اولین ایمیلی که مشتری‌ها از ما دریافت می‌کنند، این است: “BPMS” برای همه مناسب نیست. ما نمی‌خواهیم مشتری‌ها را بترسانیم اما بر سر اینکه چرا افراد باید از BPMS استفاده کنند، بحث داریم. اکثر افرادی که به دنبال راه حلی برای مدیریت پروژه و یا مدیریت کار هستند، راهی به سوی ما پیدا می‌کنند.
اما آیا BPMS ، یک نرم افزار مدیریت کار است؟
نه، واقعا نیست. مدیریت کار، فرآیند اداره‌ی یک کار است…صبر کنید. شاید بهتر باشد داستانی برای آن گفته شود.
با جیم ملاقات کنید
جیم در یک شرکت متوسط در دپارتمان مالی کار می‌کند. هر روز، کاری برای انجام دارد. بعضی از آن‌ها امور روتین مثل پردازش تمام استردادهای مسافرتی در آن روز است. بعضی از آن‌ها وابسته به یک پروژه کوتاه مدت هستند، مثل جمع آوری اعداد برای ارائه‌ای جدید که رئیس او آنجلا خواستار آن است و بعضی از آن‌ها مسائلی تصادفی مثل ایجاد فهرستی برای ملاقات‌های درون‌دفتری پیش رو است.
مدیریت کار چیست
مدیریت کار به جیم این اجازه را می‌دهد که تمام کارهایش را بدون در نظر گرفتن اینکه از کجا آمده اند، مدیریت کند. ایجاد لیست، راهی سودمند برای ساختاردهی به کارهاییست که باید انجام شوند.
مدیریت کار، عمدتا شخصی است. بعضی گزینه‌ها این امکان را به شما می‌دهند که لیست خود را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید ولی تمرکز اصلی همچنان بر کارهاییست که فرد در حال انجام آن است.
بعضی از نرم افزارهای مدیریت کار، Todolist، Any.do، Wunderlist و هزاران انتخاب دیگر است. تمام این گزینه‌ها به جیم این امکان را می‌دهند که کارهایش را سازماندهی، براساس اهمیت آن‌ها را رتبه بندی و اولویت‌های هرروزه را مدیریت کند.
هدف مدیریت کار تا حد ممکن، داشتن بازده است، چه از لحاظ انجام کارهای بیشتر، چه انجام کارهای مهم تر.
مشخصه کلیدی نرم افزار مدیریت کار، توانایی سازماندهی کارهای موجود است. بهترین گزینه‌ها بسیار شناورند و می‌توانند بسیار هوشمندانه به کارهای جدید منتقل شوند.
داده در نرم افزار مدیریت کار عمدتا ثابت است. داخل سیستم مدیریت کار جیم ، بعد از انجام یک کار، داده به آرشیو منتقل می‌شود. هیچ جایی نمی‌رود. اگر احتیاج باشد که آنجلا از اتمام اسلایدها آگاه شود، باید از راه‌های دیگری وی را آگاه سازد.
مدیریت پروژه چیست؟
در مثال جیم ، ارائه آنجلا یک پروژه است. اتفاقی است که یک بار می‌افتد و زمان اتمام مشخصی دارد. از آنجا که تیم جیم معمولا چنین ارائه‌هایی ندارند، آنجلا سریعا نقش‌هایی متعدد به افراد مختلف داده است. جیم می‌داند که در حال حاضر در حال جمع آوری داده برای یک جدول است. چیزی که نمی‌داند این است که آنجلا بعدا از او درخواست می‌کند که عکس‌هایی برای بهبود اسلایدها پیدا کند.
پروژه‌ها عموما گروهی هستند. شامل تیمی از افراد برای انجام کارهای متفاوت است. پروژه‌ها همچنین زمان پایان مشخص دارند و در شیوه‌های یکسان تکرارپذیر نیستند.
