دستاوردهای شرکت لنورو در بکارگیری RPA:
- کارمندان در کمتر از 10 درصد از زمان قبل لیست هزینه ها را ارسال می‌کنند.
- اتوماسیون فرآیند رباتیک کمک کرد تا تیم منابع انسانی 6000 ساعت در سال در زمان صرفه جویی کند.
- کارایی فرآیند در منابع انسانی 5 تا 8 برابر شده است.
نسل بعدی فناوری‌های دیجیتال، مانند کلان داده، هوش مصنوعی (AI)، اینترنت اشیا و بلاک چین، نقش مهمی در محیط کار و زندگی روزمره ما ایفا می‌کنند. و تحول دیجیتال به استراتژی اصلی بسیاری از شرکت ها تبدیل شده است.
لنوو به‌عنوان یک ارائه‌دهنده راهکار‌های جامع فناوری اطلاعات ، با دنبال کردن استراتژی 3S خود (IoT هوشمند، زیرساخت هوشمند، و Smart Verticals برای صنایع) یک تحول دیجیتالی در سطح سازمانی را تجربه کرده است.
به عنوان بخشی از این تلاش، Lenovo Global IT یک اکوسیستم عملیات هوشمند فناوری اطلاعات را با استراتژی‌ها و اقدامات جدید در بخش‌های مختلف مانند مالی، منابع انسانی (HR) و حسابرسی داخلی ایجاد کرده است.
اولین قدم برای موفقیت در اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA): غربالگری فرآیند مناسب
دپارتمان منابع انسانی به عنوان یک بخش عملکردی اصلی، مسئولیت کارهای مهم مدیریت پرسنل مانند استخدام، غرامت، توسعه شغلی و مدیریت مزایا را بر عهده دارد.
تیم‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات لنوو از دهه 1990 به دنبال تحول اطلاعاتی بوده‌اند. از آن زمان، تیم ها به طور متوالی راه حل های SAP، PeopleSoft، Workday و دیگر راهکار‌ها را برای بهینه سازی سیستم های مدیریت منابع انسانی داخلی به صورت یکپارچه در نظرگرفته‌اند.
پیچیدگی فزاینده تحول دیجیتال و هوشمند، تحقق دیجیتالی‌سازی از طریق یکپارچه‌سازی ساده داده‌ها و ارتقاء سیستم را چالش‌برانگیزتر می‌کند.
در حوزه منابع انسانی، روال‌های روزانه به طور منظم شامل عملیات زیاد با سیستم، ورودی‌های دستی پرتکرار، تأییدهای دستی، و سایر کارهای «دستی زمانبر» می‌شود. نمونه هایی از وظایف متداول شامل اظهارنامه مالیات بر درآمد فردی، تأیید اطلاعات حضور و غیاب، فرآیند استخدام و موارد دیگر است. این کارها تکراری، خسته کننده، زمان بر و مستعد خطا هستند. به همین دلیل، تیم فناوری اطلاعات لنوو به دنبال راه‌حل‌هایی برای دستیابی به سطح بعدی تحول دیجیتال برای ساده‌سازی گردش کار بخش منابع انسانی بوده است.
غربالگری فرآیندهای مناسب اولین گام برای دستیابی به موفقیت با RPA است. لنوو فرآیندهایی را که می‌توان بهینه‌سازی کرد، اولویت‌بندی کرد. سپس فرآیندها بر اساس بازگشت سرمایه (ROI) «کمی» شدند و برای اجرا اولویت بندی شدند. در زیر نموداری از فرآیندهایی که به عنوان اولویت اول انتخاب شده اند آورده شده است:
اتوماسیون فرآیند رباتیک کارایی کسب و کار را بهبود می بخشد و فرآیندها را بهینه می کند
با توجه به «نقاط مشکل» تعریف شده توسط تیم منابع انسانی، اظهارنامه مالیات بر درآمد فردی، بازپرداخت هزینه های تجاری و حسابداری حقوق و دستمزد برای اولین پروژه انتخاب شد.
