قابل توجه دوستان عزیز
مدرسه مدیریت فرایند در برگزاری سومین کنفرانس مدیریت فرایند هیچ مشارکتی ندارد
بحران کرونا، کوچک‌تر شدن اقتصاد در اثر تحریم‌ها و انتظار مشتریان برای دریافت خدمات و محصولات با کیفیت و به موقع، سبب وارد آمدن فشارهای متعددی به سازمانها و شرکتهای دولتی و خصوصی شده است. این امر اهمیت انعطاف‌پذیری، چابکی و اصلاح فرایندهای سازمانی را برای بقاء و رشد دوچندان کرده است. در شرایط نامطئن اقتصادی، چابکی کسب و کار و واکنش نشان دادن به موقع به تغییرات محیطی بسیار مهم است.
از سویی می دانیم نقش و جایگاه مدیریت فرایند (BPM) در کاهش هزینه ها، افزایش سرعت انجام فعالیت‌ها، چابک سازی، واکنش سریع به تغییرات محیطی و متعاقباً افزایش بهره‌وری، آن را به یکی از مهمترین ابزارهای نیل به اهداف سازمانی در سطح جهان تبدیل کرده است.
همچنین اسناد بالادستی نظام از جمله: بند ۱۲ سیاست‌های کلی نظام اداری ابلاغی مقام معظم رهبری که «بر وجه اثربخشی و کارایی در فرایندها و روش‌های اداری به‌منظور تسریع و تسهیل در ارایه خدمات کشوری» تاکید نموده و نیز بخشنامه سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور که در خصوص «دستورالعمل اصلاح فرایندها و روش‌های انجام کار موضوع ماده (۳۶) قانون مدیریت خدمات کشوری» است، اهمیت اجرا و درک این موضوع را در سطح نظام اداری کشور دو چندان کرده است.
به همین منظور در نظر داریم نخستین کنفرانس مدیریت فرایند را با هدف بهینه سازی عملکرد در بخش‌های دولتی و توسعه بینش و نگرش مدیران و کارمندان دستگاه‌های اجرایی در روز چهارشنبه مورخ ۲۸/۱۰/۱۴۰۱ به صورت حضوری برگزار نماییم.
این کنفرانس به پشتوانه مدرسه مدیریت فرایند با سابقه برگزاری بیش از ۵۰۰ دوره آموزشی در حوزه مدیریت فرایند و ارائه مشاوره تخصصی مدیریت فرایند به بیش از ۵۰ سازمان، به عنوان نخستین کنفرانس مدیریت فرایند را با هدف بهینه‌سازی عملکرد در بخش‌های دولتی و خصوصی و توسعه بینش و نگرش مدیران و کارمندان دستگاه‌ها برگزار خواهد شد.
شرکت در این کنفرانس فرصت های زیادی برای متخصصین مدیریت فرایند ایجاد خواهد کرد که برخی از آنها به قرار زیر است.
کنفرانس BPM یک رویداد بسیار مهم است که به دنبال تثبیت و تقویت بهترین درس ها، تجربه ها و الگوهایی است که در طی سال ها در طراحی و پیاده سازی مدیریت فرایند و سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار به دست آمده است.
کنفرانس های BPM همچنین یک تالار گفتگو برای مدیران فرایند و متخصصین در درک مسائل مختلف در زمینه مدیریت کسب و کار فراهم و محلی است که در آن رویه های بین المللی و تکنیک های مدرن در فرایندهای کسب و کار به طور کامل مورد بحث و مطالعه و ارائه قرار می‌گیرد. فرایندهایی که به نظر می‌رسد شایسته توجه هستند می توانند تبدیل به مدل استاندارد برای صنایع خاص شوند.
همچنین سعی خواهد شد نظریه های جدید تدوین شده و در طول کنفرانس BPM بیان شوند. این نظریه ها به دنبال ارتقاء و تعالی بخشیدن روش‌های مدیریت فرایند به منظور ارائه یک ایده تجاری جدید هستند و این امر به طور قابل ملاحظه ای به متخصصان حوزه مدیریت و نیز کسب و کارها کمک می‌کند تا مدیریت فرایند گردش کار خود را بهبود دهند.
کنفرانس BPM توسط متخصصین، دانشگاهیان برجسته و کارشناسان خبره ارائه میشود. از طرفی دیگر حضور مدیران و متخصصان از سازمان ها و شرکتها و صنایع مختلف به غنای این رویداد می افزایند و بینش آنها تا حد زیادی به دانش مدیریت فرایند کمک می‌کند.
