در دو مطلب قبل ۵ گام ابتدایی استقرار مدیریت فرایند (۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش اول) و (۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش دوم) را مشاهده کردید. در این مطلب ادامه گام های استقرار مدیریت فرایند را مشاهده خواهید کرد.
گفتنی است تیم ما این مراحل را در سازمان ها و شرکت های زیادی طی کرده و بر خلاف پروژه های پر هزینه معمول مدیریت فراین در کشور، با صرف هزینه ای بسیار پایین به نتایج قابل توجهی نائل گردیده است.
رویکرد ما در این تدوین بدین تریتب است که سازمان ها خود و از طریق منابع داخلی شان و بدون صرف هزینه های گزاف بتوانند اقدام به اجرا و استقرار مدیریت فرایند نمایند.
گام ششم: مدلسازی فرایندها
به منظور استخراج فرایندهای سازمان روش های مختلفی وجود دارد که برخی از آنها به قرار زیر است:
♦مشاهدات مستقیم
♦مصاحبه‌ها
♦کارگاههای ساختاریافته Structured Workshops
♦کنفرانس‌های بر مبنای وب
معمولاً در اکثر مواقع از روش مصاحبه استفاده میشود.
شدیداً پیشنهاد میکنیم به مطالبی که به نکات مربوط به انجام مصاحبه در این فاز میپردازد و پیشتر در قسمت مقالات سایت قرار گرفته است مراجعه و آنها را مطالعه نمایید.
همچنین حتماً باید از استاندارد BPMN برای مدلسازی فرایندها استفاده نمایید. تقریباً حالا اکثر سازمان های دنیا فرایندهایشان را با این استاندارد مدلسازی میکنند.
یک نکته مهم دیگر. حتما در پروژه مدیریت فرایند باید از ابزارهای تجزیه و تحلیل فرایند یا به عبارت دیگر Case Tool ها استفاده نمایید.
مدیریت فرایندهای سازمان بدون بکارگیری Case Toolامری بسیار زمانبر، پرهزینه، همراه با اشتباه، دوباره کاری و قطعا خطای انسانی خواهد بود. متاسفانه هنوز برخی از سازمانها فرایندهایشان را در نرم افزار Visio مدل میکنند.
با توجه به اینکه در چندین پروژه بزرگ در سطح کشور فاز مستقلی به منظور ارزیابی و انتخاب انواع ابزارها یا Case Tools با در نظر گرفتن کلیه ملاحظات صورت پدیرفته است و پاسخ تقریباً تمامی پروژه ها، ابزار ویژوال پارادایم بوده است، پیشنهاد ما استفاده از ابزار ویژوال پارادایم است.
یک نکته مهم اینکه در برخی شرایط میتوان از مدلسازی همه فرایندها صرف نظر نمود. به این معنی که اگر سازمانی ۱۰۰ فرایند داشته باشد و بخواهیم مراحل مدیریت فرایند را بصورت آبشاری طی کنیم، زمان نسبتاً زیادی را باید صرف مدلسازی نماییم و بعد از اتمام اینکار که بعد از یکسال بایستی برگردیم و فرایندهای مدل شده را تغییر دهیم زیرا در طول این یکسال برخی از فرایندها تغییر خواهند کرد.
از سوی دیگر صرف مدلسازی فرایندها ارزش افزوده های اصلی مدیریت فرایند را به همراه نخواهد داشت و وقتی میتوانیم از منافع مدیریت فرایند بهره مند شویم که چرخه BPM را بطور کامل طی کنیم. پس منطقی تر است که تعدادی از فرایندها را مدل کنیم، اجرا کنیم، پایش کنیم و بهبود دهیم و سپس سراغ تعدادی دیگر از فرایندها برویم.
یک نکته مهم دیگر را نیز در نظر داشته باشید که در این فاز تنها اقدام به ترسیم نمودارهای فرایندی مثلاً با استاندارد BPMN نخواهیم کرد بلکه شناسنامه فرایندی که در فازهای ابتدایی پروژه مدیریت فرایند طراحی کردیم را تکمیل خواهیم کرد.
گام هفتم: تجزیه و تحلیل فرایندها
در این گام باید چند مرحله را طی کنید که عبارتند از:
- تجزیه و تحلیل مشکلات فرایندی استخراج شده در فاز مدلسازی
- بررسی مدل های مرجع و بنچ مارکینگ
تجزیه و تحلیل مشکلات فرایندی استخراج شده در فاز مدلسازی
در این مرحله، موضوعات مربوط به فرآیندas-is شناسایی و مستندسازی میشود و درهر زمان که ممکن است با استفاده از شاخص عملکردی سنجیده میشود.
