چرا BPMS؟
چرا نرم افزار BPMS؟ BPMS چیست؟ و سوالاتی از این قبیل که این سوال را بارها از من پرسیده اند. شاید این سوال نیز در ذهن شما باشد که اصلا BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها از کجا شروع شده است و چرا باید از BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار استفاده کرد؟
به نظر من خاستگاه BPMS را باید دردو دهه گذشته صنعت فناوری اطلاعات ایالت متحده امریکا جست وجو کرد.
در دو دهه گذشته نگرش مدیران امریکایی تغییر کرده است. در واقع دهه های ۹۰ و۲۰۰۰ میلادی دو دهه متفاوت برای مدیران امریکایی بود.
جهش خارق العاده صنعت IT و تاثیر آن برسایر صنایع موضوعی بود که نمی توان به راحتی ازکنار آن گذشت. سازمان های بزرگی مانند وال مارت، ای بی، مایکروسافت، اپل، آمازون، …. را تجسم کنید که سالانه میلیاردها دلار درآمد دارند. درکنار درآمد بسیار بالای این سازمانها هزینه های آنها نیز سرسام آوراست. طوریکه وقتی در لیستهای معتبری همچون فوربز به اطلاعات مالی شرکت های فوق نگاه می کنید سود خالص اغلب آنها کمتراز ده درصد است.
حال فرض کنید شرکتهای که سهامی هستند و سهامداران بسیاری سهام آنان را خریداری کرده اند اگر سود ده نباشند چه اتفاقی خواهد افتاد. مطمئناً سهامداران سهام خود را خواهند فروخت یا تقاضا برای خرید سهام ازبین خواهد رفت که دراین صورت شرکت یا سازمان موصوف به لبه پرتگاه ورشکستگی نزدیک می شود.
برای این که شرکت های فوق زیان ده نباشند مجبور هستند هزینه های خود را کاهش دهند. بخش قابل ملاحظه ای از اقتصاد امریکا را شرکت های غیر تولیدی وخدماتی تشکیل داده اند.. همانطور که می دانید بخش عمده هزینه در شرکت های غیر تولیدی وخدماتی مربوط به حقوق ودستمزد کارکنان است.
هر امریکایی به صورت نرمال ۱۵،۰۰۰دلار دستمزد ماهانه دارد، حال یک شهروند آسیایی با شرایط وتحصیلات مشابه با دستمزدی معادل ۲،۵۰۰تا۳،۰۰۰ دلار نیز حاضر است همان کار را انجام دهد. پس اگر یک محاسبه ساده انجام دهیم قطعا به این نتیجه می رسیم که استخدام نیروهای غیر امریکایی به صرفه تر است.
حال خود را یک کارفرمای امریکایی درنظر بگیرید که کارکنانتان گرچه دستمزد اندکی دریافت می کنند اما جابه جایی ها فوق العاده بالاست، از لحاظ زبان ضعیف هستند وقوانین را به خوبی نمی شناسند وبه هر دلیل ممکن است ترکیب و ترتیب نیروها به سرعت عوض شود؛ در این حالت چگونه باید فرایندهای کسب وکار را مدیریت کرد تا با مشکل مواجه نشد؟
کار فرمایان امریکایی به دنبال نرم افزاری بودند که با استفاده از آن نیازی نباشد تا کاربران کار با نرم افزارهای متفاوت را یادبگیرند و همه افراد نیز فقط در محیط یک نرم افزار کار کنند تا در صورت نیاز به جابه جایی بلافاصله صورت پذیرد. لیکن ممکن بود که شرکت نرم افزارهای دیگری نیز داشته باشد اما کاربرتنها بایک واسط مرتبط باشد. در حقیقت همه مراودات پرسنل یا کاربران در یک محیط انجام می شود که نیاز به آموزش تخصصی نداشته باشد. هر نفر به اندازه کاری که انجام می دهد آموزش ببیند و در صورت جا به جایی نیز به سرعت نیروی جدید جایگزین شود. و نیاز نباشد کاربر بداند که نفر بعدی برای انجام کار کیست وچه کاری باید انجام شود وسیستم به صورت خودکار کار به نفر بعدی ارجاع دهد و در صورت نیاز به پیگیری هشدارهای لازم را اعلام کند.
از یک جهت نیز با توجه به رشد تکنولوژی وتغییرات محیط خارجی نیاز است تا فرایندهای سازمان به صورت پیوسته تغییر کنند و بهبود یابند یا سرویس های جدید به سبد خدمات اضافه شود. باز در این صورت نیاز است تا یک سیستم چابک به سرعت تغییرات را عملیاتی نماید و کمترین نقص و مشکل را دارا باشد. مطمئناً در این حالت نیز محدودیت های زمانی که برنامه نویسی و تولید نرم افزار به روش سنتی دارد آزاردهنده است. لذا نیازهای فوق موجب طراحی محصولی برپایه فرایندهای سازمانی گردید که با عنوان BPMS یا سیستم مدیریت جریان کار عرضه شد.
به صورت خلاصه هدف اصلی از ارائه بسته های نرم افزار BPMS غلبه برجابه جایی های نیروی انسانی، کاهش هزینه ها و زمان آموزش نیروی انسانی، کاهش هزینه ها و زمان تولید، توسعه وتغییر نرم افزار های سازمانی بود.
هم اکنون نیز اغلب سازمان ها و شرکت های ایرانی برای کاهش هزینه ها و زمان تولید، توسعه و تغییرات نرم افزارهای سازمانی اقدام به خرید BPMS می نمایند. از همین جهت تمرکز بر آن است که تولید، توسعه و تغییرات نرم افزارها با حداقل کد نویسی، حداقل تخصص و حداقل آشنایی با سازمان انجام پذیرد. با توجه به اینکه استخدام و نگهداری برنامه نویسان خبره و مسلط هزینه بالایی دارد لذا خرید نرم افزار BPMS می تواند منتهی به کاهش هزینه های واحد تولید نرم افزار نیز شود. البته نباید تلاش برای بالا بردن بهروه وری در سازمان های ایرانی را نادیده گرفت ولی در حال حاضر فاصله ما با بهره وری واقعی در سطح سازمان که نرم افزار BPMS موجب می شود بسیار زیاد است و تمرکز بربحث کاهش هزینه و زمان تولید وتوسعه نرم افزار توجیه بیشتری دارد.
در این قسمت لازم به ذکر است اکثر شرکت وسازمان هایی که بنده به عنوان مشاور با آنان همکاری داشته ام خصوصا دستگاههای دولتی به دلایل زیر تصمیم به خرید نرم افزار BPMS داشته اند:
۱)در کوتاه ترین زمان ممکن نرم افزار مورد نیاز خود را تهیه نمایند تا به جای درج اطلاعات بر روی کاغذ اطلاعات در پایگاه داده ذخیره شود و قابل پردازش باشد.
۲) با هزینه اندک (البته نسبت به پروژ های برنامه نویسی) سیستم های مختلف را در اختیار بگیرند.
۳) فرایندهای سازمانی را به صورت مکانیزه انجام دهند تا زمان تحویل خدمت یا محصول را کنترل نموده و حدالامکان کوتاه نمایند (این مورد براساس اصول بهره وری است)
البته انگیزه های دیگری نیز برای خرید BPMS ممکن است وجود داشته باشد (که حتما وجود دارد) که شاید نسبت به موارد فوق در اولویت پایین تری باشند.
مثلاً چند فرایندی که اخیرا به عنوان مشاور برای چند سازمان ارزیابی نموده ام را در ذیل آورده ام.
۱) فرایند اخذ مجوز نشر
۲) فرایند پرداخت خسارت فوت یا جرح مازاد
۳) فرایند تعمیر یا تعویض تجهیزات
با بررسی کوتاه متوجه می شویم که نرم افزار استانداری برای مدیریت کل مسیر هریک از فرایندهای فوق در بازار موجود نیست و اگر سازمان ها بخواهند نرم افزار مورد نیاز خود را تولید کنند حداقل باید هزینه ای چند صد میلیون تومانی بپردازند که این هزینه درقیاس با ارزش نرم افزارهای BPMS موجود در بازار هزینه ای بسیار قابل توجه است.
نکته مشخص در مثال های فوق تعدد ماژول هایی است که در برگیرنده فرایند می شوند. برای مثال در بحث نشر علاوه بر یک گردش کار ما نیاز مند یک سیستم مالی؛ یک پورتال، یک سیستم مدیریت مستندات و…نیز هستیم یا در مثال دوم علاوه برگردش کار نیازمند یک سیستم مدیریت مستندات (پزشکی)، یک سستم مدیریت قراردادها هستیم و در مثال سوم نیز ما نیازمند سیستم های مالی، تدارکات، تعمیرات ونگهداری ، انبر،قراردادها و…هستیم. البته لازم به ذکر است فرایندهای فوق در هر ایستگاه ممکن است یکی از نرم افزارهای جزیزه ای را در گیر نمایند.
از جهتی با پرداخت هزینه های بالا و صرف حداقل یکسال زمان تنها یک بسته نرم افزار با یک کاربری خاص بدست می آورند که حتی در شرکت های مشابه نیز قابل نصب واستفاده نیست (حداقل ۳۰%سفارشی سازی شده است) اما با خرید BPMS علاوه بر مکانیزاسیون فرایند اصلی ومورد نظر خود سایر فرایندهای سازمان را نیز در قالب BPMS مکانیزه خواهند کرد.
البته در اینجا نباید از دستمزد کسی که قراراست فرایند رادر سیستم BPMS طرحی نماید چشم پوشی کرد اما حتی این هزینه را مساوی با قیمت خود نرم افزار BPMS هم در نظر بگیریم باز با هزینه صدها میلیون تومانی فاصله زیاداست.
لازم به توضیح است در فرایندهای سه گانه فوق درحال حاضر هیچ گونه کنترل یا پیش بینی زمانی وجود ندارد. بهای تمام شده هرمورد درخواست مشخص نیست و هیچ نوع گزارشی از گلوگاهها یا نقاط بحرانی وجود ندارد. صرفا اعلام نارضایتی مراجعین، مشتریان و زیان های سنگین موجب شناسایی فرایندهای مذکور وتلاش برای اتوماسیون آنها شده است.
خصوصاً درمثال سوم به هیچ عنوان زمان اتمام فرایند و حصول نتیجه مشخص نیست و ممکن است زیان حاصل از توقف یک دستگاه طی یک هفته میلیارد تومانی باشد.(البته شاید عنوان شود هزینه زیان فوق ممکن است قیمت بالای نگارش یک نرم افزار سفارشی را توجیه نماید اما تجربه نشان داده است مدیران علاقه به سرمایه گذاری کلان برای یک نرم افزار که خروجی آن برایشان قابل پیش بینی نیست را ندارند وریسک زیان را ترجیح می دهند).
مشاهده فیلم های آموزشی زیر در حوزه BPMS قطعاً میتواند برایتان مفید باشد:
صفر تا صد ساخت فرایند با نرم افزار process maker
صفر تا صد آموزش نرم افزار BizAgi
کسب اطلاعات بیشتر در مورد دوره آموزشی نرم افزار های مختلف BPMS