معماری سیستم BPMS برگرفته از Fundamentals of Business Process Management
این مطلب برگرفته از جلد دوم کتاب Fundamentals of Business Process Management است.
اجزاء اصلی یک BPMS، در شکل پایین نمایش داده شده است.
اجراء یک نرم افزار BPMS عبارتند از: ابزار مدلسازی فرآیند، نمایشگر لیست کارها، ابزارهای مدیریت و پایش. موتور اجرا میتواند با سرویس های خارجی تعامل داشته باشد.
موتور اجرا. موتور اجرا قلب BPMS است و کارکردهای مختلفی دارد:
- توانایی ایجاد نمونه های قابل اجرا (که به آن پرونده هم گفته میشود)
- توانایی توزیع کار بین مجریان فرآیند به منظور اجرای فرآیند از آغاز تا پایان
- توانایی ذخیره و بازیابی داده مورد نیاز برای اجرای فرآیند و محول کردن (به صورت خودکار) فعالیتها به سایر نرم‌افزارهای سازمان.
در کل موتور اجراء، دائماً پیشرفت کار موارد مختلف را پایش میکند و با تولید آیتم های کاری (یا به عبارتی نمونه های فعالیتهای فرایند مورد نیاز در یک فرآیند که لازم است برای یک مورد انجام شود)، انجام فعالیت بعدی را هماهنگ میکند. آیتمهای کاری به منابعی که هم قابلیت و هم اجازه انجام این کار را دارند، تخصیص می‌یابند. همانگونه که در ادامه توضیح خواهیم داد، موتور اجرا به طور مشخص، با بقیه اجزاء در تعامل است.
ابزارهای مدلسازی فرآیند که کارکردهای زیر را دارد:
- امکان ایجاد و ویرایش مدلهای فرآیند
- امکان یادداشت گذاری روی مدل فرآیند و مشخص کردن مواردی نظیر داده های ورودی و خروجی، مجریان، قواعد کاری مربوط به فعالیتها یا سنجههای عملکرد یک فرآیند یا یک فعالیت
- قابلیت ذخیره، به اشتراک گذاری و بازیابی مدلهای فرآیند از مخزن مدلهای فرآیند.
به منظور اجرای مدل فرآیندی میتوان موتور آنرا توسعه داد. این را میتوان از ابزار مدلسازی یا از مخزن انجام داد. موتور با استفاده از مدل فرآیندی، ترتیب منطقی و توالی اجرای فعالیتهای فرآیند را مشخص میکند. بر همین اساس این‌که کدام آیتمهای کاری باید ایجاد شود، به چه کسی باید تخصیص یابد یا این‌که کدام سرویس خارجی باید فراخوانده شود را موتور مشخص میکند.
نمایشگر لیست کارها. نمایشگر لیست کارها، جزئی از یک BPMS است که ازطریق آن به مجریان فرآیند الف) کار ارجاع میشود و ب) مجریان به انجام کارمتعهد میشوند.
نمایشگر لیست یک موتور اجرایی است که میتواند موعد انجام آیتمهای کاری را پیگری کند و آن را در لیست هر یک از مجریان فرآیند قرار دهد. نمایشگر لیست استاندارد خیلی شبیه به صندوق ورودی ایمیل مربوط به یک کاربر ایمیل است. مجریان میتوانند کارهایی را که آماده است که توسط آن‌ها انجام شود، در صندوق ورودی خود ببیند. نمایشگر میتواند برای ثبت و دریافت داده، از فرمهای الکترونیک استفاده کند. وقتی مجری یکی از این عناوین فعالیت را از لیست کاری خود انتخاب و شروع میکند، فرم الکترونیکی مربوط به آن روی صفحه به نمایش در می آید. به این مرحله چک آوت گفته میشود. سپس مجریان میتوانند داده را در فرم وارد نموده و سیگنال خاتمه را به موتور ارسال نمایند. این مرحله چک-این نامیده میشود. پس از آن موتور، آیتمهای کاری بعدی که باید انجام شود را مشخص میکند. اغلب اوقات مجریان میتوانند تا حدودی روی عناوین کاری لیست خود کنترلهایی را اعمال کنند.
