جایگاه BPMS در چرخه BPM چیست؟
در مطالب درج شده در بخش متدولوژی های BPM، به برخی از متدها و چارچوب های موجود جهت استقرار BPM پرداختیم.
همانگونه که مشاهده کردید، در اکثر چارچوب ها ۴ مرحله اصلی وجود دارد:
- مدلسازی و طراحی فرایند
- پیادهسازی و اجرای فرایندها
- کنترل و پایش فرایندها
- بهبود فرایندها
مثل متدولوژی AVE که در تصویر زیر مشاهده می نمایید.
در اکثر سازمانهای کشور ما مرحله اول یعنی مدلسازی و طراحی فرایند انجام شده است. اما مدلسازی های صورت گرفته از ۲ بعد دارای نقص اساسی است که در مقاله “” دو نقص عمده در پروژه های BPM کشور“” به آنها پرداختیم.
خروجی این مرحله مستنداتی است که گاهی سازمان ها در فرمت ها و ظواهر شکیل آنها را جمع بندی و در قالب کتابچه های فرایندی و زونکنها در قفسه مدیران سازمان قرار میدهند.
ولی بدین منظور که به اهداف اصلی استقرار BPM یا مدیریت فرایند نائل آییم، لازم است تا هر ۴ مرحله بطور کامل صورت پذیرد.
مرحله بعد از طراحی، پیادهسازی و اجرای فرایندها در سطح سازمان است. البته به اینصورت نیست که فرایندها در سازمانها جاری نباشند زیرا سازمان در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین فرایندها و گردش کارهاست لیکن سازمان ها از این منظر در سطوح مختلفی از بلوغ قرار دارند.
فرایندها همین الان هم در سازمان ها در حال اجرا هستند ولی به کندی و با لختی زیاد. بطوریکه آنچه مانع تحقق چرخه BPM در سازمانها شده است فاز پیاده سازی یا اجرای فرایندها است.
ابزاری که اجرای فرایندها را تا حد بسیار زیادی آسان نموده و از کندی و لختی آنها میکاهد، نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است. نرم افزار BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان با کدنویسی حداقلی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود.
پس میتوان دریافت که حلقه مفقوده بسیاری از پروژه های BPM در سطح کشور، استقرار یک نرم افزار BPMS مناسب است.
همچنین گاهی مشاهده میشود که سازمانها پیش از اجرای فرایندها (اجرا به معنی اجرای روان، صحیح و بدون کندی و لختی فرایندهاست) تصمیم میگرند تا فرایندهایشان را بهبود داده و بعضاً مهندسی مجدد نمایند. در مورد اینکه چطور بایستی پی به این موضوع برد که کدام یک از فرایندهای ما نیاز به مهندسی مجدد دارند در آینده صحبت خواهم کرد ولی همانطورکه گفتم، همین الان فرایندهای سازمان در حال اجرا هستند و شاهد این مدعا نیز بقای سازمان است.
اما بهبود فرایندهای سازمان و بکارگیری مدل های مرجع مثل APQC پیش از اجرای روان فرایندها اقدام خیلی اثرگذاری به شمار نمیرود.
وقتی میتوان اشکال و ضعف فرایندها را شناسایی و نسبت به بهود آنها اقدام کرد که فرایندها بطور نسبتاً مناسبی در سازمان اجرا شده باشند.
به عبارت دیگر اجرا و پیاده سازی فرایندها در نرم افزار BPMS بستر و زمینه انجام بهبود فرایندها بصورت واقعی را فراهم می آورد.
مشاهده فیلم های زیر در حوزه BPMS میتواند برای شما بسیار مفید باشد:
آموزش صفر تا صد نرم افزار Bizagi
آموزش صفر تا صد نرم افزار پروسس میکر
مطالعه مطالب زیر نیز به علاقه مندان توصیه میشود:
چرا BPMS های متن باز بهترین گزینه هستند؟
برای آشنایی با ۱۰ , BPMS متن باز برتر دنیا اینجا را بخوانید.
