چرایی استفاده از سیستم مدیریت فرایندها یا BPMS-بخش دوم

در مطلب قبل (چرایی استفاده از سیستم مدیریت فرایندها یا BPMS) چند دلیل در مورد لزوم استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرایند یا سیستم های BPMS ارائه کردیم. در این مطلب به ارائه سایر دلایل استفاده از سیستم های BPMS خواهیم پرداخت.

در حال حاضر بسیاری از  شرکت های ایرانی برای کاهش هزینه ها و زمان تولید، توسعه و تغییرات نرم افزارهای سازمانی اقدام به خرید BPMS می­نمایند. در همین راستا تمرکز بر آن است که تولید، توسعه و تغییرات نرم افزارها با حداقل کدنویسی (و حتی دانش کدنویسی)، حداقل تخصص و حداقل آشنایی با سازمان انجام پذیرد. با توجه به اینکه استخدام و نگهداری برنامه نویسان خبره و مسلط هزینه بالایی دارد بنابراین خرید نرم افزار BPMS می­تواند منجر به کاهش هزینه­ های واحد تولید نرم افزار نیز شود. البته نباید تلاش برای افزایش بهره وری در سازمان های ایرانی را نادیده گرفت ولی در حال حاضر فاصله ما با بهره وری حقیقی در سطح سازمان که نرم افزار BPMS موجب می­شود بسیار زیاد است و تمرکز بر بحث کاهش هزینه و زمان تولید و توسعه نرم افزار توجیه بیشتری دارد.

در اینجا لازم به ذکر است بسیاری از شرکت و سازمان هایی که بنده به عنوان مشاور با آنان همکاری داشته­ ام خصوصاً دستگاه های دولتی به دلایل ذیل تصمیم به خرید نرم ­افزار BPMS داشته اند:

• در کوتاه ترین زمان ممکن نرم افزار مورد نیاز خود را تهیه نمایند تا به جای درج اطلاعات بر روی کاغذ اطلاعات در پایگاه داده ذخیره شود و قابل پردازش باشد.
• با هزینه اندک (البته نسبت به پروژه های برنامه نویسی) سیستم های مختلف را در اختیار بگیرند.
• فرایندهای سازمانی را به صورت مکانیزه انجام دهند تا زمان تحویل خدمت یا محصول را کنترل نموده و حدالامکان کوتاه نمایند (این مورد بر اساس اصول  بهره وری است).
• البته انگیزه های دیگری نیز برای خرید BPMS ممکن است وجود داشته باشد (که حتماً وجود دارد) که شاید نسبت به موارد فوق در اولویت پایین تری باشند.

به عنوان مثال چند فرایندی که اخیراً به عنوان مشاور برای چند سازمان ارزیابی نموده ام را در ذیل آورده ام.

• فرایند اخذ مجوز نشر (یک دستگاه دولتی، بیش از ۵۰ ایستگاه کاری، مدت زمان مورد نیاز برای اتمام فرایند در حالت جاری دو ماه تا دو سال)
• فرایند پرداخت خسارت فوت یا جرح مازاد (یک شرکت بیمه خصوصی، بیش از ۳۰ ایستگاه کاری، مدت زمان مورد نیاز برای اتمام فرایند در حالت جاری شش ماه تا دو سال)
• فرایند تعمیر یا تعویض تجهیزات (یک شرکت پتروشیمی، بیش از ۷۰ ایستگاه کاری، مدت زمان مورد نیاز برای اتمام فرایند در حالت جاری نامشخص)

با بررسی کوتاه متوجه خواهید شد که نرم افزار استانداردی برای مدیریت کل مسیر هر یک از فرایندهای فوق در بازار موجود نیست و اگر سازمان­ها بخواهند نرم افزار مورد نیاز خود را تولید کنند حداقل باید هزینه ای معادل ۵۰۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان بپردازند که این هزینه در قیاس با بهای نرم افزارهای BPMS موجود در بازار بسیار قابل توجه است.

نکته بارز در مثال های فوق تعدد ماژول هایی است که درگیر فرایند می شوند. مثلاً در بحث نشر علاوه بر یک گردش کار ما نیازمند یک سیستم مالی، یک پورتال، یک سیستم مدیریت مستندات و … نیز هستیم یا در مثال دوم علاوه بر گردش کار نیازمند یک سیستم مدیریت مستندات (پزشکی)، یک سیستم مدیریت قراردادها هستیم و در مثال سوم نیز ما نیازمند سیستم های مالی، تدارکات، تعمیرات و نگهداری، انبار، قراردادها و … هستیم. البته لازم به ذکر است فرایندهای فوق در هر ایستگاه ممکن است یکی از نرم افزارهای جزیره ای را درگیر نمایند.

از طرفی با پرداخت هزینه ۵۰۰,۰۰۰,۰۰۰ و صرف حداقل یکسال زمان تنها یک بسته نرم ­افزاری با یک کاربری خاص بدست می­ آورند که حتی در شرکت­های مشابه نیز قابل نصب و استفاده نیست (حداقل ۳۰% سفارشی سازی نیاز است) اما با خرید BPMS علاوه بر مکانیزاسیون فرایند اصلی و مورد نظر خود سایر فرایندهای سازمان را نیز در قالب BPMS مکانیزه خواهند کرد.

البته در اینجا نباید از دستمزد کسی که قرار است فرایند را در سیستم BPMS طراحی نماید چشم پوشی کرد اما حتی این هزینه را برابر با قیمت خود نرم افزار BPMS هم در نظر بگیریم باز با هزینه ۵۰۰ میلیون تومانی فاصله زیاد است.

لازم به توضیح است در فرایندهای سه گانه فوق در حال حاضر هیچ گونه کنترل یا پیش بینی زمانی وجود ندارد. بهای تمام شده هر مورد درخواست مشخص نیست و هیچ نوع گزارشی از گلوگاه ها یا نقاط بحرانی وجود ندارد.

صرفاً اعلام نارضایتی مراجعین، مشتریان و زیان ها موجب شناسایی فرایندهای مذکور و تلاش برای اتوماسیون آن ها شده است.

خصوصاً در مثال سوم به هیچ عنوان زمان اتمام فرایند و حصول نتیجه مشخص نیست و ممکن است زیان حاصل از توقف یک دستگاه طی یک هفته بیش از یک میلیارد تومان باشد. (البته شاید عنوان شود هزینه زیان فوق ممکن است قیمت بالای نگارش یک نرم افزار سفارشی را توجیه نماید اما تجربه نشان داده است مدیران علاقه به سرمایه­ گذاری کلان برای یک نرم افزار که خروجی آن برایشان قابل پیش بینی نیست را ندارند و ریسک زیان را ترجیح می دهند).

برگرفته از کتاب آموزش BPMS با محوریت نرم افزار Bizagi نوشته مهندس محمد رمضانی