در مطلب قبلی اشاره کردیم که ایزو و مدیریت فرایند علیرغم تفاوت هایی که دارند در قسمت های نسبتاً زیادی نیز با یکدیگر همپوشانی دارند و گفتیم که یکی از این همپوشانی ها، مدلسازی فرایندها است. در واقع هم در ایزو و هم در مدیریت فرایند مدلسازی وضعیت موجود فرایندهای سازمان یکی از گام های نخست است. منتها اشاره کردیم که مدلسازی که در ایزو انجام میشود با مدلسازی هایی که در BPM لازم است صورت پذیرد تفاوت هایی دارند.
حال اگر این تفاوت ها را درک کنیم، میتوانیم با اعمال تغییراتی در مدل های فرایندی ترسیم شده در ایزو آنها را در BPM نیز استفاده کنیم. برای این منظور لازم است در ابتدا اشاره مختصری در مورد نحوه مدلسازی فرایندها در هر یک از دو مقوله مذکور داشته باشیم.
یکی از ابزاهای مدلسازی فرایند در حوزه مدیریت کیفیت از جمله ایزو SIPOC است. SIPOC دید کلی از یک فرآیند ارائه می‌دهد که شامل تامین کنندگان، ورودی‌ها، فرآیند، خروجی‌ها و مشتریان است. هر فرآیند از طریق تامین‌کننده شروع میشود که ورودی ها را به فرآیند ارائه می‌دهند و نتیجه‌‌ی فرایند ارائه خروجی به مشتریان است.
مواردی که در SIPOC تکمیل می‌شوند عبارت‌اند از:
تأمین‌کنندگان فرآیند :(Suppliers- S)تامین‌کنندگان افراد یا بنگاه هایی هستند که ورودی را به فرآیند ارائه می‌دهند.
ورودی‌های فرآیند :(Inputs – I)ورودی‌های فرآیند منابعی است که توسط تامین‌کننده به فرآیند وارد میشود.
فرآیند(Process- P): فرآیندها مجموعه فعالیت‌هایی هستند که ورودی را به خروجی تبدیل می‌کند.
خروجی‌های فرآیند (Outputs- O): خروجی‌های فرآیند منابعی هستند که نتیجه یک فرآیند به شمار می روند.
مشتری :(Customer-C) مشتری فرآیند افراد یا بنگاه هایی هستند که از محصول یا خدمت مورد نظر تولید شده در فرایند را دریافت می‌کنند.
در شکل ذیل نمونه‌ی فرم SIPOC کارخانجات چوب برای تولید صندلی نشان داده شده‌است.
همانطور که میدانید SIPOC یک نوع مدلسازی در سطح بالا است و البته در متن استاندارد ایزو اشاره ای به این موضوع نشده است که حتماً مدلسازی باید بر اساس استاندارد SIPOC انجام شود منتها به دلیل ساده بودن، قدیمی بودن و آشنایی اکثر فعالین در حوزه مدیریت کیفیت با SIPOC ، از این نمودار برای مدلسازی فرایندها استفاده میشود.
درحالیکه در مدلسازی صورت گرفته در پروژه های BPM از استاندارد BPMN برای این منظور استفاده میشود. البته استفاده از استاندارد BPMN نیز در سطوح مختلفی صورت میگیرد ولی سعی میشود فرایندها تا حد امکان در پایین ترین سطح ممکن مدلسازی شوند. حتما اگر کمی در مورد BPMN اطلاعات داشته باشید، میدانید که کاملترین زبان مدلسازی فرایند در دنیا است و نه فقط از SIPOC بلکه از سایر استاندارهای مدلسازی فرایند نیز کاملتر و بهتر است.
این مطلب را هم بخوانید: سطوح مختلف مدلسازی فرایندها
با رعایت نکات فوق چند رویکرد را میتوان متصور شد:
اگر در شرف اخد گواهینامه ای مثل ایزو هستید، اگر بتوان در فاز مدلسازی فرایندها و شناخت وضعیت موجود در ایزو از یک استاندارد کاملتر بهره برد و آنرا جایگزین SIPOC و مواردی از این دست نمود، میتوان به راحتی از مدل های ترسیم شده در ایزو در مدیریت فرایند نیز بهره برد. همانطور که در بالا اشاره شد منظور از استاندارد کاملتر استاندارد BPMN2 است.
اگر ایزو در سازمان شما وجود دارد، از منابع، مستندات و نمودارهایی مثل SIPOC استفاده کرده و آنها را به BPMN تبدیل کنید. قطعاً مستندات موجود ذکر شده که در پروژه ایزو ایجاد شده اند، کار مدلسازی شما را تسهیل داده و سرعت می بخشد و برای شما بسیار مفید خواهد بود. بعد از این تبدیل میتوانید تمرکز خود را روی نمودارهایی که با استاندارد BPMN ترسیم کرده اید گذاشته و آنها را نگهداری و آپدیت کنید.
یکی دیگر از تفاوت های مدلسازی فرایندها در ایزو و BPM بکارگیری ابزارهای مدلسازی و تجریه و تحلیل فرایندها است. معمولاً در پروژه های ایزو از ابزارهای ساده ای مثل Visio برای مدلسازی فرایندها استفاده میشود ولی در پروژه های BPM از Case tools هایی نظیر ویژوال پارادایم و موارد مشابه و شما میدانید که Visio جزء Case tool ها به شمار نمی رود. پس اگر حتی فعلاً فقط بر روی ایزو تمرکز دارید Case tools مثلاً ویژوال پارادایم را جایگزین Visio کنید. قطعا هیچ چیزی را از دست نمیدهید.
در مطالب قبلی توضیحات زیادی ارائه کرده ایم که چرا باید از Case tool ها در مدلسازی استفاده کرد. اگر دلایل این جایگزینی را به خاطر ندارید، بعد از اتمام این مطلب حتماً در همین وب سایت مطالب و فیلم های مربوطه را مرور کنید.
در مطلب بعد به سایر تفاوت ها و همپوشانی های موجود در ایزو و مدیریت فرایند خواهیم پرداخت.
اگر در مجموعه خود ایزو مستقر کرده اید، به راحتی میتوانیم به شما آموزش دهیم که چگونه از خروجی ها و مستندات تولید شده در ایزو استفاده کرده و استقرار BPM را بسیار تسهیل نمایید.
این مطلب را هم بخوانید: مراحل مشترک ایزو و مدیریت فرایند