اساس این تئوری بر این مبنا است که یک فرآیند از گام‌های زیادی تشکیل شده است که هر کدام از آن‌ها ظرفیت خاص خود را برای تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها دارند. اما فرآیند تنها با سرعت کندترین گام خود قادر به تولید می‌باشد. بنابراین، برای افزایش خروجی کل فرآیند باید ضعیف‌ترین گام آن (که گلوگاه نامیده میشود) شناسایی و تثبیت شود. تثبیت به معنای تأمین ظرفیت بالاتر برای کندترین مرحله فرآیند (با افزایش بهرهوری مرحله یا یافتن یک روش جایگزین برای آن) است. بدین‌ترتیب، خروجی کل سیستم افزایش مییابد. فرایندی که براساس آن تئوری محدودیتها به ایجاد بهبود در سیستم (در اینجا فرآیند) میپردازد، فرآیند مرحله‌ای نامیده میشود که یک فرآیند بهبود مستمر است و در ادامه تشریح شده است:
قدم اول: شناسایی گلوگاههای فرآیند: این محدودیتها ممکن است فیزیکی (مثل مواد، ماشین‌ها، افراد و سطح تقاضا) یا مدیریتی باشند. باتوجه به لغت‌نامه APICS، محدودیت هر فاکتور یا عاملی است که فرآیند را از رسیدن به سطح بالاتری از اجرا در راستای هدفش باز دارد (Blackstone and Cox,2004).
قدم دوم تصمیم بگیرید چگونه میتواند گلوگاههای فرآیند را تعدیل کرد: اگر گلوگاه فیزیکی باشد، هدف، افزایش اثربخشی گلوگاه است و باید سعی کرد آن را تعدیل نمود. اگر گلوگاه مدیریتی است نباید آن را به کار گرفت (تعدیل کرد) بلکه باید آن را حذف کرد و با یک سیاست جدید جایگزین نمود تا افزایش خروجی فرآیند را باعث شود (Goldratt,1994).
قدم سوم: همه چیز را باید متأثر از تصمیم مرحله (۲) قرار داد. یعنی همه اجزای سیستم (غیر محدودیتها) باید با بیشترین اثرگذاری محدودیت تنظیم شوند. زیرا محدودیتها خروجی سیستم را تعیین می‌کنند. همبارسازی با در نظر گرفتن محدودیت منبع، تاثیرگذارترین بهرهوری از منبع را فراهم می‌کند. منابع غیر محدودیت شامل ظرفیت موثر (ظرفیتی که از خروجی محدودیت پشتیبانی می‌کند) و ظرفیت بیهوده (ظرفیتی برای حفظ کردن در مقابل انحرافات سیستم و ظرفیتی که الان لازم نیست) هستند.
اگر غیرگلوگاهها بیشتر از ظرفیت موثرشان مورد استفاده قرار گیرند برای حفظ گلوگاه، خروجی را بهبود نمی‌دهند بلکه فقط فعالیت‌های غیرلازم را افزایش می‌دهند.
قدم چهارم: از بین بردن گلوگاه (کارآ کردن) فرآیند. مرحله چهارم گامی به سوی بهبود فرآیند است. در این مرحله که مرحله بسیار دشواری است، همه اجزای فرآیند باید در جهت از میان برداشتن گلوگاه بهکارگرفته شوند و اگر گلوگاه، مدیریتی و سیاسی باشد باید آن را از میان برداشت، نه اینکه بهبود داد.
قدم پنجم: اگر در مرحله‌های قبلی گلوگاه از میان رفته است، به مرحله نخست باز گردید. نگذارید اینرسی و سکون گلوگاه بعدی شود. اگر دیگر بهبود گلوگاه، بهبودی در فرآیند ایجاد نکرد یعنی گلوگاه فوق دیگر گلوگاه نیست و باید به سراغ گلوگاه دیگری رفت؛ زیرا همان‌گونه که گفته شد فرآیند همواره دارای گلوگاه است.