عوامل کلیدی موفقیت BPM چیست؟
در این مطلب در نظر داریم به بیان برخی از مهم ترین عوامل کلیدی و چالش ها در موفقیت پروژه های BPM یا مدیریت فرایند بصورت تیتوار بپردازیم.
توسعه تیم و كار تیمی
- هر تیم اهداف و مأموریتهای روشنی را برای فرایند خود بر پایه مأموریتهای مقدماتی فرایند و اهداف بهبود فرایند، تعیین نماید
- تشکیل تیمهای فرایندی چند عملکردی از اعضایی كه دارای آگاهی و دانش كافی نسبت به فعالیتهای اصلی فرایند هستند نشان دادن ضرورت نیاز و سودمندی كارتیمی به كلیه كاركنان و مدیران
- ایجاد نظام شناسایی و پاداش برپایه مشاركت افراد در تیمها و عملکرد تیم
- طراحی سیستم اندازه گیری عملکرد برای سنجش تیمها و مشاركت و بهره وری افراد درآنها
آموزش و فرهنگ سازی
- آموزش مرتبط با مفاهیم، مراحل و عوامل كلیدی موفقیت مدیریت فرایند به مدیران و كاركنان
- آموزش مهارتهای شناسایی و حل مسئله، كنترل و بهبود كیفیت و تخصصی به سرپرست تیمها
- آموزش متدهای مقدماتی و پیشرفته آماری در سازمان
- آموزش مهارت كارتیمی میان كاركنان
- آموزش مهارتهای واكنشی (مهارت ارتباطات، جلسات موثر و رهبری)
- استفاده از روش یادگیری در حین عمل
- ایجاد سیستم مناسب برای تشخیص آموزشهای لازم در سه سطح سیستمی، تیمی و فردی
- ارزیابی اثربخشی آموزشهای انجام شده
توانمندسازی كاركنان
- كاركنان در كلیه سطوح برای پشتیبانی از اهداف كلیدی توانمند و مسئول شوند
- كاركنان اهداف خود را با اهداف والای سازمان همراستا سازند
- كاركنان برای افزایش مشاركت دارای اختیار و فرصت باشند
- كاركنان برای انجام اقدامات مناسب توانا باشند
- كاركنان به اهداف سازمان و كسب آنها متعهد باشند
ارتباطات و آگاهی
- تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف كلیدی تجارت در كل سازمان
- آگاهی كاركنان و مدیریت ارشد درباره اهمیت و نقش مدیریت فرایند و منافعی آن
- ایجاد كانالهای ارتباطی مختلف بصورت افقی و عمودی، به سمت بالا و پایین
- تبادل اطلاعات در مورد فرایندها، نقشهها، خواستهها و رضایتمندی مشتریان
- آگاهی كاركنان از مفهوم و اهمیت فرایندهایشان و نقشها و مسئولیتهایشان درآن
تمركز بر مشتری
- شناسایی گروههای مختلف مشتریان
- تعیین نیازها ، انتظارات و الزامات مشتریان و اولویتبندی آنها
- آنالیز و بازنگری نگرانیها و شکایات مشتریان
- جمع آوری، اندازهگیری و ارزیابی اطلاعات رضایت مشتری
- بازنگری مستمر تغییر در شرایط بازار، شامل رقابت و نیازهای مشتریان
- تمركز بلندمدت بر مشتری و مشخص نمودن مشتریان وفادار
نقشه فرایند
- تعیین مرزهای خارجی فرایند و تعاملات خارجی فرایند / نقاط شروع و پایان
- تعیین ورودیها و خروجیهای كلیدی هر فرایند مانند مواد، دادهها، اطلاعات و تجهیزات و فرایندهای دیگر
- شناسایی تأمین كنندگان و مشتریان كلیدی هر فرایند بعنوان دریافت كننده و یا تهیه كننده مواد، اطلاعات، محصولات و …
- تعیین فعالیتهای مورد نیاز درون فرایندها و چگونگی كار آنها برای تبدیل ورودی به خروجی مورد نیاز
