یک گزارش اخیر توسط Research Nester نشان می‌دهد که دو سوم وظایف مدیریتی تا سال 2024 خودکار خواهند شد. اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) یک راه‌حل نرم‌افزاری همه‌کاره است که در این دگرگونی دنیای کسب‌وکار مؤثر خواهد بود.
شرکتها در هر حوزه‌ای می‌توانند از RPA برای خودکارسازی ترکیبی متنوع از فرآیندها، برنامه‌ها و عملیات با مزایای ملموس استفاده کنند که منجر به صرفه‌جویی در زمان و هزینه و افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان میشود.
این مقاله برخی از متداول ترین کارهایی را که تیم‌ها می‌توانند از RPA برای افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و باز کردن سطوح جدید بهره‌وری در آنها استفاده کنند را ارائه می‌کند.
بازار اتوماسیون فرآیندهای رباتیک با سرعتی باورنکردنی در حال گسترش است. بسته به اینکه به کدام منابع استناد کنیم، نرخ رشد ترکیبی سالانه صنعت (CAGR) برای هفت سال آینده بین 30٪ تا 40٪ پیش بینی می شود.
واضح است که رهبران کسب و کار، سرمایه گذاری RPA را به عنوان بخشی کلیدی از استراتژی های تحول دیجیتال خود می بینند. از آنجایی که شرکت های آینده نگر از ابراتوماسیون استقبال می کنند، RPA به پذیرش جهانی دست خواهد یافت.
تیم هایی که از این نرم افزار استفاده می کنند نسبت به رقبا برتری خواهند داشت زیرا RPA قادر خواهد بود عملیات هایی مانند ورود داده ها، صورتحساب و پردازش پرداخت‌ها، وظایف مربوط به خدمات مشتریان، ورود کارکنان و غیره را انجام دهد.
در اینجا نگاهی به برخی از وظایفی که این فناوری میتواند به صورت خودکار انجام دهد، ارائه میشود و کسب‌وکارها را قادر می‌سازد از منابع خود عاقلانه‌تر استفاده کنند.
- ورود انواع داده ها
ورود انواع داده ها به انواع نرم افزارها یک عملکرد حیاتی کسب و کار در عصر دیجیتال است. با این حال، ورود اطلاعات یکی از تکراری ترین و خسته کننده ترین اقدامات دستی است. اینکار از ضریب خطای انسانی بالایی نیز رنج می برد. پیاده سازی اتوماسیون برای شرکت هایی که داده های زیادی را مدیریت می کنند بسیار منطقی است.
RPA قادر به انجام عملیات هایی مانند زیر است:
- واکشی داده ها از منابع مختلف، از جمله نرم افزارهای طرف سوم
- به حداقل رساندن خطای انسانی و اطمینان از کیفیت و یکپارچگی داده ها
- تسریع در ورود اطلاعات به انواع نرم افزارها
- استخراج و تمیز کردن داده ها برای اطمینان از اینکه ساختار مناسب برای پایگاه های داده متمرکز دارند.
در آخرین گزارش سالانه digital.gov منتشر شده در سال 2022، این سازمان گزارش کرده که با استفاده از RPA به دولت فدرال کمک کرده است تا حدود 1.5 میلیون ساعت کاری را کاهش دهد.
یک مطالعه موردی که در این گزارش برجسته شده است نشان می دهد که چگونه فرماندهی سیستم تامین نیروی دریایی (NAVSUP) از RPA برای افزایش کارایی برای کاهش آلودگی و نیز کم کردن مواد خطرناک ناشی از عملیات دریایی خود استفاده می کند.
به طور ویژه RPA سازمان را قادر ساخت تا ورود دستی داده ها به ابزار برنامه ریزی منابع سازمانی نیروی دریایی (ERP) را کاهش دهد. فرآیندهای خودکار شامل خواندن و گرفتن داده ها از یک برنامه مبتنی بر وب و ارسال آن به ERP آنها است. نتایج پذیرش اتوماسیون فرآیند رباتیک در NAVSUP نشان می‌دهد که پذیرش RPA باعث کاهش آموزش از روزها یا هفته‌ها به چند دقیقه شده است. به طور کلی، این فرآیند باعث صرفه‌جویی در بیش از 6000 ساعت کار دستی در سال شده است.
- آنبوردینگ
اهمیت آنبوردینگ خوب در سال های اخیر آشکار شده است. در حالی که ورود کاربر به دلیل تأثیر آن بر کسب و کار مورد توجه قرار می گیرد، با این حال درگیری کارمندان و سیستم‌ها نیز در این فرآیند بسیار مهم است. کسب و کارها فقط یک بار فرصت دارند که تاثیر اولیه خوبی داشته باشند و انجام آن به خوبی به ایجاد روابط قوی و طولانی مدت کمک می کند. با این حال، آنبوردینگ شامل قسمت‌های قابل تغییر زیادی است. برخی از فرآیندهای دستی عبارتند از:
- پر کردن فرم ها
- جمع آوری و پردازش داده ها
- مطالعه و تنظیم اسناد و قراردادها
- بررسی پیشینه
- و….
درهم آمیختگی کارها و تکراری بودن آنها می تواند عملیات را کند نماید. اتوماسیون فرآیند آنبوردینگ مزایای متعددی دارد از جمله:
- شفافیت بیشتر که از طریق تجزیه و تحلیل حاصل می شود
- بهبود هماهنگی بین بخشی
- هزینه های کمتر
- کاهش ریسک و تاخیر
- افزایش انطباق
در حالی که عناصری از آنبوردینگ وجود دارد که نیاز به دخالت افراد به صورت مستقیم دارد ، بسیاری از مراحل را می توان خودکار کرد. برخی از مطالعات موردی نشان می‌دهند که چگونه دپارتمان‌های منابع انسانی 2000 ساعت کاری در سال صرفه‌جویی کرده‌اند و زمان ورود به سیستم را تا 80 درصد کاهش داده‌اند.
- تولید انواع گزارش
تولید گزارش برای اکثر شرکت ها بسیار مهم است. این گزارش ها به مدیریت کمک می‌کند تا بتوانند روندهای کسب‌وکار را رصد کرده و تصمیمات مبتنی بر داده‌ها را اتخاذ کند. با این حال، جمع آوری تمام آن داده ها در یک مکان می تواند بسیار زمان بر باشد.
یکی از چالش های بزرگ گزارش دهی فراوانی است. بسته به سازمان یا هدف، ممکن است گزارش های روزانه، هفتگی یا ماهانه مورد نیاز باشد. در بسیاری از سناریوها، آنها در صورت نیاز باید تهیه شوند. جمع‌آوری تمام داده‌ها از منابع مختلف میتواند نیاز به هماهنگی قابل توجهی داشته باشد که اغلب اطلاعات را از منابع داده‌ای متفاوت و بدون ساختار می‌گیرد.
RPA به متخصصان کسب و کار در منابع انسانی، امور مالی، بازاریابی یا چندین بخش دیگر امکان می دهد تا اطلاعات را از طیف گسترده ای از منابع به سرعت جمع آوری کنند. ربات ها را می توان برای جمع آوری داده ها از ایمیل ها، صفحات گسترده، پایگاه های داده و طیف وسیعی از برنامه ها طراحی نمود. تنظیم این وظایف برای فواصل زمانی خاص کمک می کند تا بسیاری از کارها از روند گزارش دهی خارج شود.
گزارش دهی چیزی فراتر از فهرست کردن اعداد و ارقام است. در حالی که گزارش های آماری وضوح ضروری هستند، ارزش واقعی آنها در ایجاد بینش های ارزشمند نهفته است. از بسیاری جهات، این کارها را میتوان به راحتی توسط ربات های نرم افزاری یا RPA انجام داد.
RPA یک تقسیم کار کارآمد را امکان پذیر می کند که منابع را به حداکثر می رساند. ربات‌ها می‌توانند به سرعت داده‌ها را از طیف گسترده‌ای از منابع جمع‌آوری کنند، در حالی که کارمندان می‌توانند داده‌ها را بررسی و تحلیل کنند. شرکتها می‌توانند ساعت‌ها را در هر هفته یا ماه صرفه‌جویی کنند، این یک تلفیق کامل از کارایی ربات ها و خلاقیت انسان است.
