چگونه BPMS فرهنگ سازمان شما را تغییر می دهد؟

خودکار سازی فرآیندهای کسب و کار شما بیش از اجرای یک پلت فرم BPM است. قرار دادن فرآیند ها تحت سیستم خودکار (اتوماسیون)؛ نشان دهنده تغییر فرهنگی گسترده تر در سازمان شما است.

یک سازمان که با استفاده از اتوماسیون اداره می شود، اساساً متفاوت از سازمانی است که از شیوه های دستی و قدیمی استفاده می کند. پس از گذشت چندین ماه از استفاده از اتوماسیون، باید انتظار چه تغییراتی در فرهنگ سازمان را داشت؟ البته منظور ما از اتوماسیون در اینجا فرایندهای مکانیزه ای است که از طریق نرم افزارهای گردش کار یا BPMS اتوماتیک شده اند.

فرایندهای تجاری شفاف تر هستند

در محیط های فاقد اتوماسیون، دانش زیادی در مورد چگونگی انجام کارها وجود ندارد. بعضی از ابهامات عمدی است و بعضی از آنها تنها نتیجه عدم قبول مسئولیت توسط افراد هستند. فرآیندهای دستی بدون وقفه و پراکنده هستند و وضوح کمی در مورد نقش و مسئولیت های هر متولی در فرایندها دارند.

فرآیند تصویب هزینه سفر را در نظر بگیرید. هنگامی که یک کارمند جدید باید یک درخواست را ارسال کند، ابتدا باید درخواست خود را در قالب فرم تکمیل کند و سپس بفهمد که آن را به چه کسی باید تحویل بدهد. اگر یکی از کارکنان بخواهد وضعیت درخواست خود را بررسی کند، باید خیلی خوش شانس باشد تا بتواند بفهمد که فرمش روی میز کیست و یا بدتر از آن، در صندوق ایمیل های چه کسی است.

برخلاف توضیحات بالا این مورد را در فضای اتوماسیون تصور کنید. کارمند می داند چگونه یک درخواست را شروع کند و می تواند پیشرفت آن را در هر زمان بررسی کند. او میتواند ببیند که آیا درخواستش در انتظار تایید مدیرش است یا واحد مالی در انتظار تخصیص مبلغ پرداختی به اوست.

هنگامی که یک فرآیند خودکار و تحت اتوماسیون انجام شود، باید آن را به روشنی بیان کرد، که برای همه خوب است و باعث شفافیت در نحوه انجام کارها می شود.

بار دیگر تاکید میشود که منظور در اینجا اتوماسیون اداری یا سیستم گردش مکاتبات نیست بلکه فرایندهایی هستند که از طریق سیستم گردش کار یا BPMS مکانیزه شده اند.

پاسخگویی فردی مهم است

هنگامی که فرایندها به صورت دستی انجام می شود، افراد تمایل دارند که درخواست ها را رد کنند، آنها را به تعویق بیاندازند و یا فیلترهای هرزنامه (اسپم) خود را برای درست انجام ندادن وظایفشان سرزنش نکنند. در یک محیط غیر اتوماسیونی، فرد میتواند به راحتی “سیستم” را سرزنش کند و به جای راه حل ها و راهکارها بر مشکلات تمرکز کند.

قرار گرفتن فرایندها تحت اتوماسیون با نرم افزار BPMS مسئولیت پذیری فردی را کاملاً واضح می کند. هنگامی که یک نفر مسئول یک کار است، واضح است که مشکل و وقفه این کار کجاست است. اگر این فرد نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد، می تواند آن را برای روشن شدن برگشت زده یا آن را به مرحله قبل رد کند.

در یک فرآیند خودکار، می توانید یک هشدار یا برنامه یادآوری خودکار را تنظیم کنید. اگر همه بدانند که مسئولیت چه چیزی را بر عهده دارند؛ اشتباهات کمتر به وجود خواهد آمد و کارکنان کمتر بی تفاوت هستند.

۶ تفاوت فرم ساز های موجود در اتوماسیون اداری با نرم افزارهای BPMS

سیلوها یک مشکل بزرگ نیستند

هنگامی که تمام سازمان شما از یک راه حل BPMS استفاده می کند، یک فرایند به راحتی می تواند افراد را از چندین بخش در بر بگیرد. در یک شرکت نرم افزاری، تیم فروش اغلب شکایت می کند که آنها در خارج از حلقه توسعه محصول و اطلاعیه های مربوط به ویژگیهای جدید، هستند. با یک گردش کار اتوماتیک، تیم مدیریت محصول می تواند یک اطلاعیه یا یک درخواست برای نظرات در مورد یک ویژگی جدید را ارائه کند و به این طریق یک ارتباط ساماندهی شده خوب به وجود بیاید.

سیستم های متفرقه یکپارچه می شوند

هنگامی که فرآیندهای تمام بخش ها به صورت خودکار انجام می شوند، سیستم های متفرقه که معمولاً در یک عملکرد مشخص گیر کرده اند، می توانند یکپارچه شوند تا جریان داده ها راحت تر و یکپارچه باشد.

به عنوان مثال، CRM شما و نرم افزار حسابداری شما اغلب با هم در ارتباط نیستند. اما هنگامی که شما یک برنامه خودکار سفارش فروش دارید، می توانید این دو را پیوند دهید تا زمانی که یک فروش انجام می شود؛ صورتحساب به طور خودکار در نرم افزار حسابداری پردازش شود.

این کار به صاحبان و مالکان شرکت کمک می کند تصمیمات بهتر بگیرند و تیم شما را از خطرات خطاهای دستی نجات دهد. تیم هایی با عملکردهای چندگانه می توانند کارآمدتر کار کنند، زیرا سیستم های چندگانه با یک پلت فرم مشترک هماهنگ شده اند.

در عین حال، در یک پلتفرم با کارآیی قوی، شما همچنان کنترل امنیت داده ها را در دست دارید و می توانید دسترسی هر کس را تنها به اطلاعاتی که نیاز دارد محدود کنید.

داستان موفقیت یک شرکت ایرانی در استفاده از Bizagi BPMS

دریافت بهترین ها از فرهنگ جدید شما

همانطور که یک سیستم BPMS را پیاده سازی می کنید، باید از تغییرات و پیامدهای آن پیشی بگیرید. هنگامی که تصمیم برای خودکار سازی فرآیندهای کسب و کار به طور کامل گرفته می شود، پیاده سازی BPMS منجر به تغییرات سازنده فرهنگی در سازمان شما می شود و به شما کمک می کند تا از سرمایه گذاری خود بهره ببرید.