۴۴۳۳۶۸۹۵ - ۰۲۱
چارچوب جستون- نلیس در BPM- بخش اول
چارچوب جستون در BPM,چارچوب نلیس در BPM

چارچوب جستون- نلیس در BPM

یکی از چارچوب‌های اجرایی پروژه‌های BPM توسط جان جستون و یوهان نلیس در سال 2008 ارائه شده است. جان جستون بیش از 30 سال در زمینه تجارت و IT فعال بوده است. مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار و مدیریت پروژه بخشی از زمینه‌های تخصص وی محسوب می‌شوند. جستون تا کنون مشاور بسیاری از سازمان‌ها در زمینه استراتژی و پیاده‌سازی پروژه های فرآیند محور بوده است.

یوهان نلیس نیز تجربیان فراوانی در گوشه و کنار جهان به عنوان مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار داشته است. وی متخصص تطبیق فرآیندها با استراتژی، اهداف کسب و کار و IT است.

تصوير زیر چارچوب کلی ارائه شده توسط جستون و نلیس را نشان می­دهد.

1

در همة پروژه‌ها فاز شروع، فاز اولية پروژه است، جايي كه يكي از واحدهاي سازماني براي بهبود كسب و كار انتخاب مي‌شود، و حوزه‌هاي پروژه مشخص شده، پايه‌ريزي شده و در نهايت پروژه آغاز مي‌گردد. از اين نقطه، فازهاي درك خلاقيت، توسعه و پياده‌سازي مورد استفاده قرار مي‌گيرند تا تك تك زير پروژه‌هاي پروژه را راهنمايي كرده و اين اطمينان حاصل شود كه تمامي زير پروژه‌ها از يك شيوه يا چارچوب يكسان پيروي مي‌كنند.

در طول مراحل نهايي پروژه، تيم پروژه، بايد كار خود را تا درك ارزش يا سود مورد انتظار توسط سازمان ادامه دهد تا اين اطمينان حاصل گردد كه مرحلة گذار از یک پروژه به عمليات عادي كسب و كار (كسب و كار به صورت معمول) اتفاق افتاده است. اين مرحله پروژه را از حالت پروژه‌اي صرف خارج كرده و آن را به عملكردي پايدار تبديل خواهد كرد.

در طول كل پروژه باید به «عناصر حياتي» شامل مديريت پروژه، مديريت تغيير افراد و رهبري مورد قبول افراد توجه داشت. بدون وجود اين عناصر حياتي در پروژه، ريسك پروژه به صورت مشخصي افزايش خواهد يافت.

هر چارچوبي كه توسط سازمان اتخاذ شود لازم است كه به قدر كافي نسبت به ساختار سازمان انعطاف‌پذير و جامع باشد تا هر كدام از زير پروژه‌ها، با برنامه‌ها و شيوه‌هاي سازماني مطابقت داشته باشد.

چارچوب ارائه شده توسط جستون- نلیس علاوه بر اينكه نشان مي‌دهد كارها چگونه بايد در هر فاز انجام شوند، ارتباط ميان فازها را هم بيان مي‌كند.


فاز 1- استراتژي سازمان:

اين فاز شامل شناخت كامل اعضاي تيم پروژه از استراتژي سازمان، مأموريت، اهداف استراتژيك، تجاري و اجرايي سازمان است. در اين فاز بايد به سوالات زير پاسخ گفت:

  • ذينفعان پروژه انتظار دستاوردهاي كوتاه مدت دارند يا بلند مدت؟
  • آيا ارزش‌هاي مورد نظر سازمان روشن است؟ آيا همة افراد سازمان نسبت به اين ارزش‌ها واقف‌اند؟

استراتژي سازمان بايد بين تمام افراد درگير پروژه به اشتراك گذاشته شود (مخصوصاً مديريت و كاركنان) تا با فرهنگ سازمان يكپارچه گردد. همچنين اين استراتژي بايد توسط افراد تيم پروژه به درستي درك گردد تا اين اطمينان ايجاد گردد كه محدوده و جهت‌گيري پروژه در تضاد با استراتژي نيستند. بلكه ارزشي را به آن مي‌افزايند.

فرآيندها به تنهايي محصول يا هدف سازمان نيستد بلكه وسيله‌اي هستند براي رسيدن به اهداف سازمان. انتخاب يك هدف كسب و كار و شيوة رسيدن به آن هدف، استراتژي سازمان محسوب مي‌شود. همانطور كه در تصوير زیر مشهود است، تيم مديريت مسئول انتخاب اهداف سازمان و اطمينان يافتن از اين موضوع است كه فرآيندها در اهداف مشاركت نموده، آن‌ها را پشتيباني و ارضا مي‌كنند. بنابراين فرآيندهايي كه با اهداف و استراتژي سازمان تطابق دارند كارايي بيشتري داشته و ماندگاري و پايداري آن‌ها هم در طولاني‌مدت بيشتر خواهد بود.

2

نتايج فاز استراتژي سازمان كه در واقع ورودي فازهاي ديگر پروژه BPM محسوب مي‌شود شامل موارد زير است:

  • يك نسخة مستند از عوامل مربوط به سازمان شامل :
  • چشم‌انداز
  • مأموريت
  • اهداف
  • مفاد استراتژي
  • استراتژي پياده‌سازي
  • مفهومي كلي از مدل كسب و كار شامل:
  • مشتريان (نوع و حجم مشتريان)
  • خدمات/ محصولات
  • تأمين كنندگان/ شركاء
  • منابع

گام‌هاي اصلي كه در تطابق پروژه BPM ، استراتژي سازمان مؤثرند در تصوير زیر نشان داده شده است. عمل و طول هر يك از گام‌ها در پروژه‌ها و سازمان‌هاي گوناگون متفاوت است.

 

خروجي فاز استراتژي سازمان:

فاز استراتژي سازمان همانطور كه در تصوير پایین مشخص است خروجي‌هاي ارزشمندي براي فازهاي ديگر چارچوب فراهم مي‌آورد:

  • در خلق يك معماري فرآيند براي يك سازمان، اهداف مشخص دراستراتژي‌ سازمان بايد به خوبي درك گردند.
  • در هنگام مشخص كردن حوزه‌هاي پروژه و بنا‌ نهادن آن، تيم پروژه، بايد مطمئن شوند كه پروژه ارزشي را به سازمان اضافه خواهد كرد. (با توجه به اهداف سازمان)
  • نتايج اين فاز بايد در فاز تغيير (نوآوري) حساب شود. چون فاز نوآوري جايي است كه فرآيندهاي جديد توسعه مي‌يابند و لازم است كه با استراتژي سازمان هماهنگ شوند.

3


فاز۲- معماري فرآيندها:

در اين فاز، معماري فرآيندها طراحي مي‌شود. معماري فرآيند ابزاري است كه به وسيلة آن سازمان مجموعه‌اي از قوانين، اصول، خط مشي و مدل‌ها را براي پياده‌سازي BPM بنا مي‌نهد. در واقع معماري فرآيند بستر طراحي و درك فرآيندهاي اوليه BPM را فراهم مي‌آورد. در اين مرحله است كه فرآيند، IT و معماري كسب و كار با استراتژي سازمان تطبيق داده مي‌شوند.

نتایج این فاز شامل موارد زیر است:

  • یک معماری فرآیند مستند و مورد توافق
  • یک معماری شروع پروژه
  • چشم اندز فرآیندی سازمان
  • لیست فرآیندهای پیوسته و مرتبط به هم

 

خروجي فاز معماري فرآيندها:

فاز معماري فرآيندها ورودي فازهاي ديگر چارچوب را همانطور كه در تصوير پایین نشان داده شده است تأمين مي‌كند. براي مثال مي‌توان موارد زير را نام برد:

  • مدل فرآيندهاي كسب و كار كه بايد در فاز نوآوري و شناخت توليد شود از معماري فرآيندهاي توليد شده در اين فاز بهره خواهد گرفت.
  • نياز معماري فرآيندها به عنوان راهنما براي فاز شروع در چگونگي بنا نهادن و تعيين حوزه‌هاي پروژه است.
  • اين فاز همچنين بازخوردهاي لازم دربارة مناسب بودن فاز استراتژي سازمان را فراهم مي‌آورد.

4


فاز۳- شروع (Launch Pad) :

اگر مطالعات امکان‌سنجی نشان دادند که پروژه سودآوری لازم را دارد، بخش اول پروژه می‌بایستی آغاز گردد. این بخش شامل برنامه‌ریزی پروژه، تامین منابع، هزینه‌یابی، تعریف حوزه ابتدایی و…. است.

نتايجي كه از فاز شروع مورد انتظار است به شرح زير است:

  • تعريف ذينفعان درگير يا مرتبط با پروژه.
  • مستند نمودن مستندات مورد توافق ذينفعان
  • ماتريس انتخاب فرآيندها
  • ليست فرآيندهاي شناسايي شده و معيارهاي اوليه
  • ليست اهداف مورد توافق فرآيندها
  • اولويت‌بندي فرآيندها براي فاز شناخت
  • استراتژي پياده‌سازي اوليه
  • مديريت پروژه
  • مستندات چارت پروژه
  • مستندات حوزه‌هاي پروژه
  • پيش‌نويس طرح پروژه
  • مشخص‌كردن و مستند‌سازي استراتژي ارتباطات
  • تحليل ريسك اوليه

تعيين نقطة شروع پروژه معمولاً از كارهاي دشوار محسوب مي‌شود. اهداف فرآيندها بايد با استراتژي سازمان و معماري فرآيند سازمان منطبق شوند تا اطمينان حاصل شود كه آنها در راستاي بهبود يا افزودن ارزشی به ارزش‌هاي سازمان هستند.

خروجي فاز شروع:

اطلاعاتي كه در طول فاز شروع توليد مي‌شوند همانطور كه در تصوير زیر نمايش داده شد، به عنوان ورودي فازهاي ديگر مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

خروجي اين مرحله به‌طور مشخص مربوط به فاز شناخت مي‌شود. جايي كه طرح پروژه توسعه مي‌يابد، فرآيندها بر‌اساس ماتريس انتخاب فرآيند اولويت‌بندي مي‌شوند و در مورد معيارهاي اوليه تصميم‌گيري مي‌شود.

5


فاز۴- شناخت:

اين فاز دربارة شناخت فرآيندهاي موجود در سازمان است به نحوي كه زمينه مناسب را براي فاز تغيير (نوآوري) فراهم آورد. مدل‌سازی فرآیندهای موجود (تنها در سطحی از جزییات که برای باز-طراحی فرآیندها در سطوح بعدی لازم است)، مشخص کردن معیارهای فعلی سنجش فرآیندها، تعیین مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای اجرای فرآیندهای فعلی از جمله فعالیت‌های اساسی این فاز محسوب می‌شوند. پس از آن حوزه مرتبط با  مرحله بعدی باید مشخص گردد. در این مرحله توانایی معیارها در نشان دادن ارزش واقعی فرآیند و پتانسیل آنها در سودآوری‌های آینده بسیار حائز اهمیت است. جمع‌آوري معيارهاي فرآيندهاي پايه و اساسي براي ايجاد امكان مقايسه‌هاي آتي در مورد هزينه‌هاي فرآيندها و بهبود آنها حتماً بايد صورت بگيرد.

برخي از نتايجي كه از فاز شناخت مورد انتظار است به شرح زير است:

  • مدل‌هاي فرآيند براي فرآيندهاي موجود.
  • معيارهاي مناسب و كافي براي ايجاد معيارهاي بهبود فرآيند اولويت بندي و انتخاب در فاز نوآوري.
  • سنجش و مستند‌سازي سطح عملكرد فعلي
  • مستند‌سازي از اينكه چه چيزي خوب كار مي‌كند و چه چيزي مي‌تواند بهتر باشد (براي فاز نو‌آوري)
  • تشخيص پيشرفت‌هاي قابل توجهي كه مي‌تواند در طول يك‌دورة زماني سه ماهه تا شش ماهه اتفاق بيفتد.

 

خروجي فاز شناخت:

همانطور كه در تصوير بالا مشخص است، اين فاز ورودي فازهاي ديگر چارچوب را فراهم مي‌آورد. براي مثال مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

  • ممكن است در اين مرحله دانشي به‌دست آيد كه براي معماري فرآيند در زمينه اصلاح و تقويت استانداردها يا خط مشي‌هاي سازمان مفيد واقع شود.
  • مطمئناً ورودي‌هايي به فاز نوآوري وجود خواهد داشت، از جمله: معيارهاي پايه‌اي، اولويت‌هاي نوآوري و مانند اينها.
  • اين فاز خروجي‌هايي دارد كه در زمينة توسعة نقش‌هاي جديد در فاز افراد، مشخص كردن نيازمندي‌ها در توسعه راه‌حل و چگونگي اجراي اين راه‌حل‌ها، مورد استفاده خواهند بود.

6

ادامه چارچوب جستون- نلیس در استقرار BPM در مقاله بعدی بیان خواهد شد.

این نوشته برگرفته از کتاب Management by Process است. 


 

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .