عضویت در کانال مدیریت فرایند
چگونه فرایندها را مدلسازی کنیم که الزامات پیاده سازی را برآورده سازد؟
سطوح مدلسازی فرایند

چگونه فرایندها را مدلسازی کنیم که الزامات پیاده سازی را برآورده سازد؟

 

در واقع یکی از مهم ترین ریسک های پروژه های مدلسازی فرایند ذیل پروژه هایی با عناوین مهندسی مجدد فرایندها، مدیریت فرایندها، معماری سازمانی، بهبود فرایند و مواردی از این دست مدلسازی فرایندها به گونه های که است که در هنگام پیاده سازی نیاز به بازنگری، اصلاح و تکمیل آنها وجود دارد.

 

پیش از بیان توضیح در مورد چگونگی مدلسازی فرایندها باید این فرض را مطرج کنیم که منظور از پیاده سازی فرایندها، مکانیزه کردن آنها خصوصاً با ابزارهایی مثل BPMS است. همانطور که بارها اشاره کردیم مکانیزه کردن فرایندها با ابزاهایی مثل BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار مزایای بی شماری به همراه دارد که گارانتی شدن اجرای فرایندها یکی از مهم ترین مزیت ها است. مکانیزاسیون سرعت انجام فرایندها را نیز افزایش داده و طایای انسانی را به خداقل ممکن کاهش خواهد داد. در نتیجه باعث میشود سازمان فرایندهای خود را با کیفیت بیشتر و زمان و هزینه کمتری انجام دهد.

 

حال یکی از ورودی ها و خروک های اصلی فاز پیاده سازی (مکانیزاسیون فرایندها با نرم افزار BPMS) مدل های فرایندی ترسیم شده است. در واقع خروجی فاز مدلسازی ورودی فاز پیاده سازی را تشکیل خواهد داد منتها در بسیاری از موارد اتفاقی می افتد که در شکل زیر میتوانید مشاهده کنید.

 

سطوح مدلسازی فرایند

 

در واقع مدل های فرایندی ترسیم شده در فاز مدلسازی فرایندهای وضع موجود، کفایت ورودی ها و مدل های فرایندی ورودی فاز پیاده سازی را نخواهد داشت.

به نظر شما علت این امر چیست؟

 

یکی از مهم ترین دلایل این اتفاق این است که در فاز پیاده سازی نیاز به مدل های فرایندی داریم که در پایین ترین سطح ممکن ترسیم شده باشند. اجازه دهید کمی بیشتر توضیح دهم.

معمولاً فرایندها را میتوان در سطوح متلفی مدل کرد. به شکل پایین توجه نمایید:

 

سطوح مدلسازی فرایند

تصویر بالا نظر اقای بروس سیلور در مورد سطوح مدلسازی است.

به تصویر پایین نیز دقت کنید:

 

چارچوب مدلسازی کاموندا

 

تصویر بالا سطوح مختف مدلسازی از نظر چارچوب کاموندا را ارائه کرده است.

همانطور که در هر دو تصویر مشخص است، میتوان فرایندها را در سطوح مختلفی مدل کرد. ما به عنوان هر سطح کاری نداریم. یعنی اینکه هر کدام از این تصاویر برای هر سطح از چه عناوینی استفاده میکنند بجای آن از ۴ عبارت پایین استفاده میکنیم:

  • سطح اول
  • سطح دوم
  • سطح سوم
  • سطح چهارم

به این دلیل که نمیخواهیم در قالب کلمات گم شویم و فقط قصد انتقال مفهوم را داریم.

 

بالاترین سططح ممکن یعنی سطح یک چیزی است که یک دید کلان از فرایند با ما میدهد و تا آنجایی که ممکن است فرایند را فشرده نشان میدهد. هدف نمایش فرایند از ابتدا تا به انتها میباشد و ناظر میتواند با یک نگاه تشخیص دهد که فرایند برای چه کسی است و چه خدمتی را ارائه میدهد و به چه صورت اتفاق میافتد.

این سطح معمولاً سطحی است که متخصصین مدیریت فرایند از نموداری تحت عنوان SIPOC یا IDEF0 برای مدلسازی آن استفاده میکنند. در این سطح علاوه بر تعیین مرز فرایند، ورودی های، خروجی ها، منابع مورد استفاده در اجرای فرایند و سایر موارد مورد نیاز را تعیین خواهیم کرد.

 

سطح اول مدلسازی فرایند

سطح دو به ارائه گام های اصلی فرایند بدون در نظر گرفتن جزئیات و تصمیم گیری ها (Gateway) میپردازد.

 

سطح دو مدلسازی فرایند

 

به همین تریتب در سطح ۳ جزئیات بیشتری را ترسیم خواهیم کرد.

سطح ۳ مدلسازی فرایند

 

و به همین ترتیب سطح ۴ دارای جزئیات کامل است و ان چیزی است که ما برای فاز پیاده سازی به آن نیاز داریم.

سطح 4 مدلسازی فرایند

 

در این خصوص که آیا برای مدلسازی فرایند طی کردن هر ۴ سطح لازم است نمیخواهیم بحث کنیم فقط ذکر این نکته کافی است که در اینجا دو رویکرد وجود دارد:

  • برای رسیدن به سطح ۴ باید از سطح ۱ شروع کنیم و به ترتیب سطوح ۲ و ۳ و ۴ را باید طراجی کنیم.
  • میتوان مستقیماً به سطح ۴ رسید.

 

در هر صورت سئوال اصلی اینجاست که چطور میتوان فرایندها را در سطح ۴ مدل کرد یا به عبارتی طوری مدل کرد که در هنگام پیاده سازی نیاز به بازنگری و دوباره کاری وجود نداشته باشد.

 

پاسخ این سئوال اصلاً پیچیده نیست. تنها کافی است سعی کنید فرایندها را با رویکرد گردش اطلاعات مدل کنید. در واقع باید سعی کنید در هر Task یک رویداد اطلاعاتی به وقوع بپیوندد. منظور از اتفاق اطلاعاتی این است که باید یک فرمت اطلاعاتی ایجاد، خوانده، آپدیت و یا حذف (CRUD) شود. منظور از فرمت اطلاعاتی فرم، نامه، چک لیست، گزارش و سایر موارد مشابه است.

اگر اینطوری فرایندها را مدل کنید به اصطلاح آنها را اتمیک مدل کرده اید و تا درصد بسیار بالایی در هنگام پیاده سازی نیاز به انجام اصلاحات اساسی و بازنگری نخواهید داشت.

 

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .