بررسی نقش مدل های بلوغ سازمانی در مدیریت بهبود فرآیندها
در مقاله قبلی مباحثی را در خصوص تاریخچه مدیریت فرایند، علت تمرکز بر فرایندها و بهبود فرایندها مطرح کردیم در ادامه به تشریح مدل های بلوغ سازمانی می پردازیم.
مدل های بلوغ سازمانی
در ۲۰ سال گذشته، حرکت هایی به سوی استفاده گسترده از اندازه گیری ها، الگو برداری ها مشاهده شد که به دنبال آن در حال حاضر مدل های بلوغ به عنوان وسیله ای برای تشخیص بهترین شیوه های انجام کار شناخته شده اند و به کمک آن می توان روش های کاری و کیفیت خروجی ها را با هم مقایسه نمود.
کووک و داویس معتقدند هیچ گونه تعریف ثابتی در مورد بلوغ سازمان های مبتنی بر پروژه وجود ندارد مدل های بلوغ متفاوت، مفاهیم و تعاریف مختلفی را از بلوغ ارائه می کنند. پالک بلوع را به عنوان فرایندهای خاصی شامل تعریف، اداره کردن، سنجش و کنترل رشد سازمان تعریف کرد. به عقیده ایشان، بلوغ نه تنها توانایی بالقوه ای برای رشد قابلیت های سازمان فراهم می سازد بلکه بر توانگری ها و سازگاری فعالیت های اجرایی نیز تاکید دارد. در این خصوص اندرسون و جسن بلوغ را به عنوان کیفیت یا وضعیتی از تکامل تعریف کردند. مفهوم بلوغ به وضعیتی اطلاق می شود که در آن سازمان ها در شرایط مناسبی جهت دستیابی به اهدافشان قرار دارند. مدل های بلوغ نقاط قوت و ضعف سازمان را بیشتر از اطلاعاتی که از طریق الگوبرداری بدست می آید، شناسایی می کنند. تحقیقات سوپیک نشان داد که مدل های بلوغ مدیریت پروژه مفاهیم جدیدی هستند که قسمتی از فرایند توسعه مدیریت پروژه محسوب می شود ایشان بیان کردند که مزیای دیگر مدل های بلوغ، توانایی استفاده از آنها به عنوان الگوبرداری عملکرد در بین سازمان ها و صنایع متفاوت است.
مدل های بلوغ متنوعی وجود دارد، به طور کلی شرکت ها برحسب اهداف و آرمان های شان از این مدل ها استفاده می کنند. مدل های بلوغ بر اساس مسائل متفاوتی بوجود آمده اند که هدف آنها بهبود فرایندهای سازمانی و قابلیت کارکنان است که در نهایت منجر به بهره وری سازمان می گردد. یک مدل بلوغ مجموعه ای ساختاریافته از عناصری می باشند که مشخصه های مؤثر فرایندها و محصولات را توصیف می کنند. به طور عمومی مدل های بلوغ ویژگی های زیر را دارا می باشند:
- توسعه یک بنگاه مستقل که بطور ساده در تعداد محدودی از سطوح بلوغ شرح داده شده اند.
- این سطوح از طریق نیازمندیهای خاصی که سازمان به دنبال کسب آنها در همان سطح است، توصیف می شوند.
- سطوح به صورت متوالی از سطح آغازی تا سطح نهایی مرتب شده اند.
مدل بلوغ قابلیت یکپارچه (CCMI)
مدل بلوغ قابلیت، یک مدل کیفیت ویژه ای برای توسعه نرم افزاری است. توسعه نرم افزار یک صنعت عظیم است که بطور کلی شامل هر دو مقوله مدیریت پروژه و مسائل مربوط به مدیریت کیفیت می شود. مدل بلوغ سازمانی از پنج سطح: ۱) آغازین، ۲)سازماندهی شده، ۳)تعریف شده، ۴)بطور کمی سازماندهی شده و ۵)در حال بهبود تشکیل شده است. این پنج سطح را می توان در تمامی صنایع اجرا نمود اما مطلب قابل توجه این است که بهترین شیوه در یک صنعت با صنایع دیگر متفاوت می باشد. مدل اصلی بلوغ قابلیت به عنوان مدل بلوغ قابلیت نرم افزاری شناخته شده است اما سایر نسخه های آن جهت استفاده در صنایع دیگر نیز توسعه داده شده اند. مدل بلوغ قابلیت در برخی از موارد با ایزو ۹۰۰۱ تفاوت دارد. در ایزو ۹۰۰۱ سازمان باید شیوه های تعریف شده ای را داشته باشند اما نیازی به اقتباس شیوه ای خاص را ندارند. اما مدل بلوغ قابلیت به اقتباس بهترین روش های موجود در صنعت، جهت تایید سطح خاصی از بلوغ نیازمند است.
