عضویت در کانال مدیریت فرایند
فرایندکاوی چیست و پیش نیازهای آن کدام اند؟
فرایندکاوی چیست

فرایندکاوی چیست و پیش نیازهای آن کدام اند؟

فرایند کاوی یک تکنیک و یک ابزار کمکی برای بازسازی فرایندهای کسب‌وکار از رویدادهای ثبت شده در یک سیستم اطلاعاتی است. فرایند کاوی یکی از رشته های تحقیقاتی جدید می باشد که مابین داده کاوی از یک طرف و مدل کردن فرآیندها و تحلیل آن‌ها از طرف دیگر قرار گرفته شده است. ایده اصلی درفرآیند کاوی کشف (discovery)، نظارت  (conformance checking) و بهبود و ارتقاء فرآیندها (enhancement)  با استفاده از استخراج دانش از گزارشات رویداد (event logs)  سیستم های جاری می باشد.

 

امروزه به لطف وجود اینترنت و رشد گسترده سیستم های نرم افزاری، فرآیندهای مدرن بیش از هر زمان دیگری پیچیده تر، پویاتر و بهم پیوسته تر شده‎اند. علاوه بر اینکه کل عملکردهای کسب و کار مجازی و غیرمتمرکز شده‎اند، فرآیندها نیز بسیار نامرئی‎تر هستند. چنین فرآیندهایی اغلب زیر لایه هایی از پیچیدگی حاصل از رشد و تغییر سازمانی مدفون باقی می‎مانند. راه حلهایی مانند فرآیند کاوی، شیوه‎ای برای از میان برداشتن این به اصطلاح رسوبات فرآیندی و گشودن درهایی به سوی تعالی فرآیند واقعی ارائه می‎کنند.


تعریف فوق تقریباً جزء تعریف های عمومی از فرایندکاوری است که همه بر روی ان اتفاق نظر دارند. حال در تعریف فرایندکاوی که در بالا اشاره شد به دو نکته توجه کنید:

  • استخراج دانش از گزارشات رویداد (event logs)
  • یک ابزار کمکی برای بازسازی فرایندهای کسب‌وکار از رویدادهای ثبت شده در یک سیستم اطلاعاتی است.

 

پس به راحتی میتوان استنباط کرد که هدف از فرایند کاوی، طراحی‌ مدل قابل اجرا نیست، بلکه اسناد دقیق و جامع و تحلیل فرایندهای موجود است. بله فرایندهای موجود. منظور فرایندهایی که مدل شده و در حال اجرا هستند.

 

فرایندکاوی چگونه به ما کمک می کند؟

فرآیند کاوی از داده های سیستمی برای تولید و تجسم یک مدل فرآیند استفاده می‎کند، که شامل نقشه فرآیند، تعاملات میان کاربران، مسیرهای مختلفی که برای انجام هر فرآیند طی شده و معیارهای مربوطه می‎باشد. تجزیه و تحلیل مدل های فرآیند شفافیت کامل را در مورد کاری که انجام شده است فراهم می‎کند و می‎تواند به تقویت درک کاربران کسب و کار از یک فرآیند با استفاده از شناسایی ناکارآمدی‎ ها و کشف مسیرهای قبلی و ناشناخته فرآیند، کمک نماید.

 

فرآیند کاوی از شناسایی همه تغییرات و انحرافات در یک فرآیند گرفته تا کشف تنگناها، تاخیرها، محرک‎های هزینه و سایر ناکارآمدی ها، به سازمانها در کشف پیچیدگی فرآیندها کمک می‎کند. وقتی نوبت به بهینه سازی، طراحی مجدد یا خودکار سازی یک فرآیند می‎رسد، درک و شناخت مناسب از فرآیند می‎تواند به هدف گیری دقیق KPI و تجزیه و تحلیل دلایل اصلی ناکارآمدی فرآیند کمک کند.

 

چرخه فرایندکاوی

چرخه فرآیند کاوی، موارد مختلفی را که برای رسیدن به بلوغ فرآیند لازم است به طور خلاصه بیان می‎کند و سطحی از درک و فهم سازمانی را به ارمغان می‎آورد که شفافیت و بینش لازم را به سازمان داده و آن را مهیای مقیاس بندی خواهد نمود. پنج مرحله اصلی برای این چرخه وجود دارد که در فصل های آینده با جزئیات بیشتر شرح خواهیم داد. این مراحل عبارتند از:

  • ضبط فرآیند
  • کاوش فرآیند
  • تجزیه و تحلیل فرآیند
  • ارتقاء فرآیند
  • نظارت بر فرآیند

 

چرخه فرایندکاوی

 

ضبط فرایند

یکی از نقاط قوت اصلی فرآیند کاوی این است که کاربران را از ذهنیت و حدس و گمان در مورد نحوه عملکرد فرآیند دور می‎کند. به جای حدس و گمان، داده های عینی و واقعی از داخل خود فرآیند جمع آوری می‎شوند. به همین دلیل است که تمام ابزارهای موجود در فضای فرآیند کاوی باید در زمینه ویژگی ضبط فرآیند قدرتمند باشند.

 

ضبط فرآیند، مجموعه ‎ای از داده های فرآیند است که به کمک آن کاری که در شرکت در حال انجام است درک می‎شود. این مجموعه شامل اقدامات کاربران دیجیتالی یا غیر دیجیتالی (که خود شامل کلیک کردن است)، تعاملات سیستم ها و انتقال داده‎ها است. یک فرآیند دیجیتالی می‎تواند توسط یک رکورد الکترونیکی به روز شود، که شامل نوعی ردیابی دیجیتالی مانند نام رکورد، ویرایش و زمان است. هر فرآیند غیر دیجیتالی شامل اقداماتی است که در سیستم IT ذخیره نشده یا ثبت نشده اند، مانند بازیابی سند کاغذی توسط یک همکار. فرآیند کاوی صرفا با اقداماتی سر و کار دارد که به نوعی دیجیتالی می‎شوند. بنابراین اگر هیچ ردیابی دیجیتالی وجود نداشته باشد، فرآیند یا نیاز دارد دیجیتالی شود و یا اینکه باید به صورت دستی ضبط شود.

 

دو زیر مجموعه‎ ی ابزار صنعتی، یعنی ابزارهای فرآیند کاوی و ابزارهای کشف فرآیند، در نحوه ثبت و ضبط داده ها با هم تفاوت دارند. ابزار فرآیند کاوی بر اساس استخراج لاگهای مربوط به رویدادها و ابزار کشف فرآیند بر مبنای دید کامپیوتری استوار هستند.

 


 

دوره فرایندکاوی


آیا فرایندهای سازمان ما مدل شده اند؟ اگر مدل شده اند، در حال اجرا هستند؟ آیا بصورت مکانیزه در حال اجرا هستند که بتوان از Log آنها برای فرایندکاوی استفاده کرد؟

حال سئوال اصلی اینجاست. چند درصد از فرایندها (فعالیت ها) ی ما در سیستم انجام میشوند.

بدیهی است منظور از سیستم اطلاعاتی، صرفاً استفاده از کامپیوتر برای انجام کارها و نرم افزارهایی مثل Word، Excel، اتوماسیون اداری (گردش مکاتبات) نیست بلکه سیستم اطلاعاتی ویژگی های خاص خودش را دارد که کم و بیش با آن آشنا هستید.


به نظر شما چند درصد از فعالیت های کسب و کارتان توسط سیستم اطلاعاتی یا به عبارت بهتر بصورت مکانیزه انجام میشود؟ بار دیگر تاکید میکنم که منظور از مکانیزاسیون یا اتوماسیون فرایندها یا هر عبارت مشابهی، استفاده از کامپیوتر و نرم افزارهای غیرهوشمندی مثل گردش مکاتبات و اتوماسیون اداری نیست. پس در پاسخ دادن این مورد مهم را لحاظ کنید و فکر کنید واقعاً چند درصد از فعالیت های سازمان شما مکانیزه و چند درصد غیرمکانیزه است؟ به عبارت دیگر ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان شما چقدر است؟

بسیاری در پاسخ به این سئوال بسیار خوشبینانه عمل میکنند.

پیشنهاد میکنم برای اینکه بتوانید یک برآورد واقعی تر از ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان خود بدست بیاورید، پادکست زیر را گوش کنید:

 


حال عنایت داشته باشید که وقتی ضریب نفوذ مکانیزاسیون در سازمان ما بالا نیست، واقعاً فرایندکاوری تا چه حد میتواند برای ما موثر باشد؟

فرایند کاوی در اصل به عنوان یکی از علمی ترین ابزارها برپایه مدیریت فرایند در نظر گرفته می‌شود ولی آیا مدیریت فرایند در سازمان ما اجرا شده است؟ این فرض را در نظر میگیریم که فرایندکاوی یک علم نوین و مفید است ولی ایا واقعاً بلوغ و پیش نیازهای آن در سازمان های ما وجود دارد؟ پس بهتر است به عنوان یک پیش نیاز ضروری نسبت به افزایش ضریب مکانیزاسیون در سازمان خود اقدام کنیم تا بتوانیم هر چه بهتر و بیشتر از فرایندکاوی بهره مند شویم.

 

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .