تاثیر مدیریت فرایند (BPM) در افزایش بهره وری
در این مقاله با توجه به اهمیت و مزایای مدیریت فرایندهای سازمانی، اثرگذاری آن در افزایش بهره وری بررسی شده است لذا ابتدا به بررسی تعاریف، مفاهیم و متدولوژیها و مزایای استفاده از آنها پرداخته شده است. سپس با تشریح ماهیت فرایندهای سازمانی موجود در کمیته های بهره وری شرکت سایپا، شرایط لازم جهت مدیریت مناسب آنها با هدف ایجاد انگیزش در پرسنل و ساده سازی اقدامها معرفی شده است. در کمیته های بهره وری روی مسائلی نظیر افزایش مشارکت کارکنان، کاهش هزینه های تولید و توانمند سازی منابع سازمانی برنامه ریزی شده و در اقدامهای کلیدی و کار تیمی تمایل به افزایش بهره وری با تأکید بر قابلیت های نیروی انسانی مد نظر قرار گرفته است.
مقدمه
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) شامل مفاهیم، متدها، تکنیکها برای طراحی، نظارت، پیکربندی، اجرا و آنالیز فرایندهای تجاری می باشد. این فرایندها در برگیرنده افراد، سازمان، سیستم و دیگر منابع اطلاعاتی می باشند. مدیریت فرایند تجاری جهت ایجاد و جاری سازی در سیستم نیز مدیریت فرایند تجاری طی یک چرخه اتفاق افتاده است. این چرخه شامل فازهایی است که به هم مرتبط می باشند.
امروزه BPM زمینه سازی پیشرفت مستمر است. بسیاری از شرکتها به تجربه یاد گرفته اند که BPM یک سرمایه گذاری قوی در رویارویی سریع با نیازهای تغییرات در نوعی از دنیای پویای امروزه است. فرایندهای موجود در سازمانها دارای خصوصیات ویژه ای هستند. این فرایندها پیچیده، پویا و دائما در حال تغییر هستند، بصورت نامنظمی گسترش یافته اند و در هر سیستم و نهادی بصورتی متفاوت محلی سازی (Customized) شده اند. لذا در جمع بندی BPM نیاز امروز و فردای سازمان هایی اسن که در مواجهه با مسائل تجاری نظیر کاهش هزینه و افزایش بهره وری تمایل دارند با قدرت و به شکل مستمر عمل نمایند.
مفاهیم و مراحل مدیریت فرایندهای سازمانی
مطابق تعریف ارائه شده مدیریت فرایند کسب و کار علاوه بر مفاهیم و متدولوژی های مرتبط باری اجرا نیاز به فازهای متفاوتی دارد. این فازها مختصراً در شکل زیر معرفی شده اند.
همانگونه که در شکل اشاره شده است اجزای یک سیستم مدیریت فرایند در مدل سازی و طراحی با ایجاد و با درنظر گرفتن آمیختگی حوزه فن آوری اطلاعات با آن نیاز به طراحی شماتیک فرمهای اطلاعاتی است. در بخش بندی مراحا اجرای آن چند فاز ذیل در نظر گرفته خواهد شد.
فاز اول: طراحی و آنالیز فرایند
فاز اول مدیریت فرایند، طراحی و آنالیز وضعیت فعلی است. فاز طراحی و آنالیز نقطه شروع این چرخه می باشد. در این مرحله سازمان، فرایندهای تجاری و محیط فنی و تکنیکی بررسی می شوند و بر مبنای این بررسی فرایندها شناسایی، بازبینی، اعتبارسنجی می شوند و در نهایت با مدلسازی ارائه می شوند. فرایندهایی که با مدلها و نشان گذاری های گرافیکی ارائه می شوند باعث تسهیل در فهم فرایندها می شوند بنابراین ذینفعان مختلف می توانند به صورت مؤثر در تعریف و بهبود فرایندها شرکت کنند. تکنیکهای مدل سازی،اعتبارسنجی،شبیه سازی و تایید فرایند در این فاز انجام می شوند.
فاز دوم: پیکربندی
در فاز دوم پیکربندی شکل خواهد گرفت. پس از مدل سازی و تایید فرایندها، این فرایندها باید پیاده سازی شوند. روش های مختلفی برای انجام این کار موجود می باشد. آنها می توانند با یک مجموعه از سیاستها و رویه هایی که توسط افراد سازمان پذیرفته شده است انجام شوند. در این حالت ممکن است که اجرای فرایندها بدون هیچ سیستم نرم افزاری باشد. در این مرحله سیستم نرم افزاری برای اجرای فرایندها پیاده سازی می شود. مدلسازی فرایندها در پیاده سازی این سیستم ها کمک می کند. این سیستم باید مطابق با محیط سازمان و فرایندهای تایید شده آن باشد. این پیکربندی شامل تعامل کارمندان با سیستم و یکپارچه کردن سیستم های نرم افزاری موجود با سیستم مدیریت فرایند کسب و کار می باشد. اغلب در سازمانها فرایندها با سیستم های موجود پشتیبانی می شوند در این فاز پیکربندی باید بتوان سیستم های موجود را به سیستم مدیریت فرایند تجاری ضمیمه کرد. سیستم مدیریت اطلاعات فرایندهای تجاری جنبه تراکنشی دارد.
فاز سوم: اجرا و ارزیابی
در فاز سوم اجرایی کردن سیستم مدنظر است. بعد از پیکربندی سیستم فرایندها به صورت قانونی خواهد بود. این فاز فرایندهای واقعی و در حال اجرا را شامل می شود. فرایندها برای رسیدن به اهداف کسب و کار راه اندازی شده اند. این فرایندها رویدادهای تعریف شده را دنبال شده است. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به طور مؤثر اجرای فرایندهای تجاری را کنترل می کند. مولفه نظارت در سیستم مدیریت فرایند تجاری وضعیت فرایندها را مشخص می کند. نظارت فرایندها یک مکانیزم مهم در صحت اطلاعات فرایندها می باشد. در این فاز داده های اجرایی با ارزش به صورت Log File جمع آوری می شوند. سپس فاز ارزیابی خواهد بود. در این فاز از اطلاعات موجود برای ارزیابی و بهبود مدلهای فرایندی استفاده می شود.
این ارزیابی با تکنیک های مانند کاوش فرایند و نظارت بر فعالیت های تجاری انجام می شود. کاوش فرایند مجموعه ای از روشها و ابزارهای مرتبط با نظارت بر فرایند می باشد. هدف از کاوش فرایند، تحلیل ثبت وقایع (Event Logs) استخراج شده در طی نظارت بر فرایند و مقایسه آنها با یک مدل فرایند منطقی می باشد. این کاوش را از سه منظر می توان بررسی کرد. منظر فرایندی که در این منظر کنترل گردش کار و علت انجام فرایندها بررسی می شود. منظر سازمانی که در این منظر ساختار سازمانی و افراد درگیر در فرایند مورد نظر می باشند و منظر داده ای که در این منظر داده ها مورد بررسی قرار می گیرند.
نظارت بر فعالیت های تجاری، نظارت اتوماتیک بر فعالیت فرایند کسب و کار است و به صورت ماژولی در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار پیاده سازی می شود. به منظور استفاده از BPM باید شاخص های کلید کارآرایی شناسایی شوند و سیستمی به منظور نظارت و پاسخگویی به تغییرات به صورت بی درنگ ساخته شود.
اهمیت تکنولوژی مدرن در پیاده سازی مدیریت سازمانی
در رویه های جاری و شناخته شده مدیریت، المان های پرکاربرد شامل مدیریت کیفیت جامع، مدیریت کسب و کار و تفکر سیستمی مطرح است. عملاً مدلسازی های اجرای شده با سطح تکنولوژیک معمولی به دلیل عدم ایجاد حس کافی در کاربران متعدد این سیستم ها سطح کیفیت اجرا را تحت تاثیر قرار خواهد داد. در این بخش سعی شده است مجدداً به اهمیت تکنولوژی مدرن در پیاده سازی نیز توجه گردد لذا با بیان برخی رویکردهای استفاده از این نوع تکنولوژی به برخی فواید آن نیز اشاره خواهد شد. اگرچه در برخی سازمانها توسعه نرم افزاری های منفرد به افزایش بهره وری و سرعت انجام فرایندها کمک نموده لیکن به مرور زمان الزام به ایجاد ساختار بایسته و همه گیری مشخص شده است.
در حوزه مورد مطالعه نیز اثر توسعه برخی نرم افزارها مورد بررسی قرار گرفته است. در حال حاضر بخش قابل ملاحظه ای ساختار برخی سازمانها در مدلهای برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) شکل گرفته است که با پیاده سازی آن روی نرم افزارهای مرتبط امکان ایجاد گزارشها لازم در کلیه حوزه ها مرتبط فراهم شده است. لیکن همچنان توجه به افزایش قابلیتهای نرم افزاری در حوزه مدیریت سازمانی وجود دارد و مواری نظیر wrok force management و همچنین سیستم های مدیریت فریندهای کاری (BPMS) مدنظر است. مدیریت یکپارچه سیستم ها، مدیریت گردش کار و تراکنش های اطلاعاتی مسائلی است که در کنار اهمیت مدیریت دانش برای سازمانهای دانش محور حائز اهمیت است. لذا برای عینیت بخشیدن به BPM لازم است به تکنولوژی مدرن در این بخش توجه ویژه شود. به دلایلی نظیر پیچیدگی فرایندها، الزام به اجرا در کل سازمان، نیاز به قابلیت انعطاف به دلیل بازار کسب و کار و همچنین نیاز به تعریف متغییر برخی فرایندهای نظیر استفاده از ساختارهای افقی به جای ساختار عمودی و وظیفه ای عملاً سطح تکنولوژی مدرن با نیازمندهای حقیقی BPM سازکاری کامل ندارد و در برخی موارد خود را با آن وفق نخواهد داد. لیکن ایجاد انعطاف در ساختارها برای تطبیق با منطق نرم افزاری از جمله اقدامهایی است که در این زمینه قابل برنامه ریزی است.
معرفی سیستم مدیریت بهره وری
سیستم مدیریت بهره وری با هدف ایجاد محیط مناسب و فرصت برای مشارکت فکری کارکنان در امور سازمان به صورت داوطلبانه و برخوردار کردن آنان از ثمرات مادی و معنوی ایجاد شده است. هدف اصلی نظام مدیریت مشارکتی، توسعه ارزش های انسانی کلیه کارکنان و استفاده از هوش، استعداد و خلاقیت آنها در راستای اهداف شرکت است. با همفکری و همدلی بیشتر و استفاده از امکانات موجود می توان بهره وری و در نهایت برونداد هر سازمان را ارتقا داد. نظام مدیریت مشارکتی به لحاظ ایجاد فضای مناسب برای مشارکت فکری کارکنان در امور سازمان، سبب می شود که بهره وری در تمام زمینه های مؤثر در فعالیت سازمان از جمله نیروی انسانی، ارتقا پیدا کرد. از سوی دیگر بهره گیری از این نظام مدیریت صرفه جویی های کلان اقتصادی در بر دارد که می تواند بخشی از آن صرف توسعه نیروی انسانی و گسترش مشارکت آن در مدیریت سازمان گردد.
نظام مدیریت مشارکتی مبتنی بر دریافت فرصتهای بهبود کارکنان درخصوص رفع تنگناها و راه های توسعه فعالیت سازمان، بررسی فرصتهای بهبود دریافتی در یک کمیته تخصصی، ارزیابی بهترین فرصت بودها و ایجاد زمینه مساعد برای عملی ساختن آنها و بهره مندی کارکنان از مزایای ناشی از اجرای فرصتهای بهبود مؤثر و مفید می باشد.
از آنجا که در نظام مدیریت مشارکتی، کارکنان خود را در اتخاذ تصمیم های راهبردی برای ایجاد تحول در سازمان سهیم می دانند، همکاری و همدلی بیشتری نسبت به اجرای فرصتهای بهود پذیرفته شده نشان می دهند و از مقاومت در برابر تغییرات و تحولات سازمان پرهیز می دارند. بدین وسیله مدیریت با سهولت بیشتری می تواند در اجرای طرح های جدید، به موفقیت دست یابد.
دسته بندی سیستم مدیریت براساس ساختار سازمانی تدوین شده است لذا رویکردهای اصلی که با تعاریف ارائه شده در بخش بعد شناسانده شده است. در هر کمیته که ترکیب آن براساس ساختار سازمانی شکل گرفته است پیگیری خواهد شد و هر کمیته موظف خواهد بود جهت دستیابی به اهداف تعیین شده اقدام نماید.
نظامهای بهره وری
نظامهای بهره وری در شرکت سایپا شامل پنج نظام اصلی شامل پاکسا، سکه، سپاس، تکسا و نماد است. هر کدام از این نظامها به شکل مختصر در ذیل تعریف شده اند:
- پاکسا: براساس پاکیزه سازی محیط و اصول ۵S جهت ایجاد محیط پاکیزه به شکلی که قابلیت نگهداری و نظم و انظباط را داشته باشد.
- سکه: براساس کاهش هزینه به شکلی که نحوه اقدامها بهبود دهنده منجر به کاهش ضایعات، هزینه تولید یا دوباره کاری شود.
- سپاس: براساس سیستم مشارکت کارکنان و نظام پیشنهادها برای استفاده از سرمایه های فکر سازمان در جهت اهداف سازمان شده است.
- تکسا: براساس نظام توسعه کایزن تمامی کارکنان درگیر در حوزه های مختلف نظیر کیفیت، ایمنی و کاهش هزینه است.
- نماد: براساس مدیریت اطلاعات دیداری و استاندارد سازی رویه های اطلاع رسانی و ارتقاء فرصت های بهبود است.
ایجاد ارتباط بین نظامها، کمیته ها و تیم های بهره وری از جمله اقدامها حوزه مدیریت فرایندهای سازمانی بهره وری است که شمای آن در شکل زیر نشان داده شده است.
کمیته بهره وری مدیریت کیفیت بدنه و رنگ سایپا
کمیته بهره وری تحت بررسی مطابق چارت مصوب و ارائه شده مدیریت بهره وری شامل رئیس، دبیر، مسئولین نظامها و چند عضو فعال در آن با عناوین مروجین بهره وری و مسئولین فرهنگی است. حوزه تحت بررسی در سالنهای بدنه، رنگ و پرس فعال بوده و طی چهار سال اقدامها لازم را مطابق تعاریف سیستم انجام داده است. باتوجه به حوزه تخصصی نویسندگان مقاله که کیفیت می باشد تاثیرگذاری دو نکته حائز اهمیت است.
نکته اول ارتباط بین کیفیت و اصول بهره وری است. بهره وری تلفیقی از منابع سازمان جهت برنامه ریزی صحیح و دستیابی به اهداف تعیین شده است که در کیفیت نیز مدنظر می باشد. نکته دوم منشاء موضوعات مرتبط با مدیریت سیستم های فرایند است. همانگونه عنوان گردید ابتدا موضوع مدیریت سیستم های کاری در حوزه مسائل کیفی مطرح شد. از طرفی شباهت ویژه با قابلیت الگوبرداری دو دو حوزه وجود دارد. در کیفیت موارد متعددی روش و متدولوژی شامل روشهای مهندسی کیفیت و سیستم های مرتبط با آن وجود دارد که ارتباط آنها با یکدیگر، نحوه اثرگذاری و تبعیت سیستم ها و همچنین موضوعاتی نظیر مدیریت سیستم های اطلاعاتی مشاهبت خاصی با مدیریت فرایندهای سازمانی دارند. لذا از این نظر نیز ایجاد ارتباط بین دو حوزه جالب توجه می باشد. برای مثال در سیستم اطلاعات کیفی موضوعاتی نظیر کنترل مدارک و داده ها و همچنین نحوه جاری سازی اطلاعات در سیستم براساس DFD با مدیریت فراینده ای سازمانی مشابهت دارد.
اثرگذاری مدیریت فرایندهای سازمانی در افزایش بهره وری
مدیریت فرایندهای سازمانی در حوزه مورد بحث شامل اقدامها متعدد ایجاد ساختار و مدیریت آن با توجه به توان فنی و تکنولوژی سازمان بوده است. این موارد شامل ایجاد الگوی های کاری، روشهای اجرایی، نرم افزارهای مرتبط با هدف مدیریت بر فرایند تعریف شده است. اگرچه سیستم در طی چند سال پایه گذاری شده و در حال توسعه است لیکن به اختصار به برخی دستاوردهای آن اشاره می شود در بخش اول نیز به بیان مزایای کل مدیریت فرایندها در سازمان اشاره می شود.
مزایای کلی مدیریت فرایند
مدیریت فرایند تجاری علاوه بر خودکارسازی گردش کار قابلیتهای دیگری را فراهم کرده است این قابلیتها به سازمانها این امکان را می دهند که بتوانند فرایندهای بیشتری را کنترل کنند. برخی از مزایای استفاده از BPM به شرح زیر می باشد:
- مستندسازی و تعریف فرایندها: استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می نماید.
- خودکارسازی اجرای فرایندها: با BPM تمام قوانین و منطبق های تجاری سازمان اتوماتیک خواهند شد.
- شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها: همچنین BPM معیارهایی را فراهم می نماید برای اندازه گیری هزینه فرایندها و زمان اجرا که در این صورت بهینه سازی براساس نتایج واقعی خواهد بود.
- حذف فعالیت های غیرضروری: در BPM به کمک مدلسازی فرایندها، سازمانها می توانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری داشته باشند.
- کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا: BPM با ابزارهای نظارتی امکان نظارت و ضعیت فرایندها را ممکن می نماید در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آنها برای کارایی بیشتر می شود همچنین قابلیت اندازه گیری آنها باعث می شود که دید مدیریتی بهتری داشته باشیم.
- همکاری مشتری ها و شرکا در فرایندهای تجاری: BPM امکان همکاری مشتریان و شرکا را از خارج از سازمان فراهم می نماید و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند، بسیار کاربردی خواهد بود.
- کاهش منابع مورد نیاز: فرایندهای کسب و کار به افراد و منابع بسیاری نیاز دارند تا اجرا شوند. BPM می تواند تعداد منابع مورد نیاز برای یک فرایند را کاهش می دهد.
- افزایش هماهنگی: BPM هماهنگی بین بخش های مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود می بخشد.
- افزایش سرعت اجرای سیکل فرایندها: BPM با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی آنها سرعت کسب و کار را بهبود می دهد.
- افزایش رضایتمندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی آنها باعث می شود که مشتریان سریعتر و آسانتر به نیازمندیهای خودشان برسند.
- چابکی سازمان: BPM این امکان را برای سازمانها فراهم می نماید که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال کنند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می نماید.
