در این نوشته سه چک لیست بسیار مهم سیستم سازی ارائه خواهد شد. چک لیست ارائه شده را نمی توانید در هیچ یک از کتاب ها و دوره های موجود سیستم سازی پیدا کنید زیرا بر اساس تجربیات 20 ساله ما در زمینه سیستم سازی در کسب و کارهای مختلف شکل گرفته است.
این سه چک لیست سیستم سازی واقعاً کلیدی و ارزشمند هستند.
پیش از پرداختن به چک لیست های سیستم سازی، یکبار دیگر بصورت کاملا مختصر و مفید الگوریتم سیستم سازی را مرور خواهیم کرد. علت این موضوع این است که بتوانیم درک کنیم که این چک لیست ها در کدام یک از مراحل سیستم سازی کاربرد دارند.
در صورت تمایل می توانید این مطلب را هم بخوانید: الگوریتم سیستم سازی کسب و کار چیست؟
چک لیست سیستم سازی- شماره 1 (چک لیست کشف سیستم های موجود در کسب و کار)
توضیحات چک لیست کشف سیستم های موجود در کسب و کار
هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است و هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا فرایند. در ابتدای راه و پس از تعیین ارزشها و اهداف، لازم است وضعیت موجود سیستمها را مشخص کنید. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستمهایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است.
لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستمها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستمها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
یک نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنید این است که سیستمها در انواع کسب و کارها با ابعاد مختلف وجود دارند. از یک کسب و کار کوچک چند نفره تا یک کسب و کار بزرگ چند هزار نفره. در همه کسب و کارها سیستمها هستند ولی امکان دارد در یک کسب و کار کوچک یک نفر متولی و مسئول چندین سیستم باشد ولی در یک کسب و کار بزرگ چندین نفر مسئول یک سیستم باشند. مثلاً در یک کسب و کار کوچک یک نفر مسئول تولید است و همان نفر مسئول خرید مواد اولیه، انبارداری و حمل و نقل ولی در یک کسب و کار بزرگ یک سیستم مثل خرید، خود دارای چندین متولی است.
پس اگر کسب و کارتان خیلی بزرگ نیست، نگران نباشید، حتماً در کسب و کار شما نیز تعدادی سیستم وجود دارد که بصورت نامرئی هستند و در واقع کسب و کار شما از این سیستم ها تشکیل شده است فقط باید بتوانید آنها را شناسایی و مرئی کنید. حتی اگر در مورد سیستم های کسب و کار کار خاصی انجام نداده و تاکنون سیستم سازی نکرده اید باید بدانید هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است.
شناسایی سیستمهای موجود به عنوان یکی از اولین گامهای اساسی در سیستم سازی به شمار می رود اما از کجا میتوان فهمید چه سیستم هایی در کسب و کار شما وجود دارد؟
کاربرد این چک لیست در الگوریتم سیستم سازی
همانطور که در تصویر پایین مشخص است، چک لیست کشف سیستم های موجود در کسب و کار در مرحله کشف سیستم های وضع موجود کاربرد دارد.
لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستمها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستمها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
شناسایی سیستمهای موجود به عنوان یکی از اولین گامهای اساسی در سیستم سازی به شمار میرود اما از کجا میتوان فهمید چه سیستم هایی در کسب و کار شما وجود دارد؟ معمولاً اینکار یعنی شناسایی سیستم های موجود در کسب و کار امری دشوارد است. به منظور راهنمایی بهتر لیست برخی از پرکاربردترین سیستمهایی که امکان دارد در کسب و کار شما وجود داشته باشد در این چک لیست ارائه شده است.
محتوای چک لیست کشف سیستم های موجود در کسب و کار
به منظور راهنمایی بهتر چک لیست پرکاربردترین سیستم هایی که امکان دارد در کسب و کار شما وجود داشته باشد در ادامه ارائه خواهد شد.
- سیستم توسعه و مدیریت محصولات یا خدمات
- سیستم زنجیره تامین
- سیستم تولید
- سیستم لجستیک و انبارداری
- سیستم ارائه خدمت
- سیستم بازاریابی و فروش
- سیستم تبلیغات و برندینگ
- سیستم مدیریت و خدمات مشتری
- سیستم توسعه و مدیریت منابع انسانی
- سیستم مدیریت منابع مالی
- سیستم مدیریت و نگهداری دارائی ها
- سیستم مدیریت ریسک و اصلاح کسب و کار
- سیستم مدیریت روابط کسب و کار
- سیستم توسعه و مدیریت قابلیتهای کسب و کار
به احتمال بسیار زیاد شما در کسب و کارتان سیستمی فراتر از آنچه در لیست بالا ارائه شد ندارید ولی اگر فکر میکنید موردی هست که در کسب و کار شما وجود دارد ولی در بالا اشاره نشده است، به سیستمهای موجود خود اضافه کنید. بر عکس این موضوع هم حتماً وجود دارد. یعنی امکان اینکه همه سیستمهای اشاره شده در لیست بالا در حال حاضر در کسب و کار شما وجود داشته باشند، خیلی خیلی کم است. پس فقط همانهایی که فکر میکنید در حال حاضر در کسب و کارتان وجود دارد را یادداشت کنید.
دانلود چک لیست کشف سیستم های موجود در کسب و کار
از طریق لینک پایین و با تکمیل یک فرم بسیار ساده می توانید چک لیست کشف سیستم های موجود در کسب و کار را دانلود نمایید.
لینک دانلود چک لیست سیستم-زیرسیستم
چک لیست سیستم سازی- شماره 2 (چک لیست فرایندهای موجود در هر سیستم کسب و کار)
توضیحات چک لیست کشف فرایندهای موجود در هر سیستم کسب و کار
یکی از سخت ترین گام ها در سیستم سازی استخراج لیست فرایندهای مربوط به هر سیستم است.
برای اینکه راحتتر بتوانید تشخیص دهید هر سیستم معمولاً شامل چه فرایندهایی است، در ادامه لیست انواع فرایندهایی که در هر کسب وکار میتواند وجود داشته باشد به تفکیک سیستم ارائه شده است.
کاربرد این چک لیست در الگوریتم سیستم سازی
محتوای چک لیست کشف فرایندهای موجود در هر سیستم کسب و کار
- سیستم توسعه و مدیریت محصولات یا خدمات
- فرایند تحقیق و توسعه (خلق ایده‌های جدید)
- فرایند ساخت نمونه اولیه (PROTOTYP)
- فرایند تست بازار
- سیستم زنجیره تامین
- درخواست کالا
- منبع‌یابی، ارزیابی و انتخاب تامین‌کنندگان
- خرید
- ارزیابی کیفی و نظارت بر تامین‌کنندگان
- سیستم تولید
- برنامه‌ریزی تولید
- تولید و کنترل کیفیت محصول
- تصمین کیفیت محصول
- ارزیابی عملکرد تولید
- سیستم لجستیک و انبارداری
- ورود و خروج کالا
- اجرای انبارداری (مدیریت کالا)
- انبارگردانی
- حمل و نقل کالا و تجهیزات
- سیستم ارائه خدمت
- شناسایی، ارزیابی و انتخاب منابع ارائه خدمت
- اجرای خدمت
- ارزیابی عملکرد ارائه خدمت
- سیستم بازاریابی و فروش
- تحقیقات بازار و اولویت‌بندی فرصت‌ها
- قیمت‌گذاری و تخفیفات
- شناسایی و مدیریت کانال توزیع
- سفارش‌گیری از مشتری
- سفارش‌گذاری تولید
- پیشبینی و هدف گذاری فروش
- ارزیابی عملکرد فروش
- توسعه روابط فروش
- برنامه وفاداری مشتریان
- پیگیری وصول مطالبات فروش
- سیستم تبلیغات و برندینگ
- تدوین برنامه و بودجه تبلیغات و برندینگ
- تامين اقلام تبليغاتي و هدايا
- ارزیابی عملکرد تبلیغات
- سیستم مدیریت و خدمات مشتری
- مدیریت تماس‌های مشتریان
- مراقبت از مشتری
- مدیریت شکایات مشتریان
- سنجش رضایت مشتری
- خدمات پس از فروش
- سیستم توسعه و مدیریت منابع انسانی
- جذب و استخدام
- مرخصی
- ماموریت
- ارزیابی عملکرد پرسنل
- سنجش رضایتمندی پرسنل
- توسعه و آموزش پرسنل
- محاسبه کارکرد
- جانشین پروری
- مدیریت خروج پرسنل
- جبران خدمات پرسنل (تشویق و تنبیه)
- سیستم مدیریت منابع مالی
با توجه به اینکه سیستم مدیریت منابع مالی برگرفته از قوانین مشخص و ثابت می‌باشد و در این حوزه نرم‌افزارهای خوبی در بازار کشور موجود است، توصیه می‌شود این سیستم را با بهره‌گیری از این نرم‌افزارهای آماده انجام دهید. به همین دلیل در این بخش نیازی به ارائه لیست فرایندهای مدیریت منابع مالی نمی‌باشد.
- سیستم مدیریت و نگهداری دارائی‌ها
- برنامه ریزی و ایجاد امکانات کسب و کار
- خلق دارایی
- مدیریت اموال و شماره گذاری
- برنامه‌ر یزی نگهداری دارایی
- نگهداری و تعمیرات دارایی
- جابجایی اموال
- سیستم مدیریت ریسک و اصلاح کسب و کار
- شناسایی ریسک کسب و کار
- ارزیابی ریسک
- کنترل ریسک و اصلاح کسب و کار
- سیستم مدیریت روابط کسب و کار
- عقد و تمدید قرارداد غیر تجاری
- عقد و تمدید قرارداد تجاری
- شرکت در مناقصات و مزایدات
- برگزاری مناقصات و مزایدات
- تشریفات
- سیستم توسعه و مدیریت قابلیتهای کسب و کار
- مدیریت ایمنی و بهداشت
- مدیریت دانش کسب و کار
- سنجش و الگوبرداری
- آراستگي محيط کار – نظام 5S
- ممیزی عملکرد کسب و کار
- اقدام اصلاحی و مدیریت تغییرات
دانلود چک لیست کشف فرایندهای موجود در هر سیستم کسب و کار
از طریق لینک پایین و با تکمیل یک فرم بسیار ساده می توانید چک لیست کشف فرایندهای موجود در هر سیستم کسب و کار را دانلود نمایید.
لینک دانلود چک لیست سیستم-فرایند
چک لیست سیستم سازی- شماره 3 (چک لیست شناسنامه فرایند)
توضیحات چک لیست شناسنامه فرایند
این سند جزء مهم ترین و کلیدی ترین اسناد یک پروژه سیستم سازی است. ناقص بودن آن و بالتبع دریافت ناقص اطلاعات در زمان مدلسازی فرایندها، قطعاً منجر به دوباره کاری در پروژه خواهد شد.
شناسنامه فرایند برای مصاحبه کننده (سیستم ساز) مثل چک لیست پرواز برای خلبان پیش از پرواز نقش هدایت کننده و تسهیلگر را ایفا خواهد کرد.
چنانچه این چک لیست در اختیار مدلساز نباشد بخشی از ذهن مصاحبه کننده دائم درگیر این موضوع است که نکند چیزی را از قلم انداخته و مجبور به مصاحبه مجدد شود. هماهنگی جهت تعیین وقت مصاحبه دوم امری زمانبر بوده و تاثیر روانی ناخوشایندی بر مصاحبه شونده خواهد گذاشت.
کاربرد این چک لیست در الگوریتم سیستم سازی
محتوای چک لیست شناسنامه فرایند
برخی از بخش های موجو در این چک لیست:
- نامگذاری فرایندها
- هدف فرایند
- مالک فرایند
- واحدهای درگیر در فرایند
- محرک فرایند
- شرح فرایند و گام ها
- ورودی و خروجی فرایند
- سرفصل های اطلاعاتی مور کاربرد در فرایند
- ضریب نفوذ مکانیزاسیون فرایند
- بخش های مربوط به تحلیل و بهبود فرایندها
- شاخص های کلیدی ارزیابی فرایند (KPI)
- ترسیم نمودار BPMN
دانلود چک لیست چک لیست شناسنامه فرایند
از طریق لینک پایین و با تکمیل یک فرم بسیار ساده می توانید چک لیست شناسنامه فرایند را دانلود نمایید.
لینک دانلود چک لیست- شناسنامه فرایند