اصطلاحات حاکمیت فرایند، حاکمیت فرایند کسب و کار و حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار (حاکمیت BPM) به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار از استقرار فرایندها، قوانین، روش‌شناسی، دستورالعمل‌ها، ابزارها، اقدامات و نقش‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار در سطح سازمان پشتیبانی می‌کند.
حاکمیت فرایند شامل مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و منابعی است که یک سازمان برای تسهیل همکاری و ارتباطات زمانی که ابتکارات فرایند سازمانی را انجام می‌دهد، مانند اجرای یک فرایند مدیریت قراردادهای جدید یا یک سیستم بودجه‌بندی جدید، استفاده می‌کند. در این زمینه، پنج مرحله اساسی برای حاکمیت مؤثر فرایند وجود دارد:
ایجاد استانداردهایی برای اجرای پروژه‌های جدید BPM. نمونه‌هایی از استانداردهای فرایند عبارتند از:
- روش پیاده‌سازی: سازمان‌ها باید از مجموعه خاصی از روش‌های پیاده‌سازی فرایند استفاده کنند.
- نمادگذاری مدلسازی فرایند: هنگام مدلسازی فرایندها، استاندارد کردن نحوه نمایش گرافیکی فعالیت‌ها و رویدادهای مختلف بسیار مهم است.
- بستر توسعه: اجرای ابتکارات فرایندی در سطح سازمانی، سازمان‌ها را ملزم می‌کند تا مجموعه‌ای از ابزارهای توسعه را استاندارد کنند.
- پروتکل‌های یکپارچه‌سازی: فرایندهای سازمانی معمولاً نیاز به یکپارچگی دقیق با داده‌های پشتیبان و سایر سیستم‌های سازمانی دارند. تصمیم‌گیری سریع در خصوص این که از کدام استانداردهای یکپارچه‌سازی برای اتصال فرایندها با سایر سیستم‌های داخلی و خارجی استفاده شود، امر مهمی است.
اولویت‌بندی پروژه‌های BPM به منظور تمرکز بر دست‌یافتنی‌ترین آن‌ها. مواردی که باید در اولویت‌بندی لحاظ کرد، به شرح زیر است:
- سطح پیچیدگی: فرایند پیشنهادی چقدر پیچیده است؟ در صورت امکان، ابتدا از اجرای فرایندهای پیچیده خودداری کنید.
- دسترسی و تأثیر فرایند: فرایند بر روی چند نفر تأثیر خواهد گذاشت و فرایند فعلی به چه میزان دارای مشکل است؟ در ابتدا، اولویت باید به فرایندهایی داده شود که بیشترین تأثیر را برای گروه کوچکی از کاربران دارند.
- پشتیبانی اجرایی: آیا این فرایند در حال حاضر یک موضوع مهم از نظر هیئت اجرایی است؟ این موضوع که چگونه اولویت به فرایندهایی داده شود که به طور گسترده توسط تیم اجرایی پشتیبانی می‌شوند، امر مهمی است.
- دسترسی به SMEها: اولویت باید به فرایندهایی داده شود که به خوبی مستند شده باشند. همچنین باید دسترسی به SMEها را نیز در نظر گرفت.
- دستورالعمل‌های انتخاب فرایند باید هر یک از معیارها را فهرست کرده و وزن کنند. این امر باعث ایجاد سطحی از شفافیت در مورد نحوه انتخاب فرایندها برای اجرا می‌گردد. کسب اجماع در سراسر سازمان در مورد معیارهای انتخاب فرایند مهم است.
- دستورالعمل‌های انتخاب فرایند باید هر یک از معیارها را فهرست کرده و وزن کنند. این امر باعث ایجاد سطحی از شفافیت در مورد نحوه انتخاب فرایندها برای اجرا می‌گردد. کسب اجماع در سراسر سازمان در مورد معیارهای انتخاب فرایند مهم است.
تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های همه افراد درگیر در پروژه BPM.مسئولیت‌ها و وظایف نقش‌هایی مانند حامی اجرایی، مباشر فرایند، مدیر فرایند، مالک فرایند و سایر نقش‌های موجود در سازمان باید مشخص شوند.
مشخص کردن مسئول اجرای قوانین حاکمیت BPM.
- حمایت اجرایی مهم‌ترین عنصر مورد نیاز برای حاکمیت موفقیت‌آمیز فرایند است. بدون حمایت اجرایی، اکثر ابتکارات فرایندی در سطح سازمان با شکست مواجه می‌شوند. در برخی از سازمان‌ها، حامی اجرایی یک معاون یا مدیر تمام وقت است که به مدیرعامل پاسخگو است. با این حال، در بیشتر موارد، حامی اجرایی علاوه بر وظایف شغلی تمام وقت خود، نقش پاره‌وقت نیز ایفا می‌کند. در هر یک از این سناریوها، حامی اجرایی باید دارای قدرت لازم برای اجرای قوانین حاکمیتی توافق شده باشد و اختیار بودجه را نیز برای اجرای ابتکارات فرایندی داشته باشد.
