۴۴۳۳۶۸۹۵ - ۰۲۱

در دو پادکست قبلی در مورد انواع سیستم های BPMS توضیح دادیم و گفتیم اگر به عنوان تحلیلگر فرایند و یا بیزینس آنالیز هستیم بهتر است BPMS هایی را یاد بگیریم که وقتی می خواهیم فرایندی در آن بسازیم به برنامه نویسی کمتری نیاز داشته باشیم و بقولی BPMS هایی که zerocode باشند و گفتیم که یکی از این ابزارهای zero code پروسس میکر است و یکی از حسن های پروسس میکر هم این است که opensouce است و تا درصد زیادی از نیاز ما را پوشش می دهد بدون اینکه نیاز باشد برویم ماژول هایی که پولی هست تهیه کنیم و یا خودمون این ماژول ها را بنویسیم. وقتی ابزار متن باز است و کد آن در اختیار ما هست ما می توانیم تا هر چقدر مورد نظرمون باشد تغییرات را اعمال کنیم و عملا محدودیتی در ابزارو روی ماژول ها وجود ندارد ولی برای اینکه تسریع شود می توانیم اینها را تهیه کنیم.
می خواهیم چند دلیل دیگر در مورد اینکه چرا باید پروسس میکر یاد بگیریم را عنوان کنیم. در پادکست های بعدی در مورد این موضوع صحبت می کنیم که متناسب با وضعیت سازمان کدام bpms برای ما مناسبتر است. ما فقط داریم از نظر یادگیری صحبت می کنیم که البته نیاز دارد در آن صحبت ها یکی از گزینه های قوی و پررنگ پروسس میکر یاشد
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل پادکست فوق را گوش دهید.

مشاهده

قبل از آنکه به اصل موضوع بپردازیم باید به مقدمه ای اشاره کنیم که ما توضیحاتی که ارائه می دهیم مربوط به این است که کدام سیستم BPMS را یاد بگیریم و اینکه کدام BPMS برای سازمان ما بهتر و کاربردی تر است بحث دیگری است . بحث انتخاب BPMS برای سازمان از پارامترهای مختلفی تشکیل شده که ما باید همه این پارامترها را مد نظر قرار دهیم که البته یکی از این پارامترها این است که کدام یکی از سیستم ها را راحتر می توانیم یاد بگیریم طبیعتا ابزاری که یادگیری آن راحتر است در این شاخص امتیاز بیشتری خواهد داشت منتها پارامترهای مختلفی تعیین کننده هستند که برای سازمانها از کدام BPMS باید استفاده کرد.
در پادکست های بعدی در مورد اینکه کدام سیستم BPMS برای سازمان شما مناسب هستند صحبت خواهیم کرد. البته صحبت هایی که ارائه می شود کاملا نسبی هست و براساس تجربیات ما می باشد. امکان دارد دوستان تجربیاتی داشته باشند که بعضی صحبتهای ما را نقض کند. خوب خیلی طبیعی است ما براساس تجربیات مختلفی که در این سال ها داشتیم و نمونه هایی که دیدیم این مطالب را ارائه می کنیم و تا درصد بسیار زیادی قابل استناد هست و تقریبا می تونیم بگوییم که صحبتهایی که می کنیم کاملا صحیح است مگر به جز حالتهای خاص و استثناهایی که ممکن است پیش آید.
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل پادکست فوق را گوش دهید.

مشاهده

در این پادکست به این مسئله می پردازیم که از بین این همه سیستم BPMS که وجود دارد منطقی هست که کدام را یاد بگیریم و در آن ابزار متخصص شویم. قبل از آن باید اشاره کنیم که همه دانشجویان و فارغ التحصیلان رشته هایی مثل صنایع، مدیریت، فناوری اطلاعات، نرم افزار، علوم کامپیوتر و رشته های مشابه باید یک BPMS یا چند BPMS را به عنوان یک ابزار پیاده سازی فرایند یاد بگیریند. گارتنر یک تحلیل انجام داده و عنوان می کند ۲۵درصد از مهارتهای یک تحلیلگر کسب و کار مربوط به BPMS می شود. ما در پادکست های قبلی هم عنوان کردیم که یکی از ریسک های پروژه های مدیریت فرایند در کشور ما عدم پیاده سازی و اجرایی شدن فرایندهایی است که مدل می شوند و گفتیم که یکی از بهترین راه حل هایی که دنیا به آن رسیده استفاده از BPMS ها است. ما با استفاده از BPMS ها می توانیم فرایندهای سازمان را بدون برنامه نویسی و یا به عبارت دیگر با یک برنامه نویسی خیلی کمی به نرم افزار تبدیل کنیم. وقتی فرایندها به نرم افزار تبدیل شدن اجرای آنها هم خیلی ساده تر هست. پس ما ناگزیر هستیم و اجتناب ناپذیر است که ما باید یک BPMS را یاد بگیریم. ولی کدام BPMS ؟ ما می خواهیم در این پادکست در مورد این موضع صحبت کنیم. اولین گزینه ای که ممکن است به ذهن خیلی از دوستان برسد استفاده از سیستم های BPMS تجاری مثل bizagi هست.
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل پادکست فوق را گوش دهید.

