه تعداد کارمند استخدام میکنید، باید مراحل دقیقاً مشابهی را برای ورود آنها به محیط کار طی نمایید. اگر قدمی از قلم بیفتد، ممکن است منجر به داشتن کارمندی گمراه و یک روز کاری غیرمولد گردد. از طرفی، نقشه برداری از فرآیند یا سازماندهی آن با استفاده از نرم افزار بسیار آسان است و حتی میتوان آن را به یک چک لیست تبدیل کرد.
مزیت اصلی فرآیندهای کسب و کار این است که کسب و کار شما را ساده میکنند. به عنوان مثال میتوانید به مدیر خود بگویید که ” کارمند جدید را وارد فضای کار کنید” و مدیر با وجود یک فرآیند کسب و کار ساختاریافته، دقیقاً میداند که چه کاری باید مرحله به مرحله انجام دهد. این امر به نوبه خود و به چند دلیل، کار شما را بسیار کارآمدتر میکند:
- مسئولیت های واضح تر – همه میدانند که قرار است چه وظیفه ای انجام دهند. بنابراین کارمندانی خواهید داشت که همگی یک کار مشابه انجام می دهند؛ یا کارهایی وجود نخواهند داشت که انجام نشده است، زیرا هیچ کس فکر نمیکند که آن کار وظیفه اوست.
- خطاهای کمتر – از آنجا که هر کس سر جای خود قرار داشته و مسئولیت مشخصی دارد، خطای انسانی کمتری وجود خواهد داشت.
- بهره وری بالاتر – با توجه به اینکه وظایف به درستی در سازمان ابلاغ میشوند، کارکنان شما بهره وری بیشتری خواهند داشت؛ زیرا زمان کمتری در مورد مسائل سازمانی صرف میشود.
- هزینه های پایین تر – با افزایش بهره وری، کارمندان “خروجی” بسیار بهتری خواهند داشت زیرا وقت کمتری را صرف کار بیهوده نموده و بیشتر به کارهایی می پردازند که واقعا مهم هستند.
نمونه های فرآیند کسب و کار
تعداد بیشماری فرآیند کسب و کار وجود دارد و این چیزی است که در هر سازمانی یافت میشود. چه یک شرکت نوپای کوچک در زمینه بازاریابی محتوا باشید و چه یک شرکت بزرگ تولید گوشی های هوشمند پیشرفته، همه این کارها را از طریق فرآیندهای کسب و کار انجام میدهید.
فرآیند معرفی مشتری
یک آژانس هنگام آشنا شدن با مشتریان جدید، باید حرفه ای بودن، حسن نیت و تخصص خود را نشان دهد. اگر بخواهید یک مشتری بزرگ را جذب کنید، احتمالا دوست ندارید که تیم شما در آنجا نشسته و از خود بپرسد: “خوب، حال چه باید کرد؟” . اگر فرآیند مشخصی برای معارفه مشتری داشته باشید، سوال چه باید کرد را قبلا پشت سر گذاشته اید. برای مثال، بیایید این موضوع را در مورد یک آژانس بازاریابی بررسی کنیم.
- جلسه اولیه را برنامه ریزی کنید. با کسب و کار مشتری، نحوه کار آن صنعت، رقبا و غیره آشنا شوید.
- اهداف و دارایی های شرکت را ارزیابی کنید. بدانید مشتری از شما چه میخواهد و چگونه میتوانید از نقاط قوت او برای دستیابی به اهداف شرکت استفاده نمایید.
- KPI ها را تعریف کنید. مشتری میخواهد روشی برای ارزیابی پیشرفت شما داشته باشد که مطمئن شود شما نتیجه میگیرید.
- یک برنامه عملیاتی ایجاد نمایید. تیم شما قرار است طی هفته، ماه و سال آینده چه کاری انجام دهد.
- مشتری را مجاب کنید. ببینید آیا آنها استراتژی پیشنهادی را دوست دارند یا خیر. اگر نه، دوباره شروع کنید. پس از انجام این کارها، همه کارها را به افراد مناسبی از تیم خود اختصاص دهید.
فرآیند بازاریابی محتوا
بازاریابی محتوا میتواند کار بسیار آشفته و شلوغی باشد، مگر اینکه آن را به صورت فرآیندهای شفاف کسب و کار سازمان دهید. تا زمانی که روی این موضوع کار نکنید، در نهایت ۲۰ مقاله در حال انجام که در هاله ای از ابهام قرار دارند خواهید داشت و یک طراح کاملا گیج و یک وبسایت گیج کننده برای دنبال کردن- که به شدت منتظر مقاله هفتگی آنها هستید.
بسته به اینکه استراتژی شما چه باشد، روشهای مختلفی برای ایجاد گردش کار در بازاریابی محتوا وجود دارد. به عنوان مثال:
- نویسنده محتوا اولین پیش نویس مقاله را میگیرد و به پایان میرساند. پیش نویس شامل شرح تصاویر سفارشی است که قرار است در مقاله استفاده شود.
- بازاریاب، اطلاعات تماس اینفلوئنسر را جمع آوری میکند تا در انتهای مقاله برای تبلیغات و بازاریابی استفاده شود.
- ویراستار مقاله را تصحیح نموده و در مورد دستور زبان، سبک، هجی و غیره نکاتی را بیان میکند.
- طراح، تصاویر سفارشی را طبق خواسته ایجاد میکند و آنها را به نویسنده محتوا میفرستد.
- نویسنده نظرات را بررسی کرده، اشتباهات را برطرف نموده و تصاویر را به مقاله اضافه میکند.
- کارشناس سئو اطمینان حاصل میکند که مقاله با بهترین روش های بهینه سازی مطابقت داشته باشد و در نهایت مقاله را منتشر مینماید.
