چرا باید با فاصله کوتاهی از استقرار اتوماسیون اداری به سمت BPMS حرکت کرد؟

چرا باید با فاصله کوتاهی از استقرار اتوماسیون اداری به سمت BPMS حرکت کرد؟ سوال بسیار مهمی است که در ادامه به تشریح برخی از ابعاد این سوال خواهیم پرداخت.

گردش اطلاعات در هرسازمان به ‌منظور تاًمین نیازهای اطلاعاتی بخش‌های مختلف آن همواره امری ضروری بوده که این امر مستلزم تولید و تبادل سرفصل‌های اطلاعاتی سازمان در ساختاری تعریف‌شده و استاندارد است. انواع قالب های تبادل اطلاعات در سازمان ها شامل: نامه، گزارش، فرم، پرونده، نشریه، استاندارد، گواهی، فاکتور، مصوبه و صورت‌جلسه می‌باشند. بعبارت دیگر هر سرفصل اطلاعاتی باید در یکی از قالب‌های استاندارد باشد تا مانع از تولید اطلاعات بطور سلیقه‌ای، ناقص و با کیفیت پایین گردد.

از بین موارد ذکر شده اصولاً وقتی باید از نامه استفاده کرد که با یک موضوع، فرمت و  محتوای جدید مواجه میشویم که نمونه های مشابه آن پیش­تر چند بار تکرار نشده است. درصورتیکه یک موضوع یا محتوا برای چندین بار در سازمان شکل میگرید یا وارد آن می­شود و مسیری که باید طی شود، مشخص است یا در طول زمان و به دلیل تکرار مشخص شده است، واحدی مثل سیستم­ها و روش ها بایستی وارد عمل شده و اقدام به طراحی فرم برای این منظور نماید.

اصولاً نامه بیشتر وقتی کاربرد دارد که یک محتوای جدید از خارج وارد سازمان شده و بایستی در واحدهای مختلف مسیر از پیش تعریف نشده ای را طی نماید. درحالیکه معمولاً وقتی شروع یک درخواست تکرار شونده بوده یا از درون سازمان باشد خیلی صحیح نیست که برای اینکار از نامه استفاده نموده و بایستی از فرم برای ایجاد و به گردش درآوردن این محتوا استفاده نمود. زیرا فرم نسبت به نامه از ویژگی­هایی از قبیل استاندارد بودن و قابلیت تحلیل، گزارش­گیری و بسیاری مزایای دیگر برخوردار است.

حال وقتی که در سازمان­ها بیشتر گردش اطلاعات از جنس نامه باشد، این سازمان از لحاظ اطلاعاتی سازمان استانداردی محسوب نشده و باید در اسرع وقت نسبت به این استاندارد سازی اقدام نماید. حتی برای این منظور در پروژه­هایی که از قبیل معماری سازمانی تحلیلی استخراج میشود که به درصد نامه ها به کل سرفصل های اطلاعاتی (نامه، فرم، چک لیست، فرمت، گزارش و…) میپردازد و درصورتیکه این ضریب عدد بزرگی باشد نمایانگر مشکل اطلاعاتی در سازمان است.

از سوی دیگر اصولاً موجودیت اصلی مورد کاربرد در اتوماسیون های اداری، نامه است. نامه ها با توجه به ماهیت و استاندارد نبودنشان، از قابلیت­های محدودتری از حیث کنترل، پردازش و استانداردسازی نسبت به مقوله­ای مثل فرم­ها و چک لیست ها و سایر موارد برخوردار هستند. البته مجدد تاکید میکنم که وجود و گردش نامه ها در سازمان­ها امری اجتناب ناپذیر است و نباید توقع داشت هیچ نامه ای در سازمان وارد یا ایجاد نشده و به گردش در نیاید. در حالیکه موجودیت و فرمت اصلی گردش اطلاعات در BPMS فرم ها هستند.

همچنین نامه­ هایی که در اتوماسیون اداری به جریان می­افتند اصولاً مسیر از پیش تعریف شده و استانداردی نداشته و بعضاً مشاهده میشود که به دلیل خطای کاربر، به اشتباه به شخص دیگری ارجاع شده و تا مشخص شدن این اشتباه زمان زیادی از دست ر فته است درحالیکه فرم­ها در دل فرایندهای سازمان مستقر شده و اصولاً فرایندها و فرم­های سازمانی با هم گره خورده اند و مسیری که هر فرم باید در سازمان طی شود تا حدود زیادی مشخص و از این حیث قابل قیاس با نامه نیستند.

پس سازمان ها بایستی حتی بلافاصله بعد از اینکه اتوماسیون اداری را راه­اندازی کردند (با راه اندازی اتوماسیون اداری تمرین خوبی برای ایجاد و ارتقاء فرهنگ فناوری اطلاعات و حرکت به سمت سازمان­های بدون کاغذ را فراهم می­شود) به سمت نرم افزار BPMS گام بردارند.

البته اتوماسیون های اداری دارای نقاط ضعف و قوت زیاد دیگری هستند که هدف از این مطلب اشاره به آنها نبوده است.

البته در برخی از اتوماسیون های اداری مقوله ای تحت عنوان فرم ساز یا سیستم گردش کار وجود دارند که مفصل به این موضوع پرداخته ام که بین BPMSها و سیستم های گردش کار و فرم ساز تفاوت های محسوسی وجود دارد بطوریکه در سیستم های گردش کار نمیتوان فرایند های غیر خطی و تا حدودی پیچیده را براحتی پیاده سازی نمود و بحث مدیریت تغییرات و مدیریت نسخ در فرم ساز ها و سیستم های گردش کار عملاً وجود ندارند و بسیاری تفاوت های دیگر.

حال با توجه به اینکه بسیاری از سازمان­های ما از مدت­ها قبل اقدام به راه ­اندازی و استقرار اتوماسیون اداری کرده اند و حتی بعضاً بیش از ۷-۸ سال است، میتوان نتیجه گیری کرد که اگر اموروز هم نسبت به راه اندازی BPMS اقدام کنند، زمان زیادی را از دست داده اند.

البته به منظور استقرار مناسب نرم افزار BPMS در سازمان­ها بایستی فرهنگ­سازی مناسب در این زمینه اتفاق بیافتد تا انتظارات و توقعات از سیستم BPMS بطور منطقی ایجاد شود. بحث آموزش پیش از BPM و استقرار نرم افزار BPMS را جدی بگیرید.

شنیدن پادکست زیر با موضوع به اتوماسیون اداری نه بگوییم میتواند برای شما جالب باشد:

برای مطالعه در مورد تفاوت سیستم های گردش کار با سیستم مدیریت کسب و کار (BPMS)، اینجا را کلیک کنید.

دوره های آموزشی سیستم های BPMS

مشاهده سرفصل های آموزشی کارگاه آموزشی Bizagi

مشاهده سرفصل آموزشی انواع سیستم های BPMS