مشاهده

در این پادکست می خواهیم به دو دلیل مهم دیگر در حرکت به سمت BPMS های متن باز را اشاره کنیم. دلیل اول امنیت است. متاسفانه در سازمان ها بد جا افتاده است که فکر می کنند سیستم های متن باز امنیت پایینی دارند در حالی که کاملا این موضوع برعکس است . زمانی که ما در سازمان به امنیت در سیستم عامل نیاز داریم از سیستم متن باز لینوکس به جای ویندوز استفاده می کنیم. به این دلیل که کدهای سیستم های متن باز بسیار شفاف است و چون کدها در دسترس ما است به راحتی می توانیم کدها را بررسی کنیم، اگر بکتوری وجود دارد شناسایی کنیم و اگر حفره امنیتی وجود دارد آن را پوشش دهیم و بهرحال به نیازمندی مورد نظرمون در بحث امنیت برسیم. کمااینکه ما داریم می بینیم خیلی از سازمان های امنیتی بزرگ کشور هم از BPMS های متن باز استفاده می کنند. یکی از این BPMS ها که در یکی از این سازمانها خوب پیاده شده اند سیستمbonitasoft می باشد که ابزار بسیار خوبی است. دلیل دیگری که می خواهیم به آن اشاره کنیم بحث پشتیبانی است.

مشاهده

در پادکست قبلی اشاره کردیم سیستم های BPMS ایرانی متاسفانه بلوغ و کیفیت لازم را ندارند و سیستمهای BPMSغیرمتن باز خارجی بسیار گران هستند و بحث تحریم ها هنوز به قوت خودش باقی است و امکان تهیه آنها وجود ندارد. ما برای چندتا از سازمانها در نظر داشتیم از سیستم BIZAGI استفاده کنیم زمانی که مکاتبه می کردیم با این شرکت اعلام می کردند که نمی توانیم به شرکت های ایرانی سرویس دهیم. ولی می شود از روش هایی سیستم های BPMS تجاری خوب دنیا رو هم تهیه کرد اما بحث هزینه خیلی مطرح است هزینه های بسیار بالایی دارند این ابزارها. یعنی اگر بخواهیم این سیستم ها را تهیه کنیم باید خیلی هزینه های بالایی را بدهیم. بعضاً تا یوزرنیم و پسوردی ۸۰۰ دلار هزینه این سیستم ها هست. از طرفی همه ما می دانیم که در پروژه های حوزه فناوری اطلاعات ریسک شکستها خیلی بالا هستند یعنی خیلی از پروژه ها به شکست منجر می شوند. پس ما اگر هزینه زیادی کنیم و پروژه شکست بخورد اتفاق خیلی بدی خواهد افتاد.
یکی از توصیه هایی که متخصصین حوزه BPMS در سطح دنیا می کنند این است که بتوانیم از ابزارهای ارزان تر استفاده کنیم تا سازمان را به بلوغ کافی برسانیم که اگر روزی خواستیم BPMS های تجاری استفاده کنیم بلوغ مورد نظر در سازمان برای استفاده از این سیستم ها شکل گرفته باشد و احتمال شکست کم شود.

مشاهده

قبل از اینکه به اصل موضوع و دلایل بپردازیم باید گفت تحلیل هایی که اشاره میکنیم و طی این پادکست و پادکستهای دیگر عنوان می کنیم به طور خاص در مورد سیستم های حوزه BPMS صادق است. یعنی ما نمی توانیم بگوییم سیستم های متن بازدر همه حوزه ها خوب هستند. البته سیستم های متن باز در بعضی حوزه های دیگر امتجان خود را به خوبی پس داده اند مانند حوزه های سیستم عامل ویا مثل سیستم های CRM که ما سیستم های CRM متن باز خیلی خب و با کیفیتی داریم. ولی باتوجه به اینگه سیستم های MIS و سیستم های اطلاعاتی مثل سیستم های مالی و امثال آن نیاز دارند که الزامات و چهارچوبهایی در واقع از سازمانهای بالادستی مثل وزارت اقتصاد، سازمان مالیاتی، سازمان حسابرسی و غیره را تامین کنند و بومی کردن و اعمال تغییرات در این سیستم ها کار خیلی پرهزینه و زمانبری خواهد بود خیلی منطقی است که ما از سیستم های آماده ای که در بازار وجود دارند و کیفیت خوبی هم دارند استفاده کنیم.
پس این تحلیل هایی که ارائه می کنیم در حوزه BPMS است و اینکه آیا در مورد حوزه های دیگر صادق است باید بشینیم و تحلیل های جداگانه ای داشته باشیم. اولین دلیلی که ارائه می کنیم این است که BPMS های داخلی به بلوغ و کیفیت لازم نرسیده اند.
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

مشاهده

امروز می خواهیم یکی از مزیت های فوق العاده سیستم های BPMS را معرفی کنیم که این مزیت وجه تمایز BPMS با سیستم های ابتدایی تر مثل workflow ها یا اسباب بازی هایی هست که با آن برخورد کردیم. ورژنینگ را اگر بخواهیم خیلی ساده تعریف کنیم امکان دارد ما در سازمان فرایندهایی داشته باشیم که در حال اجرا هستند فرض کنیم فرایند فروش. از این فرایند فروش ۵۰۰ نسخه باز در سازمان داریم. یعنی ۵۰۰ فرایند باز فروش در سازمان جریان دارد. به هر دلیلی مجبور می شویم فرایندمان را تغییر دهیم. این دلیل می تواند تغییر مدیر باشد، تغییر قوانین باشد، تحریم باشد، تغییر نرخ ارز باشد، بدقولی پیمانکارها باشد و هزار دلیل دیگر.
پس ما ۵۰۰ مشتری باز درحال تحویل کالا یا خدمت داریم ولی مجبور می شویم فرایند را تغییر دهیم. حال تکلیف ما با این ۵۰۰ مشتری چیست. ما نمی توانیم فرایندهای باز را ری استارت کنیم و درواقع استاپ کنیم باید طبق همین روال کارشون ادامه پیدا کند. اتفاق بعدی که می افتد این است که باید صبر کنیم آیا این ۵۰۰ مشتری کارشون تمام شود و بعد فرایندها را تغییر کنیم؟ شاید یکسال و یا بیشتر طول کشید.
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

مشاهده

ما در دو پادکست قبلی که در مورد مزیت های این سیستم ها صحبت کردیم اشاره شد که BPMS ها ابزاری هستند که به دلیل codeless بودن آنها این امکان وجود دارد که ما بتوانیم فرایندهای سازمان را به نرم افزار تبدیل کنیم و زمان تبدیل فرایندها به نرم افزار و یا الکترونیکی کردن فرایندها که پیشنیاز تحقق دولت الکترونیک هم هست خیلی کم می شود. مزیت دوم هم امکان ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی بین فرایندها که مکانیزه شون کردیم در BPMS با سیستم های اطلاعاتی موجود سازمان هست. می خواهیم درمورد مزیت سوم صحبت کنیم منتهی می خواهم یک سری سوال مطرح کنم که مطمئنا شما هم با آن برخورد کرده اید.
متوسط اجرای فرایندها از نظر زمانی چقدر است؟ آیا ما می توانیم زمان اجرای فرایندها را کوتاهتر کنیم؟ چرا فرایندها با تاخیر انجام می شود؟ علت تاخیرات چیست یا اصولا گلوگاه هایی که منجر به ایجاد این تاخیرات می شود از کجا ناشی می شود؟ چه واحدی در اجرا فرایند به موقع عمل می کند و چه واحدی با تاخیر عمل می کند؟ چه فردی به موقع عمل می کند و چه فردی با تاخیر عمل می کند؟ اینها سوالاتی هستند که معمولا سازمانها را درگیر خودشون می کنند و رسیدن به جواب این سوالات از طریق فناوری BAM در سیستم های BPMS بسیار راحت است.
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