- تعیین توالی و نقاط تلاقی فعالیتها در فرایندها
- طراحی نقشه فرایند و یا نمودار جریان
- مشخص نمودن سطوح فرایندی
معیار عملکرد فرایند
- تعیین معیار عملکرد مناسب برای تمامی فرایندهای سازمان كه نقش كلیدی در بدست آوردن اهداف و مأموریتهای سازمان دارند
- تعیین معیارهای عملکرد برپایه اهداف و مأموریتهای فرایند و نیازهای مشتریان
- بازبینی دوره ای معیارهای فرایند
ارتباط با مشتریان /تامین کنندگان
- درگیر بودن مشتریان در بازنگری طراحی، شناسایی و توسعه محصولات و فرایندهای جدید
- مشاركت مشتریان و تأمین كنندگان در توسعه برنامه استراتژیکی
- مشاركت تأمین كنندگان در فرایندهای توسعه محصول
- برقراری ارتباطات استراتژیکی بلندمدت توسط سازمان با مشتریان و تأمین كنندگان
- اهمیت دادن به عوامل غیرمالی (مانند كیفیت، قابلیت اطمینان، قابلیت تکنولوژیکی و برقراری ارتباط بلند مدت استراتژیکی) در انتخاب تأمین كنندگان
پشتیبانی مدیریت ارشد
- تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق فرایندگرایی
- تعهد مدیریت ارشد در تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف كلیدی
- تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق اصل تمركز بر مشتری
- تعهد مدیریت ارشد در توانمندسازی كاركنان بمنظور انجام فعالیتهایشان و تصمیم گیری و اعمال تغییرات بصورت مستقیم
- تشویق مدیریت اجرایی از اهمیت، تأثیر، پیشرفت و موفقیت مدیریت فرایند درمیان سازمان و سهامداران خارجی
- تخصیص زمان و منابع كافی در اجرای مدیریت فرایند
- پشتیبانی مدیریت ارشد از عوامل كلیدی موفقیت در اجرای مدیریت فرایند
مدیریت تغییر
- وجود مهارت مدیریت تغییر در سازمان بمنظور تسهیل تغییرات
- وجود مهارت غلبه بر مقاومت در برابر تغییر میان مالکین و تیم فرایند
- ایجاد آمادگی در برابر تغییر
مهارتهای مدیر پروژه
- وجود مهارتهای گسترده در مدیریت پروژه، بمنظور قادرسازی تیمهای مدیریت فرایند به مدیریت
- زمانبندی، هزینه و هماهنگی و اجرای برنامههای كاری در میان سازمان
الگوبرداری
- انجام الگو برداری بصورت منظم در زمینه فرایند، تجارت و سیستم در سازمان
- مقایسه معیارهای عملکرد با منابع داخلی و خارجی
- مشاركت مالک / مالکین فرایند در انجام الگوبرداری
- ایجاد بانک اطلاعاتی درون سازمان
- یافتن شركای مناسب و ایجاد شبکههای اطلاعاتی مرتبط
بهبود مستمر
- ایجاد فلسفه پایدار و درگستره شركت كه بهبود مستمر فرایندها را مورد تشویق و حمایت قرار میدهد
- دارا بودن اهداف مرتبط و هماهنگ با بهبود مستمر در فرایندها، در تمامی تیمها و افراد در سازمان
- تعیین اندازه گیریهای اثربخش بمنظور پیگیری و ارزیابی بهبودهای مستمر فرایندها
- انتخاب و ارزیابی ایدههای بهبود برای پیاده سازی مناسب بمنظور دستیابی به فرایندهایی با عملکرد بالاتر
همچنین میتوانید مهم ترین ریسک های پرژه های BPM را از اینجا مطالعه کنید.