جایگزینی فرآیندهای کاغذی قدیمی با نرم افزار اتوماسیون فرآیند راندمان را افزایش داد و کمک کرد شرکت تاسیس شده احساس کند یک استارت آپ جدید است.
چالش
شرکت Solutions Dresser Natural Gas که دفتر مرکزی آن در هیوستون تگزاس است ارائه دهنده پیشرو در زمینه اندازه گیری، لوله کشی و راه حل های ابزار دقیق برای توزیع گاز طبیعی و مشتریان انتقال گاز در بیش از ۱۰۰ کشور دنیا می باشد. وقتی که مالکیت کسب و کار به دست صاحبان جدید افتاد و از گروه بزرگتری خارج شده و به گروه جدید واگذار شد آنها فرصت کوتاهی برای تنظیم سیستم های IT خود داشتند.
بخشی از چالش مربوط می شد به کوچ کردن از فرآیندهای کاغذی و قدیمی که کلیدی برای عملیات مهندسی شرکت بودند. ایملدا بتینگر، توسعه دهنده شیرپوینت در Solutions Dresser Natural Gas توضیح داد: ما ۴-۶ ماه برای برگرداندن آنچه که از قبل وجود داشت فرصت داشتیم و نیاز به یک ابزار اتوماسیون فرآیند احساس می شد تا بتوانیم با توجه به محدودیت های زمانی این کار را به سرعت انجام دهیم.»
مایکروسافت آفیس ۳۶۵ به عنوان بستری برای شروع بازسازی و همچنین ابزاری برای اتوماسیون فرآیند به عنوان بهترین برنامه برای فرآیند اتوماسیون انتخاب شد. بتینگر نه تنها برگردان فرآیندهای قدیمی را یک فرصت شناسایی کرد، بلکه استفاده از اهرم نرم افزار اتوماسیون فرآیند با قابلیت بدون کد را نیز فرصتی برای ساختن یک چیز بهتر دانست. او می خواست کاربران غیر فنی در ایجاد فرآیندهای خود دخیل باشند و یک رابط کاربری ساده تر وجود داشته باشد که کارکنان را برای درگیر شدن و تعامل با جریان های کاری بیشتر تشویق نماید.
راه حل
عامل سرعت، نه تنها برای اجرای یک راه حل بلکه برای توسعه مداوم فرآیندها نیز فاکتور مهمی بود. نرم افزار اتوماسیون فرآیند به این دلیل که هر دوی این قابلیت ها را با خود به همراه داشت توانست رضایت ایملدا بتینگر را جلب نماید. نصب نرم افزار فقط ۳۰ دقیقه طول کشید و به این ترتیب او بلافاصله یک راه حل اتوماسیون فرآیند در اختیار داشت که به طور کامل با مایکروسافت آفیس ۳۶۵ از جمله شیرپوینت که به عنوان مخزن اسناد شرکت استفاده می شد، ادغام گردید.
او اولین گردش کار خود را در نرم افزار اتوماسیون فرآیند آغاز کرده و طی ۳۰ روز تکمیل نمود. به گفته بتینگر، این بازه زمانی شامل سرعت گرفتن و همراه شدن با روش های جدید انجام کارها و درک نقش ها و مقادیر فیلدهای مختلف بود. اما جریان‌های بعدی تنها دو روز برای ساخت، تست و راه اندازی زمان بردند.
در قدم اول چهار جریان کاری قدیمی با «کد سنگین» به سیستم جدید وارد شدند. این جریان های کاری قدیمی در دپارتمان های ساخت و مهندسی قرار داشته و چند فرآیند مبتنی بر اسناد بودند که هر یک شامل چند مرحله برای اخذ تاییدیه می شدند. هدف از پروژه جدید، تقسیم ۵۰ به ۵۰ میان تقلید از فرآیندهای قدیمی و افزودن ویژگی ها و عملکردهای جدید بود. در مورد تغییر فرآیند مدیریت فناوری اطلاعات ، سیستم تیکِتینگ(سیستم پشتیبانی از مشتریان) باید اصلاح شود تا آن را قابل ممیزی کند، به گونه ای که فقط شامل ضبط کردن تغییرات نباشد، بلکه نشان دهد که چه کسی آنها را تایید کرده است.