مشاهده

در این پادکست درمورد یکی دیگر از مزیت های سیستم BPMS صحبت می کنیم. در پادکست قبلی در مورد مزیت اول و کلیدی سیستم های BPMS صحبت کردیم و به این موضوع پرداختیم که با استفاده از سیستم های BPMS می توانیم فرایندهای سازمان را خیلی سریعتر و با زمان و هزینه خیلی کمتر نسبت به روش های برنامه نویسی به نرم افزار تبدیل کنیم و اصولا تبدیل شدن فرایندها به نرم افزار سرعت انجام آنها را به شدت افزایش می دهد و متناظر با آن هزینه های سازمان بسیار کاهش پیدا خواهد کرد و قیمت تمام شده محصولات کم می شود نهایتا محصولات ما رقابتی تر می شود و سود سازمان افزایش پیدا می کند. امروز می خواهیم در مورد مزیت دوم سیستم های BPMS باهم صحبت کنیم تحت عنوان یکپارچگی با سیستم های اطلاعاتی موجود
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

مشاهده
جایگاه BPMS در چرخه BPM,نرم افزار BPMS,مدلسازی فرایند

در این پادکست در نظر داریم به اولین مزیت سیستم های BPMS اشاره کنیم. منتهی قبل از اینکه وارد موضوع اصلی شویم باید این مقدمه را ذکر کنیم که در اکثرا سازمانها بسیار از فعالیتها به صورت دستی و غیرمکانیزه انجام می شود.منظور از دستی انجام شدن این نیست که ما کارها را در فایلهای ورد، اکسل و یا با کامپیوتر انجام نمی دهیم بلکه منظور این است که به ازای بسیاری از فعالیت ها اپلیکیشن و یا سیستم های کاربردی وجود ندارد و یا بعضی از این اپلیکیشن و یا سیستم هایی که داریم بخشی از فعالیت های ما را پوشش نمی دهد. مثالی که می زنیم درمورد فرایند مربوط به پرداخت است که ما با توجه به اینکه یکی از ماژول های اصلی سیستم های مالی، ماژول خزانه داریست ولی به این معنی نیست که فرایند پرداخت ما یا صدور چک ما به صورت مکانیزه انجام می شود.
چون اصولا برای اینکه یک چک صادر شود باید مراحل مختلفی طی شود و امضاهای افراد مختلفی گرفته شود. واحد حقوقی، واحد برنامه ریزی، واحد کنترل پروژه، واحد مالی، مدیریت سازمان و نهایتا این چرخه ای که طی می شود و نتایج این چرخه در اختیار واحد خزانه داری و کارشناس مربوطه قرار می گیرد. ایشون اطلاعات را وارد سیستم خزانه داری می کند و نهایتا اقدام به صدور چک می کند.
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

مشاهده

در این پادکست به موضوع مهم “به اتوماسیون اداری نه بگوییم” می پردازیم. ماهیت اصلی سیستمهای اتوماسیون اداری و سیستمهای گردش مکاتباب،گردش نامه در سازمان است یعنی موجودیت اصلی اطلاعاتی که در سیستمهای اتوماسیون اداری گردش پیدا می کند نامه است. نامه هم با توجه به اینکه استاندارد نیست و فرمت بازی دارد امکان کنترل کمتری را برای ما فراهم می کند و همچنین از محتویات نامه ها نمی توانیم پردازش های خوبی داشته باشیم و گزارشات مورد نظرمون را تهیه کنیم. برای مثال فرض کنیم در شرکتی درخواست کالا را در نامه می زنیم. صد نفر درخواست کالا ثبت کردند. مدیر عامل دستور می دهد به من گزارشی بدهید از درخواست کالاهایی که در شش ماهه گذشته به تفکیک واحد سازمانی ثبت شده است و می خواهم بدانم پیک درخواست کی بوده؟ کدام واحد بیشترین درخواست ها را داشته؟ و درخواست های هر واحد بیشتر حول چه اقلامی دور می زنه؟

قاعدتاً تهیه این گزارش از دل نامه و اتوماسیون اداری کار بسیار سختی است. در حالی که ما باید سعی کنیم گردش اطلاعات سازمان را استاندارد کنیم . استاندارد سازی گردش اطلاعات سازمان معمولا از طریق فرمها و چک لیستها انجام می شود. یعنی باید فرایندهایی که به صورت روتین انجام می شود را شناسایی کنیم و اینها را به فرم و چک لیست تبدیل کنیم و اجازه ندهیم نامه در بدنه سازمان ما رسوخ کند چون استاندارد نیست.

وقتی نامه ای در اتوماسیون اداری به جریان می افتد اصولا فرمت و مسیر از پیش تعریف شده ای را برای نامه نداریم. امکان دارد کاربر نامه را اشتباها به شخص دیگری ارجاع دهد و تا وقتی که مشخص شود این اشتباهم شده و اشتباه برطرف شود زمان زیادی از دست رفته است. در حالی که فرمها در دل فرایندهای سازمان مستقر می شوند و فرمها و فرایندهای سازمانی با هم گره خواهند خورد و هر فرمی که در سازمان طی می شود و مخصوصا اگر این فرم به صورت مکانیزه گردش پیدا کند از حیث پردازش و گزارش گیری قابل مقایسه با نامه نیست.

تعجب می کنم از شرکت های کوچکی که از اتوماسیون اداری استفاده می کنند حتی شرکتهایی با سایز ۵۰۰ تا ۲۰۰۰ نفر باید گردش اطلاعات خود را از قالب نامه خارج کنند و به قالبهای استانداری مثل فرم واگذار کنند. نکته مهمی که وجود دارد این است که ما می توانیم به راحتی فرمها و فرایندهای سازمان را از طریق BPMS مکانیزه کنیم با حداقل زمان ممکن که تک تک این فیلدها قابل گزارش گیری و پایش هستند.

پس بیاییم چند کار اصلی انجام دهیم گردش اطلاعات در قالب نامه را به گردش اطلاعات در قالب فرم تبدیل کنیم و از اتوماسیون اداری شیفت دهیم به سمت سیستم های هوشمند تر، شفاف تر و قابل پایش.

متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

مشاهده

در این پادکست با موضوع “آیا واقعا به BPMS نیاز داریم؟” در خدمتتان هستیم. وقتی به خیلی از سازمانها مراجعه می کنیم و با مدیران صحبت می کنیم حرفی که از سیستمهای اطلاعاتی و نرم افزارهایی که وجود دارد گفته می شود این است که ما هزینه زیادی برای خرید نرم افزارهای مختلف و پشتیبانی آن انجام داده ایم و الان از نظر مکانیزاسیون و ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان در وضعیت خوبی هستیم.

ضریب نفوذ مکانیزراسیون چیست؟ این ضریب این طور محاسبه می شود که فعالیتهای سازمان که به صورت مکانیزه انجام می شود را می شماریم و در صورت کسر می آوریم و کل فعالیتهای سازمان را در مخرج کسر می آوریم . عددی استخراج می شود تحت عنوان ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان که شاخص مهمی است که میزان الکترونیکی شدن و میزان حرکت سازمان به سمت الکترونیزه شدن را نشان می دهد.

حالا می خواهیم بررسی کنیم باتوجه به اینکه چندین سیستم مختلف تهیه کردیم آیا می توانیم بگوییم ضریب نفوذ مکانیزاسیون بالایی داریم یا اصولا می توانیم بگوییم به چیزی مثل BPM نیاز نداریم.

صحبتم را با یک مثال شروع می کنم معمولا سازمانها سیستمی دارند به اسم سیستم مالی که یکی از ماژولهای آن ماژول خزانه داری است که کار دریافت و پرداخت را در سازمان انجام می دهد. پس باتوجه به اینکه ما یک سیستم خزانه داری در سازمانمان مستقر کردیم آیا می توانیم بگوییم فرایندها یا فعالیت های دریافت و پرداخت به صورت مکانیزه انجام می شود یا خیر؟

فرض کنیم می خواهیم در سازمان به پیمانکار پولی پرداخت کنیم نحوه کار به این صورت است که درخواست توسط واحد متولی براساس صورت وضعیت دریافتی ایجاد می شود این درخواست در واحدهای بعدی گردش پیدا می کند مثل واحد حقوقی، واحد برنامه ریزی، واحد کنترل پروژه ، مدیریت مالی، قائم مقام سازمان و نفرات مختلف این درخواست را بررسی و تایید می کنند. ممکن است در هرکردام از این مراحل برگشت به عقب داشته باشیم.

متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

مشاهده
تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .