به منظور انجام پروژه مدیریت فرایند مانند بسیاری از انواع پروژه های دیگر، یکی از نخستین گام ها انتخاب چارچوب یا متدولوژی مناسب جهت انجام پروژه مدیریت فرایند است.
استفاده از متدولوژی مناسب از مهمترین عوامل تاثیرگذار در موفقیت یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) محسوب میشود. متدولوژی عبارت است از مجموعه‌ای سازمان یافته از رویه‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها است که برای راهبری پروژه در چرخه حیات آن و دستیبابی به اهداف و کاهش مشکلات درجریان پروژه توسعه یافته است.
برای انجام پروژه های مدیریت فرایند چارچوب های و روش های مختلفی وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:
هر یک از چارچوب های فوق نقاط قوت و ضعف خاص خودش را دارد که برای مطالعه در مورد هر چارچوب می تواند بر روی عنوان آن کلیک کنید.
در نهایتا در این مطلب در نظر داریم دو چارچوب چانگ و چارچوب معرفی شده در کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) را با یکدیگر مقایسه و شباهت ها و تفاوت های این دو مورد را بیان کنیم.
در ادامه مراحل مربوط به استقرار مدیریت فرایند برگرفته از کتاب Business Process Management Systems را مشاهده خواهید کرد.
جیمز چانگ بنیانگذار و رئیس شرکت مشاورین Ivy می‌باشد. وی تجربیات گسترده‌ای در زمینه‌ی پیاده‌سازی راه‌کارهای کسب و کار با قابلیت برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) و راه‌کارهای یکپارچگی فرآیند- محور برای ۵۰۰ شرکت Fortune دارد. آقای چانگ مقالات زیادی در باب مدیریت فرایندهای کسب و کار و یکپارچهسازی سازمان نوشته است.
در ادامه در تصویر پایین فازهای اصلی استقرار مدیریت فرایند برگرفته از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) را مشاهده مینمایید که از این به بعد به آن بطور اختصار فاندیمنتال خواهیم گفت. این چرخه یکی از بهترین چرخه های مدیریت فرایند موجود در دنیا است و در عین سادگی بسیار کامل است.
در ادامه شباهت ها، همپوشانی ها و تفاوت های مربوط به این دو چارچوب را برخواهم شمرد.
تفاوت اول
در چارچوب چانگ، فاز اول تعهد یا commitment وجود دارد که در چارچوب فاندیمنتال وجود ندارد. علت وجود این فاز در چارچوب چانگ این است که اقای چانگ تجربیات زیادی در زمینه استقرار ERP داشته اند و بدون اخذ تعهد از مدیران ارشد امکان پیاده سازی چنین سیستم هایی در سازمان ها وجود ندارد. در واقع به دلیل تغییرات زیادی که نرم افزارهای ERP به سازمان تخمیل می کنند، تعهد مدیریت از ضروری ترین گام ها و فازها است. با همین نگرش ایشان فاز تعهد را به مدیریت فرایند نیز وارد کرده اند.
حال باید به این موضوع پرداخت که چه اقداماتی باید در فاز تعهد انجام داد؟ برخی از مهم ترین اقدامات مربوط فاز تعهد عبارتند از:
- فرهنگ سازی
- اخذ تعهد از مدیران ارشد بابت حمایت از پروژه مدیریت فرایند
- انتخاب ابزارهای لازم برای استقرار مدیریت فرایند
- آموزش مدیریت فرایند و مباحث مرتبط به پرسنل ذیربط
اضافه کردن این فاز به ابتدای استقرار مدیریت فرایند توسط اقای چانگ اتفاق خوبی است. زیرا هنوز بسیاری از سازمان ها و مدیران آنها هستند که در مورد اهمیت مدیریت فرایند چیز زیادی نمی دانند.
آغاز مدیریت فرایند بدون آماده سازی سازمان و فراهم کردن زیرساختهای فرهنگی، دانشی و حقوقی لازم با ریسکهای زیادی همراه خواهد بود و با توجه به اینکه در کشور ما بلوغ مدیریت فرایند خیلی بالا نیست، این گام از اهمیت فزایندهای برخوردار است.
حتماً توصیه میشود پیش از آغاز پروژه مدیریت فرایند، اقدام به فرهنگ سازی در بدنه سازمان نسبت به موضوع شود. این مرحله یکی از مهمترین فازهای هر پروژه مدیریت فرایند است که چند ماه قبل از آغاز پروژه، اطلاعات به تدریج و قطره چکانی به بدنه سازمان منتقل شود. برای اینکار باید از همه انواع رسانه های موجود در دسترس استفاده نمود. همچنین برگزاری سمینار و دوره آموزش برای بدنه سازمان، مدیران میانی و مدیران ارشد میتواند بسیار موثر باشد. تجربه به ما نشان داده است برای این منظور برگزاری سمینار و دوره های آموزشی کوتاه مدت در سازمانها به منظور ارتقاء فرهنگ سازمانی در این زمینه و همسو نمودن بدنه سازمان و سطوح مختلف مدیریتی میتواند بسیار مفید باشد.