این مطلب را هم بخوانید: مقایسه RPA و BPM
- فرآیند بازگشت کالا از انبار
همانطور که هر کسی که یک تجارت الکترونیک را میشناسد، فرآیند بازگشت کالا از انبار یک کار وقت گیر است. میانگین نرخ بازدهی برای پلتفرم‌های تجارت الکترونیک 18.1 درصد است و برآوردهای دیگر نشان می‌دهند که این رقم به 30 درصد نزدیک‌تر است. فرآیند بازگشت کالا یکی از آن کارهایی است که ارزشی به فرآیند سفارش اضافه نمی کند. با این حال، عدم انجام کارآمد آن می تواند به اعتبار یک کسب و کار آسیب برساند و منجر به از دست دادن مشتریان شود.
فرآیند بازگشت کالا شامل چندین مرحله دستی است که در آن RPA قادر خواهد بود عملیات هایی مانند:
- خواندن و استخراج اطلاعات از سیستم ارتباط با مشتری و افزودن آن به سامانه سفارش مر که احتمالاً همان سامانه انبار است.
- ارسال مستندات حمل و نقل و ردیابی بازگشت، تنظیم بازپرداخت
- هماهنگی فرآیند بازگشت کالا یا مبادله با مجوز تراکنش ها و به روز رسانی حساب ها
- برقراری ارتباط با مشتری در هر مرحله، به روز رسانی های ردیابی و جدول زمانی
Shippo، یک پلت فرم ادغام نرم افزار حمل و نقل آمریکایی، نتایج یک نظرسنجی را اخیراً به اشتراک گذاشت که نشان می دهد بیش از هشت مشتری از هر ده مشتری قبل از خرید کالا، خط مشی بازگشت شرکت را مطالعه می کنند و اگر این سیاست مورد پسند آنها نباشد، تقریباً نیمی از آنها فروشندگان جایگزین را انتخاب می کنند.
خودکارسازی خط مشی بازگشت کالا برای عملیات های پرمشغله تجارت الکترونیک دگرگون کننده است زیرا کارکنان را آزاد می کند تا روی کارهایی که باعث ایجاد درآمد و وفاداری مشتری می شوند، تمرکز کنند.
- مطابقت با تعهدات مشتری
شناسایی تعهدات مشتری (KYC) بر بسیاری از شرکت های مختلف تأثیر می گذارد. بانک‌ها و مؤسسات مالی، وام‌دهندگان، فین‌تک‌ها، کارگزاران و غیره، موظف به جمع‌آوری و مدیریت داده‌ها و اسناد مشتریان برای کمک به مقررات ضد پولشویی (AML) هستند.
این تعهدات درآمدی به کسب و کار اضافه نمی کند، با این حال، عدم رعایت این موارد به کسب و کارها به شکل جریمه و آسیب به شهرت موجب ضرر میشوند. به زبان ساده، این وظایف نامزدهای ایده آلی برای اتوماسیون هستند.
RPA قادر خواهد بود عملیات هایی مانند:
- خواندن و تجزیه و تحلیل داده ها و اسناد مشتری
- اعتبارسنجی اطلاعات مشتری
- جمع آوری و غربالگری داده های مشتری
- ارزیابی ریسک در حال اجرا
- ارتباط با مشتری
بانک City Union (CUB)، یک بانک پیشرو در جنوب هند، اتوماسیون را برای مدیریت KYC و افتتاح حساب پیاده سازی کرد که منجر به نکات زیر شد:
- کاهش 66 درصدی نیروی کار
- شتاب 7 برابری در افتتاح حساب
- نرخ خطا را بسیار کاهش داد
به طور کلی، این نتایج عالی هستند که نشان می‌دهند چگونه RPA به رشد کسب‌وکارها کمک می‌کند.
- اتوماسیون یا محاسبه حقوق و دستمزد
محسابه کارکرد و پردازش حقوق و دستمزد برای مشاغل با هر اندازه ای زمان بر است. شرکت های بزرگ تعداد قابل توجهی نیرو به اینکار اختصاص داده اند، در حالی که شرکت های کوچکتر همیشه بودجه ای برای کارکنان اختصاصی حقوق و دستمزد ندارند.
دلایل مختلفی وجود دارد که چرا پردازش حقوق و دستمزد یک کاندیدای عالی برای RPA است. برای شروع یکی از دلایل این است که پردازش حقوق و دستمزد شامل کارهایی با حجم بالا و مبتنی بر قوانین است. در واقع، بسیاری از کارهای مربوط به پردازش داده ها قرار می گیرد. پردازش دستی حقوق و دستمزد شامل جمع آوری داده ها، گزارش هزینه ها، محاسبات مالیاتی، مزایا و سایر پیچیدگی ها است.
مزایای RPA برای اتوماسیون حقوق و دستمزد شامل سرعت بیشتر، دقت، صرفه جویی در هزینه و رعایت دقیق تر انطباق است.
یک مطالعه موردی از یک گروه بزرگ هتلداری، پتانسیل RPA را برای حقوق و دستمزد نشان می‌دهد: آنها هزینه‌های محاسبه حقوق و دستمزد خود را حدود 90 درصد کاهش داده و 200 هزار دلار در سال صرفه‌جویی کردند.
- بازاریابی
شرایط سخت اقتصادی اخیر، رهبران کسب و کار را مجبور کرده است تا کاهش بودجه را در دستور کار خود قرار دهند. مانند همیشه، بخش‌های بازاریابی جزو اولین بخش‌هایی هستند که سرمای رکود اقتصادی را احساس میکنند. به تیم‌های بازاریابی گفته میشود که «با افراد کمتر کار بیشتری انجام دهند» که در محیط فعلی یک کار چالش برانگیز است.
هزینه های جذب مشتری (CAC) در سال های اخیر از کنترل خارج شده است. پیدا کردن مشتریان جدید برای برخی از شرکت ها آنقدر رقابتی شده است که مانع از سودآوری کلی می شود. RPA می تواند با خودکار کردن بسیاری از کارهای تکراری و وقت گیر مرتبط با درآمدزایی به تیم های بازاریابی کمک کند.
در زمینه بازاریابی، RPA قادر به انجام وظایفی مانند موارد زیر خواهد بود:
- خودکارسازی کمپین های اطلاع رسانی از طریق پیامک، ایمیل و رسانه های اجتماعی
- اجرای تبلیغات PPC در تبلیغات گوگل و فیس بوک
- تست A/B برای تبلیغات برای اطمینان از حداکثر اثربخشی تبلیغات
- اجرای گزارش های سئو برای کلمات کلیدی و اثربخشی کمپین
در واقع، اتوماسیون برای بازاریابی آنقدر موثر است که در سال های اخیر نرم افزارهای اختصاصی زیادی برای انجام این کار پدید آمده است. یکی از اشکالات این است که برخی از این ابزارها گران هستند یا نیاز به کاهش بودجه تبلیغاتی دارند، اما بدون تضمین نتایج. ابزارهای RPA به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند تا نسخه‌های خود را توسط این پلتفرم‌ها بسازند که با اهداف و پشته‌های نرم‌افزاری آنها مطابقت دارد.
- بررسی اعتبار یا اعتبارسنجی مشتریان و تامین کنندگان
بررسی اعتباری یا اعتبارسنجی که در مورد مشتریان، تامین کنندگان و یا پرسنل جدید انجام میشود، یک بخش اساسی از بررسی های لازم در بسیاری از کسب و کارها است. در حالی که حفاظت از کسب و کار شما که یکی از اهداف مهم اعتبارسنجی است، باید اولویت اول باشد و بسیاری از تیم ها از انجام کار غافل می شوند. در نتیجه، آنها هزینه آن را بعدا پرداخت میکنند.
چندین سناریو وجود دارد که در آن کسب و کارها نیاز به بررسی اعتبار دارند. به عنوان مثال، هنگام پذیرش مشتریان، تامین کنندگان یا کارمندان جدید. علاوه بر این، بررسی های اعتباری نیز بخشی از انطباق کلی در هنگام پذیرش فروشندگان یا نمایندگان فروش جدید است.
بررسی اعتبار خودکار به دلایل مختلف به نفع مشاغل است زیرا آنها سریع هستند و باعث میشود زمان تصمیم گیری تجاری بسیار بهبود یابد اما مزایا به همین جا ختم نمی شود. حذف انسان ها از معادله مزایای دیگری مانند کاهش تعصب احتمالی علیه وام گیرندگان، کاهش خطای انسانی، دریافت رشوه و کاهش هزینه های نیروی کار دارد.
RPA وارد سیستم‌های کاری شرکتها شده و داده‌ها را جمع‌آوری میکنند، آنها را در مقابل دفاتر گزارش‌دهی اعتباری اجرا، اطلاعات مربوطه را استخراج کنند و در عرض چند دقیقه گزارش اعتبارسنجی ارائه خواهد داد. تیم‌ها حتی می‌توانند آن را در جریان کار خود بگنجانند تا این فرآیند بدون هیچ گونه دخالت انسانی آغاز شود.
- نظارت و مقایسه قیمت محصولات و خدمات در مقایسه با قیمت رقبا
کسب و کارها می توانند در چندین جبهه با یکدیگر رقابت کنند. آنها می توانند بر اساس کیفیت کالا یا خدمات خود یا با ارائه پشتیبانی در برابر رقبای خود متمایز شوند. اما شما نمی توانید از این واقعیت دور شوید که قیمت عامل بزرگی برای مصرف کنندگان است.
در بازارهای شلوغ، قیمت گذاری یک مزیت رقابتی است. به طور خاص، قیمت گذاری پویا یک ابزار مهم در بازارهای پرحجم و سریع است. با این حال، نظارت بر رقبا برای دیدن اینکه چگونه پیشنهادات خود را تنظیم می کنند، مستلزم کارهای دستی زیادی است. علاوه بر این، این وظیفه ای است که توجه زیادی را می طلبد.
استفاده از RPA به تیم‌ها امکان می‌دهد تا وب‌سایت‌های رقبا را جستجو کنند و قیمت‌های متغیر و دائماً در حال تغییر را یادداشت کنند. اگر هدف کسب‌وکار ارائه قیمت پایین‌تر از قیمت رقبا باشد، تیم‌ها می‌توانند قیمت‌های خود را برای افزایش و کاهش با رقبای خود خودکار کنند. همچنین می تواند اطمینان حاصل شود که سیستم های CRM به طور مداوم به روز هستند تا تیم های فروش همیشه بهترین اطلاعات را برای کمک به آنها در بستن معاملات داشته باشند.
خریداران همچنین می توانند از RPA برای نظارت بر قیمت مواد اولیه و سایر ملزومات استفاده کنند.
- برنامه ریزی و پیگیری حمل و نقل
در حالی که حمل و نقل و تدارکات یکی از مهمترین بخش‌های حرکت به سمت دیجیتالی شدن بوده اند، هنوز مقدار بسیار زیادی از فعالیت های این حوزه بصورت دستی در این مشاغل وجود دارد. با وجود بسیاری از تامین کنندگان مختلف که هر کدام دارای پورتال های خاص خود هستند، هماهنگی حمل و نقل و نظارت بر دریافت کالا می تواند زمان زیادی را به خود اختصاص دهد.
RPA می تواند عملیات هایی مانند را انجام دهد:
- یافتن سریعترین یا مقرون به صرفه ترین خطوط حمل و نقل
- پردازش سفارشات و پرداخت ها
- برقراری ارتباط با نرم افزار مدیریت انبار یا موجودی
- پیگیری تحویل و ارائه ممیزی کامل
- صدور فاکتور
اتوماسیون RPA، میتواند به خرده‌فروشان، فروشگاه‌های تجارت الکترونیک یا شرکت‌های تحویل شخص ثالث در پیاده‌سازی رویکرد مشتری‌محورتر برای تدارکات کمک کند. کاهش ساعات کار دستی صرف شده برای درخواست های حمل و نقل می تواند به طور قابل توجهی هزینه های عملیاتی را کاهش دهد و در عین حال اطمینان حاصل شود که مشتریان سطوح خدمات مورد نیاز خود را دریافت می کنند.
مواردی که در این مقاله ذکر شد تنها نمونه هایی هستند که تکنولوژی RPA میتواند آنها را خودکار نماید. به نظر شما چه موارد دیگری را می توان به این لیست اضافه نمود؟