معمولا تحلیل بر اساس شاخص هایی است که در فاز مدلسازی فرایند و در شناسنامه فرایند از Domain Expert ها پرسیده میشود.
روش‌های انجام اینکار به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- روش‌های کیفی
- روش‌های کمی
تحلیل کیفی، بخش هنری مدیریت فرآیند کسب و کار را پوشش میدهد. تحیلی کیفی مثل کارهای هنری از جمله نقاشی هستند. مشابه فعالیت های هنری، تحیلی های کیفی نیز تنها از یک راه منجر به نتیجه نخواهند شد. بلکه تعدادی از اصول و تکنیک ها وجود دارد که به ما می گوید که چه شیوه هایی منجر به تجزیه و تحلیل فرایند بصورت مناسبی می شود.
سه رویکرد غالب در تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها عبارتند از:
- «تحلیل ارزش افزوده»
- «تحلیل دلایل ریشه‌ای»
- «مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار»
در روش های تحلیل کمی هدف این است که با تغییر فرآیندها به طور واضح به بهبود عملکرد فرآیندها در چهار زمینه هزینه، زمان، کیفیت و انعطاف‌پذیری برسیم.
سه روش رایج در این تحلیل عبارتند از:
- تحلیل جریان
- تحلیل صف
- شبیه‌سازی
به زودی در وب سایت مطالب جالبی در مورد تجزیه و تحلیل فرایندها قرار خواهد گرفت.
بررسی مدل های مرجع جهت بنچ مارک وضعیت موجود سازمان با مدل های ایده ال
مدل‌های مرجع مجموعه‌ای متشکل از گزینه‌های ممکن، در یک دامنه مشخص هستند که به فرایند تهیه راه حل یک مساله کمک قابل ملاحضه ای میکنند. در واقع مدل مرجع مدلی است که می تواند کلیه مشخصات سیستم را در آن مشاهده کرد و واکنش‌های عناصر سیستم را در قالب آن دریافت. مدل مرجع ما را در طراحی و آزمون طرح سیستم، درخصوص کامل بودن هدایت می‌کند و میتوان برای آشنایی با کاستی‌های سیستم و ارزیابی آن از این مدل استفاده کرد. مدل‌های مرجع برای یک نقشه راهنما جهت ارائه راه‌کارهایی یکپارچه و آرمان‌گرا در قلمرو کسب و کار حساب می شود.
برای مشخص شدن معماری مناسب سازمانها و فرایندهای وضعیت مطلوب از مدل‌های مرجع استفاده میشود. مدل‌های مرجع مدل‌های عمومی هستند که برای مشخص شدن عناصر معماری در لایه‌های مختلف از جمله فرایندها از آنها استفاده میشود. هر چند هر سازمانی باتوجه به نیازهای کسب و کار و همچنین استراتژی‌ها و سیاست‌ها به یک معماری ویژه نیاز دارد و نمی‌توان بدون شناخت مقتضیات خاص سازمان، اینگونه مدل‌ها را همانند مکانیکی در طراحی وضعیت مطلوب سازمان استفاده می کنند، اما شباهت هایی که بین سازمانها در سطوح مختلف وجود دارد، و همچنین ارزش افزوده ناشی از کاربرد مدل‌های مرجع, کاربرد اینگونه مدل‌ها را توجیه می کند.
فواید استفاده از مدل‌های مرجع عبارتند از:
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه طراحی وضعیت مطلوب
- استفاده از بهترین تجارب و یافته‌ها در سازمان‌های مشابه
- اطمینان از امکان تعامل‌پذیری بین سازمان‌هایی که از مدل‌های مرجع مشابه پیروی میکنند.
پس به طور خلاصه باید قید کنیم که برای شناسایی معماری و وضعیت مطلوب فرایندها بررسی و بکارگیری مدل های مرجع یک امر مهم تلقی میشود.
یکی از مدل های مرجع عمومی و مناسب که در بسیاری از پروژه های مدیریت فرایند قابل استفاده است APQC نام دارد. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد این مدل مرجع میتواند به وب سایت آن به نشانی APQC.org مراجعه نمایید.
در وب سایت ترجمه مدل مرجعه APQC را نیز میتوانید مشاهده نمایید.
همچنین یک مدل مرجع دیگر که مربوط به شرکت SAP می باشد نیز در وب سایت قرار دارد که از اینجا میتوانید آنرا دانلود و مطالعه نمایید.
ادامه دارد