با توجه به اهمیت مدیریت فرایند در سازمان‌ها به منظور همسویی با اهداف استراتژیک و ایجاد ارزش برای سازمان و ذینفعان آن، ایجاد و راه‌اندازی دفتر مدیریت فرایند برای دستیابی به یکپارچگی و نیل به این اهداف، حائز اهمیت ویژه‌ای است. در این راستا، کتاب Establishing the Office of Business Process Management که یکی از نویسندگان آن، آقای Roger Tregear است، با موضوع ایجاد دفتر مدیریت فرایند منتشر شده است.
نویسندگان، کتاب را به منزله برنامه و چارچوبی برای طراحی، ایجاد، بهره‌برداری و انتقال دانش و همچنین به عنوان ابزار و زیرساخت مورد نیاز جهت فعالسازی و پشتیبانی از یک سازمان فرایندمحور می‌دانند.
نویسندگان کتاب معتقدند که ایجاد دفتر مدیریت فرایند، یک توانمندساز کلیدی سازمان و یک عامل مهم برای موفقیت آن محسوب می‌شود. بنابراین، می‌بایست هر چه زودتر در این راستا گام برداشت و از مزایای قابل توجه آن بهره جست.
کتاب فوق شامل چهار فصل است که در ادامه هر یک از فصول کتاب به صورت مختصر تشریح می‌گردد:
فصل 1ـ فصل یک کتاب «خلاصه اجرایی» است و در خصوص فلسفه مدیریت فرایند و تأثیر آن، مسئولیت‌های دفتر مدیریت فرایند، حوزه‌های فعالیت دفتر مدیریت فرایند، اندازه دفتر مدیریت فرایند، شتاب‌دهنده‌های لازم جهت توسعه دفتر مدیریت فرایند به صورت مختصر توضیحاتی را ارائه می‌دهد.
فصل 2ـ در این فصل از کتاب که عنوان آن، «دفتر مدیریت فرایند» است، به ایجاد ارزش از طریق مدیریت فرایند در سازمان اشاره می‌شود و ارتباط بین استراتژی‌های سازمان، فرایندهای آن، بهبود فرایند، مدیریت فرایند و اجرای آن تشریح می‌گردد. همچنین به تعریف فرایند پرداخته می‌شود و فرایند را تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها با توجه به قوانین و محدودیت‌ها می‌داند که توسط افراد و سیستم‌ها انجام می‌شوند و برای مشتریان و ذینفعان، ایجاد ارزش می‌کنند.
در این فصل، چالش‌های سازمان‌ها در خصوص اجرای مدیریت فرایند که شامل عدم یکپارچگی بین حوزه‌ها و بخش‌های مختلف سازمان و پیاده‌سازی ابتکارات مدیریت فرایند با اهداف مختلف، کاهش بازده سرمایه‌گذاری در حوزه مدیریت فرایند و عدم اطمینان از ثبات و پایداری بهبود فرایند می‌شود و این موارد منجر به عدم پشتیبانی و تعهد می‌گردند و نیاز سازمان را به یک فرایند مدیریت فرایند کارآمد و موثر مشخص می‌سازند، بیان می‌شوند.
در ادامه این فصل، نویسندگان دفتر مدیریت فرایند را به عنوان توانمندساز سازمان‌ها برای مواجهه با چالش‌های فوق الذکر معرفی می‌کنند و آن را مرکز هماهنگی بهبود فرایند و فعالیت‌های مربوط به مدیریت فرایند می‌دانند که از اهداف سازمانی شامل افزایش اثربخشی و کارایی، توسعه قابلیت‌های مدیریت فرایند، ایجاد رویکردهای سازگار و قابل تکرار برای تجزیه و تحلیل، استفاده بهینه از منابع جهت کاهش هزینه‌های عملیاتی، افزایش سطح بلوغ مدیریت فرایند، تصمیم‌گیری بهتر برای اولویت‌بندی پروژه‌های بهبود فرایند و سایر اهداف مشابه، پشتیبانی می‌کند.
نویسندگان در این فصل به محدوده اختیارات دفتر مدیریت فرایند اشاره می‌کنند و آن را به شرایط سازمان و سطح بلوغ مدیریت فرایند در آن سازمان، وابسته می‌دانند. در سازمانی که سطح بلوغ مدیریت فرایند پایین‌تر باشد، می‌توان انتظار داشت که دفتر مدیریت فرایند نقش پررنگ‌تری در سازمان داشته باشد. اما، با افزایش سطح بلوغ، واحدهای کسب و کار قابلیت بیشتری برای پیاده‌سازی ابتکارات مدیریت فرایند، پیدا می‌کنند و نیاز کمتری به دریافت پشتیبانی از سوی دفتر مدیریت فرایند خواهند داشت.
در این فصل همچنین به مکان دفتر مدیریت فرایند در سازمان، ارتباط آن با سایر واحدهای سازمانی، تعداد پرسنل مورد نیاز، حوزه‌های فعالیت دفتر و تأمین بودجه آن اشاره شده است.
فصل 3ـ فصل سه کتاب با عنوان «ایجاد، مدیریت و راه‌اندازی دفتر مدیریت فرایند»، نقشه راه و یک الگوی کلی از فعالیت‌های لازم در خصوص نحوه ایجاد یک دفتر مدیریت فرایند موفق را ارائه می‌دهد. این نقشه راه، مدیریت تغییر و ارتباطات را مورد توجه قرار می‌دهد و سه شتاب‌دهنده که شامل مدل مرجع دفتر مدیریت فرایند، پیاده‌سازی تدریجی و برنامه توسعه قابلیت مدیریت فرایند هستند را دربرمی‌گیرد.
نویسندگان معتقدند که مدیریت تغییر و ارتباطات باید در گام‌های اولیه ایجاد دفتر مدیریت فرایند، مورد توجه قرار گیرد و جلسات توجیهی و کارگاه‌های آموزشی برگزار شوند و وب‌سایت‌ها و سایر کانال‌های ارتباطی رسمی و غیررسمی توسعه یابند تا همه ذینفعان در جریان تغییرات پیش رو قرار گیرند و به درک مشترکی دست یابند که این امر منجر به موفقیت بیشتر دفتر مدیریت فرایند می‌گردد.
مدل مرجع دفتر مدیریت فرایند، فرایندهای داخلی دفتر و خدماتی که دفتر مدیریت فرایند به سازمان ارائه می‌دهد را دربرمی‌گیرد و شامل چهار جزء اصلی که فرایندهای مدیریتی، فرایندهای پشتیبانی، خدمات بهبود فرایند و خدمات مدیریت فرایند هستند، می‌شود. لازم به ذکر است که تمام این خدمات و فرایندها در ابتدای ایجاد دفتر مدیریت فرایند وجود ندارند و به مرور زمان و با توجه به سطح بلوغ مدیریت فرایند و نیاز کسب و کار، توسعه می‌یابند.
پیاده‌سازی تدریجی به سه سطح قابلیت اشاره می‌کند که سطح اول مربوط به انتشار مفاهیم و مزایای مدیریت فرایند در سازمان، سطح دوم مربوط به ایجاد همگرایی در ابتکارات مدیریت فرایند و سطح سوم مربوط به همسویی استراتژیک مدیریت فرایند است. در واقع توسعه و پیاده‌سازی تدریجی به این موضوع توجه می‌کند که پذیرش مدیریت فرایند در سازمان، ابتدا مستلزم اشاعه اهمیت آن و درک مدیران از این موضوع است که مدیریت فرایند، رویکردی سیستماتیک برای بازاندیشی در خصوص نحوه اجرا و بهبود عملیات سازمان است. پس از دستیابی به این سطح، دفتر مدیریت فرایند باید از همگرایی ابتکارات مدیریت فرایند از طریق روشی جامع و پذیرفته شده، اطمینان حاصل نماید. در نهایت، دفتر مدیریت فرایند می‌بایست در چارچوب برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان عمل کند و با اولویت‌های کسب و کار هماهنگ باشد.
برنامه توسعه قابلیت مدیریت فرایند دارای دو جزء اصلی است که شامل آموزش و تثبیت مفهوم و پروژه‌های اولیه می‌باشد. یک برنامه آموزشی بر اساس سطح قابلیت سازمان برای درک اصول مدیریت فرایند، روش‌ها، مدیریت تغییر، مدلسازی، مکانیزه کردن و مدیریت تیم و موارد مشابه، مورد نیاز است که می‌تواند به کمک منابع داخلی و یا خارجی سازمان انجام شود. با توجه به این که آموزش به تنهایی کافی نیست، پروژه‌های اولیه در خصوص بهبود فرایند را می‌توان اجرا کرد تا تجربه عملیاتی به دست آید.
از آنجاییکه بهبود مستمر باید در دفتر مدیریت فرایند نیز جاری باشد، پس از دوره عملیاتی اولیه و اولین پروژه بهبود فرایند، کلیه فرایندهای دفتر مدیریت فرایند و زیرساخت‌های پشتیبانی باید در صورت نیاز بازبینی و به روز شوند و همچنین باید، طرح و برنامه‌ای برای انتقال و مدیریت تغییر از حالت توسعه اولیه به حالت توسعه کامل دفتر مدیریت فرایند، در نظر گرفته شود.
فصل 4ـ فصل چهار که آخرین فصل کتاب است، برنامه زمانی کلی پروژه پیاده‌سازی دفتر مدیریت فرایند را در قالب جداولی ارائه می‌دهد که البته این زمانبندی می‌تواند با توجه به شرایط سازمان‌ها متفاوت باشد.
Establishing_the_Office_of_BPM_Book_English