در این نوشته به این موضوع مهم خواهیم پرداخت که دلیل حساسیت مشاوران حوزه مدیریت فرایند از جمله تیم ما بر روی نرم افزارهای BPMS چیست و چرا ما باید در مورد نرم افزار های BPMS در فضای کشور احساس مسئولت داشته باشیم علیرغم اینکه فروشنده نرم افزار BPMS نیستیم.
این مطلب را اینگونه را آغاز می کنیم که مدیریت فرایند و استقرار آن مزایای زیادی برای سازمان ها به ارمغان خواهد آورد که احتمالاً در مورد آنها می دانید و در این نوشته قصد پرداخت به آنها را نداریم لیکن این مزایا چه زمانی محقق شده و بالفعل خواهند شد؟
زمانی که تمام چرخه مدیریت فرایند بصورت کامل مستقر شود. یعنی صرف انجام یک یا چند فاز به تنهایی برای سازمان ایجاد ارزش افزوده نخواهد کرد.
در تصویر زیر می توانید چرخه استقرار مدیریت فرایند را مشاهده کنید.
انجام یک، دو سه فاز اول مدیریت فرایند منهای پیاده سازی و اجرای فرایندها، عایدی قابل توجهی برای سازمان نخواهد داشت.
به عنوان مثال یک پروژه ساختمان سازی را در نظر بگیرید. شما در فازهای اول نقشه ساختمانی که می خواهید بسازید را خواهید کشید. ولی حتی اگر ده ها نقشه خوب و باکیفیت بکشید ولی ساخت ساختمان و اجرای و پیاده سازی آن نقشه ها را انجام ندهید چه چیزی به دست خواهید آورد؟ یک مشت کاغذ و نقشه. آیا هدف شما از اینکار این بوده است؟ قطعاً خیر.
از طرفی همانطورکه می دانید برای پیاده سازی فرایندها چند روش وجود دارد:
- سنتی
- مدرن
در روش های سنتی به ازای هر فرایند یک دستورالعمل یا روش اجرایی تهیه خواهد شد و از بدنه سازمان خواسته می شود که با مطالعه این دستورالعمل ها، فرایند را اجرا کند. منتها این اتفاق معمولاً رخ نخواهد داد. زیرا فرایندها روی کاغذ ضمانت اجرایی نخواهند داشت. پس باید راهی پیدا کرد تا اجرای فرایندها گارانتی و ضمانت شود. دنیا برای تحقق این مهم از فناوری اطلاعات استفاده می کند و بروز و ظهور فناوری اطلاعات در حوزه مدیریت فرایند، نرم افزارهای BPMS هستند. مکانیزاسیون فرایندها از طریق نرم افزارهای BPMS، نه تنها به آنها ضمانت اجرایی می دهد بلکه چندین مزیت فوق العاده دیگر به ارمغان خواهد آورد.
درست است که مشاوران مدیریت فرایند معمولاً نقشی در پیاده سازی فرایندها در نرم افزارهای BPMS ندارند و به اصطلاح آنها پشت فرمان BPMS نمی نشینند، ولی استقرار مدیریت فرایند مانند یک دوی امدادی است. خروجی پروژه ها و مشاوره های مشاوران و تحلیلگران فرایند که مدل های فرایندی ترسیم و بهبود یافته هستند، ورودی نرم افزارهای BPMS خواهند بود. یعنی بعد از مدلسازی و تحلیل و بهبود فرایندها، چوب را در اختیار تیم بعدی که تیم توسعه BPMS است قرار خواهند داد. اگر نفر بعدی که چوب را دریافت کرده است نتواند به سلامت و با کیفیت از خط پایان عبور کند چه اتفاقی رخ خواهد داد؟ زحمات تیم اول یا نفر اول نیز به هدر خواهد رفت.
اگر مشاوران مدیریت فرایند با بالاترین کیفیت فرایندها را مدلسازی کرده و تحلیل و بهبود دهند، اگر فاز پیاده سازی به دلایل مختلف از جمله ضعف در نرم افزار یا پشتیبانی، با کیفیت پایین انجام شود، زحمات مشاوران مدیریت فرایند نیز هدر خواهد رفت.
این مطلب را هم بخوانید: چرا Bizagi دیگر توسط ما توصیه نمیشود؟
پس طبیعی است علاوه بر خریداران نرم افزارهای BPMS، مشاورین و تحلیلگران حوزه مدیریت فرایند نیز در خصوص کیفیت نرم افزارهای BPMS و نحوه ارائه خدمات و پشتیبانی توسط شرکت های فروشنده، احساس مسئولیت داشته باشند.