برای مثال میتوانند ترتیب نمایش آیتمهای کاری و اولویت اختصاص یافته به آن‌ها را تغییر دهند. همچنین نمایشگر لیست کارها مجریان فرآیند را در آیتمهای کاری که موقتاً در حالت تعلیق هستند و یا انتقال آن به فرد دیگر پشتیبانی میکند. شکل دقیق این ویژگیها به BPMS مورد درخواست و پیکربندی خاص آن بستگی دارد. سفارشی کردن نمایشگر لیست کارها نسبتاً رایج است. به عنوان مثال مطابق با ساختار شرکت و برای افزایش کاربری و پذیرش آن درون سازمان میتواند انجام شود. شکل بالا یک نمایشگر لیست را در بیزاجی که یک BPMS است نمایش میدهد.
سرویس خارجی. در اجرای فرآیند ممکن است ارتباط با سایر نرم افزارها مفید باشد. در بسیاری از فرآیندهای کاری، فعالیتهایی وجود دارد که کاملاً بصورت دستی انجام نمیشوند. بعضی از این فعالیتها را میتوان بصورت کاملاً خودکار انجام داد به طوریکه موتور اجرا میتواند نرم‌افزار خارجی را مثلاً برای ارزیابی اعتبار مشتری، بصورت اتوماتیک فرا بخواند. نرم افزار خارجی باید یک رابط کاربری داشته باشد که موتور بتواند با آن تعامل کند. بنابراین به چنین نرمافزارهایی به اختصار سرویس خارجی میگوییم. موتور اجرا، سرویس مورد نظر را با اطلاعات لازم برای انجام فعالیت برای یک مورد خاص فراهم میکند. با تکمیل درخواست، سرویس نتیجه را به همراه سیگنالی که اعلام میکند آیتم کاری کامل شده است به موتور برمیگرداند. این اتفاقات مجدداً در سوابق سیستم ذخیره میشوند.
برخی دیگر از فعالیتها در فرآیند کسب وکار نه به طور کامل دستی هستند و نه به طور کامل خودکار. در عوض چنین فعالیتهایی باید توسط مجریان فرآیند و به کمک برخی پشتیبانیهای سیستمی انجام شود. برای این دسته از فعالیتها، موتور اجرا سرویس مناسب را با پارامترهای مناسب فراخوانده و دقیقاً در لحظه درست، کارمند عنوان کاری مشخصی را برای کار انتخاب میکند.
یک مثال معمولی فراخوانی سیستم مدیریت اسناد (DMS) است که به مجریان فرآیند، فایلی را که برای انجام یک کار خاص نیاز است نشان میدهد.
ابزارهای مدیریت و نظارت. ابزارهای مدیریت و نظارت شامل ابزارهای لازم برای مدیریت همه مسائل عملیاتی یک BPMS هستند. به عنوان نخستین مثال از این ابزارها، میتوان ابزار بررسی در دسترس بودن کارکنان را در نظر گرفت. در صورتیکه کسی به دلیل بیماری یا تعطیلات کار نمیکند، BPMS مجبور است برای جلوگیری از تخصیص آیتمهای کاری به چنین فردی، از این واقعیت آگاهی داشته باشد. ابزارهای مدیریتی برای مواجهه با شرایط استثنایی نیز مورد نیاز است. به عنوان مثال برای حذف آیتمهای منقضی شده از سیستم.
ابزارهای مدیریت فرایند همچنین به قابلیت پایش فرایند مجهز هستند. میتوان از این ابزارها برای نظارت بر عملکرد فرآیندهای کسب وکار در حال اجرا، (به ویژه پیشرفت تک تک پرونده‌ها) استفاده کرد. این ابزار میتواند داده هایی مانند متوسط زمان گردشکار یا نسبت پرونده هایی که خیلی دیر انجام شده را از پرونده های مختلف جمع آوری و ارائه نماید.
BPMS اجرای گام به گام یک مدل فرایند را ثبت میکند. رویدادهای مربوط به اجرا میتوانند ذخیره شوند و به شکل لاگ اجرا ارسال شوند. برخی از ابزارهای نظارت میتوانند داده های گذشته را که از لاگ استخراج شده را با داده های تازه به دست آمده مقایسه کنند.