در مدل بلوغ قابلیت یکپارچه انعطاف پذیری بیشتری اضافه شده است. با توسعه شبکه های کامپیوتری و تنوع اندازه آنها، پروژه ها و تیم های کاری کوچک تر شده اند که این عامل به عنوان محرکی برای توسعه این مدل محسوب می شود در ضمن مشکل تک بعدی بودن مدل بلوغ قابلیت با توسعه استانداردهای جدید بلوغ قابلیت یکپارچه برطرف گردید. در این مدل کلمه “یکپارچه” به این معناست که سیستم بصورت مدولار طراحی شده است. به عبارت دیگر سیستم به زیرسیستم های کوچک تر تقسیم می شود تا از این طریق راحت تر با استانداردها و روش های سازمان انطباق پیدا کند. در این مدل با استفاده از فرایندهای مهندسی و اندازه گیری و تحلیل حوزه های فرایند، بر افزایش تمرکز خود بر اندازه گیری تاکید کرده است.
مدل IDEAL
مدل IDEAL به عنوان یک دیدگاه چرخه عمر برای بهبود فرایندها معرفی شده است. این مدل بر پایه مدل بلوغ قابلیت توسعه داده شده است. ایده اصلی این مدل از چرخه دمینگ گرفته شده است. توجه این مدل به مراحل و فعالیت های ضروری و منایع مورد نیاز به منظور پیاده سازی بهبود فرایند موثر است. این مدل از پنج فاز تشکیل شده است:
- فاز آغازی: فراهم ساختن زمینه اصلی مدل
- فاز تشخیص: تعیین جایگاه فعلی و اهداف آینده
- فاز استقرار: برنامه ریزی جهت رسیدن به اهداف
- فاز عمل: انجام دادن کارهای مورد نیاز به منظور رسیدن به اهداف
- فاز یادگیری و بازنگری: یادگیری از کارهایی که انجام شده برای استفاده از اقدامات بعدی
همانطور که در شکل زیر مشاهده می شود این پنج مرحله شامل تعدادی فعالیت است که از طریق آنها چرخه مدل کامل می شود. بازه زمانی مورد نیاز برای تکمیل یک چرخه به منابع موجود و توافقاتی که بر سر چارچوب زمانی انجام گرفته، بستگی دارد.
مدل های ممیزی فرایندهای هامر
این مدل توسط هامر ارائه شد ایشان به دو گروه متمایز از مشخصه هایی که برای عملکرد مطلوب فرایندهای کسب و کار در طول یک دوره زمانی بلند مدت مورد نیاز است اشاره نمود. توانا سازهای فرایند بر فرایندهای مجزا و تعیین چگونگی مطلوبیت یک فرایند و افزایش کارایی آنها تاثیر می گذارند. تواناسازهای فرایند شامل موارد زیر است:
- طراحی: چگونه فرایند طراحی می شود.
- مجریان: دانش و مهارت های افراد درگیر
- مالک: مدیر ارشد مسئول برای فرایند
- زیرساخت: سیستم هایی که فرایند را پشتیبانی می کنند.
- استانداردها: معیارهای بکار گرفته شده در جهت تعیین عملکرد فرایند
همچنین یک شرکت باید از قابلیت های سازمانی مناسب برخوردار باشد قابلیت های سازمانی شامل موارد زیر می شوند:
- رهبر: مدیران ارشدی که فرایند را پشتیبانی می کنند.
- فرهنگ: تاکید بر تمرکز بر مشتری، کار تیمی و میل به تغییر
- مهارت: مهارت ها و روش های مورد نیاز برای طراحی مجدد فرایندها
-
نظارت: ساز و کارهایی برای مدیریت پروژه های پیچیده و آغاز تغییر
مدل بلوغ مدیریت فرایند کسب و کار (BPMM)
پایان سال ۲۰۰۷ گروه مدیریت هدف مدل بلوغ مدیریت فرایند کسب و کار را منتشر کرد که از آن برای ارزیابی بلوغ مدیریت فرایند کسب و کار استفاده می شود. این مدل براساس پنج فرایند شکل یافته است:
- مدیریت فرایند سازمانی: ایجاد و گسترش مدیریت فرایند
- مدیریت کسب و کار سازمانی: برنامه ریزی، هدایت و تخصیص منابع در سطح بنگاه
- مدیریت حوزه کار: مدیریت توسعه محصول، خدمات و پشتیبانی
- پشتیبانی سازمانی: همه فعالیت پشتیبانی برای کنترل فعالیت های کاربردی
در مجموع مدل بلوغ مدیریت فرایند کسب و کار نظریات متنوعی را جهت اجرای مدیریت فرایند ارائه می دهد. از سوی دیگر این مدل دارای نقاط ضعفی در نواحی نظیر حسابداری فرایند است. همچنین نقش مهم پشتیبانی IT در این مدل در نظر گرفته نشده است.
