مدرسه مدیریت فرایند این افتخار را داشته که طی سالیان متمادی خدمات آموزشی متنوع و بعضاً منحصربفردی را در حوزه مدیریت فرایند به جامعه متخصصین ایرانی ارائه نماید و همواره در حوزه آموزش سرآمد بوده و برخی از دوره های آموزشی ارائه شده توسط مدرسه مدیریت فرایند نمونه مشابه دیگری در ایران نداشته است.
لذا برخی از مخاطبین و علاقمندان حوزه مدیریت فرایند گمان می‌کنند که مدرسه مدیریت فرایند صرفاً بر روی آموزش تمرکز داشته و تخصص اجرای پروژه های مدیریت فرایند را ندارد. در حالی که این موضوع کاملاً وارونه است و شاهد این مدعا تعداد زیادی از پروژه‌های مدیریت فرایندی است که طی سالیان گذشته توسط مدرسه مدیریت فرایند برای کارفرمایان در صنایع گوناگون انجام شده است. همچنین به عقیده ما علت استقبال مخاطبان از دوره‌های آموزشی مدرسه مدیریت فرایند این است که دوره های برگزار شده توسط ما براساس تجارب کسب شده از پروژه های گوناگون طی سالیان متمادی طراحی گردیده است. البته ما هیچ گاه به یکباره تبدیل به مشاور یا پیمانکار در حوزه مدیریت فرایند نشده ایم بلکه از سال های دور در این حوزه و حوزه های مرتبط کارشناسی کرده ایم.
یکی از خدمات مهم دیگری که مدرسه مدیریت فرایند همواره به مشتریان خود ارائه داده، مشاوره و راهنمایی جهت استقرار مدیریت فرایندها در قالب پروژه‌های گوناگون در حوزه صنایع مختلف بوده است. این صنایع طیف وسیعی از صنایع تولیدی، خدماتی، فولادی، بانکی، معدنی، نفت و گاز، دولتی و … را در بر می‌گیرد.
مدرسه مدیریت فرایند با تکیه بر تجارب چندین ساله و دانش کارشناسی خود، رویکردهای متنوعی برای انجام پروژه‌های مدیریت فرایند و استقرار آن در سازمان ها دارد که این رویه ما مبتنی بر تجارب و نوآوری بوده و برخلاف رویکرد مرسوم و سنتی در ایران می‌باشد.
رویکردهای مختلفی برای انجام پروژه های استقرار مدیریت فرایند وجود دارد که احتمالاً در مورد رویکردهای اول و دوم اطلاعاتی دارید ولی در این نوشته در نظر داریم رویکرد سومی را هم به شما معرفی نماییم. 3 مدل از رایجترین رویکردهای انجام پروژه به قرار زیر است:
- رویکرد سنتی و برون سپاری کامل پروژه به پیمانکار بیرونی
- رویکرد مربی‌گری و استقرار مدیریت فرایند بصورت داخلی و با کمک منتور و مربی بیرونی
- رویکرد ورکشاپ و برگزاری کارگاه به کمک منتور بیرونی
تیم ما این قابلیت را دارد که بسته به نوع پروژه بتواند هرکدام از رویکردهای فوق را برای انجام پروژه های استقرار مدیریت فرایند در سازمانها بکار بگیرد. هرکدام از رویکردهای فوق، ویژگی های مخصوص به خود را دارند و در شرایط خاصی می توانند بکار گرفته شوند. در ادامه به توضیح مختصری از هریک از رویکردهای فوق خواهیم پرداخت.
رویکرد اول: رویکرد سنتی و برون سپاری کامل پروژه به پیمانکار بیرونی
این رویکرد قدیمی ترین و احتمالاً پرتکرارترین رویکرد انجام پروژه در ایران بحساب می آید و بیشتر پیمانکاران حوزه مدیریت فرایند با استفاده از این روش به انجام پروژه مبادرت می ورزند؛ البته شاید یکی از علت های این موضوع نیز آشنایی بیشتر بدنه کارفرمایی و تمایل بیشتر ایشان نسبت به این رویکرد باشد.