ایجاد یک مرکز تعالی BPM (BPM CoE)
- ایجاد یک مرکز تعالی BPM (BPM CoE) برای اطمینان از این که مراحل 1 تا 4 در هر ابتکار انجام می‌شود. این مراکز تعالی به‌عنوان شیوه‌های داخلی عمل می‌کنند که از استقرار فرایندهای کسب و کار در سطح سازمان پشتیبانی می‌نمایند. مراکز تعالی BPM معمولاً برای دستیابی به اهداف زیر ایجاد می‌گردند:
- اولویت‌بندی و اجرای فرایندها: مرکز تعالی با حامی اجرایی و مدیران کسب و کار برای شناسایی و اولویت‌بندی پروژه‌های فرایندی همکاری می‌کند. دستورالعمل‌های انتخاب فرایند باید برای کمک به مرکز تعالی BPM در رتبه‌بندی فرایندهایی که باید اجرا شوند، ایجاد شود. پس از اولویت‌بندی فرایندها، مرکز تعالی می‌تواند بر هدف اصلی خود که توسعه و استقرار فرایندها است، تمرکز کند.
- حفظ پورتفولیوهای فرایند: این موضوع شامل حفظ دانش و مستندات ثبت شده برای هر فرایند است. این دانش اغلب در اسناد نیازمندی‌های فرایند، دستورالعمل‌های آموزشی و برنامه‌های پروژه موجود است. مرکز تعالی وظیفه دارد این مستندات را در یک کتابخانه فیزیکی یا در یک پایگاه دانش مجازی نگهداری کند.
- ایجاد شیوه‌های فرایند: پس از تکمیل هر استقرار، مرکز تعالی BPM بررسی‌های پس از پروژه را انجام می‌دهد و درس‌های آموخته شده را شناسایی می‌کند. این بررسی‌ها برای ایجاد بهترین شیوه‌های پیشرو و یا حداقل، بهترین روش‌هایی که می‌توانند در پیاده‌سازی فرایندهای آتی اعمال شوند، استفاده می‌گردند.
- ارزیابی عملکرد فرایند: مرکز تعالی با همکاری با مباشر فرایند و حامی اجرایی، به طور دوره‌ای اثربخشی فرایندهای مستقر شده را ارزیابی می‌کند. اثربخشی فرایند بر اساس معیارهای کلیدی عملکرد تعیین شده قبل از استقرار فرایند ارزیابی می‌شود.
محبوبیت مراکز تعالی BPM در حال افزایش است زیرا بسیاری از سازمان‌ها شروع به گسترش طرح‌های BPM خود کرده‌اند. مراکز تعالی برای سازمان‌هایی که به دنبال استقرار سه یا چند فرایند هستند که نیاز به تعامل با بخش‌های مختلف دارند، مناسب‌ترین هستند. با همکاری نزدیک با حامی اجرایی، مرکز تعالی BPM باید مسئولیت تعریف و اجرای قوانین حاکمیت فرایند را بر عهده بگیرد. هنگامی که قوانین حاکمیت فرایند ایجاد شد، این قوانین باید توسط مرکز تعالی نهادینه و خودکار شوند.
حاکمیت BPM چگونه کار می‌کند؟
در عمل، حاکمیت BPM در دو سطح برنامه و پروژه کار می‌کند.
در سطح برنامه، در حالیکه مدیریت اجرایی جهت‌گیری استراتژیک ابتکار BPM را تعیین می‌نماید، بدنه حاکمیتی مسئول سنجش و اجرای آن، اطمینان از همسویی با استفاده از چارچوب‌ها و ابزارهای تأیید شده و مدیریت نقشه راه و انتخاب پروژه‌ها برای دستیابی به اهداف استراتژیک، است.
در سطح پروژه، حاکمیت BPM، مدیریت پروژه ارائه راه حل را در چارچوب مهندسی و پروژه هدایت می‌کند.
حاکمیت BPM هر دو جنبه انطباق و عملکرد را در همسویی با حاکمیت سازمانی هدایت می‌کند و می‌تواند به شرح زیر توصیف شود:
عملکرد شامل موارد زیر است:
- به حداکثر رساندن صرفه‌جویی در مقیاس در سراسر فرایندهای موجود و جریان‌های ارزش
- دستاوردهای بهره‌وری (زمان پردازش، هزینه‌ها، توان عملیاتی)
- رضایت مشتری/تجربه مشتری
- مدیریت پروژه/برنامه BPM (تحقق منافع و مدیریت ارزش)
- استفاده مؤثر و کارآمد از منابع (به عنوان مثال منابع انسانی، مالی و دارایی‌ها)
انطباق شامل موارد زیر است:
- انطباق با فرایند (استانداردسازی)
- انطباق با سیاست‌های سازمانی و استانداردهای نظارتی خارجی
- مدیریت و کنترل ریسک
- ادغام حاکمیت BPM در سراسر سازمان (همزیستی با سایر حاکمیت‌ها)
- اصول و استانداردهای راهنمای BPM
- همسویی حاکمیت BPM با معماری کسب و کار (به عنوان مثال فرایندهای ترسیم شده با جریان‌های ارزش؛ فرایندهای مرتبط با شایستگی‌های کسب و کار)
این امر در یک متدولوژی چرخه عمر بهبود مستمر انجام می‌شود و تضمین می‌کند که حاکمیت BPM مرتبط، مؤثر و همیشه در راستای اهداف استراتژیک سازمان باشد. این امر شامل حاکمیت بهبود فرایند کسب و کار با استفاده از BPM، و همچنین حاکمیت اجرا و پذیرش BPM در سازمان است. شکل زیر چرخه عمر را توصیف می‌کند.