متخصصان مدیران وکارشناسان می‌توانند با شرکت در کنفرانس مدیریت کسب و کار می توانند با روش‌ها، تکنیک‌ها و نظریه‌های جدید که در طول کنفرانس‌های BPM مطرح میشود، دانش خود را در این حوزه غنا بخشند.
این مطلب مهم را هم بخوانید: متدولوژی بومی استقرار مدیریت فرایند
این مطلب مهم را هم بخوانید: چند تجربه مهم از پروژه های مدیریت فرایند
یک مطلب مهم: مسیرنمای استقرار مدیریت فرایند
همانطورکه احتمالاً در مطالب قبلی مطالعه کرده اید، دو رویکرد کلی برای استقرار مدیریت فرایند وجود دارد.
- رویکرد اول: برون سپاری به تامین کننده بیرونی
- رویکرد دوم: استقرار مدیریت فرایند بصورت داخلی و با کمک منتور خارجی
تجربه ثابت کرده است که رویکرد دوم یعنی انجام مدیریت فرایند با استفاده از منابع داخلی سازمان و بدون نیاز به برون سپاری پروژه به پیمانکار از اثربخشی بالاتری برخوردار است.
با توجه به تجربیات قبلی ما و سابقه حضور ما در پروژه های متعدد مدیریت فرایند و نیازمندی های شرکت های ایرانی، جهت استقرار مدیریت فرایند با توجه به رویکرد دوم، شرح خدمات زیر پیشنهاد می گردد.
برخی از گام های اصلی این رویکرد عبارتند از:
- آماده سازی سازمان و فرهنگ سازی
- مربی گری استخراج معماری فرایندهای شرکت پتروشیمی پردیس
- مربی گری جهت مدلسازی وضعیت موجود فرایندهای منتخب
- مربی گری جهت تحلیل و بهبود فرایندهای منتخب
- مربی گری پیش پیاده سازی فرایندهای بهبود یافته
- مربی گری جهت پیاده سازی فرایندهای منتخب در نرم افزار BPMS
در ادامه برخی از مهم ترین این گام ها تشریح شده است.
بخش اول: گام های مربی گری و مشاوره جهت استقرار مدیریت فرایند
- آماده سازی سازمان و فرهنگ سازی
- تشکیل کمیته اجرایی و راهبری
کمیته اجرایی و راهبری متشکل از مجموعه مدیران و کارشناسان خبره واحدهای مختلف به‌منظور تصویب، ابلاغ خروجی فازهای مختلف پروژه و مشارکت در مراحل مختلف پروژه – معرفی اعضا با کمک نماینده کارفرما – و تدوین شرح وظایف آنها تشکیل می‌شوند.
- برگزاری دوره های آموزشی موردنیاز برای کمیته اجرایی و راهبری
این آموزش طی دو مرحله در دو گروه برگزار خواهد شد. سرفصل‌های آموزشی که برای گروه راهبردی ارائه میشود عبارت است از:
- چرایی مدیریت فرایند
- فلسفه مدیریت فرایند
- اهمیت مدیریت فرایند
- مزایای مدیریت فرایند
- نتایج به‌دست‌آمده توسط سایر شرکتهای پیشرو
- نقشه راه مدیریت فرایند
- مراحل پروژه و دستاوردهای آن برای سایر شرکتها و سازمانها
- ارائه فرمت و کاربرگ موردنیاز جهت اجرای فاز اول و آموزش تکمیل آن
- ارائه فرمت مورد نیاز جهت اجرای فاز اول به‌عنوان خروجی این فاز به‌عنوان معماری فرایند
- مشاوره انتخاب نرم افزار BPMS
بارها مشاهده شده است که علیرغم تاکیدات ما مبنی بر تهیه نرم افزار BPMS در فازهای ابتدایی، سازمان تهیه نرم افزار را به فازهای بعد از مدلسازی و تحلیل فرایندها موکول کرده که این اتفاق باعث از دست رفتن فرصت های زیادی شده است. صرف نظر از دلایل فنی، نوع ابزار میتواند محدودیتهایی در اجرای پروژه ایجاد کند که با انتخاب این ابزارها پیش از آغاز پروژه، محدودیتهای مربوطه لحاظ خواهد شد.