روزمن پنج عامل فوق را به عنوان پوشش دهنده و توصیف کننده مدیریت فرایند کسب و کار تعریف کرد. در توسعه این مدل آنها این عوامل را دوباره ساختاربندی و نام گذاری کردند و سرانجام به صورت زیر ارائه نمودند:
- همترازی استراتژیک: هم ترازی مدیریت فرایند با اهداف استراتژیک
- نظارت: کاربرد سازمانی مدیریت فرایند کسب و کار و تعیین مسئولیت برای وظایف تعیین شده
- روش ها: تعیین روش ها لازم برای همه وظایف مرتبط با مدیریت فرایند کسب و کار
- تکنولوژی: تکنولوژی هایی که مدیریت فرایند کسب و کار را پشتیبانی و توانا می سازد
- افراد: قابلیت های افراد درگیر در مدیریت فرایند کسب و کار
- فرهنگ: ارزش های مشترک در زمینه مدیریت فرایند کسب و کار و تغییر فرایند
مدل ارزیابی بلوغ مدیریت فرایند (PMMA)
این مدل از ساختار روش مدل بلوغ قابلیت یکپارچه (CMMI) پیروی می کند اما دارای یک ارزیابی جامع از کلیه مواحی مرتبط با مدیریت فرایند کسب و کار بر مبنای مجموعه ای از معیارها است. این مدل دارای ۹ طبقه است که هریک به سه زیر شاخه تقسیم می شود. طبقات مدل ارزیابی بلوغ مدیریت فرایند عبارتند از:
- پورتفولیوی فرایند و هدف گذاری
- مستند سازی فرایند
- کنترل عملکرد فرایند
- بهینه سازی فرایند
- روش ها و ابزارها
- سازمان مدیریت فرایند
- مدیریت برنامه، تغییر، ارتباطات
- مدیریت داده
- معماری IT
در شکل زیر سه مدل ارزیابی بلوغ مدیریت فرایند، مدل بلوغ فرایندهای کسب و کار و مدل ممیزی فرایند هامر با هم مقایسه شده اند. همه پنج عامل مدل بلوغ فرایندهای کسب و کار را می توان در نه طبقه مدل ارزیابی بلوغ مدیریت فرایند ترسیم کرد مدل بلوغ فرایندهای کسب و کار و مدل ممیزی فرایند هامر به طور صریح به فرهنگ به عنوان عاملی موثر اشاره کرده اند این در حالی است که در مدل ارزیابی بلوغ مدیریت فرایند در بخش هایی با عنوان اصلاح و آموزش آمده است. هامر، سازمان مدیریت فرایند و افراد را که در دو مدل دیگر آمده اند را بصورت مجزا با عنوان های مجریان، مالکان و رهبری بیان داشته است و به این ترتیب بر نقش آنها تاکید کرده است.
به طور کلی، مقایسه شواهد، نشان می دهد که هر سه مدل فوق عامل های موثر و ضروری برای موفقیت فرایندهای کسب و کار را پوشش می دهند.
نتیجه گیری
در این مقاله ما مدیریت بهبود فرایندهای سازمانی را از طریق رویکرد مدل های سازمانی مورد بررسی قرار دادیم و خصوصیات و رویه های بکار رفته در شماری از این مدل ها شامل مدل بلوغ قابلیت یکپارچه، وفرایند را معرفی نمودیم. ارزیابی بلوغ مدیریت فرایند، به مدیریت و کارکنان به عنوان یک اجزای اساسی مدیریت فرایند کسب و کار، وابسته است و بر اهمیت ارتباط منطقی بین فعالیت های مدیریت فرایند کسب و کار تاکید می کند.
بطور کلی مدل های بلوغ، سازمان ها را در جهت یادگیری از یکدیگر، شناسایی نقاط ضعف و قوت و درک عملکرد بهینه خودشان یاری می نماید. همچنین بهبود فرایندها به پرسنل سازمانی کمک می کنند تا با ساده تر کردن کارها به همراه اثربخشی بیشتر به اهداف سازمانی دست یابند. در نهایت فرایندهای موثر سازمانی با فراهم آوردن وسیله ای در جهت معرفی و استفاده از تکنولوژی جدید، می کوشد تا از این طریق اهداف سازمانی بهتر محقق گردند.
شاید خواندن این موارد نیز مورد علاقه شما باشد:
شیوه های پنج چرایی: ترسیم نقشه برای فعالیت ها و ساده سازی فرآیندها
کاربرد کارگاه های ساختاریافته در استخراج فرایندها
پادکست مدلسازی فرایند در ۳ سوت
به پادکستهای زیر توجه نمایید. در مورد ریسک ها و اشتباهات پروژه های مدیریت فرایند در کشور ما هستند:
پادکست:رویکردهای مختلف انجام پروژه های مدیریت فرایند
پادکست: چرخه عمر مدیریت فرایند
پادکست: چارچوب چانگ در مدیریت فرایند