مفید بودن ساخت و تنظیم شدن سریع نرم افزار اتوماسیون فرآیند به ویژه زمانی ثابت شد که کووید-۱۹ رخ داد و دورکاری و انجام کارها از منزل ضروری شد. فرم درخواست یکسری تجهیزات و نرم افزارها ایجاد شد که کارمندان توانستند به صورت آنلاین آنها را تکمیل کرده و به بخش پذیرش شرکت ارسال کنند. به این ترتیب مانیتور، موس و صفحه کلید سفارش داده شد و در عرض دو روز در درب منزل به دست کارمندان رسید.
اصول اولیه فرآیندهای کاغذی و اسنادی اغلب بسیار ساده و قابل تکرار هستند و این به معنای آن است که عناصر هر جریان کاری جدید می تواند توسط دیگر بخش های کسب و کار، مجددا مورد استفاده قرار گیرد. در مورد جدیدترین جریان، یک فرآیند شکایت مشتری، در دو بخش شروع شد، اما برنامه این است که در نهایت آن را در سراسر شرکت اجرا کنیم.
نتیجه
استقرار سریع، ادغام یکپارچه با مایکروسافت آفیس ۳۶۵ و سهولت استفاده سه مزیت اصلی به کار گیری نرم افزار اتوماسیون فرآیند بوده است. در مجموع، این موارد باعث افزایش صرفه جویی در هزینه ها شده و کارایی شرکت Solutions Dresser Natural Gas را بالا می برند. تغییرات ایجاد شده در اسناد سریع تر انجام می شود، زیرا کاربران نهایی با یک رابط کاربری آشنا در شیرپوینت بسیار راحتتر کار می کنند. بدون اینکه دائماً لازم باشد از افراد خواسته شود، لیست وظایف تکمیل می شوند و ایمیل های تاییدیه ارسال می گردند.
از طرف دیگر نرم افزار اتوماسیون فرآیند بهبود مستمر گردش کار را نیز تسهیل می کند، چیزی که دستیابی به آن تا پیش از این دشوار بود. ایملدا بتینگر می گوید: “فرآیندهای قدیمی سال ها طول کشید تا ساخته شوند و اگر تیم ما نیاز به تغییر داشت، می بایست درخواستی برای آن ایجاد شود و ممکن بود یک ماه طول بکشد تا تصمیم گرفته شود که آیا واقعا چنین تغییری می تواند اجرا شود یا خیر. اکنون می‌توانیم قسمتی از یک بخش از یک راه حل جدید را بسازیم ، فورا از کاربران بازخورد دریافت کنیم و سپس به قطعه بعدی برویم.”
او همچنین می گوید: “تأثیر نرم افزار اتوماسیون فرآیند به تغییر فرهنگ شرکت کمک کرد و به آن انگیزه تازه ای داد. ما دوست داریم در مورد خودمان به عنوان یک استارت آپ ۱۳۰ ساله فکر کنیم. ما می‌توانیم با استفاده از ابزارها و ایده های جدید از مرحله طراحی اولیه راه حل، ایده هایی برای آن ارائه دهیم. “
او دیگر نیازی نداشت که Document Controller دفترچه های ثبت دستی را که برای فرآیندهای قدیمی از آن استفاده می کرد، نگه دارد؛ زیرا شماره های ثبت اکنون به طور خودکار اختصاص داده می شوند و ۱۵ درصد از وقتش به این ترتیب صرفه جویی می شد. اطلاعات گرفته شده در مورد تغییرات در فرآیند و تاییدیه ها همگی در یک سیستم می باشند و به این ترتیب تولید گزارش را با استفاده از Power BI آسان می شود.
گردش کارهای اولیه ساخته شده نمونه هایی را برای دیگر دپارتمان ها فراهم می کند و نشان می دهد که نرم افزار اتوماسیون فرآیند چگونه می تواند برای فرآیندها سودمند باشد و منجر به پذیرش گسترده آن توسط افراد شده است. بتینگر می گوید: “افراد از نرم افزار اتوماسیون فرآیند استقبال می کنند و ایده های مخصوص به خود را در حین استفاده از آن مطرح می نمایند. وقتی می بینم سوالات مشابهی در این باره به صندوق ورودی من می آید متوجه می شوم که تقاضا برای یک گردش کار جدید وجود دارد.”