همچنین به دلیل اینکه ارزیابی، انتخاب، خرید، نصب و آموزش نرم افزار BPMS امری زمانبر خواهید بود، می توان با شروع مدلسازی های اولیه خود، این مسیر را طی کنید که پس از مدلسازی، تحلیل و بهبود بسته اول فرایندها، بتوانید بدون اتلاف وقت، آنها را مکانیزه کرده و هر چه سریعتر اولین خروجی های ارزشمند را به سازمان ارائه نمایید.
مهم ترین اقدامات در زمینه مشاوره انتخاب نرم افزار BPMS
- انتخاب معیارهای ارزیابی نرم افزارهای BPMS
- تهیه لیست کوتاه از نرم افزارهای BPMS مطابق با معیارها
- برگزاری جلسات دمو از فروشندگان لیست کوتاه
- انتخاب نهایی فروشنده نرم افزار BPMS
- مشاوره و نظارت بر عقد قرارداد با فروشنده نرم افزار BPMS
- راه اندازی دفتر مدیریت فرایند
به طور کلی استقرار، ارتقاء و بهبود هر سیستم و نظامی در سازمان نیازمند یک متولی سازمانی می باشد. مثلاً زمانی که سازمانی تصمیم می گیرد که سیستم مدیریت کیفیت (ایزو ۹۰۰۱) را در سازمان خود مستقر کند معمولاً واحدی به نام مدیریت تضمین کیفیت را تشکیل می دهد یا زمانی که سازمان قصد دارد سیستم ایمنی، بهداشت و محیط زیست را مستقر کند واحدی به نام مدیریت HSE را تشکیل می دهد. حتی در موضوعات تعالی سازمانی نیز معمولاً واحدی به نام مدیریت تعالی سازمانی تشکیل می شود. موضوع نظام مدیریت فرایند نیز از این قاعده کلی مستثنی نمی باشد.
مهم ترین اقدامات در زمینه راه اندازی دفتر مدیریت فرایند
- تعیین پیش نیازهای لازم و آماده سازی جهت دفتر مدیریت فرایند بر اساس وضعیت سازمان
- طراحی ساختار سازمانی دفتر مدیریت فرایند
- استخراج فرایندهای مدیریتی دفتر مدیریت فرایند
- استخراج فرایندهای پشتیبانی دفتر مدیریت فرایند
- استخراج سرویس های اصلی دفتر مدیریت فرایند
- استخراج سرویس های مکمل دفتر مدیریت فرایند
- استخراج نقش ها و شرح وظایف افراد حاضر در دفتر مدیریت فرایند
- ارائه و طراحی فرمت های اطلاعاتی لازم در دفتر مدیریت فرایند
- مربی گری استخراج معماری فرایندهای شرکت پتروشیمی پردیس
به دلیل اینکه معماری فرایندها و فرایندهای مدلسازی شده خوراک فازهای بعدی مدیریت فرایند را تشکیل میدهند و در صورت اشتباه در امر مدلسازی، دوباره کاری های زیادی به پروژه تحمیل خواهد شد، این پیشنهاد از اهمیت مضاعفی برخوردار است.
با توجه به تجربه بالای مشاور در زمینه مدیریت فرایند و استخراج معماری فرایندها در شرکت های مختلف، این فاز با سرعت بسیار بیشتری نسبت به روال معمول قابل انجام خواهد بود.
در این مرحله مهمترین اقدامات به شرح زیر می باشد:
- بررسی و تحلیل اسناد بالادستی و سوابق مرتبط سازمان
در این مرحله تمامی اسناد و مدارک بالادستی سازمان جهت تعیین مسیر و اهداف استقرار مدیریت فرایند از قبیل: نقشه استراتژیک، مدل کسب‌وکار، الزامات و قوانین بالادستی مرتبط با مدیریت فرایندها، لیست فرایندها، شناسنامه فرایندها، سیستم‌های اطلاعاتی موجود و… مطالعه و تجزیه و تحلیل می‌شوند.
- طراحی معماری وضع موجود فرایندها و نقشه فرایندی
با عنایت به بندهای قبلی یعنی مطالعه مستندات سازمانی و برگزاری آموزش و جلسات مربوط به کمیته راهبری و کمیته اجرایی معماری فرایندهای شرکت پتروشیمی پردیس طراحی خواهد شد. معماری فرایند یک مدل مفهومی است که ساختار سلسله مراتبی فرایندهای سازمان را نشان میدهد.
