چرایی استفاده از سیستم مدیریت فرایندها یا نرم افزار BPMS
این سوال را بارها و بارها از من پرسیده اند. شاید این سوال نیز در ذهن شما باشد که اصلاً BPMS از کجا شروع شده است و چرا باید از BPMS استفاده کرد؟
خاستگاه BPMS را باید در دو دهه گذشته صنعت فناوری اطلاعات ایالت متحده امریکا جست و جو کرد. در دو دهه گذشته نگرش مدیران امریکایی تغییر کرده است. در واقع دهه های نود و ۲۰۰۰ میلادی دو دهه متفاوت برای مدیران امریکایی بود.
جهش خارق العاده صنعت IT و تاثیر آن بر سایر صنایع موضوعی بود که نمیتوان به راحتی از کنار آن گذشت. سازمانهای بزرگی مانند وال مارت، ای بی، مایکروسافت، اپل، آمازون و … را تصور کنید که سالانه میلیاردها دلار درآمد دارند. در کنار درآمد بسیار بالای این سازمان ها هزینه های آنها نیز سرسام آور است. بطوریکه وقتی در لیستهای معتبری همچون فوربز به اطلاعات مالی شرکت های فوق نگاه میکنید سود خالص اکثر آنان کمتر از ده درصد است.
حال فرض کنید شرکتهایی که سهامی هستند و سهامداران بسیاری سهام آنان را خریداری کرده اند اگر سودده نباشند چه اتفاقی خواهد افتاد. قطعاً سهامداران سهام خود را خواهند فروخت یا تقاضا برای خرید سهام از بین میرود که در اینصورت شرکت یا سازمان موصوف به لبه پرتگاه ورشکستگی نزدیک میشود.
برای این که شرکت های فوق زیان ده نباشند مجبور هستند هزینه های خود را کاهش دهند. بخش قابل توجهی از اقتصاد امریکا را شرکت های غیر تولیدی و خدماتی تشکیل داده اند. همانطورکه میدانید بخش عمده هزینه در شرکتهای غیر تولیدی و خدماتی مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان است.
هر امریکایی به صورت نرمال ۱۵,۰۰۰ دلار دستمزد ماهانه دارد، حال یک شهروند آسیایی با شرایط و تحصیلات مشابه با دستمزدی معادل ۲,۵۰۰ تا ۳,۰۰۰ دلار نیز حاضر است همان کار را انجام دهد. پس اگر یک محاسبه ساده انجام دهیم قطعاً به این نتیجه میرسیم که استخدام نیروهای غیر امریکایی به صرفه تر است.
حال خود را یک کارفرما امریکایی در نظر بگیرید که کارکنانتان گرچه دستمزد اندکی دریافت میکنند اما جا به جایی ها فوق العاده بالاست، از لحاظ زبان ضعیف هستند و قوانین را به خوبی نمی شناسند و به هر دلیل ممکن است ترکیب و ترتیب نیروها به سرعت عوض شود؛ در این صورت چگونه باید فرایندهای کسب و کار را مدیریت کرد تا با مشکل مواجه نشود؟
کارفرمایان امریکایی به دنبال نرم افزاری بودند که با استفاده از آن نیاز نباشد تا کاربران کار با نرم افزارهای مختلف را فرا گیرند و همه افراد نیز فقط در محیط یک نرم افزار کار کنند تا در صورت نیاز به جا به جایی در اسرع وقت صورت پذیرد. البته ممکن بود که شرکت نرم افزارهای دیگری نیز داشته باشد اما کاربر تنها با یک واسط در ارتباط باشد. در واقع تمام مراودات پرسنل یا کاربران در یک محیط انجام شود که نیاز به آموزش تخصصی نداشته باشد. هر شخص به اندازه کاری که انجام میدهد آموزش ببیند و در صورت جا به جایی نیز به سرعت نیروی جدید جایگزین وی شود. همچنین نیاز نباشد کاربر بداند که نفر بعدی برای انجام کار کیست و چه کاری باید انجام شود و سیستم به صورت خودکار کار را به نفر بعدی ارجاع دهد و درصورت نیاز به پیگیری هشدارهای لازم را اعلان نماید.
بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS چیست؟
از یک سو نیز با توجه به رشد تکنولوژی و تغییرات محیط خارجی نیاز است تا فرایندهای سازمان به صورت مستمر تغییر کنند و بهبود یابند یا سرویسهای جدید به سبد خدمات افزوده شود. باز در این حالت نیاز است تا یک سیستم چابک به سرعت تغییرات را عملیاتی نماید و کمترین باگ و مشکل را دارا باشد. قطعاً در این صورت نیز محدودیتهای زمانی که برنامه نویسی و تولید نرم افزار به روش سنتی دارد آزار دهنده است.
بنابراین نیازهای فوق موجب طراحی محصولی بر پایه فرایندهای سازمانی گردید که با عنوان BPMS یا سیستم مدیریت جریان کار عرضه شد.
به صورت خلاصه هدف اصلی از ارائه بسته های نرم افزار BPMS غلبه بر جا به جایی های نیروی انسانی، کاهش هزینه ها و زمان آموزش نیروی انسانی، کاهش هزینه ها و زمان تولید، توسعه و تغییر نرم افزارهای سازمانی بود.
مفهوم کلی که از توضیحات فوق حاصل می شود این است که شرکتها و سازمانهای امریکایی برای افزایش بهره وری (کاهش زمان و هزینه تحویل خدمت یا محصول) نیازمند یک نرم افزار خاص بودند که بعدها با عنوان BPMS روانه بازار شد.
بیشتر بخوانید: چرایی استفاده از سیستم مدیریت فرایندها یا نرم افزار BPMS-بخش دوم
