متخصصان مدیریت فرآیند کسب و کار اکنون می توانند به یک مجموعۀ دانش مشترک به زبان خود دسترسی داشته باشند. BPM CBOK® دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های اساسی مورد نیاز برای متخصصان BPM را فراهم می‌کند و همچنین پیوندها و ارجاع‌هایی را به دیگر منابع اطلاعاتی و رویه هایی که بخشی از مجموعه گسترده‌تر دانش عمومی BPM هستند، ارائه می‌کند.
اصول اولیه برای BPM CBOK® را در جدول زیر می توانید مشاهده نمایید:
راهنمای مجموعۀ دانش مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM CBOK®) – ویرایش چهارم
ABPMP International در سال 2019 موفق به انتشار عمومی راهنمای مجموعۀ دانش مشترک مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM CBOK®) ویرایش 4.0 گردید.
این راهنمای BPM CBOK® دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های اساسی مورد نیاز برای همۀ متخصصان BPM را ارائه می‌کند. هدف اصلی این راهنما ارائۀ یک نمای کلی از حوزه های دانشی است که به طور کلی به عنوان عملکرد خوب در حرفۀ BPM شناخته شده و پذیرفته شده است. این راهنما یک نمای کلی بنیادی از هر حوزۀ دانشی ارائه می دهد و مهارت ها و شایستگی های اضافی مورد نیاز برای هر کدام از آنها را مشخص می کند. این راهنما همچنین پیوندها و ارجاعاتی را به دیگر منابع اطلاعاتی و شیوه‌هایی که بخشی از مجموعه گسترده‌تر دانش عمومی BPM هستند، ارائه می‌کند.
راهنمای CBOK چیست؟
راهنمای بدنه مشترک دانش (CBOK) مرجعی برای متخصصان است که بهترین شیوه ها، مهارت های مورد نظر برای انجام یک نقش و فعالیت های مرتبط با بخش BPM را ارائه می دهد. این دقیقاً برای حمایت از متخصصان با یک دید کلی از دانش BPM ایجاد شده است.
در این راهنما، 9 حوزۀ دانشی را خواهید یافت که BPM را زیربنا و فعال می کند.
این حوزه ها با یکدیگر مرتبط بوده و در اجرای فعالیت ها مکمل یکدیگر هستند.
هدف CBOK چیست؟
هدف اصلی CBOK شناسایی و ارائه یک نمای کلی از حوزه های دانش BPM برای متخصصان صنایع گوناگون است.
این یک راهنمای رسمی برای شایستگی ها و مهارت ها، با اطلاعاتی است که سازگار، استاندارد و معمولاً در بازار پذیرفته شده است.
CBOK ارتباط در مورد BPM را تسهیل می کند و مهمتر از همه، باید به عنوان یک راهنمای عملی برتر در نظر گرفته شود تا یک مرجع تجویزی.
ABPMP چیست؟
انجمن بین المللی حرفه ای مدیریت فرآیند کسب و کار (ABPMP) یک انجمن حرفه ای غیر انتفاعی است که بر BPM متمرکز است. هدف آن انتشار و کمک به مدیریت فرآیند کسب و کار، حفظ استاندارد جهانی بهترین شیوه های BPM است.
ABPMP مسئول توسعه و توزیع راهنمای CBOK است که اکنون در نسخه چهارم خود قرار دارد.
حوزه های دانش BPM بر اساس CBOK چیست؟
در زیر موضوعاتی را که در راهنما مطرح شده و خلاصه ای از هر فصل را مشاهده خواهید کرد.
مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار مفهوم اساسی BPM است. راهنمای CBOK که به عنوان پایه ای برای مطالب بعدی خدمت می کند، در این فصل به تعاریف اصلی و فرآیندهای کسب و کار از انتها تا پایان می پردازد.
BPM به تجسم عملیات کسب وکار از 360 درجه کمک می کند و کل زنجیرۀ تولید را پوشش می دهد. در CBOK، می توانید تفاوت بین فرآیندها، فعالیت ها و گردش کار را یاد بگیرید و این عملیات را بهینه کنید.
در این فصل، مدیریت فرآیند کسب و کار بر مفاهیم BPM، مانند تعاریف کلیدی، فرآیندهای سرتاسری، ارزش مشتری و ماهیت کار متقابل تمرکز دارد. انواع فرآیند، اجزای فرآیند، چرخه عمر BPM، به همراه مهارت های حیاتی و عوامل موفقیت معرفی و بررسی می شوند. این بخش BPM را تعریف می کند و پایه ای را برای کاوش در زمینه های دانش اصلی BPM فراهم می کند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد مدیریت منضبط برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، اندازه‌گیری، نظارت و کنترل خودکار و غیرخودکار فرآیندهای کسب و کار برای دستیابی به نتایج هدفمند و سازگار با اهداف استراتژیک سازمان است. BPM شامل تعریف، بهبود، نوآوری و مدیریت عمدی، مشارکتی و به کمک فناوری، فرآیندهای کسب وکار سرتاسری است که نتایج کسب و کار را هدایت می کند، برای مشتریان ارزش ایجاد می کند و سازمان را قادر می سازد تا اهداف کسب و کار خود را با چابکی بیشتری برآورده کند.
مدلسازی فرآیند
مدلسازی فرآیند نیازمند تکنیک‌های خاصی برای درک، مدیریت و برقراری ارتباط اجزای یک کسب‌وکار است. بر این اساس، این فصل از راهنما مجموعه اساسی مهارت‌های مقابله با این فرآیندها را پوشش می‌دهد.
علاوه بر این، مروری بر مدلسازی فرآیند، مزایای آن، اجزا و نمونه‌های طراحی ارائه شده است.
مدلسازی فرآیند کسب‌وکار مجموعه فعالیت‌هایی است که در ایجاد نمایش‌هایی از یک فرآیند کسب وکار موجود یا پیشنهادی دخیل هستند. مدلسازی می‌تواند چشم‌اندازی سرتاسر یا نمای بخشی از فرآیندهای اولیه، پشتیبانی یا مدیریت یک سازمان را ارائه دهد.
مدلسازی فرآیند کسب‌وکار مستلزم مجموعه‌ای مهم از مهارت‌ها و تکنیک‌ها است که افراد را قادر می‌سازد تا اجزای اصلی فرآیندهای تجاری را درک، ارتباط، اندازه‌گیری و مدیریت کنند. برای شرکت هایی که از ارزش بالای فرآیندهای کسب و کار خود آگاه هستند، مدل سازی فرآیند فعالیت اساسی برای مدیریت شرکت است.
فرآیندهای کسب و کار را می توان از طریق مدل سازی در سطوح مختلفی از جزئیات، از بسیار انتزاعی تا بسیار دقیق بیان کرد. یک مدل فرآیند تجاری کاملاً توسعه‌یافته معمولاً چندین دیدگاه را نشان می‌دهد که در خدمت اهداف مختلف هستند. مدل‌ها معمولاً گردش کار، وابستگی‌ها و توالی فعالیت‌ها را نشان می‌دهند. آنها سطحی از تجسم را برای تسهیل بازبینی و ارزیابی دقیق فرصت‌های بهبود فرآیندهای یک سازمان همراه با حمایت از مأموریت سازمان فراهم می‌کنند.
تحلیل فرآیند
به گفته CBOK، “اولین گام در تعریف یک فرآیند جدید یا به روز رسانی یک فرآیند موجود، ایجاد درک مشترک از وضعیت فعلی آن است.”
فصل تحلیل فرآیند، تکنیک‌های کلیدی برای تحلیل فرآیندها، تکنیک‌ها و ابزارهای کسب‌وکار و همچنین مستنداتی برای تأیید این اطلاعات ارائه می‌کند.
اولین گام در تعریف یک فرآیند جدید یا به روز رسانی یک فرآیند موجود، ایجاد درک مشترک از وضعیت فعلی فرآیند و چگونگی دستیابی فرآیند به اهداف تجاری اعلام شده است. این درک مشترک از طریق تحلیل فرآیند به دست می آید.
در این قسمت، موضوع تحلیل فرآیند را مورد بحث قرار می گیرد، با این که چرا یک فرآیند باید تحلیل شود و چه کسانی باید در تحلیل شرکت کنند. سپس به بررسی ویژگی های چگونگی تحلیل یک فرآیند می پردازیم و سپس در مورد تکنیک ها، ابزارها، روش شناسی ها و چارچوب هایی که می توان استفاده کرد بحث خواهیم کرد. در نهایت، برای اطمینان از درک کامل آنچه برای تجزیه و تحلیل فرآیند موفقیت آمیز ضروری است، به شیوه های پیشنهادی نگاه خواهیم کرد.
تحلیل فرآیند همه فعالیت های مرتبط با فرآیند را شناسایی و بررسی می کند و عملیات و اثربخشی آن فعالیت ها را در تحقق اهداف سازمان اندازه گیری می کند.
فرآیند مجموعه ای تعریف شده از فعالیت های متوالی یا موازی است که به یک نتیجه نهایی خاص، قابل تعریف و قابل اندازه گیری می رسد. در زمینه مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیند کسب و کار به عنوان مجموعه ای از فعالیت ها که محصول یا خدماتی را ارائه می دهد، تعریف می شود.
خواه تکلیف تحلیل یک فرآیند باشد یا فرآیندهایی که فعالیت‌ها را در واحدهای تجاری، شرکای تجاری یا زنجیره ارزش گسترده‌تر به هم متصل می‌کند، تحلیل فرآیند می‌تواند برای رسیدگی به فرصت‌های بهبود فعلی و آتی اعمال شود. فرصت ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- عملیات کارآمدتر
- اجتناب و/یا کاهش خطرات
- عملیات ترکیبی بالقوه بین دو سازمان
- تحلیل تأثیر مقررات فدرال یا قوانین کشور بر روی فرآیندها
طراحی فرآیند
بخش طراحی فرآیند به ایجاد مشخصات همسو با اهداف کسب و کار می پردازد. این فصل طراحی فرآیند را به عنوان ابزاری برای تبدیل عملیات تجاری ارائه می‌کند.
جنبه‌های جمع‌آوری اطلاعات، اصول اولیه آماده‌سازی طراحی، فعالیت‌هایی که باید در مدلسازی طراحی شوند و عواملی که به موفقیت آن کمک می‌کنند، بحث می‌کند.
طراحی فرآیند بر مرحلۀ دوم فاز 2 در چرخۀ حیات BPM تمرکز دارد: طراحی فرآیند.
طراحی فرآیند عبارت است از ایجاد یا بازسازی فرآیندهای متقابل کلان که ارزش را به مشتریان ارائه می کند. این فصل کشف اطلاعات، آماده‌سازی طراحی فرآیند، فعالیت‌های کلیدی در طراحی فرآیند و عوامل کلیدی موفقیت برای ابتکار را پوشش می‌دهد.
طراحی فرآیند عبارت است از ایجاد مشخصات برای فرآیندهای کسب وکار جدید و اصلاح شده در چارچوب اهداف کسب و کار، اهداف عملکرد فرآیند، گردش کار، برنامه های کاربردی تجاری، پلت فرم های فناوری، منابع داده، کنترل های مالی و عملیاتی، و یکپارچه سازی با سایر فرآیندهای داخلی و خارجی. هر دو طرح منطقی (چه فعالیت‌هایی انجام می‌شوند) و طراحی فیزیکی (نحوه انجام فعالیت‌ها) به عنوان قابل تحویل گنجانده شده‌اند.
مدیریت عملکرد فرآیند
یک کسب و کار نیاز به نظارت مستمر بر شاخص های خود دارد تا مدیریت بتواند اثربخشی عملیات را بداند.
این حوزه از دانش به اهمیت اندازه‌گیری عملکرد، اقدامات نظارتی عمده، آنچه که باید اندازه‌گیری شود، نحوه همسو کردن فرآیندها با عملکرد خوب سازمانی و اینکه چگونه این اطلاعات تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد، اشاره می‌کند.
اندازه گیری عملکرد فرآیند، نظارت رسمی و برنامه ریزی شده بر اجرای فرآیند و ردیابی نتایج برای تعیین اثربخشی و کارایی فرآیند است. این اطلاعات برای تصمیم گیری برای بهبود یا بازنشستگی فرآیندهای موجود و/یا معرفی فرآیندهای جدید به منظور دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان استفاده می شود. موضوعات تحت پوشش شامل اهمیت و مزایای اندازه گیری عملکرد، تعاریف کلیدی عملکرد فرآیند، نظارت و کنترل عملیات، همسویی فرآیندهای تجاری و عملکرد سازمانی، آنچه که باید اندازه گیری شود، فرآیند و روش های اندازه گیری و چارچوب ها، مدل سازی و شبیه سازی، پشتیبانی تصمیم گیری برای صاحبان فرآیند و مدیران و ملاحظات موفقیت.
اهمیت اندازه گیری عملکرد یک فرآیند را نمی توان بیش از حد یا بیش از حد برآورد کرد. همراستایی عملکرد فرآیند با اهداف سازمانی دلیل اصلی اتخاذ شیوه های مدیریت فرآیند است. گفته شده است که “اگر نتوانید آن را اندازه گیری کنید، نمی توانید آن را مدیریت کنید.” این بیانیه درست است و هیچ سازمانی نباید زمان و منابعی را برای بهبود فرآیند سرمایه گذاری کند بدون اینکه بداند برای بهبود چه چیزی باید اندازه گیری کند.
بسیاری از تلاش‌های بهبود فرآیند بر روی یک حوزه عملکردی، به عنوان مثال، تولید، بدون توجه به زمینه سازمانی تمرکز می‌کنند. هیچ اشکالی در تمرکز تلاش ها بر بهبود عملکرد و مدیریت فرآیند وجود ندارد، مشروط بر اینکه بتوان آن را با عملکرد کلی فرآیند متقابل که معیارهای عملکرد در سطح شرکت را هدایت می کند، مرتبط کرد.
تحول فرآیند
در بازاری با نوسانات شدید، دستیابی به یک وضعیت باثبات دیگر ممکن نیست. در نتیجه، بسیار مهم است که شرکت‌ها آماده باشند تا فرآیندهای خود را سریع و پویا تغییر دهند.
در این فصل، راهنمای BPM CBOK به تغییرات در چرخه حیات فرآیند کسب‌وکار، روش‌های بهبود، و چگونگی مدیریت تغییر سازمانی برای موفقیت این تحولات حیاتی می‌پردازد.
شرکت‌هایی در هر صنعتی که درگیر تحول کسب‌وکار بوده‌اند، اکنون درگیر تحول دیجیتال هستند. چگونه تحول کسب و کار و تحول دیجیتال شبیه به هم هستند و چگونه متفاوت هستند؟ رایج ترین تعریف تحول کسب و کار، فرآیند تغییر اساسی افراد، فرآیندها، سیستم ها و فناوری در کل یک واحد تجاری یا کسب و کار برای دستیابی به بهبودهای قابل اندازه گیری در کارایی، اثربخشی و رضایت مشتری است. خیلی شبیه BPM به نظر می رسد، اینطور نیست؟
این تصور مجدد از کسب وکار در عصر دیجیتال که توسط Salesforce توصیف شده است، تحول دیجیتال است. از نقش های سنتی مانند فروش، بازاریابی و خدمات مشتری فراتر می رود. در عوض، تحول دیجیتال با نحوه فکر کردن و تعامل شما با مشتریان آغاز می شود و به پایان می رسد.
رویکردها و تکنیک های ارائه شده در این فصل، تجربیات ترکیبی چندین متخصص پیشرو در صنعت را نشان می دهد که در صنایع و شرکت های مختلف کار می کنند.
امروزه، تجارت و دگرگونی دیجیتال به گونه‌ای قرار گرفته‌اند که نحوه رضایت مشتری و نحوه انجام تجارت را تغییر دهند. تحول را می توان با استفاده از فناوری های نوظهور و روش ها و تکنیک های BPM انجام داد. به‌عنوان تمرین‌کنندگان BPM، ما در خط مقدم این انقلاب هستیم و در موقعیتی قرار داریم که تغییرات قابل توجهی در بازار ایجاد کنیم.
سازمان مدیریت فرآیند
امروزه تعداد کمی از سازمان های فرآیند گرا وجود دارد. این همان چیزی است که این فصل در مورد آن است: چگونه می توان اطمینان حاصل کرد که یک شرکت فرآیند محور است. نقش‌ها و مسئولیت‌های اصلی، و همچنین فرآیندهای حاکمیتی، و اینکه چگونه شرکت‌ها می‌توانند این فرآیندها را برای دستیابی به سطح بالایی از تعالی بهینه کنند، برجسته می‌شوند.
هدف نهایی یک ابتکار BPM ایجاد یک فرهنگ فرآیند محور است که در آن سازمان از فناوری و سایر تغییرات مورد نیاز برای کارآمدتر کردن کار و تمرکز مداوم بر ایجاد ارزش برای مشتریان استقبال می کند. استفاده از Agile با فناوری BPM نیازمند فرهنگ و حاکمیت شرکتی مناسب برای حمایت از آن است. حاکمیت BPM تضمین می کند که فرآیند، داده ها و فناوری با نیازهای افراد سازگار است و هر دو برای تولید بهترین ارزش برای سازمان هماهنگ هستند. حاکمیت بخش یکپارچه رویکرد و استراتژی فناوری BPM است.
مدیر عامل سابق جنرال الکتریک، جک ولش، زمانی گفته بود: «چیزهای نرم چیزهای سخت هستند». با توجه به دامنه و وسعت تغییراتی که در ابتکارات در سطح سازمانی وجود دارد، باید آشکار باشد که حجم عظیمی از توسعه مرتبط با منابع انسانی در طول چرخه عمر BPM یا برای هر تغییری مورد نیاز است. توسعه رهبری کارکنان، مهارت مجدد، آموزش و یادگیری در حین کار مستلزم برنامه ریزی بودجه قابل توجهی است که باید در اوایل چرخه زندگی BPM شروع شود – نکته ای که نمی توان بیش از حد بر آن تاکید کرد.
مدیریت فرآیند کسب و کار
این فصل کل سفر به سمت مدیریت فرآیند سازمانی، مانند روش‌ها و ابزارهای ارزیابی و پیاده‌سازی رویه‌ها، پیشرفت‌های ارائه‌شده توسط BPM، و ساختارهای فرآیندی مختلفی که یک کسب‌وکار را تشکیل می‌دهند را پوشش می‌دهد.
فناوری های BPM
در نهایت، فناوری‌هایی که از BPM پشتیبانی می‌کنند، از برنامه‌ریزی، طراحی، تحلیل و بهره‌برداری تا نظارت بر فرآیندهای کسب و کار مورد بحث قرار می‌گیرند.