یکی دیگر از مهمترین اقدامات در فاز آمادهسازی اخد تعهد از مدیران ارشد سازمان است. با فرض اینکه مدیران ارشد نسبت به مزایای مدیریت فرایند و فرایندگرایی آشنایی نداشته باشند، فرهنگسازی پیش از اخذ تعهد میتواند بسیار مفید باشد. اخد تعهد به زبان ساده به این معنی است که مدیران ارشد بصورت رسمی حمایت خود از استقرار مدیریت فرایند در سازمان را اعلام میکنند.
اقدام بعدی مورد اشاره در فاز تعهد انتخاب ابزارهای لازم برای استقرار مدیریت فرایند است. معمولاً دو نوع ابزار در استقرار مدیریت فرایند بسیار می تواند مفید باشد. ابزار اول Casetool ها و ابزار دوم BPMS ها هستند.
BPMS یک تکنولوژی فوق العاده به منظور مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی بدون کدنویسی و یا با حداقل کدنویسی است. پیش از ظهور BPMSها به منظور الکترونیکی کردن فرایندها و گردش کارهای موجود در سازمان اقدام به برنامهنویسی و کدنویسی میکردند.
البته پیش از مکانیزه کردن فرایندها با BPMS باید آنها را مدلسازی و تجزیه و تحلیل کرد. ابزار تجزيه و تحليل فرايندهاي كسب و كار، به معماران كسب و كار و مدلسازان و تحلیلگران فرایند كمك خواهد كرد كه بتوانند از طريق آن عمليات مستندسازي، تجزيه و تحليل فرايندها و ساده‌سازي فرايندهاي پيچيده را به نحوه مطلوب انجام دهند. مدیریت فرایندهای سازمان بدون بکارگیری Case Tools امری بسیار زمانبر، پرهزینه، همراه با اشتباه، دوبارهکاری و قطعاً خطای انسانی خواهد بود. در حال حاضر یکی از بهترین ابزارهای موجود برای این منظور نرم افزار ویژوال پارادایم است.
البته انواع و اقسام Case Tools ها در دنیا وجود دارد که باید یکی از آنها را انتخاب نمود. پروسه انتخاب ابزار مورد نظر بعضاً زمانبر بوده و با پیچیدگیهایی همراه است. تیم ما پیشتر و درچند پروژه بزرگ کشوری این مسیر را پیموده است و جالب است که در همه موارد به نرمافزار ویژوال پارادیم رسیدهایم.
از دیگر اقدامات مورد اشاره توسط آقای چانگ تغییر ساختار سازمانی در ابتدای استقرار مدیریت فرایند است. در واقع ایشان معتقد است در ابتدای استقرار مدیریت فرایند باید ساختار سازمانی را مسطح نمود منتها با توجه به فرهنگ سلسله مراتبی حاکم در سازمان های کشور ما این تغییر به هیچ وجه توصیه نمی شود.
شباهت اول
در فاز دوم اشاره شده در چارچوب چانگ اقدامات مروبط به تحقیق (Research) انجام میشود. در این فاز معماری فرایندها استخراج و فرایندهای وضعیت موجود مدلسازی می شوند. این دو اقدام در واقع فازهای اول و دوم اشاره شده در چارچوب فاندیمنتال هستند یعنی شناسایی فرایندها و کشف فرایندهای وضع موجود.
سایر شباهت ها
فاز سوم در چارچوب چانگ تحلیل فرایندها است که مشابه این فاز در فاندیمنتال هم وجود دارد.
فاز بعدی در چارچوب چانگ طراحی فرایندها است که مشابه این فاز در فاندیمنتال طراحی مجدد فرایندها است. در این فاز فرایندهایی که نیاز به بهبود دارند مورد بازنگری و بهبود قرار خواهند گرفت.
فاز پیاده سازی در هر دو چارچوب با همین عنوان وجود دارد و همانطورکه می دانید بهترین ابزار برای پیاده سازی فرایندها، مکانیزه کردن آنها با نرم افزارهای BPMS است.
تفاوت بعدی
در چارچوب چانگ آخرین مرحله پشتیبانی است و در چارچوب فاندیمنتال نظارت و کنترل فرایندها. حسب نظر اقای چانگ در فاز پشتیبانی چند کار اصلی باید انجام شود.
یکی از مهم ترین اقدامات در این فاز حسب نظر اقای چانگ، بازبینی عملکرد فرآیندها و جمع‌آوری اطلاعات آماری آنها میتواند به وسیله‌ی نرم افزار BPMS صورت پذیرد. آمارهای عملکرد فرآیندها می‌توانند برای ما مشخص کنند که آیا پروژه BPM به اهداف اولیه‌ی طراحی که مد نظرش بوده است دست یافته است یا نه؟ اگر اهداف مد نظر به‌دست نیامده باشند، آمارها می‌توانند در تشخیص مشکلی که در طراحی وجود داشته کمک کنند، و بازخورد لازم جهت بررسی پیاده‌سازی را بدست دهند.
این اقدام در واقع همان مرحله آخر اشاره شده در چارچوب فاندیمنتال است منتها چند اقدام دیگر در این مرحله توسط آقای چانگ پیشنهاد می شود. یکی از این اقدامات آموزش به صاحبان و متولیان انجام فرایندها است.
گفتنی است در دوره های آموزش مدیریت فرایند ما، تلفیقی از چارچوب های رایج در مدیریت فرایند به همراه تجربیات حاصل از سال ها فعالیت کارشناسی، مشاوره ای وآموزش ما در حوزه مدیریت فرایند ارائه می گردد.