- بازاریاب برای اطمینان از اینکه مقاله خوانده میشود از ترکیبی از تبلیغات و خدمات ایمیلی استفاده میکند.
نقشه برداری، بهبود، مهندسی مجدد و اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
فرآیندهای کسب و کار اساساً، عناصر سازنده هر سازمان هستند. مسئله این است که برای بسیاری از مشاغل، فرآیندها سازماندهی نشده و ضمنی هستند. هر شخصی ایده کلی درباره آنچه اتفاق میافتد و آنچه باید انجام شود دارد اما این نظرات روی کاغذ نیست یا از طریق نرم افزار ردیابی نمیشود. برای دریافت خروجی بیشتر از فرآیندهای کسب و کار خود، ۴ کار وجود دارد که میتوانید انجام دهید:
- نقشه برداری از فرآیند کسب و کار
نقشه برداری از فرآیند کسب و کار کاملاً ساده است – احتمالاً شما ایده و دیدگاه خوبی در مورد نحوه کار کسب و کار خود دارید. اگر مدتی است که مشغول انجام کسب و کار خود هستید، قطعاً میدانید که چه چیزهایی در مورد آن وجود دارد. بنابراین میخواهید تمام مراحل را روی کاغذ بیاورید. برای این کار میتوانید از کاغذ واقعی، یک نرم افزار مدلسازی فرایند یا از نرم افزار مدیریت گردش کار (نرم افزار BPMS) استفاده کنید. پس از آن، میتوانید از یک نمودار برای تجزیه و تحلیل یا پیگیری فرآیند خود استفاده نمایید.
هرچه ابزار شما پیشرفته تر باشد، مزایای بیشتری نیز خواهید داشت. به عنوان مثال، نرم افزار گردش کار (نرم افزار BPMS) علاوه بر امکان نقشه برداری، به شما امکان میدهد فرآیند را به طور آنلاین پیگیری کنید.
برای کسب اطلاع از پروژه های انجام شما توسط ما اینجا کلیک کنید.
- بهبود فرآیند کسب و کار (BPI)
پس از این که تمام مراحل را مکتوب و مدل نمودید، ایده بهتری درباره نحوه کار کسب و کار خود خواهید یافت. درنهایت این امر شما را به سمت آغاز حرکتی برای بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) سوق میدهد. با داشتن دید از بالا به پایین، تشخیص نقاط ضعف در فرآیندها بسیار آسان است. بعضی اوقات وظایفی را پیدا میکنید که کاملاً بی فایده هستند؛ در بعضی مواقع نیز روش های کارآمدتری برای انجام وظایف پیدا خواهید کرد.
- اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA)
یکی از راه های بهبود فرآیندهای کسب و کار این است که تکنولوژی را وارد عرصه کنید (و این همان جایی است که اتوماسیون فرآیند کسب و کار به وجود میآید). برای هر کار سطح پایین – یعنی کار بیش از حد دستی – این شانس وجود دارد که نرم افزار بتواند آن را خیلی بهتر و سریعتر انجام دهد. برای مثال، یکی از اعضای تیم باید شخصی را که مسئول مرحله بعدی یک فرآیند است از طریق ایمیل باخبر کند. به جای اینکه به صورت دستی این کار را انجام دهید، نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) ، میتواند این کار را برایتان انجام دهد.
- مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR)
در برخی موارد، متوجه خواهید شد که فرآیندهای شما کاملاً از رده خارج شده اند. در چنین حالتی به جای اینکه چیزی قدیمی را بردارید و چیزهای دیگری به آن اضافه کنید، انجام دوباره کامل آن بسیار راحت تر است.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) به معنای بررسی فرآیندهای قدیمی و یافتن راه های جدید برای انجام آنها است. این کار میتواند به عنوان مثال با کمک تکنولوژی انجام شود. مثلا به جای اینکه حسابداری را به صورت دستی و در یک دفتر فیزیکی انجام دهید، میتوانید از برخی از نرم افزارهای حسابداری استفاده نموده و فرآیند قدیمی را کاملاً حذف نمایید.
یک مثال جدیدتر استفاده از قراردادهای هوشمند برای BPR است. DNN، شبکه خبری غیرمتمرکز، سیستم انتشارات خود را از طریق قراردادهای هوشمند قدرتمند نموده است. مقالات ارسالی نیاز به بازبینی توسط خوانندگان مختلف دارد تا بهترین موارد انتخاب شده و به سمت ویراستاران و در نهایت ناشران هدایت شوند. قراردادهای هوشمند میتوانند به شما کمک کند که مقالات را از طریق کانال های انتشار، مرحله به مرحله، انتقال دهید، در حالی که انحرافات را کاهش داده و کارایی را افزایش میدهند.
نتیجه گیری
اکنون که آشنایی خوبی در مورد نحوه عملکرد فرآیندهای کسب و کار دارید، ممکن است بخواهید نقشه برداری از آنها را انجام دهید و احتمالاً یک ابتکار BPI یا BPR را پیاده سازی نمایید و بهترین راه برای انجام این کار از طریق نرم افزار مدیریت گردش کار است. می توانید فرآیندهای خود را با استفاده از نرم افزار مدیریت گردش کار نقشه برداری، بهینه سازی و ساده سازی نموده و به سادگی اولین قدم را برای کارآیی بیشتر فرآیندهای خود بردارید.
در دوره های آموزش مدیریت فرایند می توانید به سرعت و کاملا کاربردی و عملیاتی با مدیریت فرایند و گامهای استقرار آن آشنا شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر روی تصویر زیر کلیک کنید.
منبع: