در مطلب قبلی مراحل و فازهای استقرار ایزو و مدیریت فرایند را به تفکیک مورد اشاره قرار دادیم. در این مطلب به بیان گام های مشترک بین ایزو و مدیریت فرایند خواهیم پرداخت و میگوییم که در همین گام های مشترک چه تفاوت هایی جزئی تری بین ایزو و مدیریت فرایند وجود دارد.
به فاز شناخت و مستندسازی موجود در ایزو دقت کنید. فاز شناخت در ایزو ۹۰۰۱ و اصولاً حوزه مدیریت کیفیت شامل مراحل اصلی زیر است:
- بازدید از سازمان
- مصاحبه با مسئولین فرایند
- بررسی مستندات فعلی سازمان
- تهیه گزارش شناخت
فاز مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت نیز شامل مراحل زیر است:
- شناسایی فرایندهای سازمان و معیارهای کنترل آنها
- تدوین ساختار سازمانی و مسئولیت ها
- تدوین خط مشی کیفیت و اهداف
- تدوین فرم های مورد نیاز
- تدوین روش اجرایی الزام شده و روش های مورد نیاز
- تدوین دستورالعمل های کاری مورد نیاز
- تدوین طرح کیفیت
حال به دو فاز فاز شناسایی فرایند ها و استخراج معماری فرایندها و فاز کشف و شناسایی فرایندهای وضعیت موجود در مدیریت فرایند دقت کنید. در فاز شناسایی فرایندها یک ساختار سلسله مراتبی از فرایندها را استخراج کرده و معماری فرایندها را پایه ریزی می کنیم. در مرحله کشف و شناسایی نیز اقدام به مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود سازمان بر اساس استاندارد BPMN2 و داخل شناسنامه های فرایندی خواهیم نمود.
این دو فاز در مدیریت فرایند تقریباً مانند ۲ فاز اول استقرار ایزو است. البته برخی از جزئیات با یکدیگر تفاوت دارند. به عنوان نمونه مراحل زیر در ۲ فاز ابتدایی ایزو انجام میشود درحالیکه در ۲ فاز ابتدایی مدیریت فرایند خیلی قطعی نیست.
- تدوین ساختار سازمانی و مسئولیت ها
- تدوین خط مشی کیفیت و اهداف
- تدوین طرح کیفیت
با وجود اندک تفاوت هایی، ۲ مرحله اول در ایزو و مدیریت فرایند منطق کاملاً مشابهی داشته و هر دو رویکرد با یک هدف دنبال میشوند.
یکی از تفاوت های دیگر مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود در ایزو و مدیریت فرایند، سطوح مدلسازی فرایندها و زبان هایی است که برای این مدلسازی استفاده خواهد شد. معمولاً در ایزو از زبان هایی از جمله فلوچارت برای مدلسازی فرایندها استفاده میکنند در حالیکه فلوچارت یک زبان ابتدایی و مفهومی برای مدلسازی فرایندها است. این در حالی است که در مدیریت فرایند معمولاً از زبان های کاملتر مثل BPMN در مدلسازی فرایندها استفاده میشود.
یکی دیگر از تفاوت ها در مدلسازی ایزو و مدیریت فرایند نوع ابزاری است که با آن مدلسازی انجام میشود. معمولاً در استقرار ایزو، ابزارهایی مثل ویزیو (Visio) برای مدل کردن فرایندها کاربرد دارد ولی بکار بردن ویزیو اصلاً اقدام صحیحی نیست. مدیریت فرایندهای سازمان بدون بکارگیری CaseTool امری بسیار زمانبر، پرهزینه، همراه با اشتباه، دوباره کاری و قطعا خطای انسانی خواهد بود.
در ادامه به چند دلیل اشاره میکنیم که نباید فرایندها را درVisio مدلسازی کرده و باید آنها را در نرم افزاری مثل ویژوال پارادایم مدل کرد:
- استفاده از ماتریس‌ها برای تقابل و مقایسه انواع اطلاعات موجود
- سیستم گزارشگیری با فیلترینگ قوی و ارائه گزارشات متنوع با فرمت‌های Word ، html و Xml
- شبیه‌سازی فرآیندها و امکان شناسایی تغییرات بهینه در فرآیند، سازمان، مکان و اطلاعات
- قابلیت تبدیل برخی نمودارها به یکدیگر
- قابلیت تبدیل نمودارها به ماتریس‌های مختلف
- و…
پس، بکارگیری استانداردهای نوین مدلسازی مثل استاندارد BPMN2 و ابزارهای خاص مدلسازی و تجزیه و تحلیل فرایندها مثل ویژوال پارادایم، از مهم ترین تفاوت های فازهای مربوط به مدلسازی فرایندها در ایزو و مدیریت فرایند است. البته برخی مستندات مثل طرح کیفیت و خط مش کیفیت در ایزو اماده میشود که در مدیریت فرایند جایگاه چندانی ندارد.
به عنوان نتیجه گیری میتوان گفت، هم در مدیریت فرایند و هم در استقرار ایزو ۹۰۰۱ یکی از مهم ترین و ابتدایی ترین اقدامات، مدلسازی فرایندهای وضع موجود است ولی در ایزو اینکار بصورت ابتدایی تر انجام میشود. اگر در هنگام مدلسازی فرایندها در پروژه های ایزو از استاندارد BPMN2 بجای فلوچارت و نرم افزارهای تخصصی مثل ویژوال پارادایم بجای ویزیو استفاده کرد، یک تیر پرتاب کرده ایم که به دو نشانه برخورد خواهد کرد.
در مطلب بعدی به سایر تفاوت ها و شباهت های ایزو و BPM خواهیم پرداخت.
همچنین جهت کسب اطلاعات بیشتر در زمینه تفاوتها و شباهت های ایزو ۹۰۰۱ و مدیریت فرایند میتوانید فیلم وبیناری که با این موضوع توسط مدرسه مدیریت فرایند برگزار شده است را مشاهده نمایید.
بر روی تصویر زیر کلیک کنید.