استفاده از سرمایه های فکری
بهره وری نیروی انسانی با رشد خود سبب ارتقای سازمان و به تبع آن توسعه نظام اقتصادی می شو به طوری در حال حاضر می توان گفت سرمایه های انسانی میزان سرمایه های مادی را تعیین می کنند. اگرچه با جایگزین کردن ماشین های مدرن، تغییر و اصلاح خطوط، اجرای سیستمهای نوین انبارداری و . . . می توان بهره وری را بهبود بخشید اما باید توجه داشت که این موارد نیز به عنوان عوامل اصلی در گرو قابلیتها و انگیزه های منابع انسانی می نماید و به جرأت می توان ادعا کرد که هر ماشینی در نهایت یک ظرفیت تعریف شده دارد که بیش از آن نمی توان انتظار داشت اما ظرفیتهای انسان تا بی نهایت است. در این حوزه با بررسی نحوه عملکرد کارکنان علمی مشخص گردید برنامه های بهره وری، هنگامی به خوبی به کار برده می شود که از مدیریت فرایند مناسب برخوردار باشند.
شیوه مواجهه با مسائل در ایجاد تعادل، کاهش تعارض و استفاده بهینه از توانائی های بالقوه افراد و عناصر حائز اهمیت است و قوانین و مقررات به طور سلیقه ای و تصمیم گیریها مقطعی و صرفاً براساس باورهای شخصی و با معیارهای کلاسیک انتخاب شده و باعث بهره گیری ناچیز از توانمدیهای افراد و سوق دادن آنها به سوی تعارض و تقابل خواهد بود. با رویکرد تخصصی شدن حوزه کیفیت در سایپا تعداد کارشناسان که از آنها به عنوان کارکنان علمی یاد می شود افزایش یافت. با بررسی روشهای ایجاد انگیزش در آنها نیز متفاوت خواهد بود. از طرفی دیدگاه سیستمی این افراد باعث تمایل خاصی در مفید بودن برای سیستم دارند. لذا نحوه ایجاد انگیزش در آنها نیز متفاوت خواهد بود. از طزفی دیدگاه سیستمی این افراد باعث تمایل به عملکرد حوزه هایی است که روش ها در آن شناحته شده است و امکان ارائه ایده ها در قالب پیش بینی شده وجود دارد. لذا تاثیر مدیریت سازمان در بهره وری با ایجاد انگیزش در شرایطی است که امکان حضور کلیه کارکنان علی الخصوص کارکنان علمی باتوجه به روحیه خاص آنها باشد. لذا همانگونه که در نتایج بررسی مشخص گردید مدیریت فرایندهای سازمانی حوزه بهره وری تأثیر مناسبی در مشارکت کارکنان داشته است. ساده سازی فرایندها، کاربردی کردن نرم افزارها و امکان استفاده از سخت افزار لازم برای ارائه ایده ها از جمله اقدامها تاثیرگذار است.
مدیریت فرایند پیش زمینه مدیریت دانش
دانش نشات گرفته از افراد است و از افکار آنها ایجاد می گردد. به دلیل ماهیت دانش که ماهیتی خلق شونده است در صورت مدیریت آن می تواند به شکل غیرمنتظره ای گسترش یابد که تعبیری از سینرژی است. همانگونه که در مقدمه عنوان شد نیاز به تنوع محصول از اساسی ترین دغدغه های صنعت امروز است لذا در محیط حساس کنونی مدیریت دانش از مهم ترین مسائل و با تأثیر بالا شناخته شده است. برای اینکه توانمندی کارکنان که به شکل افکار ارائه می شوند مدیریت شود لازم است حافظه سازمانی ایجاد گردد و این مهم فراهم نخواهد شد به جز در شرایطی که ساختار مناسبی جهت حفظ و انسجام دانش سازمانی ایجاد گردد.
برگرفته از مقاله ” اثربخشی مدیریت فرایندهای سازمانی در افزایش بهره وری” نوشته قربانعلی اسماعیلی و علیرضا دارابی
میتوانید پادکست های بسیار مفید زیر را در ارتباط با مدیریت فرایند گوش دهید:
پادکست: چرخه عمر مدیریت فرایند
پادکست: چارچوب چانگ در مدیریت فرایند
پادکست: مهمترین فاز مدیریت فرایند
پادکست: یکی از مشکلات پروژه های مدیریت فرایند (بخش یک)
پادکست: یکی از مشکلات پروژه های مدیریت فرایند (بخش دوم)