در سال 1399 پروژه فرایندکاوی در یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های فولادی کشور توسط تیم پراسس آنالیست (شریک تجاری مدرسه مدیریت فرایند در حوزه فرایند کاوی) آغاز شد. این پروژه مربوط به فرآیند‌های حوزه تدارکات این شرکت بود که بر روی سیستمی که به‌صورت بومی ایجاد شده بود اجرا می‌شد. این پروژه منجر به ایجاد دستاوردهای ارزشمندی در شناخت، بهبود و پایش فرآیند موردنظر شد که موردنظر سازمان مذکور قرار گرفت.

 

در سال‌های اخیر تیم پراسس آنالیست تجربه اجرای فرایندکاوی در فرآیندهای تدارکات، منابع انسانی، نگهداری و تعمیرات و… در سازمان‌های بزرگ فولادی، پتروشیمی، مالی را داشته است.

 

در این گزارش‌ها تصمیم گرفتیم ضمن ارائه دستاوردها و تجربیات فرآیندها مرجعی جهت انتشار گزارش‌های فرآیندکاوی ایجاد کنیم.  در این نوشته می‌خواهیم بخش‌های قابل‌توجهی از گزارش واقعی فرایندکاوی که به سازمان کارفرما ارائه شده است را شرح دهیم.

 

فازهای اجرایی فرآیندکاوی

گام اول: استخراج داده‌ها

گام اول که برای انجام فرایندکاوی موردنیاز است استخراج داده‌ها است. داده‌ها معمولاً  شامل داده‌های نویز و مفقوده هستند. در این مرحله علاوه بر استخراج داده‌ها از منبع یا منابع مختلف بسیار حائز اهمیت است که داده‌ها ازنقطه‌نظر مشخص موردنظر قرار گیرند در واقع درنظرگیری انبوه داده‌ها به طور هم‌زمان کمکی به دستیابی به تحلیل و پاسخ موردنظر نخواهد داشت. استخراج داده‌ها بایستی بر مبنای سؤالاتی باشد که موردنظر مدیران است نه دردسترس‌بودن داده‌ها در پایگاه‌های داده.

 

در این پروژه داده‌ها از ماژول تدارکات سیستم ERP استخراج شد. لازم به ذکر است ستون‌های موردنظر باتوجه‌به اهداف پروژه تعیین شده بااین‌حال ستون‌های الزامی برای فرایندکاوی یعنی Case ID ، نام فعالیت و زمان در این داده‌ها قرار داشتند. شکل زیر یک برش از داده‌های استخراج شده را نمایش می‌دهد:

 

 

فایل گزارش رویداد مربوط به شرکت مذکور در نسخه اولیه با فرمت  CSV (TAB Separator) و شامل 101759 سطر و 15 ستون بود. این گزارش رویداد خروجی از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی این شرکت و فرآیند اول مورد بررسی مربوط به فرآیند «درخواست خرید» این مجموعه است.

 

در گام اولیه ازآنجاکه فرمت داده‌ای ارائه شده مناسب برای انجام تحلیل‌ها فرایندکاوی نبود. در همین راستا داده‌های نویز، مفقوده از فایل ارائه شده حذف و فرمت آن مناسب ورود به نرم‌افزار‌های فرایندکاوی گردید. برای نمونه در ستون تاریخ 290 سطر دارای داده مفقوده بودند که باتوجه‌به حجم زیاد داده‌ها نمونه اجرای فرآیند‌های (CASE)  این فعالیت‌ها از فایل مربوطه حذف گردیدند به همین ترتیب ستون‌های دیگر مانند «شرح» سطح معامله «12674» کارشناس خرید «352» سطر مفقوده داشتند که باتوجه‌به تحلیل و الزامات آن پاک‌سازی شدند. در ادامه، به ترتیب ستون «شماره درخواست» به‌عنوان شماره نمونه انجام فرآیند خرید (CASE ID)، ستون «شرح وضعیت»  به‌عنوان نام فعالیت انجام شده (Activity Name) و ستون «تاریخ» با عنوان زمان اتمام فعالیت (Complete Timestamp) در نظر گرفته شدند.

 

 کاوشی در گزارش رویداد مربوط به فرآیند مربوطه

بازه زمانی گزارش رویداد موردنظر بین فروردین 1395 تا  شهریور 1400 است. در این بازه زمانی 14417 بار این فرآیند اجرا شده است. در مجموع 29 فعالیت مختلف در این گزارش رویداد وجود دارد که در حالت بیشینه، فرآیند درخواست خرید در یک مورد خاص  شامل  21 نوع از این نوع فعالیت‌ها  بوده است که اطلاعات آماری فعالیت‌های پرتکرار در این فرآیند به شرح تصویر زیر است.

 

 

11 نوع فعالیت مختلف به‌عنوان فعالیت آغازین این فرآیند در گزارش ثبت شده است که نشان دهنده ناهمگونی در پیاده‌سازی فرآیند است.

 

 

همچنین این فرآیند با 23 فعالیت مختلف پایان‌یافته است که نشان‌دهنده این موضوع است که هیچ پایان مشخصی برای فرآیند در نظر گرفته نشده و فرآیند در هر فعالیتی می‌تواند متوقف گردد.  شکلی زیر 14 فعالیت از میان این 23 فعالیت مذکور را نمایش می‌دهد.

 

 

 

شکل زیر توزیع تعداد فعالیت‌ها و نوع فعالیت‌ها را در نمونه اجراهای مختلف فرآیند نمایش می‌دهد.

 

 

 

همان‌طور که مشخص است نمودار بالا حاکی از دوباره‌کاری بسیار زیاد در فرآیند خرید است. برای نمونه در بدترین حالت این فرآیند شامل 159 بار اجرای فعالیت‌ها بوده است.

 

شکل زیر نمایش مدت‌زمان اجرای فرآیند‌ها را به ترتیب کمتر به بیشتر نمایش می‌دهد. این نمودار حاکی از دوباره‌کاری‌های بسیار زیاد در طیف عظیمی از نمونه‌ اجراهای این فرآیند است.

 

 

شکل زیر نمودار توالی و زمان اجرای فعالیت‌های مختلف را نمایش می‌دهد.

 

 

همان‌طور که در نمودار مشاهده می‌شود فعالیت‌هایی نظیر «استعلام صادر شده است»، «درخواست خرید توسط کمیسیون معاملات لغو گردید»، «برنده استعلام تعیین شده است» و «فروشنده به استعلام تخصیص‌داده‌شده است» پس از مدتی تقریباً به طور کامل متوقف شده‌اند. این موضوع یا نشانگر تغییر در فرآیند درخواست خرید به‌مرورزمان است.

 

کشف مدل فرآیندی

به دلیل وجود واریانت‌های بسیار زیاد فرآیند، بدون فیلترکردن داده‌های مشخصی از گرازش رویداد کشف مدل فرآیندی منجر به دستیابی به تحلیل ارزشمندی نمی‌گردد  شکل زیر مدل فرآیندی این فرآیند بدون هیچ‌گونه اعمال فیلتری بر داده‌های ورودی آن است.

 

 

بنابراین، به‌منظور دستیابی به تحلیل‌های مبتنی بر این گزارش بایستی فراوانی فعالیت‌ها و جریان اجرای آن‌ها را تا سطح مشخصی کاهش دهیم. در گام اول فرآیند‌ها بایستی بر طبق نوع درخواست دسته‌بندی شود جدول زیر این دسته‌بندی را به تفکیک نوع کالا یا خدمات نمایش می‌دهد. این دسته‌بندی باعث تمرکز بر اجرای خاصی از فرآیند می‌گردد در واقع، ممکن است خرید کالایی مانند ماشین‌آلات با قوانین و مقررات و دستورالعمل متفاوتی از کالاهای مصرفی اجرا شود.

 

 

 

تحلیل دسته فرآیند امور خدمات

شکل زیر نمایش‌دهنده مدل نقشه فرآیندی برای دسته فرآیند امور خدمات است. همان‌طور که در شکل مشخص است فراوانی اجرای فرایند برای این دسته 27 بار بوده است که نسبت به مجموع اجرای فرآیند ناچیز است.

 

 

میزان زمان صرف شده در این فرآیند 52 روز بوده است در 44 درصد مواقع نیز این فرآیند بیش از یک‌بار دوباره‌کاری در خود داشته است.

 

 

ادامه دارد…