۱۰ اقدام مهم پیش از آغاز پروژه های مدیریت فرایند (BPMS)
آغاز پروژه مدیریت فرایند (BPM) و انتخاب یک نرم افزار BPMS مناسب برهه زمانی بسیار مهمی است که نیاز به یک سری پیش نیازها و توانمندی ها دارد خصوصاً اگر سازمان شما برای نخستین بار است که برای انجام چنین کاری گام برداشته است. برخی از اقدامات مهم پیش از آغاز پروژه BPMS عبارتند از:
تعیین محدوده فرایند
ابتدا باید یک مدل کلان از فرایندهای سازمان خود تهیه کنید و بر اساس آن محدوده پروژه و فرایندهای مورد نظر خود را تعیین کنید. سپس حوزه های فرایندی حیاتی و مهم را مشخص کنید.
یکی دیگر از اقدامات مهم این مرحله اولویت بندی فرایندها است که شاخص هایی برای این منظور وجود دارد. یکی از این شاخص ها میزتن تواتر فرایندها و همراستا بودن با استراتژی های کسب و کار شماست.
درک فرایند
باید متوجه شوید که فرایند (های) فعلی چگونه کار می‌کند. به عبارت دیگر مدلسازی فرایندهای مورد نظر در سطوح پایین تر و با بهره گیری از استانداردهایی نظیر فلوچارت و بی پی ام ان مدنظر است.
درک فرایندها باعث شناسایی بهتر نقش افراد و مسئولیت آنها در طی می‌شود و کمک می‌کند که افراد مناسبی را برای وظایف پیدا کنید. به همین دلیل، مهم است که افرادی در مدلسازی نقش داشته باشند که خود درگیر انجام وظایف مربوط به آن فرایند هستند چون سایرین از محتوا و نحوه انجام فرایند اطلاع دقیقی ندارند.
شناسایی افراد درگیر در فرایند
در این گام باید ذینفعان را بشناسید و اینکه طراحی فرایند چقدر پیچیده خواهد بود. هرچقدر در سازمان بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) داشته باشید، فرایند شما پیچیده‌تر خواهد بود. هدف بهینه‌سازی فرایند، رهایی از بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) و بلااستفاده است.
شناسایی نیازهای مشتری
حالا شما شروع به پرسیدن در مورد نیازهایی کنید که باید به آنها پاسخ داده شود. مثلا نیاز مشتری‌ها چیست و چگونه آنها را با حداقل تعامل با مشتری میتوانید فراهم کنید. در این میان نیز فرایندی که به‌طور مستقیم نمی‌تواند نیاز مشتری را رفع کند، باید رها کنید. البته منظور از مشتری فقط افراد خارج از سازمان نیستند بلکه یک فرایند میتواند مشتریان درون سازمانی نیز داشته باشد مثل فرایندهای حوزه مدیریت منابع انسانی.
از سویی تبادل اطلاعات بین افراد، به شما این امکان را می‌دهد تا به جابه‌جایی‌های درون سازمانی سمت‌وسو دهید و آنها را به حداقل برسانید.
شناسایی محدوده یکپارچگی
اغلب فرایندهای کسب‌وکار با سیستم‌های دیگر یکپارچه می‌شوند و بعضی‌اوقات این یکپارچگی باعث پیچیدگی بیشتر در فرایند و مسیریابی می‌شود به همین دلیل نیز باید ببینید شما به دنبال چه سطحی از یکپارچگی هستید تا بتوانید خروجی موردنظر مشتری را به سهولت تأمین کنید.
شناسایی قوانین کسب و کار موجود در فرایند
اگر قرار است از موتور قوانین به عنوان بخشی از ابزار BPM استفاده کنید این به شما کمک می‌کند تا بدانید قوانین باید در فرایند قرار بگیرند یا به‌عنوان جزئی جدا از آن باشد. به همین دلیل باید پاسخ برخی از پرسش ها از جمله موارد زیر را داشته باشید:
- چه قوانین کسب‌وکاری در فرایند وجود دارد؟
- معمولاً چه مدت طول می‌کشد تا این قوانین تغییر کند
- مهم‌تر از همه آیا هنوز به کار می‌آیند؟
شناسایی نیازمندیهای گزارشات کاربران
یکی از پیش نیازهای اصلی تهیه گزارشات مورد نظر مدیران و افراد کلیدی سازمان، گردآوری اطلاعات مورد نظر گزارشات در طول فرایندها است. به عبارت دیگر از نیازمندی های اطلاعاتی موجود در گزارشات میتوان پی برد که این اطلاعات توسط چه فرایند یا فرایندهایی باید تولید شوند.
اگر کاربر به گزارش خاصی نیاز داشته باشد باید فیلدهای موردنظر را به فرایند اضافه کنید.
انعطاف در زمانبندی آماده‌سازی سیستم
ممکن است از شما راجع به زمان آماده شدن سیستم سوال بپرسند. توجه نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه و تحلیل همه ابعاد را بررسی کرده باشد. حتی المقدور زمان تخمینی ندهید و محدودیت‌های سازمان را استخراج و راه های غلبه بر آنها را استخراج کنید.
تعیین افراد مناسب در پروژه
یکی از اقدامات مهم قبل از آغاز پروژه BPMS یافتن افراد مناسب است. باید اطمینان حاصل کنید ذینفعانی که در لیست شما هستند درست انتخاب‌شده‌اند. این خیلی مهم است که شما مطمئن باشید که مدیران ارشد، فرایند و بهبودهای آن را تأیید کرده و حمایت کامل خودشان را اعلام کرده باشند.
منبع: www.bpmleader.com
میتوانید پادکست های بسیار مفید زیر را در ارتباط با مدیریت فرایند گوش دهید:
پادکست: چرخه عمر مدیریت فرایند
پادکست: چارچوب چانگ در مدیریت فرایند
پادکست: مهمترین فاز مدیریت فرایند
پادکست: یکی از مشکلات پروژه های مدیریت فرایند (بخش یک)
پادکست: یکی از مشکلات پروژه های مدیریت فرایند (بخش دوم)