بخشی از معماری که فرایند را در سطح ۱ پوشش میدهد تحت عنوان “مدل کلان فرایند” یا به‌طور سادهتر معماری فرایند در سطح ۱ شناخته میشود. این سطح، فرایندهای اصلی را در یک سطح خیلی خلاصه نشان میدهد. هر یک از عناصر مدل کلان فرایند به یک فرایند کسب‌وکار مشخص در سطح ۲ اشاره دارد. سطح ۲ فرایندها را با جزئیات بیشتری نشان میدهد، اما هنوز هم کاملاً مختصر است. هر عنصر درون سطح ۲ به یک مدل فرایند در سطح ۳ اشاره می‌کند. مدل فرایند در سطح سوم نشان‌‌‌‌‌‌‌دهنده جزئیات فرایندها شامل جریان کنترل، داده‌های ورودی و خروجی و تخصیص افراد میباشد.
- طراحی ساختار سلسله مراتبی مطلوب فرآیندها (PHD- Process Hierarchy Diagram)
- مربی گری جهت مدلسازی وضعیت موجود فرایندهای منتخب
همواره مدلسازی تمام فرایندهای سازمان امری زمانبر و پر هزینه بوده و از این رو سازمان بایستی نسبت به مدلسازی تعدادی از فرایندها اقدام نماید. در این فاز ابتدا فرایندهای منتحب به منظور مدلسازی وضعیت موجود انتخاب و سپس با کمک مشاور، تیم مدیریت فرایند شرکت پتروشیمی پردیس اقدام به مدلسازی وضع موجود فرایندهای منتخب با استفاده از استاندارد BPMN در ابزار ویژوال پارادایم خواهند کرد. در ادامه شناسنامه مربوط به فرایندهای مدلسازی شده تکمیل خواهد شد. گفتنی است کلیه این مراحل تیم مدیریت فرایند شرکت پتروشیمی پردیس صورت گرفته و مشاور به عنوان راهنما در کنار تیم مذکور حضور خواهد داشت.
در این مرحله مهمترین اقدامات به شرح زیر میباشد:
- انتخاب فرایندهای منتحب به منظور مدلسازی وضعیت موجود
چه بسا لازم نباشد حتماً بر روی همه فرایندهای سازمان خود کار کنید و انتخاب تعدادی از آنها، عملکرد سازمان شما را دچار تحول مثبت اساسی نماید.
- برگزاری جلسه مصاحبه جهت مدلسازی فرایندهای منتخب با واحدهای متولی فرایند
- مربی گری مدلسازی وضع موجود فرایندهای منتخب با استفاده از استاندارد BPMN در ابزار ویژوال پارادایم
- مربی گری تکمیل شناسنامه فرایندهای منتخب
در این شناسنامه کلیه اطلاعاتی که در طول چرخه مدیریت فرایند اعم از تحلیل، پیاده‌سازی، پایش و کنترل به آن نیاز دارید گنجانده شده است.
برای هر یک از این فرایندها، یک شناسنامه استخراج میشود که شامل جداول زیر است:
- مشخصات فرایند
- ذی‌نفعان فرایند
- ورودی‌های فرایند
- خروجی‌های فرایند
- مستندات و مدارک مرتبط
- نام فرم‌ها و گزارش‌های مرتبط
- شرح فعالیت‌ها
- آسیب‌شناسی و عوارض فرایند
- شاخص‌های پایش و اندازه‌گیری فرایند
- ارسال فرایندها و مدل های ترسیم شده به واحدهای متولی جهت تایید
- دریافت نقطه نظرات واحد متولی فرایند و اعمال بر روی مدل و شناسنامه فرایند
- مربی گری جهت تحلیل و بهبود فرایندهای منتخب
در این مرحله مهمترین اقدامات به شرح زیر میباشد:
در این مرحله مهمترین اقدامات به شرح زیر می باشد:
- الویت بندی فرایندها
یکی از علل اولویت بندی فرایندها بالا بودن تعداد فرایندهای سازمان و محدود بودن منابع تیم مدیریت فرایند است که امکان بهبود، پیاده سازی یا حتی مدلسازی همه فرایندها یا تعداد زیادی از آنها بطور همزمان را سلب نموده است.
به منظور اولویت بندی فرایندها از تعدادی شاخص استفاده میشود که برخی از آنها عبارتند از:
- همراستا بودن فرایندها با اهداف سازمان
- تواتر انجام فرایند
- دامنه (گستره) سازمانی انجام فرایند
- سهولت مکانیزاسیون
- سهولت بهبود
- خلق ارزش برای مشتریان
- نظر مدیران ارشد
- تحلیل فرآیندهای وضع موجود و استخراج مشکلات و معضلات مرتبط با فرآیندها و ایدههای بهبود
مکانیزه کردن و پیاده سازی فرایندهای اشتباه، نه تنها به سازمان کمکی نخواهد کرد، بلکه سرعت اشتباه کردن را افزایش خواهد داد. در این مرحله تحلیل های لازم به منظور اصلاح فرایندهای وضعیت موجود انجام خواهد شد.
برخی از انواع تحلیل های انجام شده در این مرحله عبارتند از:
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده: در این تکنیک بررسی میشود که آیا هر یک از فعالیت‌های موجود در فرایند شما، ارزشی به فرایند یا سازمان میافزایند یا خیر. اگر خیر، آن را حذف کنید. سه نوع ارزش افزوده برای فرایند میتوان تعریف کرد.
تجزیه و تحلیل علت ریشه ای: این تکنیک، برای یک مشکل، به دنبال دلایل اصلی و ریشهای میگردد. سپس بررسی میشود که چه کاری میتوان برای حل آن انجام داد.
- استحراج ایده های بهبود مرتبط با فرایندهای تحلیل شده
همزمان با تحلیل فرایندها، ایده های بهبود برای رفع مشکلات شناسایی شده در مورد فرایندها استخراج خواهد شد.
- شناسایی فرایندهای موردنیاز که در شرکت تعریف نشده‌اند
این فرایندها از روش‌های زیر استخراج می‌شوند:
- تحلیل معماری وضع موجود بر اساس مهارت‌ها و خبرگی
- مقایسه با مدل‌ها مرجع – در اینجا از APQC مدل پایه و مدل مخصوص مربوط به صنایع نفت گاز
- مقایسه با نمونه‌های داخلی
- پیش پیاده سازی فرایندهای بهبود یافته
منظور از پیاده سازی فرایندها، مکانیزه کردن آنها خصوصاً با ابزارهایی مثل BPMS است.
پیش پیاده سازی یعنی تدوین فرآیندها به گونهای که به راحتی قابلیت الکترونیکی شدن و تغذیه در نرم افزار BPMS را داشته باشند- فرایندهایی که قابلیت مکانیزاسیون دارند تا سطح TASK که برای پیاده سازی در BPMS است مدلسازی می شوند و این سطح، مدلسازی سطح سیستم نام دارند.
در این مرحله برای فرایندهایی که قرار است در نرم افزار BPMS پیاده سازی شود، سند پیاده سازی تهیه خواهد شد. سند پیاده سازی، سندی است که به شما کمک می‌کند مدل فرایندی خود را به شکلی کامل و با جزئیات لازم و کافی جهت اجرا در بستر BPMS ترجمه کنید.
این سند تمامی اطلاعات مرتبط با فرآیندها را به‌منظور مکانیزاسیون از جمله وظایف، فعالیت‌ها، مسئولین انجام، اقلام اطلاعاتی و نوع آنها، قواعد کسب‌وکار حاکم بر فرآیند، فرم‌ها، گزارش‌ها و سایر توضیحات تکمیلی مرتبط شامل میشود.
در این مرحله مهمترین اقدامات به شرح زیر می باشد:
- بازنگری فرایندهای مدلسازی شده با رویکرد پیاده سازی
- استخراج فرم ها، فرمت ها و فیلدهای مورد نیاز جهت طراحی فرم ها
- استخراج قوانین، مقرارات، گزارشات مورد نیاز در خصوص هر فعالیت
- مربی گری جهت پیاده سازی فرایندهای منتخب در نرم افزار BPMS
در این فاز مشاور در کنار تیم مدیریت فرایند شرکت پتروشیمی پردیس در گام اول اقدام به نظارت بر پیاده سازی فرایندهای منتخب (10 فرایند) در نرم افزار BPMS خواهد نمود که توسط پیمانکار فروشنده نرم افزار انجام خواهد شد و در گام دوم در کنار تیم مدیریت فرایند پتروشیمی پردیس جهت پیاده سازی سایر فرایندهای منتخب بصورت داخلی
در این مرحله مهمترین اقدامات به شرح زیر می باشد:
- نظارت بر پیاده سازی فرایندهای منتخب (10 فرایند) که توسط پیمانکار فروشنده نرم افزار BPMS انجام خواهد شد.
- مشاوره جهت پیاده سازی فرایندهای منتخب توسط تیم مدیریت فرایند پتروشیمی پردیس در نرم افزار BPMS