گام‌های تکمیل شونده، معمولاً در آغاز کار مشخص نیستند. تیم شاید ایده‌ای برای اجرای پروژه داشته باشد، اما ۱۰۰درصد از آن مطمئن نیست. پروژه‌ها ابهاماتی دارند و معمولاً به صورت تصادفی نقش‌ها به کسانی داده می‌شوند که در دسترس هستند یا مهارت بیشتری دارند.
پروژه‌ها حجمی محدود دارند. تعداد محدودی پروژه توسط یک تیم در یک زمان، قابل کنترل است. بعضی از مثال‌های رایج در مدیریت پروژه، Trello، Basecamp، Asana و Wrike می‌باشد. اکثر آن‌ها رابطی بکش و رها کن (drag-and-drop)، دارند که ایجاد کار و انتساب آن به اشخاص را راحت کرده است.
هدف مدیریت پروژه دادن دیدی شفاف از آن چه می‌گذرد است. مدیر پروژه به تصویری کامل از کارهایی که هر شخص در حال انجام است، نیاز دارد و این برای هرکسی مفید است زیرا می‌تواند به سرعت راجع به یک پروژه مشترک به گفتگو بپردازد.
مشخصه کلیدی نرم افزار مدیریت پروژه، انعطاف پذیری و اعمال سریع است. هر زمان که یک مرحله از پروژه خاتمه یافت، همه داده‌ها باید سرجمع شوند و به مرحله بعد بروند. اگر یک مرحله ناگهانی ظاهر شد، گروه نباید نبض کار را از دست دهد.
داده در نرم افزار مدیریت پروژه در حرکت است، اما معمولاً به صورت دستی. زمانی که جیم کارش را روی گزارش تمام می‌کند، او باید راهی پیدا کند تا آن را به شخص بعدی بسپرد. در نرم افزار، او می‌تواند برای شخص دیگر پیام هشداری بفرستد که کارش را تمام کرده است یا کار انجام شده را به کارت شخص دیگر بفرستد.
مدیریت فرآیند چیست؟
برای جیم، تقاضای استرداد نمونه ای از فرآیند تجاری است. این سیستمی است که تنظیم شده تا هربار بصورت یکسان انجام شود.
فرآیند، گروهی از داده‌ها و راهی برای انجام دادن آن است. مثل یک قطارسریع‌السیر در شهربازی به آن فکر کنید. ماشینی که در آن می‌نشینید، دربرگیرنده نوع خاصی از داده است. سپس ماشین در راهی (فرآیندی) از پیش تعیین شده قرار می‌گیرد تا کار را کامل انجام دهد.
مثل پروژه‌ها، فرآیندها نیز گروهی هستند. اما برخلاف پروژه‌ها، فرآیندها می‌توانند حاوی کارهای سیستمی اتوماتیک باشند. تمام کارهای قابل انجام از قبل مشخص اند. فرآیندها می‌توانند شامل موقعیت‌ها و شاخه‌های موازی برای هدایت داده‌ها در راه‌های مختلف باشند، اما ساختار آن‌ها از پیش تعیین شده است.
فرآیندها قابلیت تحمل حجم نامحدودی دارند. با ثباتی مناسب، یک قطارسریع‌السیر می‌تواند دورهای نامحدودی بزند. یک فرآیند نیز همچنین می‌تواند تا ابد وجود داشته باشد، برخلاف یک پروژه یا کار که زمان انجام مشخصی دارند.
هدف مدیریت فرآیند، راندمان است. مدیریت فرآیند سعی دارد اختلاف و اصطکاک را به صفر برساند. می‌خواهد امور همیشه سریع تر و بهتر انجام شوند و در همان حال موقعیت‌های اتوماتیک شونده را شناسایی می‌کند.
مشخصه کلیدی نرم افزار مدیریت فرآیند، طراحی هوشمند و یکپارچه شدن با نرم افزارهای دیگر است. در هر نقطه از فرآیند، هر شخص یا سیستم باید تمام اطلاعات موردنیازش را داشته باشد. داده همچنین باید از دسته داده‌های موجود و نرم افزارهای تکمیلی مثل نرم افزارهای مالی و مرتبط به HR استخراج و وارد شود.