شاید مهم ترین نقطه قوت رویکرد اول برای کارفرما این باشد که درگیری کمتری در پروژه مدیریت فرایند خواهد داشت و بیشتر مسئولیت اجرای این پروژه ها با تیم پیمانکار خواهد بود. به این شکل که پیمانکار در هر فاز، وظایف مربوط به خود را انجام داده و طی گزارش به کارفرما ارائه خواهد کرد. طبیعتاً این رویکرد برای کارفرمایانی که خودشان تیم مدیریت فرایند نداشته یا تیم مدیریت فرایند آنها بدلیل نداشتن ظرفیت مناسب (از لحاظ کمیت و کیفیت) توان انجام پروژه را نداشته باشد، مناسب خواهد بود.
مدرسه مدیریت فرایند افتخار این را داشته که از دیرباز برای طیف قابل توجهی از کارفرمایان با استفاده از این رویکرد به انجام پروژه بپردازد.
رویکرد دوم: رویکرد مربی‌گری و استقرار مدیریت فرایند بصورت داخلی و با کمک منتور و مربی بیرونی
در این رویکرد تعامل پیمانکار و کارفرما در طول پروژه استقرار مدیریت فرایند بیشتر خواهد بود. در واقع در این رویکرد، پروژه مدیریت فرایند با استفاده از ظرفیت های داخلی کارفرما انجام خواهد شد و پیمانکار بیشتر نقش منتور و مربی را خواهد داشت تا پروژه در مسیر صحیح خود حرکت کند و در مواقع ضروری راهنمایی های لازم نیز ارائه خواهد شد.
همانطور که از توضیحات فوق مشخص است، این رویکرد بیشتر مناسب کارفرمایانی است که خود ظرفیت و منابع کافی برای انجام پروژه مدیریت فرایند را داشته و نیاز دارند یک مشاور خطوط کلی را برایشان مشخص کرده و بتواند مسیر انجام پروژه را راهبری نماید تا در صورت بروز مشکل بتواند برای آن راه حل مناسب را پیشنهاد کرده و در واقع نقش منتور و مربی را ایفا نماید.
بزگترین نقطه قوت این رویکرد برای کارفرما، دانش و تجربه ای است که از انجام این پروژه در سازمان انباشته خواهد شد، زیرا این رویکرد بصورت درونزا انجام شده و بدنه سازمان در طول انجام پروژه دانش کافی را بدست خواهند آورد. بنابراین به دلیل دانش کسب شده، این توانمندی در سازمان وجود خواهد داشت که پس از پایان پروژه و در صورت نیاز به ایجاد تغییرات فرایندی حتی بدون حضور مشاور و مربی نیز بتوانند این اقدام را انجام دهند.
با توجه به این که در این رویکرد عمده وظایف بر عهده بدنه کارشناسی سازمان خواهد بود لذا نیاز به آموزش های پیش از آغاز کار بسیار زیاد احساس می شود حتی بیشتر از رویکرد اول. در صورتی که تیم متولی و اعضای دفتر مدیریت فرایند سازمان، آموزش های لازم را دیده باشند قطعاً استقرار مدیریت فرایند با کیفیت به مراتب بهتری پیش خواهد رفت و چالش های کمتری پیش روی سازمان قرار خواهد گرفت. یکی دیگر از عوامل کلیدی موفقیت در این رویکرد استفاده از یک مربی باتجربه و کاربلد می باشد که بتواند مسیر استقرار را برای سازمان هموار نماید.
خوشبختانه تیم ما تجربه استقرار مدیریت فرایند با استفاده از این رویکرد را برای چند پروژه مختلف طی سالیان گذشته در کارنامه خود به ثبت رسانده است.
همچنین تجربه ثابت کرده است که رویکرد دوم اثربخشی بالاتری نسبت به رویکرد اول دارد و این امر به دلیل تربیت کارشناسان متخصص و استفاده از ایشان در طول انجام پروژه خواهد بود که این افراد قطعاً سرمایه های ارزشمندی برای سازمان در آینده خواهند بود.
رویکرد سوم: رویکرد ورکشاپ و برگزاری کارگاه به کمک منتور بیرونی
به منظور استخراج فرایندهای سازمان روش های مختلفی وجود دارد، از جمله:
- مشاهدات مستقیم
- مصاحبه‌ها
- تحقیق میدانی/ بازخورد نوشتاری
- کارگاههای ساختاریافته
در مورد اول، دوم و سوم که معمولاً توسط تیم مدیریت فرایند خود سازمان برگزار می شود نیاز به صرف منابع و زمان نسبتاً طولانی است. همچنین امکان برونسپاری این فاز یعنی استخراج مدل فرایندها به پیمانکاران نیز وجود دارد. اما روش چهارم به دلیل سازوکار مخصوص اجرا بهتر است توسط پیمانکار صورت بگیرد.
این رویکرد یکی از بهترین روش های موجود برای مدلسازی حجم بالای فرایندها در سطح دنیا بوده که بسیار از سازمانهای پیشرو از آن استفاده می کنند. در این روش با کمک بدنه کارشناسی سازمان و بدون صرف هزینه های زیاد، سازمان از طریق ظرفیت های خود اقدام به مدلسازی فرایندها و همچنین مستندسازی و تدوین شناسنامه های فرایندی خواهد نمود. به اینصورت که پس از انتخاب افراد واجد شرایط جهت حضور در کارگاه، یک دوره آموزشی مختصر و مفید با محوریت مدیریت و مدلسازی فرایند برای این افراد برگزار می گردد. سپس این نفرات که از واحدهای مختلف سازمانی برگزیده شده اند، طی 2-3 روز حضور در کارگاه و با هدایت و مدیریت تیم پیمانکار حاضر در سازمان، اقدام به مدلسازی و استخراج فرایندهای واحد خود خواهند نمود.
نکته قابل توجه این است که طی برگزاری این کارگاه، فرایندهای سازمان داخل نرم افزار ویژوال پارادایم مدلسازی شده و شناسنامه فرایندها نیز تدوین می گردد. البته پس از اتمام کارگاه، مدلسازی های صورت گرفته، توسط تیم پیمانکار مورد بررسی و بازنگری قرار گرفته و یکدست و یکپارچه می گردند.
با توجه به این که در این کارگاه، بدنه سازمان اقدام به مدلسازی فرایندها می‌نمایند بنابراین کیفیت این مدلها در حد متوسط خواهد بود. بنابراین لازم است تیم پیمانکار، مدلهایی را که از کارگاه ساخت یافته استخراج شده بررسی نموده و آن را به کیفیت مطلوب برای پیاده سازی در نرم افزار ارتقاء دهد.
لازم به ذکر است که حسب تعداد پرسنل هر سازمان، تعداد کارگاهها متفاوت می باشد و به طور میانگین بین 70-50 نفر می توانند در هر کارگاه ساخت یافته حضور داشته باشند.
مزیت اصلی رویکرد کارگاهی برای کارفرما این است که سرعت بسیار بالایی نسبت به سایر رویکردها دارد و می‌توانیم تعداد زیادی از فرایندهای یک سازمان را در مدت زمان کوتاهی مدلسازی و مستند نماییم. همچنین در رویکرد کارگاهی دانش خوبی به تیم متولی مدیریت فرایند سازمان منتقل می شود که می تواند برای ادامه مسیر آن را بکار بگیرد. بنابراین رویکرد کارگاهی مناسب پروژه هایی است که با یک سازمان بزرگ با حجم بالایی از فرایندها مواجه هستیم و بخواهیم تعداد زیادی از فرایندها را در یک بازه کوتاه مدلسازی نماییم.
در رویکرد کارگاهی، پیمانکار بایستی زمان قابل توجهی را برای برگزاری کارگاه ها صرف نماید و همچنین مقوله تجربه (جهت راهبری صحیح این کارگاه ها) به عنوان یک عامل کلیدی موفقیت بحساب خواهد آمد.
یکی از نقاط قوت تیم ما برگزاری کارگاه ساخت یافته و سرعت بالای مدلسازی فرایندها از این طریق می باشد که قبلاً توسط ما بارها برگزار شده و ظرافت های مخصوص خود را دارد.
یک نمونه از کارگاه های ساخت یافته برگزار شده توسط مدرسه مدیریت فرایند:
برگزاری کارگاه ساخت یافته مدلسازی فرایندها در شرکت انبارهای عمومی و خدمات گمرکی ایران