اگر سازمان را به مثابه یک موجود زنده مانند انسان در نظر بگیریم آنگاه می توانیم نتیجه بگیریم که هر یک از واحدهای سازمانی (اعم از واحدهای صفی و ستادی) به مانند اعضا و جوارح انسان می باشند و همانطور که کیفیت عملکرد هر یک از این اعضا بر کیفیت سلامت و عملکرد عمومی انسان تاثیر مستقیم دارند، این مساله درباره عملکرد واحدهای مختلف سازمانی و تاثیرگذاری آنها بر عملکرد کلی سازمان نیز صدق می کند.
حیات و پویایی سازمان به چشم انداز روشن، اهداف و استراتژی های آن بستگی دارد همانگونه که تپیدن قلب انسان ضامن زنده بودن اوست و در این میان نقش فرآیندهای هر کسب و کاری در تحقق اهداف و استراتژی های آن سازمان حیاتی و تاثیرگذار است، درست مانند نقش و اهمیت رگ ها در خونرسانی به اندام های انسان !
حال با این استعاره از سازمان ها و بنگاه های اقتصادی، اهمیت توجه به مدیریت چرخه فرآیندهای کسب و کار و سیستمی نمودن کارهای مختلف مانند برنامه ریزی، فروش و بازاریابی، بازرگانی، منابع انسانی، مالی و … و پرهیز از نگاه جزیره ای و وظیفه مدار در بخش های مختلف سازمان بر هیچ مدیری که دغدغه بهبود عملکرد را در واحد تحت امر خود دارد، پوشیده نیست.
امروزه یادگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای مدیران نه یک توصیه برادرانه بلکه یک ضرورت حتمی می باشد چرا که هیچ سیستم پویایی نمی تواند بدون برقراری ارتباطات سالم و سازنده با سایر سیستم ها زنده بماند و شرط یکپارچگی و انسجام سیستم ها با یکدیگر طراحی و پیاده سازی صحیح فرآیندهای آن سیستم می باشد تا ورودی ها و خروجی ها در مسیر صحیح و با صرف کمترین انرژی و هزینه حرکت کنند و موجب تغذیه درست فرآیندهای بعدی خود شوند و به این ترتیب سازمان را به حرکت در مسیر چشم انداز دربیاورند.
سالها پیش گمان می کردیم که آموزش مدیریت فرایند به واحد متولی مدیریت فرایندها در سازمان ها کفایت می کند تا این واحد بتوانند مدیریت فرایند را در سازمان مستقر کنند ولی سال ها تجربه به ما نشان داده است که علاوه بر واحد متولی، لازم است بدنه مدیران ارشد و میانی سازمان نیز در این خصوص آموزش ببینند.
در ادامه به ذکر چند دلیل می پردازیم که بر اساس آنها موکداً توصیه می گردد کلیه مدیران سازمان باید در مورد مدیریت فرایند آموزش ببینند.
- طبق نظر اقای ادوارد دمینگ، ۸۵ درصد مشکلات سازمان ها به دلیل فرایندها هستند و ۱۵ درصد فقط به افراد بر می گردد. یعنی در سازمان ها بجای تمرکز بر مدیریت افراد باید بر روی مدیریت فرایندها اقدام نمایند و این وظیفه خطیر مدیران ارشد به شمار می رود. در واقع مدیریت بر مبنای فرایندها یکی از مهم ترین وظایف مدیران به شمار می رود و برای همین منظور مدیران باید ابتدا شناخت و درک کافی در خصوص فرایند و مدیریت فرایند داشته باشند.
- اخذ تعهد از مدیران ارشد در مورد مدیریت فرایند. یکی از گام های ابتدایی در خصوص استقرار مدیریت فرایند آماده سازی سازمان است. با فرض اینکه مدیران ارشد نسبت به مزایای مدیریت فرایند و فرایندگرایی آشنایی نداشته باشند، فرهنگسازی پیش از اخذ تعهد میتواند بسیار مفید باشد. اخد تعهد به زبان ساده به این معنی است که مدیران ارشد بصورت رسمی حمایت خود از استقرار مدیریت فرایند در سازمان را اعلام میکنند. بدون اخد تعهد از مدیران ارشد، اجرای پروژه مدیریت فرایند با مشکلات جدی همراه خواهد شد.
- مدیران ارشد اسپانسر فرایندها هستند. یکی از ملاحظات مهم در اجرای پروژه های مدیریت فرایند، لحاظ نمودن دغدغه ذینفعان مختلف است. خصوصاً باید در تحلیل و بهبود فرایندها، دغدغه آنها را مدنظر قرار داد. معمولاً شش گروه ذینفع در هر فرایندی وجود دارد که عبارتند از: مشتری یا مشتریان فرایند (داخلی و خارجی)، مشارکت کنندگان در فرایند، موجودیت های خارجی مرتبط با فرایند مثل تامین کنندگان، مالک فرایند، اسپانسرها یا حامیان فرایند که در جهت بهبود عملکرد فرایند تلاش میکنند. گروه آخر ذینفعان همان مدیران ارشد هستند و دغدغه هایی از مثل این موارد را دارند: همسویی فرایندها با استراتژی ها، مشارکت فرایند در تحقق KPI ها، توانایی فرآیند برای انطباق با انتظارات مشتری، رقابت و شرایط بازار. پس بسیار مهم است که مدیران ارشد با موضوع مدیریت فرایند آشنا بوده و طی آن به عنوان یکی از کلیدی ترین ذینفعان حضور فعال داشته باشند.
پس توصیه می شود که علاوه بر اینکه واحد متولی مدیریت فرایند باید مدیریت فرایند را آموزش دیده و فرا بگیرد، مدیران سازمان نیز در سطوح مختلف نسبت به این مهم اقدام نمایند.
به نظر شما، چه دلایل دیگری را می توان برشمرد که بر اساس آن باید مدیران سازمان مدیریت فرایند را آموزش ببینند؟
نویسندگان: مهندس رمضانی، مهندس ثروتی