در این متن داستان موفقیت استقرار مدیریت فرایند در یکی از شرکت های خودروساز نسبتاً بزرگ را میخوانید که موفق شد با هزینه بسیار کم مدیریت فرایند را در جایگاه مناسب خود قرار دهد.
پس از برگزاری دوره آموزشی مدیریت فرایند و آشنایی مدیران و کارشناسان واحد سیستم ها و روش ها با اصول و چارچوب های مدیریت فرایند، مسیرنمایی برای طی این مسیر توسط واحد سیستم ها و روش های سازمان استخراج و طی جلسات مشاوره رایگان این مسیر چکش کاری شد.
در ابتدای راه مشاور و کارشناسان واحد سیستم ها و روش ها اقدام به مدلسازی چند فرایند طبق استاندارد BPMN2 در نرم افزار ویژوال پارادایم نمودند. پس از گذشت حدود ۵۰ ساعت ۳-۴ فرایند مدلسازی شده داشتیم ولی مهم تر اینکه کارشناسان این واحد تحت مربی گری مشاور، مسلط به استاندارد BPMN2 شده و خود اقدام به مدلسازی چند فرایند دیگر نمودند که در زمان کمی توسط مشاور بررسی و اشکالات آنها برطرف شد. در نتیجه کارشناسان این واحد نسبت به ابزار ویژوال پارادایم و استاندارد BPMN2 به تسلط خوبی رسیدند که قادر خواهند بود در ادامه تک تک فرایندهای سازمان را با این استاندارد مدلسازی کنند.
نکته مهم دیگر تعداد کارشناسان درگیر در فعالیت مدلسازی بود که حدودا ۲ نفر با صرف نیمی از زمان خود به این موفقیت دست یافته اند.
از سوی دیگر با توجه به اینکه در مراحل اول واحد فناوری اطلاعات در مورد BPMS با واحد سیستم ها و روش ها همسو نبوده و مقاومت هایی از خود بروز میداد، قرار بر این شد بلافاصله پس از مدلسازی چند فرایند، یکی از فرایندها را در یک سیستم مناسب BPMS بدون صرف هزینه زیاد پیاده سازی نماییم. این اتفاق مهم نیز توسط مشاوره ما و با همراهی کارشناسان واحد سیستم ها اتفاق افتاد. به عبارت دیگر بدون دخالت واحد فناوری اطلاعاتی، بدون اینکه هزینه زیادی بابت تهیه نرم افزار BPMS شده باشد، یکی از فرایندهای مدلسازی شده در یک نرم افزار BPMS تنها ظرف دو روز پیاده سازی شد.
پس از پیاده سازی فرایند مورد نظر در سیستم BPMS، طی یک جلسه با حضور مدیران واحد برنامه ریزی، سیستم ها و روشها، فناوری اطلاعات و مشاور، فرایند پیاده سازی شده پرزنت و نگاه مثبت سایر واحدهای ذیربط به BPM و BPMS شکل گرفت بطوریکه واحد فناوری اطلاعات مسئولیت ادامه راه یعنی پیاده سازی سایر فرایندهای مدل شده با استاندارد BPMN را در سیستم BPMS بر عهده خواهد گرفت.
علت تاکید ما بر کم هزینه بودن پروژه BPM این موضوع است که یکی از ریسک های پروژه های مدیریت فرایند پرهزینه بودن آنهاست و تا وقتی که هزینه زیادی اتفاق نیافتاده باشد، حتی در صورت عدم موفقیت ریسک زیادی متوجه سازمان و واحد متولی مدیریت فرایند و اصولاً نگاه و فلسفه مدیریت فرایند نخواهد شد.
و پس از کسب چندین موفقیت کوچک (چند فرایند مدل و پیاده سازی شده در بستر BPMS) بسیار راحتر میتوان این پروژه را به کل سازمان تعمیم داد.
به زودی داستان موفقیت استقرار مدیریت فرایند در سایر مشتریان مان را به اطلاع شما خواهیم رساند.
فایل صوتی داستان موفقیت از زبان یکی از کارشناسان شرکت
کسب اطلاعات تکمیلی در مورد مربی گری
با مربی گری قادر خواهید بود بصورت داخلی و بدون نیاز به مشاور پروژه مدیریت فرایند خود را انجام دهید.