همانطور که می دانید یکی از شاخص های کلیدی موفقیت در استقرار مناسب مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمانها، توجه به میزان بلوغ فرآیندهای سازمانی است.
در این مطلب می خواهیم 7 مورد از مهم ترین ضرورت های ارزیابی بلوغ فرآیندها را پیش از آغاز استقرار BPM در سازمان ها بیان نماییم. در ادامه در خصوص جایگاه ارزیابی بلوغ فرایندها در حین و پس از چرخه مدیریت فرایند توضیحاتی ارائه خواهیم کرد.
پس لطفا توجه نمایید: ارزیابی بلوغ فرایندها، پیش از استقرار مدیریت فرایند، در حین استقرار مدیریت فرایند و پس از استقرار مدیریت فرایند کاربرد دارد.
در ادامه 7 مورد از مهم ترین ضرورت های ارزیابی بلوغ فرآیندها را پیش از آغاز استقرار BPM در سازمان ها بیان خواهیم کرد.
ضرورت های ارزیابی بلوغ فرآیندها را پیش از آغاز استقرار BPM
1- ایجاد یک مبنا برای آغاز (Baseline Understanding)
انجام ارزیابی بلوغ، خط مبنایی برای وضعیت فعلی فرآیندهای سازمان شما را فراهم می کند. این ارزیابی می تواند نقاط قوت، ضعف و زمینه های بهبود فرآیندها را مشخص نماید. این خط مبنا برای اندازه گیری پیشرفت حاصل شده در طول چرخه عمر BPM ضروری است.
2- شناسایی شکاف با وضعیت مطلوب (Identification of Gaps)
ارزیابی بلوغ فرآیند به شناسایی دقیقتر شکاف بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب کمک می کند. این ارزیابی به سازمانها اجازه می‌دهد تا زمینه هایی را که نیاز به توجه و بهبود فوری دارند، اولویت بندی کرده و یک نقشه راه برای بهبود فرآیندها ایجاد نمایند.
3- کاهش ریسک (Risk Mitigation)
درک سطح بلوغ فرآیندهای موجود، به شناسایی ریسک ها و چالش های بالقوه کمک می کند. با پرداختن به ارزیابی بلوغ در اوایل چرخه عمر BPM، سازمان ها می توانند ریسک های استقرار BPM را کاهش داده و نسبت به اجرای بهتر آن اطمینان حاصل کنند.
4- تخصیص منابع (Resource Allocation)
ارزیابی بلوغ پیش از آغاز BPM، به تعیین منابع مورد نیاز (انسانی، مالی، فناوری و …) برای پروژه های BPM کمک می کند. این ارزیابی همچنین امکان تخصیص و برنامه ریزی بهتر برای منابع را نیز فراهم می کند و تضمین می کند که سازمان ابزار لازم برای پیاده سازی و بهبود فرآیندها را در اختیار داشته باشد.
5- همسویی با اهداف کسب و کار (Alignment with Business Objectives)
ارزیابی بلوغ فرآیندها پیش از آغاز BPM تضمین می کند که اقدامات صورت گرفته در طول استقرار BPM با اهداف کلی کسب و کار که از قبل تعیین شده اند، همسو باشد. این اقدامات می تواند شامل مدلسازی فرآیند، پیشنهادات بهبود فرآیند، پیاده سازی فرآیند، تعیین شاخص برای پایش و کنترل فرآیند و … باشد.
6- ایجاد انتظارات واقع بینانه (Setting Realistic Expectations)
ارزیابی بلوغ فرآیند پیش از آغاز BPM، تصوری واقع بینانه از آنچه می توان در کوتاه مدت و بلند مدت به دست آورد، ارائه می دهد. در واقع این ارزیابی، انتظارات واقع بینانه ای را برای ذینفعان در مورد مدت زمان مورد نیاز برای استقرار BPM و دستاوردهای محتمل از اجرای آن بوجود می آورد.
7- کمک به تصمیم گیری (Enhanced Decision-Making)
یکی دیگر از ضرورت های ارزیابی بلوغ پیش از آغاز BPM این است که نتایج این ارزیابی، اطلاعات مهمی را در اختیار تصمیم گیرندگان می گذارد. این اطلاعات می تواند برای اولویت بندی فرآیندها برای استقرار، میزان سرمایه گذاری منابع بر روی فرآیندها، تعیین اولویت های بهبود فرآیندها و … مورد استفاده قرار بگیرد.
در ادامه در خصوص جایگاه ارزیابی بلوغ فرایندها در حین و پس از چرخه مدیریت فرایند توضیحاتی ارائه خواهیم کرد.
در ابتدا برای دوستانی که با چرخه مدیریت فرایند آشنا نیستند، معرفی مختصری در خصوص مراحل استقرار مدیریت فرایند توضیحاتی ارائه خواهیم کرد.
در تصویر زیر چرخه عمر مدیریت فرایند برگرفته از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند Fundamentals of Business Process Management را مشاهده مینمایید.
این مطلب را هم بخوانید: چرخه مدیریت فرایند برگرفته از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند
جایگاه ارزیابی بلوغ فرایندها حین و پس از چرخه مدیریت فرایند
پیش از پرداختن به این موضوع، ذکر این نکته ضروری است که ارزیابی بلوغ فرآیند تقریبا همه بخش های چرخه مدیریت فرآیند را در برگرفته و تمامی فازهای چرخه، کم و بیش با آن در ارتباط هستند لیکن در برخی از مقاطع در استقرار مدیریت فرایند، نمود و اهمیت بالاتری دارد.
جایگاه ارزیابی بلوغ فرایندها پس از استخراج معماری فرایندها (ابتدای چرخه)
ارزیابی بلوغ را می توان بصورت کلی و برای همه فرایندهای یک سازمان یا به ازای هر فرایند انجام داد. انجام ارزیابی بلوغ فرایندها برای همه فرایندهای یک سازمان طبیعتاً بصورت کلی بوده و خیلی نسخه دقیق و عملیاتی برای ما ایجاد نخواهد کرد لیکن در برخی مواقع قابل استفاده است. البته انجام این گونه ارزیابی ها نسبت به حالت دوم یعنی به ازای هر فرایند در زمان بسیار کوتاه تری قابل انجام است.
ارزیابی بلوغ فرایندها به ازای هر فرایند باید پس از استخراج معماری فرایندها و مشخص شدن لیست آنها انجام شود. البته این نوع ارزیابی دقت بالایی داشته و زمان بیشتری را نیز خواهد داشت.
کاربرد این ارزیابی به منظور تعیین وضعیت فعلی بلوغ هر یک از فرایندهای سازمان خواهد بود. یعنی پیش از استقرار گام های اصلی مدیریت فرایند سازمان بداند وضعیت هر یک از فرایندهایش به چه صورتی است. تا زمانی که ندانیم کجا ایستاده ایم و وضعیت موجود ما چیست، نمی توانیم به سمت مطلوب حرکت کنیم.
جایگاه ارزیابی بلوغ فرایندها پس از پیاده سازی و پایش فرایندها (انتهای چرخه)
پس از استقرار و پیاده سازی هر فرایند در سازمان و در انتهای چرخه، نیز بسیار توصیه میشود بلوغ فرایندهای سازمان را مورد سنجش قرار دهیم تا مشخص شود اقدامات انجام شده در طول چرخه چه تاثیری بر افزایش بلوغ فرایندها داشته است و آیا اقدامات انجام شده اثربخش بوده است یا خیر.
در مطالب بعدی در خصوص جایگاه ارزیابی بلوغ فرایندها در چرخه مدیریت فرایند توضیحات بیشتری ارائه خواهیم کرد.