چهار رویکرد – استقرار جهانی، استقرار انعطاف‌پذیر، همکاری انسان و ماشین، و خودیاری کاربر – برای به حداکثر رساندن مزیت کارایی 24 ساعته ربات‌ها و در عین حال تضمین حداکثر استفاده از فناوری اطلاعات و منابع تجاری استفاده شد.
اظهارنامه مالیات بر درآمد افراد
اظهارنامه مالیات بر درآمد فردی همیشه یک کار مهم و خسته کننده برای تیم منابع انسانی بوده است. سازماندهی صدها سند و تکمیل عملیات تکراری مرتبط با مالیات، زمان زیادی نیاز دارد و فرآیند پیچیده و مشکل است.
برای شروع، این فرآیند به چندین فرآیند فرعی تقسیم شد.
روبات‌ها فایل‌های مالیات بر درآمد فردی را در سیستم مالیاتی افراد آپلود می‌کنند، سپس اظهارنامه و تأیید را انجام می‌دهند و هر زمان استثنایی رخ داد به‌طور خودکار دوباره اجرا می‌شوند. با ساده‌سازی فرآیندهای اظهارنامه مالیات بر درآمد فردی، منابع انسانی و فناوری اطلاعات هزینه و زمان مورد نیاز برای این فرآیند را کاهش دادند.
بازپرداخت هزینه ها
در فرآیند بازپرداخت قدیمی، کارکنان باید فرم‌هایی را پر می‌کردند، سپس درخواست بازپرداخت را در سامانه ارسال می‌کردند، اسناد تایید شده را دانلود و چاپ می‌کردند و به بخش مالی ارسال می‌کردند. این فرآیند دستی ناکارآمد و از نظر کیفیت پایین بود. پس از معرفی RPA، داده ها به طور خودکار از طریق نرم افزار تشخیص کاراکتر (OCR) شناسایی و سپس بایگانی و ارسال می شوند.
نتایج:
کارمندان اکنون به کمتر از 10 درصد از زمان برای ارسال هزینه های خود نیاز دارند
میزان دقت نزدیک به 99 درصد افزایش یافته است
کیفیت و به موقع انجام شدن نیز تا حد زیادی بهبود یافته است
کل فرآیند به شدت شفاف، ساختاریافته و دیجیتالی شده است تا مدیریت حسابرسی داخلی و کنترل هزینه ها به صورت آنلاین به روشی کارآمد و راحت تکمیل شود.
برنامه ریزی تقویم حقوق و دستمزد
هر ماه، تیم منابع انسانی نیاز به محاسبه و تأیید حضور و غیاب کارکنان و لیست حقوق و دستمزد کارکنان صدها نهاد حقوقی در نزدیک به 100 کشور دارد.
این کار شامل محاسبات دستی مکرر، تأیید، و عملیات های متعدد در سیستم ها و پلتفرم ها است که بسیار کار بر و زمان بر است. با استفاده از RPA، کارکنان منابع انسانی اکنون می توانند بهینه سازی فرآیند را به صورت ماژولار پیاده سازی کنند. انعطاف پذیری، مقیاس پذیری، قابلیت نگهداری و قابلیت استفاده مجدد پروژه تضمین شده است. در پایان، این فرآیندها با موفقیت در نزدیک به 100 کشور راه اندازی شد.
عملیات حقوق و دستمزد کارکنان لنوو یکی از مهمترین حوزه ها در منابع انسانی است. هر سال، تیم حقوق و دستمزد باید با در نظر گرفتن تعطیلات مختلف در چندین کشور، تقویم حقوق و دستمزد را با دقت برنامه ریزی و تدوین کند. به دلیل لجستیک پیچیده داده، این فرآیند باعث دردسر زیادی برای منابع انسانی می شود، زیرا زمان بر است و با نرخ خطای بالایی همراه است.
در مدل توسعه سنتی، کارکنان منابع انسانی پردازش را انجام می دهند و قضاوت های ذهنی یا عملیات اضافی را ارائه می دهند. در این شرایط، توسعه‌دهنده باید علاوه بر خودکارسازی، فرآیند را «بازسازی» کند. اگر Lenovo Global IT از مدل معمولی پیروی کند، به این معنی است که منطق بیش از 60 کشور از سراسر جهان بایستی جمع‌اوری و خلاصه می شود. اگر IT منطق پردازش را از هر ورودی بازبینی کند، و سپس آنها را به یک فرآیند یکنواخت تبدیل کند، حجم کار بسیار زیاد خواهد بود.
Lenovo Global IT با راه‌اندازی یک «ربات نسل منطق» برای مقابله با این چالش، رویکرد نوآورانه «جعبه‌های سیاه» را اتخاذ کرد. ابتدا، Lenovo Global IT یک فرض کلی را تنظیم کرد، سپس از الگوریتم طبقه‌بندی KNN یادگیری ماشین برای تجزیه و تحلیل و نتیجه‌گیری سال‌ها داده‌های تقویم حقوق و دستمزد استفاده کرد، بنابراین به طور خودکار منطق مرتبط بین داده‌ها را تولید کرد و در نهایت پایگاه دانش منطقی خود RPA را ایجاد کرد.
از سوی دیگر، Lenovo Global IT از هوش مصنوعی برای خلاصه کردن پایگاه دانش استفاده کرد و یک «ربات تولید کننده تقویم» را توسعه داد. نتایج با داده های واقعی برای تصحیح پایگاه دانش منطقی تا زمانی که تطابق بیش از 90٪ (پس از تکرارهای متعدد) شد، بررسی شد.
در نهایت، دو ربات (ربات تولید منطق و مولد تقویم) با یکدیگر همکاری کردند و پارامترهای منطقی پس از چندین بار تکرار به طور مداوم اصلاح شدند، به طوری که تناسب بین تقویم تولید شده توسط ربات و تقویم دستی به دقت 96 درصد رسید. تیم HR Lenovo از نتایج راضی بودند و در نهایت نقطه درد خود را که سال ها وجود داشت حل کردند.
مدل عملیاتی اتوماسیون به اجرای نرم پروژه های RPA کمک می کند.
فرآیندهای منابع انسانی پس از معرفی RPA، به لطف تلاش Lenovo Global IT، پیشرفت زیادی داشته است.
یک ربات سلف سرویس، «IT Robbie» و «اپلیکیشن CoChat» موبایل (هر دو محصول خود Lenovo) برای کمک به کاربران برای راحت شدن با خدمات خودکار توسعه داده شدند.
بانی کیو · مدیر عملیات جهانی فناوری اطلاعات گروه لنوو : ما سیستم مدیریت AOM [مدل عملیاتی اتوماسیون] را به دقت طراحی کرده ایم تا با سطح فعلی توسعه RPA مطابقت داشته باشد. این سیستم پنج بعد را پوشش می دهد: سازمان، دولت، فناوری، فرآیند، مردم و فرهنگ و به شدت از Lenovo AOM پیروی می کند. سیستم مدیریت AOM کلید موفقیت برنامه RPA است که راهنمایی و پشتیبانی کامل را برای اجرای RPA در آینده ارائه می دهد.
نتایج قابل توجه
پیش از این، در لنوو هنوز بخش کوچکی از کسب و کار که نیاز به عملیات دستی در آن بود وجود داشت و بنابراین در آن خطای انسانی اجتناب ناپذیر بود. پس از به کارگیری فناوری اتوماسیون، دقت این عملیات کسب و کار به طور قابل توجهی بهبود یافته است و خطاهای کسب و کار از زمان راه اندازی RPA صفر شده است. علاوه بر این، راندمان فرآیند پنج تا هشت برابر افزایش یافته است.
از منظر هزینه، استفاده از RPA به تیم منابع انسانی کمک می کند حداقل 6000 ساعت در سال صرفه جویی کند. کارکنان زمان بیشتری برای انجام کارهای ارزشمند دارند. مدیر حقوق و دستمزد HR Lenovo چین این طور راجع به اتوماسیون فرآیند رباتیک می گوید. «RPA منابع ما را از عملیات های تکراری و دستی آزاد می کند. نه تنها از نظر حجم کاری، بلکه به عنوان یک آزادی ذهنی برای کارکنان ما در نظر گرفته می‌شود»
برای آینده، لنوو همچنین امیدوار است که کاربرد RPA را بیشتر عمیق کند. معاون عملیات استراتژیک HR Lenovo خاطرنشان کرد: «نیازهای RPA بیشتری در آینده وجود دارد، و ما انتظار داریم که وظایف HR Ops می‌تواند خودکار و هوشمندانه‌تر باشد».
عملکرد هوشمند: پایدار، آسان برای استفاده و ایمن
Lenovo Global IT تجربه ارزشمندی در «مدیریت عملیات اتوماسیون» که عملکردهای مختلف تعمیر و نگهداری را پوشش می دهد، به دست آورده است. اهداف آنها ارائه پایداری عملیات و نگهداری، سهولت استفاده و محصولات ایمن است.
ثبات به دلیل تأثیر مستقیم کسب و کار مهم ترین است. به عنوان مثال، به روز رسانی سیستم مالیاتی فردی می تواند یک پنجره جدید ایجاد کند که ربات نمی تواند آن را تشخیص دهد و اثرات منفی بر کارهای عملیاتی و نگهداری دارد. Lenovo Global IT به طور خودکار کتابخانه اطلاعات پاپ آپ را شناسایی و بهبود بخشیده است تا عملکرد روان RPA را تضمین کند و فشار عملیات و نگهداری را کاهش دهد.
Lenovo Global IT انواع روش‌های دسترسی به فرآیند را در اختیار کاربران قرار می‌دهد، از جمله عملکردهای سلف سرویس و عملیاتی و نگهداری در پلتفرم خدمات آنها. به عنوان مثال، کاربران می توانند این فرآیند را از طریق ربات سلف سرویس لنوو (IT Robbie) یا از طریق برنامه تلفن همراه ما، CoChat آغاز کنند. این به کاربران این امکان را می دهد که فرآیند اتوماسیون را در هر زمان و از هر مکان به صورت انعطاف پذیر شروع کنند.
از نظر امنیت، Lenovo Group یک سلسله مراتب دقیق برای امنیت داده ها دارد: Lenovo Restricted، Lenovo Confidential، Lenovo Internal و Open Data. Lenovo توسعه و استفاده از داده ها را بر اساس سطح طبقه بندی داده ها مدیریت می کند. تیم‌های تجاری مسئول نگهداری داده‌های خام بسیار محرمانه (مانند اطلاعات هویت کارکنان و اطلاعات حقوق و دستمزد) از داده‌ها در سطح امنیت Open Data هستند.
از آنجایی که ربات مستقیماً با داده های بسیار محرمانه و مهم سروکار دارد، پروژه های RPA مراقب امنیت هارد دیسک ذخیره سازی داده ها، پشتیبان گیری از داده ها و منطق بازیابی هستند. علاوه بر این، تنظیمات مجوز به دقت طراحی شده اند. به عنوان مثال، Lenovo Global IT به یک ربات شناسایی و اجازه دسترسی به سیستم برنامه را می دهد. از سوی دیگر، تنظیمات و مدیریت و همچنین پیکربندی و مدیریت روبات ها را کنترل می کند. در نتیجه، کاربران فقط می‌توانند در جایی که مجوز دارند، گردش‌های کاری RPA را مشاهده، شروع یا متوقف کنند.
یکی دیگر از برجسته‌ترین کارهای اتوماسیون Lenovo Global IT، ادغام فناوری‌های غنی هوش مصنوعی است. علاوه بر الگوریتم‌های خوشه‌بندی مانند KNN در پروژه‌های توسعه تقویم حقوق و دستمزد، این شرکت همچنین هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و نظارت خودکار را ترکیب می‌کند تا از خودکارسازی فرآیندهای فرعی به سمت فرآیندهای کامل دپارتمان حرکت کند.
Lenovo Global IT فناوری هوش مصنوعی را با موفقیت و با قدرت اعمال کرده است. لنوو با ترکیب RPA، هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و سایر فناوری‌های یکپارچه‌سازی، نمونه خوبی برای سایر شرکت‌ها در مسیر تبدیل شدن به یک شرکت کاملاً خودکار است.